Mail2KNOW
Mail2KNOW ist die KI-Wissensdatenbank Ihres Unternehmens, die aus E-Mails lernt. Leiten Sie Dokumente weiter — Word, Excel, PDF, Scans, Bilder oder einfachen E-Mail-Text — mit Ihrem geheimen Lern-Token im Betreff oder im Text, oder ziehen Sie sie in den Ordner _Mail2KNOW/LEARN, und alles wird in strukturierte Wissensartikel umgewandelt. Wenn Kunden eine Frage per E-Mail senden, antwortet das System automatisch aus Ihrem Wissen, in der Sprache, in der der Kunde geschrieben hat. Weiß es die Antwort nicht, fragt es SIE, lernt Ihre Antwort und antwortet dem Kunden — die Wissensdatenbank baut sich aus echten Fragen selbst auf. Kein ERP nötig.
Lernt aus allem, was Sie weiterleiten
Bringen Sie Mail2KNOW Wissen bei, indem Sie eine E-Mail mit Ihrem geheimen Lern-Token im Betreff oder im Text weiterleiten — oder ziehen Sie einfach eine beliebige E-Mail in den Ordner _Mail2KNOW/LEARN Ihres Postfachs. Jeder Anhang wird gelesen und in strukturierte Wissensartikel umgewandelt.
Wissensquellen
E-Mail-Anbieter
Anwendungsfälle
Ein E-Mail-Konto, kein ERP erforderlich — Einrichtung in wenigen Minuten, auch für technisch unerfahrene Nutzer.
Dieselben Fragen. Jeden einzelnen Tag.
Ihr Team beantwortet dieselben Kundenfragen immer wieder — Lieferzeiten, Produktdaten, Rückgabebedingungen. Das Wissen steckt in verstreuten Dokumenten und in den Köpfen Ihrer Mitarbeiter. Jede Antwort kostet Zeit, und jede Verzögerung kostet Kunden.
Ohne Mail2KNOW
- ❌ Dieselben Fragen manuell beantwortet
- ❌ Wissen verstreut in Dateien und Köpfen
- ❌ Langsame Antworten, verlorene Kunden
- ❌ Sprachbarrieren mit Kunden
Mit Mail2KNOW
- ✅ Kunden rund um die Uhr beantwortet — in LIVE automatisch, in DEMO als Entwürfe zu Ihrer Freigabe
- ✅ Eine strukturierte KI-Wissensdatenbank
- ✅ Antworten in der Sprache jedes Kunden — 31 Sprachen
- ✅ Die Wissensdatenbank baut sich selbst auf
Ein Dokument weiterleiten. Einen Wissensartikel erhalten.
Jedes Dokument, das Sie mit Ihrem geheimen Lern-Token weiterleiten, wird zu einem strukturierten, durchsuchbaren Wissensartikel — automatisch betitelt, kategorisiert und bereit, Kundenfragen zu beantworten.
Ihre Wissensdatenbank
Jedes Format wird zu sauberem, strukturiertem Wissen — ganz ohne manuelles Schreiben!
So funktioniert es
Verbinden Sie Ihr Postfach
Verbinden Sie Ihre E-Mail (IMAP/O365) unter BOTS4.me/bots und erhalten Sie Ihr geheimes Lern-Token. Dauert nur Minuten — kein ERP, keine technischen Kenntnisse.
Wissen mit Ihrem Token weiterleiten
Leiten Sie Dokumente weiter — Word, Excel, PDF, Scans, Bilder oder einfachen Text — mit Ihrem Token im Betreff oder im Text, oder ziehen Sie sie in _Mail2KNOW/LEARN. Mail2KNOW wandelt alles in strukturierte Wissensartikel um.
Es antwortet Ihren Kunden
Kunden senden eine Frage per E-Mail — Mail2KNOW antwortet aus Ihrem Wissen, in der Sprache, in der der Kunde geschrieben hat. Sie geben jeden Entwurf mit einem Klick frei, bis Sie zu LIVE wechseln. Kollegen erhalten ihre Antworten direkt zurück.
Leistungsstarke Funktionen
Alles, was Sie brauchen, um Ihr Unternehmenswissen in einen autonomen Support-Agenten zu verwandeln
Lernen aus jedem Format
Leiten Sie Word, Excel, PDF, gescannte Dateien, Bilder oder einfachen E-Mail-Text mit Ihrem geheimen Lern-Token weiter — Mail2KNOW wandelt alles automatisch in strukturierte Wissensartikel um. Kein manuelles Schreiben, kein Kopieren. (Jedes Format, einschließlich gescannter Dateien & Bilder per OCR, in jedem kostenpflichtigen Tarif ab Personal.)
31 Sprachen
Jede Frage wird in der Sprache beantwortet, in der sie gestellt wurde — aus Wissen, das Sie in Ihrer Sprache vermittelt haben. Lässt sich eine Sprache nicht erkennen, kommt die Antwort in Ihrer App-Sprache. Kunden aus allen Ländern werden aus demselben Wissen bedient.
Rückfrage-Schleife
Wenn es etwas nicht weiß, fragt es SIE nach der fehlenden Information — antworten Sie auf die E-Mail oder drücken Sie „Anlernen & antworten“ —, lernt sie und antwortet dann dem Kunden. Nach einem Tag erhalten Sie eine Erinnerung; nach 2 Tagen (einstellbar) wird der Kunde höflich gebeten, sich direkt an Sie zu wenden.
Beantwortet auch Ihre Kollegen
Eine Frage aus Ihrem eigenen Unternehmen — von einer geprüften Adresse der Domain Ihres Unternehmens oder von einem eingetragenen Kollegen — wird direkt zurück beantwortet, in DEMO und in LIVE, mit den Wissensartikeln, auf denen die Antwort beruht. Fehlt Wissen, fragt Mail2KNOW den Kollegen, der gefragt hat, und seine Antwort bringt es ihm bei.
Ihr ganzes Team bringt Wissen bei
Auch Kollegen aus der eigenen Domain Ihres Unternehmens können Mail2KNOW Wissen beibringen — mit dem Lern-Token im Betreff oder im Text, oder indem sie eine beliebige E-Mail in den Ordner _Mail2KNOW/LEARN ziehen; nach dem Lernen wandert sie nach LEARN/DONE. Die Liste „Wer Wissen beibringen und Fragen stellen darf“ brauchen Sie nur für externe Adressen. Eine Antwort auf eine [Q-xxxx]-Frage bringt Wissen auch ohne Token bei.
Kunden bewerten jede Antwort
Unter jeder Antwort findet der Fragende 👍 und 👎. Jede Bewertung erscheint im Ordner _Mail2KNOW/FEEDBACK Ihres Postfachs und in Ihrem Dashboard. Zu einem 👎 gehört „Bearbeiten & erneut senden“: Korrigieren Sie die Antwort, und der Kunde erhält sie erneut — und Mail2KNOW lernt sie.
Gemeinsame Wissensdatenbanken
Mehrere Postfächer — zum Beispiel sales@ und support@ — können sich eine Wissensdatenbank teilen: Was eines lernt, daraus antworten alle. Ein Postfach, das beitritt, bringt seine Artikel mit; ein Postfach, das austritt, behält eine Kopie.
Ein Token, das geheim bleibt
Ihr Lern-Token wird nie in einer E-Mail versendet. Taucht es in einer E-Mail von jemandem auf, der kein Wissen beibringen darf, wird nichts gelernt und das Token automatisch ersetzt — das neue kopieren Sie aus Ihrem Dashboard. Mit der Schaltfläche „Neues Token“ ersetzen Sie es, wann immer Sie möchten.
Entwurfsfreigabe-Modus
Jedes neue Abonnement startet in DEMO: Ohne Ihr OK erreicht nichts einen Kunden. Jede Antwort beginnt als Entwurf mit Ein-Klick-Schaltflächen — Antwort senden, Bearbeiten, Ablehnen — in der Entwurfs-E-Mail, im LOGS-Ordner Ihres Postfachs und in Ihrem Dashboard. Der Entwurf zeigt, welche Wissensartikel er verwendet hat. In LIVE kommt weiterhin ein Entwurf, wenn die KI unsicher ist, und der Kunde erhält eine kurze Nachricht, dass seine Frage eingegangen ist, wenn Sie den Entwurf nicht innerhalb einer Stunde freigegeben haben. Jeder Klick wird innerhalb weniger Minuten ausgeführt, auch außerhalb Ihrer Betriebszeiten.
Arbeitet neben Mail2ERP
In einem Postfach, das auch Mail2ERP, Supplier2ERP oder Pay2ERP liest, beantwortet Mail2KNOW nur die E-Mails, die Sie ihm übergeben: Ziehen Sie eine in den Ordner _Mail2KNOW oder drücken Sie „Mit Mail2KNOW beantworten“ in ihrer LOGS-Notiz. Die Antwort geht aus diesem Postfach an den ursprünglichen Kunden. Ein Postfach, das nur für Mail2KNOW genutzt wird, beantwortet jede eingehende Frage.
Lernt aus Ihren freigegebenen Antworten
Jede Antwort, die Sie freigeben oder korrigieren, wird als Frage-Antwort-Artikel gespeichert, sodass dieselbe Frage beim nächsten Mal daraus beantwortet wird. Antworten mit aktuellen Lager- oder Bestelldaten werden nie gespeichert. Jede Woche erhalten Sie eine E-Mail mit dem, was gelernt wurde, mit den Schaltflächen Bearbeiten und Vergessen bei jedem neuen Artikel; eine vollständige Übersicht kommt einmal im Monat, und eine E-Mail mit [LIST] im Betreff liefert sie jederzeit.
Aktueller Bestand, Lieferung und Bestellstatus
Mit einem verbundenen ERP werden Fragen zu Lagerbestand und Lieferzeiten mit den Zahlen beantwortet, die Ihr ERP in diesem Moment hat. Den Bestellstatus erhält nur ein Absender, der nachweislich zu diesem Kunden gehört. Preise bleiben aus den Antworten heraus, solange Sie sie nicht einschalten. In LIVE geht eine solche Antwort nur dann von selbst hinaus, wenn jede Zahl bestätigt wurde und sie außerdem einen Wissensartikel zitiert; sonst kommt sie als Entwurf zu Ihnen. Ihre Kollegen können auch nach dem Bestand einschließlich unterwegs befindlicher und bestellter Mengen fragen sowie nach dem Status jeder Bestellung anhand ihrer Nummer. (Ab dem Business-Tarif.)
Demo-Modus — zusehen, bevor Sie live gehen
Jedes neue Abonnement startet in DEMO. Mail2KNOW liest die echten Fragen, die in Ihrem Postfach eingehen, und schreibt die vollständige Antwort aus Ihrer Wissensdatenbank — als Entwurf für Sie. Nichts erreicht die fragende Person von selbst: keine Antwort, keine Eingangsbestätigung, keine Übergabe-Nachricht. Ein Klick auf Antwort senden schickt sie ab. Das Lernen läuft weiter, sodass Sie die Wissensdatenbank aufbauen können, während Sie die Antworten beurteilen. Wechseln Sie zu LIVE, wenn Sie überzeugt sind.
Sichere verschlüsselte Speicherung
Jedes Postfach, das Sie verbinden, hat seine eigene Wissensdatenbank — oder teilt sich eine mit Ihren anderen Postfächern, wenn Sie das wählen — verschlüsselt gespeichert. Das Know-how Ihres Unternehmens wird nie mit anderen Kunden geteilt, nie mit deren Daten vermischt und nie verwendet, um fremden Kunden zu antworten.
Protokoll in Ihrem Postfach
Alles, was der Bot tut, erscheint auch als Nachricht in einem LOGS-Ordner in seinem eigenen Ordner Ihres Postfachs, sodass Ihr ganzes Team es ohne BOTS-Login verfolgen kann. Entwürfe und offene Fragen kommen ungelesen an, mit ihren Ein-Klick-Schaltflächen; alles andere, Warnungen eingeschlossen, kommt bereits gelesen an. Nichts wird per E-Mail gesendet, und der Ordner behält die neuesten 100 Zeilen der letzten 30 Tage. Enthalten ab dem Personal-Tarif.
Einfache Abo-Preise
Dasselbe Abo-Modell wie bei jeder BOTS4.me-App: Wählen Sie den Tarif, der zu Ihrem Volumen passt, und wechseln Sie jederzeit in einen größeren Tarif. Erster Monat gratis.
📦 Was jeder Tarif enthält
Erster Monat gratis — jederzeit kündbar
- ✅ Dashboard-Zugang & Protokolle
- ✅ Lernt aus weitergeleiteten E-Mail-Texten, HTML und CSV
- ✅ Rückfrage-Schleife
- ✅ DEMO: Sie geben jede Antwort frei — LIVE: automatische Antworten
- ✅ Startet in DEMO — Entwürfe kommen zu Ihnen, nichts geht von selbst an den Kunden
Personal • Family • Business • Enterprise
- + Lernen aus PDF / Word / Excel, Lernen aus gescannten PDFs und Bildern per OCR, eigene Signatur, Protokoll in Ihrem Postfach (Personal)
- + Premium-KI-Antworten und aktuelle Antworten aus Ihrem ERP: Bestand, Lieferung, Bestellstatus (Business)
- + Mehr Dokumente und Antworten mit jedem höheren Tarif
- + Support: E-Mail bei Personal und Family, bevorzugt bei Business, VIP bei Enterprise
Das Erreichen des Tariflimits ist unbedenklich: Ihre Wissensdatenbank und jede freigegebene Antwort bleiben erhalten. Neue Fragen warten, bis der nächste Abrechnungszeitraum beginnt oder Sie in einen größeren Tarif wechseln; eine bereits begonnene Frage wird immer beantwortet. Im Gratis-Tarif bereitet Mail2KNOW etwa 12 Antworten pro Monat vor: In DEMO geben Sie jede Antwort frei; in LIVE antwortet es von selbst.
Sicher starten — autonom werden, wenn Sie bereit sind
Jedes Mail2KNOW-Abonnement startet in DEMO — Sie prüfen jede Antwort an Kunden, bevor sie hinausgeht.
Entwurfsfreigabe-Modus
Mail2KNOW bereitet jede Kundenantwort als Entwurf vor und sendet sie Ihnen zur Freigabe. Nichts erreicht einen Kunden ohne Ihr OK. Perfekt, um Vertrauen in die Antworten aufzubauen.
Standard — Sie geben alles frei (oder lehnen ab)Automatischer Versandmodus
Wechseln Sie zu LIVE, wenn Sie sich sicher sind. Kunden erhalten rund um die Uhr sofortige Antworten, und Sie greifen nur ein, wenn die KI unsicher ist oder die Rückfrage-Schleife fehlendes Wissen braucht. Ihr erster Monat ist kostenlos.
Legen Sie den Schalter um, wenn Sie bereit sindWechseln Sie zwischen DEMO und LIVE im Tab „Steuerung“ von Mail2KNOW unter BOTS4.me/bots. Fragen Ihrer Kollegen werden in beiden Modi sofort beantwortet.
Funktioniert hervorragend mit anderen BOTS4.me-Apps
Mail2KNOW überwacht dasselbe Geschäftspostfach wie Ihre anderen BOTS4.me-Apps — jede App kümmert sich um das, was sie am besten kann.
Noch nicht bereit? Starten Sie mit Ihrem kostenlosen Discovery-Monat — erster Monat gratis. Noch Fragen? Sprechen Sie uns an.
Ihre Daten bleiben Ihre Daten — und in Europa
Mail2KNOW läuft auf EU-Servern gemäß DSGVO. Ihre Wissensdatenbank wird pro Konto getrennt und verschlüsselt gespeichert — sie wird nie geteilt, nie mit den Daten anderer Nutzer vermischt und nie genutzt, um Kunden anderer Unternehmen zu antworten.
📚 Leitfäden & Anleitungen
Schritt-für-Schritt-Artikel aus dem BOTS4.me-Blog
Jetzt kaufen: Mail2KNOW
Ihre KI-Wissensdatenbank, die Kundenfragen aus E-Mails beantwortet
Kein Tarif nach dem Gratismonat? Mail2KNOW läuft im kostenlosen Tarif weiter: etwa 12 Antworten pro Monat — in DEMO geben Sie jede frei, in LIVE antwortet es von selbst.
Noch keine Zugänge verbinden? Probieren Sie die Sandbox-Demo — testen Sie mit Beispiel-E-Mails, ganz ohne Zugriff. Demo testen →
Haben Sie Fragen? Sprechen Sie uns an → Wir antworten innerhalb eines Werktags.
Support: nach bestem Bemühen im kostenlosen Tarif, E-Mail-Support bei Personal und Family, Prioritäts-Support bei Business, VIP-Support bei Enterprise (SLA oder fester Ansprechpartner auf Anfrage).
Bereit, dieselben Fragen nicht mehr zu beantworten?
Die nächsten Schritte: Verbinden Sie nach dem Abonnieren Ihr Postfach im Tab Einstellungen von BOTS4.me/bots und kopieren Sie Ihr geheimes Lern-Token aus dem Tab Steuerung von Mail2KNOW. Leiten Sie Ihre ersten Dokumente weiter und sehen Sie zu, wie Ihre Wissensdatenbank wächst — Mail2KNOW startet in DEMO und sendet Ihnen jede Antwort an Kunden als Entwurf, bis Sie zu LIVE wechseln!
Brauchen Sie Unterstützung? Wenden Sie sich an support@bots4.me
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