Mail2KNOW

🔑 Ihr Lern-Token

Format: LEARN-xxxxxxxxxxxx — ein geheimer Code, der nur für Ihr Konto gilt

Wo Sie ihn finden: Im Tab Mail2KNOW Ihres Dashboards unter BOTS4.me/bots — mit praktischer Kopierschaltfläche. Er wird beim ersten Lauf Ihres Abos automatisch erzeugt.

So verwenden Sie ihn: Fügen Sie den Token an beliebiger Stelle in den Betreff oder in den von Ihnen geschriebenen Text einer E-Mail ein, die Sie an Ihre Mail2KNOW-Adresse senden (oder weiterleiten). In einem Postfach, das auch Mail2ERP liest, gehört er in den Betreff — oder Sie nutzen den Ordner LEARN.

Wer Wissen beibringen darf: Als Lernmaterial werden E-Mails von den Adressen unter Freigaben & Berichte an und von Kollegen aus der eigenen Domain Ihres Unternehmens (verifizierter Absender) angenommen. Eine Adresse außerhalb Ihrer Domain darf nur Wissen beibringen, wenn Sie sie in Wer Wissen beibringen und Fragen stellen darf eintragen — der Token allein genügt nicht (siehe Sicherheit unten).

📥 Der Ordner _Mail2KNOW/LEARN

Jedes verbundene Postfach erhält den Ordner INBOX/_Mail2KNOW/LEARN. Ziehen Sie eine beliebige E-Mail hinein — eine Preisliste eines Lieferanten, eine gute Antwort eines Kollegen — und Mail2KNOW lernt sie samt Anhängen. Kein Token nötig.

Nach dem Lernen wandert die E-Mail nach LEARN/DONE, sodass Sie sehen, was übernommen wurde. Keine E-Mail wird zweimal gelernt.

🔐 Der Token bleibt geheim

Mail2KNOW sendet Ihren Lern-Token nie in einer E-Mail — nicht in Entwürfen, nicht in [Q-xxxx]-E-Mails, nicht in Bestätigungen. Eine Antwort auf eine [Q-xxxx]-E-Mail bringt auch ohne ihn Wissen bei.

Taucht der Token in einer E-Mail von jemandem auf, der kein Wissen beibringen darf, wird nichts gelernt und der Token automatisch ersetzt. Sie erhalten darüber eine E-Mail — der neue Token steht nie in einer E-Mail: Kopieren Sie ihn aus Ihrem Dashboard.

Drücken Sie Neues Token neben dem Token im Reiter Mail2KNOW, um ihn jederzeit zu ersetzen.

📎 Was Sie senden können

Jeder Anhang wird als eigenes Dokument verarbeitet:

• Word-Dokumente — Handbücher, Produktbeschreibungen, interne Anleitungen (ab Tarif Personal)
• Excel / CSV — Preislisten, Produkttabellen, Parameterblätter (ab Tarif Personal)
• PDF — Kataloge, Datenblätter, Geschäftsbedingungen, einschließlich gescannter PDFs per OCR (ab Tarif Personal)
• Bilder — abfotografierte Dokumente, Screenshots (ab Tarif Personal, schalten Sie zuerst Bilder ein)
• HTML-Dateien — exportierte Webseiten (alle Tarife)
• Der E-Mail-Text selbst — schreiben Sie das Wissen einfach direkt in den E-Mail-Text (alle Tarife)

🗂️ Automatische Kategorien

So funktioniert es: Die KI wandelt jedes Dokument in einen oder mehrere Wissensartikel um und ordnet jeden Artikel einer Kategorie zu (z. B. „Preise“, „Versand“, „Produktspezifikationen“).

Keine Einrichtung nötig: Kategorien werden automatisch erstellt und zugewiesen — bis zu maximal 15 Kategorien, damit Ihre Wissensdatenbank übersichtlich bleibt.

♻️ Wissen aktualisieren — die neue Version gewinnt

So korrigieren oder aktualisieren Sie: Senden Sie ein aktualisiertes Dokument, das einen Artikel mit dem gleichen Titel in derselben Kategorie erzeugt — der neue Artikel ersetzt die ältere Version automatisch.

Nichts geht verloren: Die alte Version bleibt archiviert, Sie haben also immer die Historie.

Duplikate werden übersprungen: Wenn Sie ein unverändertes Dokument erneut senden, erkennt Mail2KNOW es am Inhalts-Hash und überspringt es — Ihre Wissensdatenbank bleibt übersichtlich, ohne doppelte Artikel.

✉️ Die Bestätigungs-E-Mail

Nach jeder Lern-E-Mail erhalten Sie eine Bestätigung, die genau auflistet, was gelernt wurde: welche Dokumente verarbeitet wurden, welche Artikel erstellt oder aktualisiert wurden und deren Kategorien.

Tipp: Überfliegen Sie die Bestätigung nach jedem Stapel — das ist der schnellste Weg zu prüfen, ob Ihre Wissensdatenbank das enthält, was Sie erwarten.

🌍 In einer Sprache beibringen, in 31 antworten

Sie können Mail2KNOW in jeder Sprache Wissen beibringen — und jeder Kunde erhält die Antwort in der Sprache, in der er geschrieben hat, mit 31 unterstützten Sprachen. Auf Slowakisch beibringen, auf Deutsch antworten. Auf Englisch beibringen, auf Französisch antworten. Das Wissen wird automatisch übertragen. Lässt sich die Sprache des Kunden nicht erkennen, kommt die Antwort in Ihrer App-Sprache.

📁 Der Ordner _Mail2KNOW — eine E-Mail übergeben

Schritt 1: In einem Postfach, das auch Mail2ERP, Supplier2ERP oder Pay2ERP liest, ziehen Sie die E-Mail des Kunden in INBOX/_Mail2KNOW — oder klicken Sie in der zugehörigen LOGS-Notiz auf Mit Mail2KNOW beantworten. Das ist die ganze Anweisung: „KI, bitte übernehmen“. Auf dem Handy, am Laptop, in jedem Mailprogramm.

Schritt 2: Innerhalb weniger Minuten ist die Antwort fertig. In LIVE geht sie an den Kunden; in DEMO oder wenn die KI unsicher ist, kommt der Entwurf: als E-Mail an Sie, als Notiz in _Mail2KNOW/LOGS und in den Protokollen Ihres Dashboards — die vorgeschlagene Antwort, mit Schaltflächen.

Schritt 3: Antwort senden — ein Klick und der Kunde hat die Antwort. Bearbeiten — öffnet eine sichere Seite auf bots4.me, auf der Sie den Text korrigieren; Ihre Version wird gesendet. Ablehnen — nichts wird gesendet. Die Antwort geht aus diesem Postfach an den ursprünglichen Kunden, in derselben Unterhaltung — auch wenn die verschobene E-Mail eine Weiterleitung eines Kollegen ist. Eine E-Mail in diesem Ordner wird immer als Kundenfrage behandelt.

Wenn Wissen fehlt: Es wird nichts gesendet — stattdessen startet die Rückfrage-Schleife (siehe unten).

🤖 Wie eine Antwort entsteht

Schritt 1: Die KI liest die Frage des Kunden und wählt die relevanten Wissensartikel aus Ihrer Datenbank aus

Schritt 2: Es verfasst eine Antwort in der Sprache, in der der Kunde geschrieben hat (31 unterstützt)

Schritt 3: Ist sich die KI sicher, ist die Antwort versandbereit — wie sie gesendet wird, hängt vom Schalter DEMO / LIVE weiter unten ab

Wenn Wissen fehlt: Kein Raten — stattdessen startet die Rückfrage-Schleife (siehe nächster Abschnitt)

📝 DEMO — Sie geben jede Antwort frei (Standard)

Standardverhalten: Jedes neue Abonnement startet in DEMO — ohne Ihr OK erreicht nichts einen Kunden: keine automatische Antwort, keine Eingangsbestätigung, keine Übergabe-Nachricht.

Was Sie erhalten: Eine [D-xxxx]-Entwurfs-E-Mail mit der vorgeschlagenen Antwort und den verwendeten Wissensartikeln, dazu denselben Entwurf als Notiz in _Mail2KNOW/LOGS und in den Protokollen Ihres Dashboards.

Unverändert senden: Klicken Sie auf Antwort senden (oder antworten Sie auf die Entwurfs-E-Mail mit APPROVE) — die Antwort geht unverändert an den Kunden.

Ihre Version senden: Klicken Sie auf Bearbeiten — eine sichere Seite auf bots4.me zeigt die vorgeschlagene Antwort; korrigieren und senden Sie sie. Eine Antwort auf die Entwurfs-E-Mail mit Ihrem bearbeiteten Text funktioniert ebenfalls.

Verwerfen: Klicken Sie auf Ablehnen (oder antworten Sie mit REJECT) — der Entwurf wird geschlossen und dem Kunden wird nichts gesendet. Bei einem Entwurf zählt nur die zuerst gedrückte Schaltfläche.

Wechsel zu LIVE: Der erste Entwurf zählt als Ihr Demo-Bericht — danach können Sie Mail2KNOW auf LIVE umstellen.

🚀 LIVE — automatische Antworten

Was es tut: In LIVE werden sichere Antworten auf Grundlage Ihrer Wissensartikel sofort an die Kunden gesendet — kein Entwurf, kein Warten auf Sie. Einen Entwurf erhalten Sie weiterhin, wenn die KI unsicher ist, keinen Wissensartikel zitiert oder Live-Daten aus dem ERP nicht bestätigen kann, sowie in einem Postfach, das auch Ihre anderen Bots lesen, für Preisanfragen, solange Preise in Antworten angeben ausgeschaltet ist.

Wo: der Schalter DEMO / LIVE im Tab „Steuerung“ von Mail2KNOW unter BOTS4.me/bots. Wechseln Sie zu LIVE, sobald Sie den Entwürfen vertrauen, die Sie in DEMO sehen.

Empfehlung: Bleiben Sie in den ersten Tagen in DEMO, senden Sie eine Handvoll Entwürfe und wechseln Sie dann zu LIVE.

✍️ Antworten mit Firmennamen signieren (ab Tarif Personal)

Professionelle Antworten: Ist Antworten mit Firmennamen signieren eingeschaltet, enden ausgehende Antworten mit Ihrem Firmennamen (in den Mail2KNOW-Einstellungen hinterlegt) — Kunden sehen eine Antwort von Ihrem Unternehmen, nicht von einem Bot.

ℹ️ Was nie beantwortet wird

Automatisch erzeugte E-Mails werden erkannt und ignoriert: No-Reply-Adressen, Zustellfehler, Mailinglisten und Newsletter. Mail2KNOW gerät nie in eine Mail-Schleife und antwortet nie Robotern.

🏢 Wer als Kollege gilt

• Die eigene Domain Ihres Unternehmens — eine Adresse der Domain Ihres Unternehmens
• Eingetragene Kollegen — jede Adresse in Wer Wissen beibringen und Fragen stellen darf
• Geprüfter Absender — der empfangende Mailserver hat geprüft, dass die E-Mail wirklich von dieser Adresse stammt (DKIM, SPF oder DMARC). Einem gefälschten Absender wird nicht vertraut.
• An Mail2KNOW adressiert — das Mail2KNOW-Postfach muss unter An stehen, nicht nur unter Cc oder Bcc

⚡ Was ein Kollege erhält

• Die Antwort direkt zurück — kein Entwurf, keine Eingangsbestätigung, keine Übergabe-Nachricht. Unter der Antwort: die Wissensartikel, auf denen sie beruht.
• Interne Angaben — mit eingeschaltetem Mit aktuellen ERP-Daten antworten erhalten Kollegen auch Lagerzahlen einschließlich unterwegs befindlicher und bestellter Mengen sowie den Status der Bestellung jedes Kunden anhand der Bestellnummer.
• Wenn Wissen fehlt — die [Q-xxxx]-E-Mail geht an den Kollegen, der gefragt hat, nicht an Sie. Seine Antwort bringt Mail2KNOW das Wissen bei, und er erhält die Antwort. Reicht das noch nicht? Die [Q-xxxx]-E-Mail kommt erneut, mit dem, was jetzt noch fehlt. Eine Erinnerung nach 1 Tag; danach wird die Frage geschlossen, ohne dass jemand anderes eine Nachricht erhält.
• Schleifenschutz — bis zu 30 automatische Antworten pro Kollege und Tag.

📋 Die vier Fälle auf einen Blick

ℹ️ In einem Postfach, das auch Ihre anderen Bots lesen

Dort werden nur die E-Mails beantwortet, die eine Person in _Mail2KNOW verschiebt — und eine solche E-Mail wird immer als Kundenfrage behandelt, auch wenn ein Kollege sie weitergeleitet hat. Dann erhält der ursprüngliche Kunde die Antwort.

🙏 Schritt 1 — Der Kunde erhält eine Eingangsbestätigung

Der Kunde erhält sofort eine höfliche E-Mail „Wir haben Ihre Frage erhalten“ in seiner eigenen Sprache, damit er weiß, dass seine Nachricht nicht im Nichts verschwunden ist.

📨 Schritt 2 — Sie erhalten eine Rückfrage-E-Mail

Betreff: [Q-xxxx] — beschreibt genau, welche Information fehlt, um dem Kunden zu antworten.

Was zu tun ist: Klicken Sie einfach auf Antworten und schreiben Sie die Information in einfachen Worten — oder hängen Sie Dokumente an, die sie enthalten. Ihre Antwort bringt Mail2KNOW auch ohne Token Wissen bei. Oder klicken Sie auf Bearbeiten (Beibringen & antworten) und tippen Sie die Antwort auf einer sicheren bots4.me-Seite. Schließen sendet dem Kunden sofort die höfliche Weiterleitung.

⚡ Schritt 3 — Lernen UND antworten, automatisch

Ihre Antwort wird in Wissensartikel umgewandelt und die wartende Kundenanfrage wird automatisch beantwortet — Sie müssen dem Kunden nie selbst schreiben.

Dauerhafte Wirkung: Der nächste Kunde, der dasselbe fragt, erhält sofort eine Antwort. Jede Rückfrage macht Ihre Wissensdatenbank klüger.

⏰ Erinnerungen und höfliche Übergabe

Nach 1 Tag ohne Ihre Antwort erhalten Sie eine Erinnerung.

Nach 2 Tagen (einstellbar über die Einstellung Offene Anfragen verfallen nach) erhält der Kunde eine höfliche Übergabe-E-Mail mit der Bitte, sich direkt unter der Adresse an Sie zu wenden, an die er geschrieben hat — so bleibt keine Frage ewig offen.

✅ Lernbestätigung (an Sie)

Wann: Nach jeder Lern-E-Mail, die Sie senden

Enthält: Welche Dokumente verarbeitet und welche Wissensartikel erstellt oder aktualisiert wurden, mit ihren Kategorien

Erforderliche Aktion: Keine — überfliegen Sie sie, um das Lernergebnis zu prüfen

📝 Antwortentwurf [D-xxxx] (an Sie)

Wann: Eine Kundenfrage wurde in DEMO beantwortet — oder in LIVE, wenn die KI unsicher ist, keinen Wissensartikel zitiert oder Live-Daten aus dem ERP nicht bestätigen kann

Enthält: Die Frage des Kunden, die vorgeschlagene Antwort und die Wissensartikel, auf denen sie beruht

Erforderliche Aktion: Klicken Sie auf Antwort senden, Bearbeiten oder Ablehnen — in der E-Mail, in der LOGS-Notiz oder in Ihrem Dashboard — oder antworten Sie mit APPROVE oder mit Ihrem bearbeiteten Text

🤔 Rückfrage [Q-xxxx] (an Sie)

Wann: Es fehlt Wissen, um eine Kundenfrage zu beantworten (bei der Frage eines Kollegen geht diese E-Mail an den Kollegen, der gefragt hat)

Enthält: Eine Beschreibung, welche Information genau benötigt wird

Erforderliche Aktion: Antworten Sie mit der Information oder hängen Sie Dokumente an, oder klicken Sie auf Bearbeiten (Anlernen & antworten) — das System lernt es und antwortet dem Kunden automatisch

⏰ Erinnerung (an Sie)

Wann: 1 Tag nach einer Rückfrage-E-Mail, die Sie nicht beantwortet haben

Erforderliche Aktion: Antworten Sie auf die ursprüngliche [Q-xxxx]-E-Mail, bevor die offene Frage abläuft

Auch für Antwortentwürfe: 1 Tag nach einem [D-xxxx]-Entwurf, den Sie nicht gesendet haben, erhalten Sie eine Erinnerung mit denselben Schaltflächen Antwort senden, Bearbeiten und Ablehnen und dem Zeitpunkt, zu dem Ihr Kunde sonst gebeten wird, sich direkt an Sie zu wenden

👍 Kunden bewerten jede Antwort

Unter jeder Antwort findet der Fragende zwei Links, 👍 Ja und 👎 Nein, und kann eine kurze Nachricht hinzufügen.

Jede Bewertung erscheint als Zeile in INBOX/_Mail2KNOW/FEEDBACK Ihres Postfachs und in den Logs Ihres Dashboards. Eine 👎-Zeile hat Bearbeiten & erneut senden: Korrigieren Sie die Antwort, dann geht sie erneut an den Kunden und wird gelernt.

⏱️ Schaltflächen wirken innerhalb weniger Minuten

Ein Klick auf eine beliebige Schaltfläche — Antwort senden, Bearbeiten, Ablehnen, Vergessen, Bearbeiten & erneut senden — wird innerhalb weniger Minuten ausgeführt, auch außerhalb Ihrer Betriebszeiten. Betriebszeiten begrenzen nur die automatischen Antworten.

🙏 Eingangsbestätigung und Übergabe (an Ihren Kunden)

Eingangsbestätigung: „Wir haben Ihre Frage erhalten“, in der Sprache des Kunden — nur in LIVE: sofort gesendet, wenn Wissen fehlt, und bei einem Entwurf nur, wenn Sie ihn nicht innerhalb einer Stunde freigegeben haben

Übergabe: Nach 2 Tagen (einstellbar) ohne Ihre Antwort oder wenn Sie auf Schließen klicken, wird der Kunde höflich gebeten, sich direkt an Sie zu wenden — nur in LIVE; in DEMO erhält der Kunde von selbst nichts

Erforderliche Aktion: Keine — das ist automatische Kundenbetreuung, während Sie beschäftigt sind

📊 Wo Sie sehen, was passiert ist

Wann: Jederzeit — jede Woche erhalten Sie eine E-Mail mit dem, was Mail2KNOW in dieser Woche gelernt hat, mit den Schaltflächen Bearbeiten und Vergessen bei jedem neuen Artikel, und einmal im Monat eine Übersicht Ihrer Wissensdatenbank (jeder Artikel mit seiner ID und die ganze Datenbank als Anhang). Senden Sie eine E-Mail mit [LIST] im Betreff, um sie auf Abruf zu erhalten.

Wo: Der Tab Protokolle in Ihrem Dashboard listet alles auf, was gelernt und beantwortet wurde und was noch offen ist

Erforderliche Aktion: Keine — mit Vergessen bei einem gelernten Artikel oder mit [FORGET A0007] im Betreff entfernen Sie einen

🎯 Kurzanleitung zur Einrichtung

Die Einrichtung von Mail2KNOW dauert nur wenige Minuten:

• Schritt 1: Kaufen oder aktivieren Sie Mail2KNOW unter BOTS4.me/product/mail2know (erster Monat gratis)
• Schritt 2: Fügen Sie Ihr E-Mail-Konto im Access Manager unter BOTS4.me/bots hinzu — IMAP/SMTP oder OAuth, automatisch validiert
• Schritt 3: Öffnen Sie den Tab Mail2KNOW und kopieren Sie Ihren Lern-Token (wird beim ersten Lauf automatisch erzeugt)
• Schritt 4: Senden Sie eine erste E-Mail mit dem Token im Betreff und einigen angehängten Dokumenten — oder ziehen Sie eine in _Mail2KNOW/LEARN — und prüfen Sie dann die Bestätigung
• Schritt 5: Senden Sie eine Testfrage an das Postfach (oder verschieben Sie in einem Postfach, das auch Ihre anderen Bots lesen, eine Test-E-Mail in den Ordner _Mail2KNOW), öffnen Sie den Entwurf und klicken Sie auf Antwort senden
• Schritt 6: Wenn Sie den Antworten vertrauen, stellen Sie Mail2KNOW im Tab „Steuerung“ von DEMO auf LIVE um
• Schritt 7: Veröffentlichen Sie die Adresse für Ihre Kunden (z. B. support@your-company.com)

📧 Konfiguration des E-Mail-Kontos

Eigene oder gemeinsame Wissensdatenbank: Jedes E-Mail-Konto, das Sie für Mail2KNOW im Access Manager hinzufügen, hat seine eigene Wissensdatenbank. Unter Wissensdatenbanken im Reiter Mail2KNOW können sich mehrere Postfächer eine teilen: Was eines lernt, daraus antworten alle. Ein Postfach, das beitritt, bringt seine Artikel mit; ein Postfach, das austritt, behält eine Kopie. Sie bringen einem Postfach Wissen bei, indem Sie die Lern-E-Mail an genau dieses Postfach senden.

Unterstützte Anbieter: Gmail, Outlook, Office 365, Exchange und jeder IMAP/SMTP-Anbieter — Verbindungen werden beim Hinzufügen automatisch validiert.

Zeitplan: Läuft alle paar Minuten, rund um die Uhr, Wochenenden eingeschlossen — es gibt keine Einstellung für die Ausführungshäufigkeit, die man ändern könnte. Die Betriebszeiten sind konfigurierbar, wenn Sie die Verarbeitung nur zu Geschäftszeiten bevorzugen.

🔧 Mail2KNOW-Einstellungen

Konfiguration: im Tab Mail2KNOW unter BOTS4.me/bots

• Freigaben & Berichte an: Eine oder mehrere E-Mail-Adressen, durch Kommas getrennt (bis zu 5). Jeder Entwurf, jede Rückfrage, jede Bestätigung und jeder Bericht geht an alle, und jede dieser Adressen darf Entwürfe freigeben und der Wissensdatenbank Wissen beibringen. Leer = die E-Mail-Adresse Ihres Kontos
• Wer Wissen beibringen und Fragen stellen darf: Nur für Adressen außerhalb der Domain Ihres Unternehmens nötig (bis zu 20) — Kollegen aus Ihrer eigenen Domain dürfen bereits Wissen beibringen und fragen. Eingetragene Adressen dürfen Wissen beibringen, Entwürfe freigeben und Wissen zurückziehen; ihre Fragen werden direkt an sie beantwortet. Ihre Kontoadresse darf es immer. Sie und die eingetragenen Adressen können auch an unser Postfach weiterleiten — siehe An uns weiterleiten unten
• Firmenname: Wird in den Antwortsignaturen verwendet
• Offene Anfragen verfallen nach: Wie lange ein Entwurf oder eine unbeantwortete Rückfrage offen bleibt, bevor sie geschlossen wird — in LIVE erhält der Kunde dann die höfliche Übergabe-Nachricht (Standard 2 Tage)
• DEMO / LIVE: Der Modus-Schalter im Tab „Steuerung“ — DEMO (Standard) sendet Ihnen jede Antwort an Kunden als Entwurf, LIVE beantwortet Kunden automatisch
• Aus freigegebenen Antworten lernen: Standardmäßig EIN — jede Antwort, die Sie freigeben oder korrigieren, wird als Frage-Antwort-Artikel gespeichert (nie Antworten mit aktuellen Lager- oder Bestelldaten)
• Mit aktuellen ERP-Daten antworten: Ab Tarif Business standardmäßig EIN — Fragen zu Bestand und Lieferung werden aus Ihrem ERP beantwortet; den Auftragsstatus erhält nur ein Absender, der nachweislich zu diesem Kunden gehört
• Preise in Antworten angeben: Standardmäßig AUS — Preisanfragen kommen als Entwurf zu Ihnen

📨 An uns weiterleiten — keine Postfachverbindung nötig

Klicken Sie unter BOTS4.me/bots → Einstellungen → Mail2KNOW auf Quelle hinzufügen und fügen Sie die BOTS4.me Mailbox hinzu — ein Klick, nichts zu verbinden, kein Passwort. Danach werden E-Mails, die Sie oder die unter Wer Wissen beibringen und Fragen stellen darf aufgeführten Kollegen an mail2know@bots4.me weiterleiten, ohne jede Postfachverbindung verarbeitet. Mit dem LEARN-Token im Betreff bringt die E-Mail der Wissensdatenbank Wissen bei; ohne ihn ist es eine interne Frage, die dem Absender beantwortet wird — zum Beispiel: Wie haben wir eine ähnliche Reklamation früher behandelt? Niemand sonst kann über unser Postfach auf Mail2KNOW zugreifen, daher braucht die Beantwortung Ihrer Kunden weiterhin ein verbundenes Postfach.

Bevor eine weitergeleitete E-Mail gelernt oder beantwortet wird (in DEMO wie in LIVE), prüfen wir, dass sie von Ihrer Adresse oder einer eingetragenen Adresse stammt (DKIM); signiert Ihr E-Mail-Anbieter ausgehende Post nicht, bestätigen Sie sie einmalig mit einem Klick. Jede weitergeleitete E-Mail wird direkt nach der Verarbeitung aus unserem Postfach gelöscht — spätestens nach 7 Tagen, falls sie nicht verarbeitet werden konnte. Dieselbe E-Mail, zweimal weitergeleitet, wird nur einmal verarbeitet.

🔒 Sicherheit — doppelt geschütztes Lernen

• Zwei Schlösser beim Beibringen: Eine Lern-E-Mail muss Ihren geheimen Token enthalten UND von einer Adresse unter „Freigaben & Berichte an“, einem verifizierten Kollegen aus Ihrer eigenen Domain oder einer von Ihnen eingetragenen Adresse kommen — niemand sonst kann Wissen in Ihre Datenbank einbringen. Der Token wird nie in einer E-Mail versendet; taucht er in einer E-Mail von jemand anderem auf, wird er automatisch ersetzt
• Verschlüsselte Speicherung: Ihr Wissen wird verschlüsselt gespeichert, getrennt pro Kunde und pro Postfach (oder pro gemeinsamer Wissensdatenbank, die Sie einrichten) — nie mit anderen Kunden geteilt, nie für fremde Kunden verwendet
• Schleifenschutz: Automatisch erzeugte E-Mails (No-Reply, Zustellfehler, Mailinglisten) werden nie beantwortet

💳 Tarife und Abrechnung

Dasselbe System wie bei allen BOTS4.me-Apps: Wählen Sie den Tarif, der zu Ihrem Volumen passt, und wechseln Sie jederzeit in einen größeren Tarif.

• Lernen und Antworten: Beides ist Teil Ihres Tarifs — ohne gesonderte Einrichtung oder Zusatzmodul
• Duplikate werden übersprungen: Erneut gesendete unveränderte Dokumente werden am Inhalts-Hash erkannt und nicht erneut verarbeitet
• Erster Monat gratis: Jeder neue Kunde startet mit einem kostenlosen Discovery-Monat

Die Tarife finden Sie auf der Mail2KNOW-Produktseite.

💡 Profi-Tipps

• Beginnen Sie mit Ihren FAQ: Leiten Sie zuerst Ihre vorhandene FAQ-Seite, Preisliste und Geschäftsbedingungen weiter — sie decken die meisten Kundenfragen ab
• Beantworten Sie Rückfragen schnell: Jede [Q-xxxx]-Antwort bringt dem System dauerhaft etwas bei — ein paar Antworten in der ersten Woche sparen später Stunden
• Zuerst in DEMO bleiben: Senden Sie eine Handvoll [D-xxxx]-Entwürfe, bevor Sie zu LIVE wechseln
• Aktualisieren durch erneutes Senden: Neue Preisliste? Leiten Sie sie einfach erneut weiter — Artikel mit gleichem Titel ersetzen die alte Version automatisch
• Zwei Wissensdatenbanken? Verbinden Sie ein zweites Postfach — jedes Postfach hat seine eigene Wissensdatenbank, zum Beispiel eine für Kunden und eine für internes Firmenwissen

📬 Protokoll in Ihrem Postfach

• Wo: Jedes Postfach erhält einen LOGS-Ordner im eigenen Ordner des Bots, zum Beispiel _Mail2ERP/LOGS. Jeder Bot hat seinen eigenen.
• Was: Dieselben Zeilen wie im Tab Protokolle, eine Nachricht pro Zeile. Es wird nichts per E-Mail versendet — die Zeilen werden direkt in den Ordner geschrieben.
• Ungelesen bedeutet Handlungsbedarf: Nur Zeilen, die Ihre Entscheidung brauchen, kommen ungelesen an. Alle anderen Zeilen, Warnungen eingeschlossen, kommen bereits gelesen an.
• Aufräumen: Der Ordner behält die neuesten 100 Zeilen für bis zu 30 Tage. Das vollständige Protokoll bleibt in Ihrem Dashboard.
• Von Grund auf sicher: Echte Protokollnachrichten gibt es nur in LOGS-Ordnern, nie in Ihrem Posteingang, und die Bestätigungsseite fragt niemals nach einem Passwort.
• Schalter: Protokoll in Ihrem Postfach, in der Funktionsliste des Bots im Tab Steuerung. Ab dem Tarif Personal standardmäßig eingeschaltet.
• Mail2KNOW-Schaltflächen: Entwürfe haben Antwort senden, Bearbeiten und Ablehnen; offene Fragen Bearbeiten (Anlernen & antworten) und Schließen; gelernte Artikel Vergessen. Dieselben Schaltflächen finden Sie in den Entwurfs-E-Mails und in den Protokollen Ihres Dashboards.

📋 Was jeder Protokolleintrag zeigt

• Zeitstempel: wann die Verarbeitung stattgefunden hat
• Absender-E-Mail: wer die E-Mail gesendet hat
• Durchgeführte Aktion: gelernt, beantwortet, Entwurf erstellt, Rückfrage gesendet oder ignoriert (automatisch erzeugt)
• Erkannte Dokumente: welche Anhangstypen beim Lernen verarbeitet wurden

⚠️ Was bei Fehlern zu tun ist

• Fehler bei der E-Mail-Verbindung: Prüfen Sie Ihr E-Mail-Konto im Access Manager unter /bots — validieren Sie die IMAP/SMTP- oder OAuth-Zugangsdaten erneut
• Lern-E-Mail nicht verarbeitet: Prüfen Sie, ob der Token im Betreff oder im Text steht (in einem Postfach, das auch Mail2ERP liest: im Betreff) und ob die E-Mail von einer Adresse unter „Freigaben & Berichte an“, einem Kollegen aus Ihrer eigenen Domain oder einer in Wer Wissen beibringen und Fragen stellen darf eingetragenen Adresse gesendet wurde. Wenn Sie an mail2know@bots4.me weiterleiten, prüfen Sie auch, ob das BOTS4.me-Postfach zu Mail2KNOW hinzugefügt ist.
• Antwort nicht gesendet: Prüfen Sie, ob Mail2KNOW in DEMO ist — dann wartet die Antwort wahrscheinlich als [D-xxxx]-Entwurf in Ihrem Kunden-Posteingang. In LIVE kommt ein Entwurf auch, wenn die KI unsicher ist, keinen Wissensartikel zitiert oder Live-Daten aus dem ERP nicht bestätigen kann. Die Frage eines Kollegen braucht das Mail2KNOW-Postfach unter An, nicht nur unter Cc. In einem Postfach, das auch Mail2ERP, Supplier2ERP oder Pay2ERP liest, werden nur E-Mails im Ordner _Mail2KNOW beantwortet, es sei denn, Auch Mails beantworten, die Mail2ERP nicht importiert hat ist eingeschaltet.
• Anhaltende Probleme: Wenden Sie sich an den Support unter BOTS4.me/contact

Filtern Sie die Protokolle nach Stufe (success, info, warning, error), um schnell zu finden, was Ihre Aufmerksamkeit benötigt.

Woche 1 — Füttern und Trainieren

Leiten Sie Ihre vorhandenen Dokumente in Paketen weiter — FAQ, Preislisten, AGB, Produktblätter — und überfliegen Sie jede Bestätigungs-E-Mail. Bleiben Sie in DEMO: Prüfen Sie jeden [D-xxxx]-Entwurf und klicken Sie auf Antwort senden oder Bearbeiten. Beantworten Sie jede [Q-xxxx]-Rückfrage zügig — jede schließt dauerhaft eine Wissenslücke.

Ab Woche 2 — Autonomer Modus

Sobald die Entwürfe durchweg stimmen, wechseln Sie zu LIVE. Ab jetzt sehen Sie nur noch Entwürfe, bei denen die KI unsicher ist, und Rückfragen zu wirklich neuen Fragen; alles andere steht in den Protokollen des Dashboards. Aktualisieren Sie das Wissen, wann immer sich etwas ändert — leiten Sie einfach das neue Dokument mit Ihrem Token weiter.

🏆 Best Practice

Veröffentlichen Sie die Mail2KNOW-Adresse als Ihre offizielle Support-Adresse (z. B. support@your-company.com), sobald der autonome Modus aktiv ist. Brauchen Sie eine zweite Wissensdatenbank für internes Firmen-Know-how? Verbinden Sie ein zweites Postfach — jedes Postfach hat seine eigene, streng getrennte Wissensdatenbank.