Mail2CLOUD
Посібник користувача
Що таке Mail2CLOUD
Mail2CLOUD — це сервіс автоматичного резервного копіювання пошти. Він підключається до вашої поштової скриньки через IMAP або OAuth, завантажує ваші листи, шифрує їх і вивантажує напряму до вашого власного хмарного сховища або на FTP-сервер. Ми ніколи не зберігаємо ваші дані — вони потрапляють одразу до вашого облікового запису. Ви налаштовуєте все один раз, і далі сервіс працює постійно.
- 100% на правилах — ваші листи не читає жодний ШІ
- Подвійне шифрування — файли зашифровано під час зберігання + опційний пароль AES-256 для ZIP
- Без запису на диск — стиснення відбувається в пам’яті, на диск нічого не розшифровується
- Поступово — після першого копіювання обробляються лише нові листи
- 12+ хмарних сховищ — Google Drive, Dropbox, OneDrive, S3, FTP, SFTP та інші
Початок роботи — налаштування за 5 хвилин
- Оформте підписку на BOTS4.me/mail2cloud — перший місяць безкоштовно
- Додайте свій поштовий обліковий запис на BOTS4.me/bots → Налаштування → Mail2CLOUD. Gmail і O365 використовують OAuth (в один клік). Для IMAP потрібні дані сервера.
- Додайте своє хмарне сховище — на тій самій вкладці «Налаштування». Google Drive, Dropbox тощо використовують OAuth. Для FTP/SFTP потрібні дані сервера.
- Вимкніть Демо-режим, коли будете готові — вкладка «Керування» → Демо-режим → OFF
- Готово. Mail2CLOUD запускається автоматично за розкладом. Перевірте пошту — там буде перший звіт про резервне копіювання.
Порада: почніть з увімкненого Демо-режиму. Він сканує вашу поштову скриньку і надсилає попередній звіт про те, скільки листів було б скопійовано, — нічого при цьому не завантажуючи і не вивантажуючи.
Як розуміти панель керування
Панель керування Mail2CLOUD за адресою BOTS4.me/bots має ту саму структуру, що й в усіх продуктів BOTS4.me: три панелі.
Крім того, на вкладці Налаштування (значок шестірні) ви налаштовуєте поштові облікові записи, хмарні облікові записи, пароль резервної копії, максимальний вік листа та URL вебхука.
Вкладка Журнали показує активність у реальному часі: що Mail2CLOUD зробив під час кожного запуску, які виникли помилки та які результати операцій.
Три режими — пояснення
Режим резервного копіювання
В один бік: поштова скринька → хмара
Ваші листи завантажуються, шифруються і вивантажуються до хмарного сховища. Поштова скринька при цьому не змінюється. Це режим за замовчуванням і найбезпечніший.
Режим відновлення
В один бік: хмара → поштова скринька
Заново вивантажує скопійовані листи з хмари назад на ваш поштовий сервер. Використовуйте для аварійного відновлення або під час переходу до нового поштового провайдера.
Двостороння синхронізація
У два боки: поштова скринька ↔ хмара
Зміни з будь-якого боку (додавання, видалення, переміщення, зміни позначок) передаються на інший. Потрібен тариф Business або Enterprise.
Рекомендація: почніть з режиму Backup. Він найбезпечніший — ваша поштова скринька ніколи не змінюється. Переходьте на двосторонню синхронізацію лише тоді, коли вам знадобиться передавання змін в обидва боки.
Перемикачі функцій — що робить кожен з них
Вмикайте та вимикайте функції на панелі «Можливості». Деякі функції потребують платного тарифу (для користувачів free/basic вони показані заблокованими).
Опис налаштувань
Як працює резервне копіювання
Порядок обробки папок
Mail2CLOUD спочатку обробляє менші папки. Це гарантує, що невеликі папки (наприклад, “Personal” чи “Projects”) буде скопійовано повністю, перш ніж великі папки (наприклад, INBOX) вичерпають ліміт листів на один запуск. Папки Junk, Spam, Trash, Drafts і Sent пропускаються автоматично.
Поступове резервне копіювання
Після першого повного копіювання Mail2CLOUD відстежує вже синхронізовані дані за допомогою маніфестів (внутрішніх файлів стану). Під час наступних запусків уже синхронізовані папки пропускаються повністю. Обробляються лише нові та змінені листи — це заощаджує час і трафік.
Фільтрація за віком листів
Налаштування “Max Email Age” (за замовчуванням 360 днів) визначає, як далеко в минуле дивитися. Копіюються лише листи в межах цього проміжку. Це позбавляє від копіювання дуже старих листів, які вам більше не потрібні, і водночас зберігає вашу нещодавню переписку.
Ліміти на один запуск
За один запуск обробляється до 500 листів в усіх папках (налаштовується). Це запобігає перевантаженню вашого поштового сервера та хмарного сховища. За кілька запусків уся ваша поштова скринька буде поступово скопійована.
Структура файлів
Кожен скопійований лист стає папкою (або стиснутим ZIP), яка містить текст листа (HTML), метадані (JSON), вихідний код листа та всі вкладення. Структура папок у хмарі повторює структуру папок вашої поштової скриньки.
Безпека і шифрування
- Шифрування під час зберігання: усі файли в тимчасовому буфері шифруються засобами системного рівня. Дані листів ніколи не потрапляють на диск у відкритому вигляді.
- Шифрування ZIP з AES-256: коли ви задаєте Backup Password, листи пакуються в ZIP-архіви, зашифровані за AES-256. Стандартний WinZip AES — сумісний з будь-яким ZIP-інструментом.
- Стиснення без звернення до диска: стиснення повністю виконується в пам’яті (BytesIO). Зашифрований ZIP записується напряму — без проміжних незашифрованих файлів.
- Очищення буфера: після успішного вивантаження до ВСІХ хмарних призначень локальний буфер негайно видаляється. Якщо якесь вивантаження не вдалося, файли зберігаються для повторної спроби.
- У нас немає жодного доступу: резервні копії надходять безпосередньо до вашого власного хмарного облікового запису або на ваш FTP-сервер. Ми ніколи не зберігаємо, не читаємо і не аналізуємо вміст вашої пошти.
Як читати журнали
Вкладка «Журнали» показує, що Mail2CLOUD зробив під час кожного запуску. Типові повідомлення:
Ваш перший тиждень
- Налаштуйте поштовий і хмарний облікові записи
- Залиште Демо-режим увімкненим
- Перевірте лист із попереднім звітом
- Перевірте, що кількість листів і папки виглядають правильно
- Перегляньте вкладку «Журнали» на наявність помилок
- Вимкніть Демо-режим
- Під час першого копіювання спочатку обробляються найстаріші листи
- Перевірте хмарне сховище — переконайтеся, що файли з’являються
- Стежте за показником «Прогрес резервного копіювання %» у розділі «Статистика»
- Коли досягнуто 100% — вашу поштову скриньку скопійовано повністю
Звіти на пошту
Коли функцію «Звіти на пошту» увімкнено, ви отримуєте HTML-лист після кожної операції. Звіт містить:
- Зведення операції: скільки листів синхронізовано в хмару, синхронізовано в поштову скриньку, видалено, переміщено
- Тривалість: скільки часу зайняла операція
- Помилки: усі збої з подробицями
- Значок DEMO: у Демо-режимі звіт чітко показує “[DEMO]” і пояснює, що реальних передавань не було
- Пропозиції щодо переходу на вищий тариф: якщо функції на вашому тарифі заблоковано, звіт підкаже, що ви могли б розблокувати
Звіти DEMO і Live: у режимі DEMO звіт повідомляє “X листів було б синхронізовано” і показує кнопку “Manage Settings”. У режимі Live він повідомляє “X листів синхронізовано” з реальними числами переданих листів.
Часті запитання
Які поштові провайдери підтримуються?
Будь-який провайдер IMAP, Gmail (OAuth), Outlook/Office 365 (OAuth) та Exchange. Якщо ваша пошта підтримує IMAP, Mail2CLOUD зможе її скопіювати.
Які хмарні сховища підтримуються?
12+ призначень: Dropbox, Google Drive, OneDrive, Box, AWS S3, Wasabi, Backblaze B2, Azure Blob, FTP, FTPS, SFTP і WebDAV.
У чому різниця між Backup, Restore і Sync?
Backup = в один бік, поштова скринька → хмара. Restore = в один бік, хмара → поштова скринька. Sync = у два боки з вирішенням конфліктів. Почніть з Backup (найбезпечніший).
Чи зашифровані мої дані?
Так, завжди. Усі файли під час обробки зашифровані при зберіганні. Додатково ви можете задати пароль резервної копії для ZIP-архівів із шифруванням AES-256, які зможете відкрити лише ви.
Як працює інкрементне резервне копіювання?
Після першого повного копіювання Mail2CLOUD відстежує вже синхронізовані дані за допомогою маніфестів. Під час наступних запусків обробляються лише нові та змінені листи.
Що відбувається, коли я видаляю лист?
У Режимі синхронізації, коли лист видаляється на сервері, збережена копія переміщується до папки REMOVED (а не видаляється безповоротно); автоматичне очищення видаляє старі елементи після завершення терміну зберігання (за замовчуванням 30 днів). У режимі Backup раніше збережені копії просто залишаються у вашому хмарному архіві.
Чи можна відновити листи в інший поштовий обліковий запис?
Функція відновлення заново вивантажує скопійовані листи на ваш налаштований поштовий сервер. Щодо сценаріїв відновлення в інший обліковий запис зверніться до підтримки.
Як часто він запускається?
Mail2CLOUD запускається автоматично щоночі — розклад задавати не потрібно. Після першого копіювання кожен запуск проходить швидко завдяки поступовій обробці.
Які папки пропускаються?
Папки Junk, Spam, Trash, Drafts, Sent і всі папки, якими керує AutoSPAM, виключаються автоматично. Копіюються лише значущі поштові папки.
Які ліміти на тарифах?
Freemium: 50 листів на день, 500 на місяць. Personal: 500 на день, 5,000 на місяць. Family: 2,000 на день, 15,000 на місяць. Business: 5,000 на день, 50,000 на місяць. Enterprise: без обмежень. Потрібно більше в конкретному періоді? Придбайте пакет додаткового обсягу — додатковий обсяг переноситься, доки ви його не використаєте (потрібна активна підписка).
Що означає Прогрес резервного копіювання %?
Показує, який відсоток придатних листів (у межах обмеження за віком) уже скопійовано. Оновлюється щодня. Коли значення досягає 100%, вашу поштову скриньку скопійовано повністю і обробляти потрібно лише нові листи.
Чи можна отримувати сповіщення через вебхуки?
Так. Увімкніть функцію «Вебхуки» і вкажіть свою URL-адресу в «Налаштуваннях». Ви отримуватимете POST-запити з JSON: {event, timestamp, downloaded, uploaded, deleted, errors, duration}. Події: backup_completed, sync_completed, restore_completed.
Усунення несправностей
Перевірка поштового облікового запису постійно не проходить
Перевірте таке:
- Gmail/O365: пройдіть повторну автентифікацію через OAuth у «Налаштуваннях»
- IMAP: перевірте адресу сервера, порт (993) і чи увімкнено SSL
- Деякі провайдери блокують автоматичний доступ — увімкніть “less secure apps” або створіть пароль застосунку
- Лист для підтвердження може потрапити в Spam — Mail2CLOUD автоматично перевіряє і папки Spam
Не вдається вивантаження в хмару
Перевірте таке:
- Пройдіть повторну автентифікацію у хмарному сховищі (токени OAuth спливають)
- FTP/SFTP: перевірте хост, порт та облікові дані
- Переконайтеся, що папка для вивантаження існує і ви маєте права на запис
- Перевірте доступне місце у вашому хмарному обліковому записі
Прогрес резервного копіювання застряг нижче 100%
Це нормально, якщо:
- У вас багато листів — щоб обробити їх усі, потрібно кілька запусків (по 500 за запуск)
- Між запусками надходять нові листи — загальна кількість продовжує зростати
- Перевірте вкладку «Журнали», щоб переконатися, що резервне копіювання виконується успішно
Звіти показують самі нулі
Перевірте таке:
- Якщо Демо-режим увімкнено — це очікувано (реальних передавань немає)
- Якщо Демо-режим вимкнено — можливо, всі листи вже скопійовано (перевірте Прогрес резервного копіювання %)
- Переконайтеся, що і поштовий, і хмарний обліковий запис підтверджено в «Налаштуваннях»
📚 Додаткові ресурси
Mail2CLOUD від BOTS4.me
Потрібна допомога? [email protected]