BOTS4.me AutoERP | Guida Italiana completa all’automazione

✅ L’unica cosa da fare prima di tutto

AutoERP si attiva ordine per ordine. Non tocca mai un ordine di sua iniziativa. Lavora solo sugli ordini che portano uno di due tag, che creiamo noi per lei nel suo ERP:

Tag sull’ordine	Che cosa ne fa AutoERP
`AutoERP`	L’intero ordine, in una sola volta. Lo conferma, attende che ogni articolo sia disponibile, crea un’unica consegna e poi lo fattura. Nulla parte finché l’ordine non può essere spedito per intero.
`AutoERP_partial`	Riga per riga. Spedisce ciò che è già interamente disponibile e lascia il resto sull’ordine per una spedizione successiva. Ideale per tempi di consegna lunghi o articoli in drop shipping.

Non accade nulla finché non applica un tag a un ordine. Se il suo report dice «nessun ordine etichettato richiedeva attenzione», il motivo è quasi sempre questo — non un guasto. Applichi il tag a un ordine e comparirà nel report successivo.

Può rinominare entrambi i tag nella scheda AutoERP della sua dashboard, se il suo team usa già una convenzione diversa. Un ordine che porta ENTRAMBI i tag viene trattato come ordine completo, mai due volte.

🔄 Come funziona AutoERP – flusso visivo

🏷️

Lei applica il tag
all’ordine

→

✅

Ordine confermato
(+ proforma se prepagato)

→

📦

Consegna creata
quando la merce è disponibile

→

🧾

Fattura emessa
dopo la consegna

→

📧

E-mail al cliente
+ report per lei

Ogni e-mail diretta al cliente (conferma d’ordine, proforma, documento di trasporto, fattura, avviso di ritiro, sollecito di pagamento) viene inviata dal suo ERP, con i suoi modelli, il suo marchio e la lingua del cliente. AutoERP non scrive mai ai suoi clienti a proprio nome.

🚀 Come collegarsi

Colleghi il suo ERP nella dashboard oppure installi l’app BOTS4.me dallo store Odoo Apps e prema Connetti.
Attivi AutoERP. Parte in Modalità demo — legge il suo ERP e non scrive nulla.
Applichi il tag AutoERP a un ordine di vendita.
Attenda l’esecuzione successiva e legga il report di anteprima che arriva nella sua casella di posta.
Soddisfatto? Porti la Modalità da DEMO a LIVE nella scheda AutoERP. È in quel momento che AutoERP inizia a scrivere nel suo ERP.

Utenti Odoo: AutoERP ha bisogno che l’utente tecnico possa leggere e scrivere ordini di vendita, trasferimenti, fatture e tag degli ordini. Il connettore BOTS4.me concede questi diritti automaticamente quando attiva l’app. Su Odoo Online (dove non è possibile installare app personalizzate) aggiunge invece la sua istanza manualmente nella dashboard — tutto il resto è identico.

🧭 I tre moduli

Conferma degli ordini

Trasforma gli ordini in bozza e i preventivi contrassegnati in ordini confermati. Se le condizioni di pagamento del cliente prevedono il pagamento anticipato, emette anche una fattura proforma e la invia via e-mail. Disponibile in ogni piano.

Consegne

Crea e convalida la consegna nel suo ERP quando la merce è disponibile, la data di consegna è arrivata e la posizione creditizia del cliente è a posto. Una spedizione parziale lascia il resto sull’ordine come ordine residuo.

Fatturazione

Fattura ciò che è stato realmente consegnato — una fattura per ogni ordine, oppure una fattura raggruppata per cliente al giorno, alla settimana o al mese. Emette anche i documenti fiscali per gli acconti quando la merce non è ancora stata spedita.

Ogni modulo può essere disattivato in modo indipendente nella dashboard. Disattivarne uno non blocca mai gli altri — può, per esempio, lasciare che AutoERP confermi e consegni mentre il suo contabile continua a fatturare a mano.

⚙️ Riferimento delle impostazioni della dashboard

Quali ordini può toccare AutoERP

Impostazione	Predefinito	Che cosa fa
Tag: ordini completi	`AutoERP`	Il tag che affida un ordine intero ad AutoERP.
Tag: ordini riga per riga	`AutoERP_partial`	Il tag che consente le spedizioni parziali di un ordine.
Valuta dei limiti indicati sotto	EUR	La valuta in cui sono scritti i suoi valori minimi e limiti di credito. Un ordine in una valuta diversa semplicemente non viene confrontato con essi — non convertiamo mai a sua insaputa.

Orario di lavoro

Impostazione	Predefinito	Che cosa fa
Conferma ordini — dalle / alle	00:00 – 23:59	Quando gli ordini possono essere confermati.
Crea consegne — dalle / alle	06:00 – 16:00	Di solito l’orario del suo magazzino, così nulla viene prelevato dopo che tutti sono andati a casa.
Orario limite per la spedizione in giornata	14:30	Gli ordini effettuati dopo quest’ora vengono spediti il giorno successivo.
Crea fatture — dalle / alle	13:00 – 17:00	Quando le fatture possono essere create.
Non fatturare mai prima delle	13:00	Una misura di sicurezza affinché un ordine ancora in modifica al mattino non venga fatturato troppo presto.

Attenzione alla sovrapposizione. La finestra di fatturazione deve rientrare nel suo Orario di funzionamento (l’orario generale di accensione e spegnimento in cima alla scheda) e deve contenere l’orario «non fatturare mai prima delle». Se questi tre non si sovrappongono, non viene mai creata alcuna fattura — in silenzio. Se restringe il suo Orario di funzionamento, controlli questa finestra.

Regole di consegna

Impostazione	Predefinito	Che cosa fa
Valore minimo della consegna	25	Non spedire un pacco di valore inferiore a questo; attenda altri articoli. Imposti 0 per spedire sempre.
… ma spedisci comunque dopo	14 giorni	Così un piccolo ordine non attende mai all’infinito.
Consegne parziali max per ordine	10	Impedisce che un solo ordine si trasformi in un flusso di pacchi minuscoli.

Deve far uscire dal magazzino un piccolo ordine specifico? Gli aggiunga il tag AutoERP_small_ok e per quell’ordine il minimo viene ignorato.

Regole di fatturazione

Impostazione	Predefinito	Che cosa fa
Raggruppa le consegne in un’unica fattura	Attivo	Attivo: una fattura per cliente e per periodo. Disattivo: una fattura per ordine.
Fattura ai clienti	Una volta alla settimana	Subito, ogni giorno, ogni settimana o ogni mese.
Giorno di fatturazione / giorno del mese	Venerdì / 1º	In quale giorno viene emessa la fattura raggruppata. Per la cadenza mensile il limite è il 28, così ogni mese si comporta allo stesso modo.
Importo minimo della fattura	50	Al di sotto di questo importo, la fattura passa al periodo successivo.
Fatture max per consegna	1	Un limite di sicurezza. AutoERP consente sempre un’ulteriore fattura finale, così nulla può restare non fatturato.
Attendi l’ordine completo	14 giorni	Quanto attendere affinché tutto finisca su UNA sola fattura. Trascorso questo tempo, AutoERP fattura ciò che è stato spedito e invia più tardi una fattura finale.
Documento fiscale dopo	14 giorni	Quando un cliente ha pagato in anticipo ma la merce non è stata spedita entro questo numero di giorni, viene emesso un documento fiscale — obbligo di legge in molti Paesi.
Campo «vuole la fattura»	(vuoto)	Facoltativo. Il nome tecnico di un campo sì/no nel suo ERP che registra se il cliente desidera davvero la fattura. Lo lasci vuoto per fatturare sempre.

Controllo del credito

Impostazione	Predefinito	Che cosa fa
Richiedi il pagamento della proforma	Attivo	Trattiene la spedizione finché un cliente con pagamento anticipato non ha effettivamente pagato.
Blocca oltre questo importo scaduto	300	Trattiene le spedizioni per i clienti che le devono più di questo importo.
Blocca oltre questo numero di giorni di ritardo	14	Trattiene le spedizioni quando la fattura non pagata più vecchia supera questa anzianità.
Blocca le spedizioni se il controllo non riesce	Attivo	Se il controllo del credito non può essere eseguito, trattiene invece di spedire. Consigliato.
Scrivi al cliente quando viene bloccato	Attivo	Invia un sollecito di pagamento la prima volta che un ordine viene trattenuto. Una volta per ordine, mai ripetutamente.

🔍 Modalità demo

Ogni account AutoERP parte in Modalità demo e la sua prima esecuzione è sempre una demo. In Modalità demo AutoERP legge i suoi ordini, le sue giacenze e lo stato dei pagamenti dei suoi clienti e calcola esattamente ciò che farebbe — poi le invia l’elenco via e-mail invece di eseguirlo. Non viene toccato un solo record nel suo ERP.

Una volta ricevuto almeno un report demo, l’interruttore LIVE si sblocca nella scheda AutoERP. Può tornare alla Demo quando vuole.

📊 Come leggere il report

📋 Riepilogo

Quanti ordini sono stati confermati, consegnati e fatturati — e quanti sono stati saltati, per categoria.

📝 Ordine per ordine

Ogni decisione, con il motivo spiegato in parole semplici. In Modalità demo è l’elenco completo di ciò che sarebbe accaduto.

⚠️ Saltati e perché

La parte più utile. «In attesa di stock», «sotto il suo minimo», «cliente in ritardo», «dopo l’orario limite» — ogni salto le dice quale impostazione lo ha causato.

❓ Risoluzione dei problemi

Che cosa vede	Che cosa significa
«Nessun ordine etichettato richiedeva attenzione»	Nessun ordine porta il tag AutoERP, oppure ogni ordine contrassegnato è già stato elaborato completamente. Applichi il tag a un ordine e attenda l’esecuzione successiva.
Ordini confermati ma mai consegnati	Di solito è la disponibilità: il tag di ordine completo attende che ogni riga sia disponibile. Controlli il motivo del salto — indica il prodotto. Può essere anche la finestra di consegna o l’orario limite.
Consegnati ma mai fatturati	Verifichi che la finestra di fatturazione si sovrapponga al suo Orario di funzionamento e contenga l’orario «non fatturare mai prima delle». Con il raggruppamento settimanale le fatture partono solo nel giorno scelto.
Tutti gli ordini di un cliente sono trattenuti	Controllo del credito. Ha superato il suo limite di scaduto oppure la sua proforma non è pagata. Il report indica l’importo e il numero di giorni.
I piccoli ordini non partono mai	Sono al di sotto del suo valore minimo della consegna. Partono automaticamente dopo il periodo di attesa, oppure subito se applica loro il tag `AutoERP_small_ok`.
I tag AutoERP mancano nel suo ERP	L’utente collegato non è autorizzato a creare tag. Gli conceda i diritti di amministratore delle vendite, oppure crei i due tag a mano — AutoERP li userà comunque.

🔒 Che cosa AutoERP non farà mai

Toccare un ordine che non ha il tag.
Scrivere alcunché mentre la Modalità demo è attiva.
Scrivere ai suoi clienti a proprio nome — ogni e-mail al cliente parte dal suo ERP, con i suoi modelli e il suo marchio.
Spedire merce a un cliente che ha superato il suo limite di credito, a meno che lei non disattivi il controllo del credito.
Fatturare due volte la stessa merce — le quantità già fatturate nel suo ERP non vengono mai rifatturate.
Riunire più clienti, o più valute, su un’unica fattura.