AutoERP
Guida utente – Conferma degli ordini, consegna e fatturazione con il pilota automatico
✅ L’unica cosa da fare prima di tutto
AutoERP si attiva ordine per ordine. Non tocca mai un ordine di sua iniziativa. Lavora solo sugli ordini che portano uno di due tag, che creiamo noi per lei nel suo ERP:
| Tag sull’ordine | Che cosa ne fa AutoERP |
|---|---|
AutoERP |
L’intero ordine, in una sola volta. Lo conferma, attende che ogni articolo sia disponibile, crea un’unica consegna e poi lo fattura. Nulla parte finché l’ordine non può essere spedito per intero. |
AutoERP_partial |
Riga per riga. Spedisce ciò che è già interamente disponibile e lascia il resto sull’ordine per una spedizione successiva. Ideale per tempi di consegna lunghi o articoli in drop shipping. Richiede la funzione Consegne parziali (dal piano Business in su, disattivata per impostazione predefinita) — senza di essa l’ordine non viene spedito e compare tra quelli che “richiedono intervento manuale”. |
Può rinominare entrambi i tag nella scheda AutoERP della sua dashboard, se il suo team usa già una convenzione diversa. Un ordine che porta ENTRAMBI i tag viene trattato come ordine completo, mai due volte.
Quando AutoERP ha spedito un ordine, vi aggiunge un proprio tag di riferimento: AutoERP fully per un ordine intero, AutoERP partially per una consegna parziale. Così il suo team vede a colpo d’occhio cosa ha già fatto AutoERP — lasci questi tag sull’ordine.
🔄 Come funziona AutoERP – flusso visivo
all’ordine
(+ acconto se prepagato)
quando la merce è disponibile
dopo la consegna
+ report per lei
Ogni e-mail rivolta al cliente (conferma d’ordine, fattura di acconto, documento di trasporto, fattura, avviso di ritiro, sollecito di pagamento) viene inviata dal suo ERP, con i suoi modelli, il suo marchio e nella lingua del cliente. AutoERP non scrive mai ai suoi clienti a proprio nome.
🚀 Come collegarsi
- Colleghi il suo ERP nella dashboard oppure installi l’app BOTS4.me dallo store Odoo Apps e prema Connetti.
- Attivi AutoERP. Parte in Modalità demo — legge il suo ERP e non scrive nulla tranne i propri tre tag degli ordini.
- Applichi il tag
AutoERPa un ordine di vendita. - Attenda l’esecuzione successiva e legga il report di anteprima che arriva nella sua casella di posta.
- Soddisfatto? Porti la Modalità da DEMO a LIVE nella scheda AutoERP. È in quel momento che AutoERP inizia a scrivere nel suo ERP.
🧭 I tre moduli
Conferma degli ordini
Trasforma gli ordini in bozza e i preventivi con tag in ordini confermati. Se i termini di pagamento dell’ordine prevedono il pagamento anticipato, emette anche tramite il suo ERP una fattura di acconto del 100%, che il suo ERP invia via e-mail al cliente. Disponibile in ogni piano, come i due moduli qui sotto.
Consegne
Crea e convalida la consegna nel suo ERP quando la merce è disponibile, la data di consegna è arrivata e la posizione creditizia del cliente è in regola. Una spedizione parziale lascia il resto sull’ordine come ordine residuo.
Fatturazione
Fattura ciò che è stato effettivamente consegnato, tramite la fatturazione del suo ERP — una fattura per ordine, oppure una fattura riepilogativa per cliente (e valuta) al giorno, alla settimana o al mese. L’acconto viene detratto nella fattura finale; la fattura di acconto registrata è anche il suo documento fiscale per l’acconto ricevuto.
Ogni modulo può essere disattivato in modo indipendente nella dashboard. Disattivarne uno non blocca mai gli altri — può, per esempio, lasciare che AutoERP confermi e consegni mentre il suo contabile continua a fatturare a mano.
⚙️ Riferimento delle impostazioni della dashboard
Quali ordini può toccare AutoERP
| Impostazione | Predefinito | Che cosa fa |
|---|---|---|
| Tag: ordini completi | AutoERP | Il tag che affida un ordine intero ad AutoERP. |
| Tag: ordini riga per riga | AutoERP_partial | Il tag che consente le spedizioni parziali di un ordine. |
| Valuta dei limiti indicati sotto | Vuoto (la valuta della sua azienda) | La valuta in cui sono espressi i suoi valori minimi e i suoi limiti di credito. Lasci vuoto il campo per usare la valuta aziendale del suo ERP. Un ordine in un’altra valuta semplicemente non viene confrontato con questi valori — non convertiamo mai a sua insaputa. |
Orario di lavoro
| Impostazione | Predefinito | Che cosa fa |
|---|---|---|
| Conferma ordini — dalle / alle | 00:00 – 23:59 | Quando gli ordini possono essere confermati. |
| Crea consegne — dalle / alle | 06:00 – 16:00 | Di solito l’orario del suo magazzino, così nulla viene prelevato dopo che tutti sono andati a casa. |
| Orario limite per la spedizione in giornata | 14:30 | Gli ordini effettuati dopo quest’ora vengono spediti il giorno successivo. |
| Crea fatture — dalle / alle | 13:00 – 17:00 | Quando le fatture possono essere create. |
| Non fatturare mai prima delle | 13:00 | Una misura di sicurezza affinché un ordine ancora in modifica al mattino non venga fatturato troppo presto. |
Regole di consegna
| Impostazione | Predefinito | Che cosa fa |
|---|---|---|
| Valore minimo della consegna | 25 | Nessun pacco di valore inferiore a questo viene spedito: si attendono altri articoli. Imposti 0 per spedire sempre. |
| … ma spedisci comunque dopo | 14 giorni | Così un piccolo ordine non attende mai all’infinito. |
| Consegne parziali max per ordine | 10 | Impedisce che un solo ordine si trasformi in un flusso di pacchi minuscoli. |
Deve far uscire dal magazzino un piccolo ordine specifico? Gli aggiunga il tag AutoERP_small_ok e per quell’ordine il minimo viene ignorato.
Regole di fatturazione
| Impostazione | Predefinito | Che cosa fa |
|---|---|---|
| Raggruppa le consegne in un’unica fattura | Attivo | Attivo: una fattura per cliente e per periodo. Disattivo: una fattura per ordine. |
| Fatturazione ai clienti | Una volta alla settimana | Subito, ogni giorno, ogni settimana o ogni mese. |
| Giorno di fatturazione / giorno del mese | Venerdì / 1º | In quale giorno viene emessa la fattura riepilogativa. Per la cadenza mensile il limite è il 28, così ogni mese si comporta allo stesso modo. |
| Importo minimo della fattura | 50 | Al di sotto di questo importo, la fattura passa al periodo successivo. |
| Fatture max per consegna | 1 | Un limite di sicurezza. AutoERP consente sempre un’ulteriore fattura finale, così nulla può restare non fatturato. |
| Attendi l’ordine completo | 14 giorni | Quanto attendere affinché tutto finisca su UNA sola fattura. Trascorso questo tempo, AutoERP fattura ciò che è stato spedito e invia più tardi una fattura finale. |
| Documento fiscale dopo | 14 giorni | Quando un cliente ha pagato in anticipo ma la merce non è stata spedita entro questo numero di giorni, viene emesso un documento fiscale — obbligo di legge in molti Paesi. |
| Campo «vuole la fattura» | (vuoto) | Facoltativo. Il nome tecnico di un campo sì/no nel suo ERP che registra se il cliente desidera davvero la fattura. Lo lasci vuoto per fatturare sempre. |
Controllo del credito
| Impostazione | Predefinito | Che cosa fa |
|---|---|---|
| Richiedi il pagamento della proforma | Attivo | Trattiene la spedizione finché un cliente con pagamento anticipato non ha effettivamente pagato. |
| Blocca oltre questo importo scaduto | 300 | Trattiene le spedizioni per i clienti che le devono più di questo importo. |
| Blocca oltre questo numero di giorni di ritardo | 14 | Trattiene le spedizioni quando la fattura non pagata più vecchia supera questa anzianità. |
| Blocca le spedizioni se il controllo non riesce | Attivo | Se il controllo del credito non può essere eseguito, trattiene invece di spedire. Consigliato. |
| Scrivi al cliente quando viene bloccato | Attivo | Invia un sollecito di pagamento la prima volta che un ordine viene trattenuto. Una volta per ordine, mai ripetutamente. |
🔍 Modalità demo
Ogni account AutoERP parte in Modalità demo e la sua prima esecuzione è sempre una demo. In Modalità demo AutoERP legge i suoi ordini, le sue giacenze e lo stato dei pagamenti dei suoi clienti e calcola esattamente ciò che farebbe — poi le invia l’elenco via e-mail invece di eseguirlo. Non viene toccato un solo record nel suo ERP.
Una volta ricevuto almeno un report demo, l’interruttore LIVE si sblocca nella scheda AutoERP. Può tornare alla Demo quando vuole.
📊 Come leggere il report
📋 Riepilogo
Quanti ordini sono stati confermati, consegnati e fatturati — e quanti sono stati saltati, per categoria. In modalità LIVE un report viene inviato solo quando AutoERP ha fatto qualcosa o un ordine ha bisogno di lei; gli ordini da gestire a mano sono elencati per primi.
📝 Ordine per ordine
Ogni decisione, con il motivo spiegato in parole semplici. In Modalità demo è l’elenco completo di ciò che sarebbe accaduto.
⚠️ Saltati e perché
La parte più utile. «In attesa di stock», «Sotto il valore minimo», «cliente in ritardo», «Dopo l’orario limite» — ogni motivo di esclusione le indica quale impostazione lo ha causato.
❓ Risoluzione dei problemi
| Che cosa vede | Che cosa significa |
|---|---|
| «Nessun ordine etichettato richiedeva attenzione» | Nessun ordine porta il tag AutoERP, oppure ogni ordine contrassegnato è già stato elaborato completamente. Applichi il tag a un ordine e attenda l’esecuzione successiva. |
| Ordini confermati ma mai consegnati | Di solito è la disponibilità: il tag di ordine completo attende che ogni riga sia disponibile. Controlli il motivo per cui l’ordine è stato saltato — indica il prodotto. Può essere anche la finestra di consegna o l’orario limite. |
| Consegnati ma mai fatturati | Verifichi che la finestra di fatturazione si sovrapponga al suo Orario di funzionamento e contenga l’orario «non fatturare mai prima delle». Con il raggruppamento settimanale le fatture partono solo nel giorno scelto. |
| Tutti gli ordini di un cliente sono trattenuti | Controllo del credito. Hanno superato il suo limite di scaduto, oppure il loro acconto non è pagato. Il report indica l’importo e il numero di giorni. |
| Una riga di servizio non viene mai fatturata | Il servizio è fatturato in base alle quantità consegnate e nessuno ha ancora indicato la sua quantità consegnata — AutoERP non la indovina mai. Il report lo elenca una sola volta sotto «Richiedono il suo intervento»; inserisca la quantità sull’ordine e l’esecuzione successiva lo fatturerà. |
| I piccoli ordini non partono mai | Sono al di sotto del suo valore minimo della consegna. Partono automaticamente dopo il periodo di attesa, oppure subito se applica loro il tag AutoERP_small_ok. |
| I tag AutoERP mancano nel suo ERP | L’utente collegato non è autorizzato a creare tag. Gli conceda i diritti di amministratore delle vendite, oppure crei i due tag a mano — AutoERP li userà comunque. |
| Odoo non ha il campo Etichette negli ordini di vendita | Alcuni database Odoo senza l’app CRM non hanno il campo Etichette (Tags) negli ordini di vendita, quindi AutoERP non può contrassegnare gli ordini. Installi l’app CRM (aggiunge il campo Etichette), oppure chieda al suo partner Odoo di aggiungere agli ordini di vendita un campo di testo chiamato x_autoerp_tags e vi scriva il nome del tag — AutoERP legge allora quel campo. |
🔒 Che cosa AutoERP non farà mai
- Toccare un ordine che non ha il tag.
- Scrivere qualsiasi cosa oltre ai propri tre tag degli ordini mentre la Modalità demo è attiva.
- Scrivere ai suoi clienti a proprio nome — ogni e-mail al cliente parte dal suo ERP, con i suoi modelli e il suo marchio.
- Spedire merce a un cliente che ha superato i limiti di credito da lei impostati, mentre il Controllo del credito è attivo.
- Fatturare due volte la stessa merce — le quantità già fatturate nel suo ERP non vengono mai rifatturate.
- Riunire più clienti, o più valute, su un’unica fattura.
❓ Domande frequenti
Quali ERP sono supportati?
Operativo oggi: Odoo da 13 a 19 (Community, Enterprise, Odoo.sh, Odoo Online), ERPNext 15 e 16, Zoho (Books / Inventory), Dolibarr 23 e successivi, Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero e SAP Business One. Qualsiasi altro ERP dotato di API — SAP S/4HANA, Dynamics 365 Finance / Sales, NetSuite e altri — viene collegato su richiesta.
Che cosa automatizza AutoERP?
Tre moduli principali: Conferme degli ordini (conferma gli ordini e, per i clienti con pagamento anticipato, fa emettere al suo ERP una fattura di acconto), Consegne (crea le consegne quando la merce è disponibile, per ordini completi o riga per riga) e Fatturazione (una fattura per ordine oppure fatture riepilogative — ogni giorno, ogni settimana o ogni mese). Ogni e-mail ai clienti la invia il suo ERP.
Posso fare delle prove senza toccare il mio ERP?
Sì! La Modalità demo legge i suoi ordini e le sue giacenze ma non esegue alcuna transazione — genera soltanto report che mostrano esattamente ciò che farebbe. Primo mese gratis.
Posso attivare solo alcuni moduli?
Sì. Ogni modulo ha il proprio interruttore — attivi solo ciò che le serve: solo le conferme, solo le consegne oppure tutti e tre i moduli insieme. Lo configuri su /bots → Controlli → AutoERP.
Supporta le consegne parziali?
Sì, con la funzione Consegne parziali (dal piano Business in su). Se non tutti gli articoli sono disponibili, AutoERP spedisce le righe disponibili e crea consegne parziali — prima gli ordini più vecchi. Una protezione limita le consegne parziali per ordine (10 per impostazione predefinita).
Che cos’è la fatturazione riepilogativa?
Invece di creare una fattura per ogni ordine, AutoERP può riunire più ordini dello stesso cliente in un’unica fattura riepilogativa — subito, ogni giorno, ogni settimana o ogni mese. È configurabile con una soglia di importo minimo della fattura.
Funziona con Mail2ERP?
Sì! Mail2ERP importa gli ordini dalle e-mail nel suo ERP. AutoERP poi conferma, spedisce e fattura automaticamente quegli ordini. Insieme automatizzano l’intero ciclo — dall’e-mail del cliente alla fattura pagata.
Come funziona il controllo del credito?
Quando il Controllo del credito è attivo (dal piano Business in su, disattivato per impostazione predefinita), AutoERP verifica prima della spedizione se un cliente ha fatture proforma non pagate o saldi scaduti. Se superano le sue soglie (per impostazione predefinita: 300 nella valuta della sua azienda, oppure una fattura scaduta da più di 14 giorni), la spedizione viene trattenuta e il cliente riceve un sollecito di pagamento dal suo ERP.
Questo usa l’IA? A noi non è consentito.
No. AutoERP non contiene alcun modello di IA, in nessuna modalità e in nessun piano, e nessun dato viene mai inviato a un fornitore di IA. Ogni azione segue le regole che configura Lei, quindi lo stesso input produce sempre lo stesso risultato e ogni passaggio è tracciabile nel registro. Se il suo team compliance lo vuole per iscritto, ce lo chieda e lo confermeremo per la sua documentazione.