Caso di studio: come IMP Kontakt gestisce 4.700 ordini e RFQ via e-mail al mese senza ridigitarne nemmeno uno
Un distributore B2B da 3,5 milioni di EUR che ha iniziato con sei bot BOTS4.me nel maggio 2024 e oggi ne usa 32 — operativo ogni giorno lavorativo
IMP Kontakt spol. s r.o. è un distributore B2B europeo di componenti industriali. I suoi clienti ordinano come fa la maggior parte dei clienti B2B: via e-mail, con allegati PDF, Excel e scansioni, in più lingue. Da maggio 2024 un bot li legge per primo e le persone gestiscono solo ciò che il bot non riesce a risolvere. Ecco com’è la configurazione, che cosa gestisce ogni mese e che cosa il team fa ancora a mano.
📊 I numeri
📥 Il problema: una casella piena non è un ordine di vendita
Un distributore vive di ordini piccoli e frequenti. Ognuno arrivava come allegato: un PDF dall’ERP di un cliente, un foglio Excel da un altro, un modulo d’ordine fotografato da un terzo. Bisognava leggere ogni riga, abbinare ogni codice prodotto al catalogo, digitare ogni quantità e prezzo nell’ERP. Le richieste di offerta arrivavano nella stessa casella e richiedevano lo stesso lavoro prima che qualcuno potesse rispondere.
Lo stesso schema si ripeteva negli acquisti (conferme dei fornitori da confrontare con gli ordini di acquisto aperti), in contabilità (estratti conto da abbinare alle fatture) e nel recupero crediti (fatture scadute da sollecitare). Niente di tutto questo era difficile. Era tutto volume, ed è dal volume che nascono errori e ritardi.
L’azienda usa l’ERP OFFERIS, non Odoo. Questo conta per un solo motivo: i bot descritti qui lavorano tramite uno strato di connettori ERP, quindi la stessa configurazione vale per Odoo 13–19, ERPNext 15–16, Zoho, Dolibarr 23+, Business Central online, QuickBooks Online, Xero, SAP Business One e per ogni ERP che BOTS4.me aggiungerà in seguito.
⚙️ Gli inizi: sei bot su una casella di posta
L’azienda ha iniziato con questi sei bot. Ogni bot sorveglia la casella aziendale e svolge un compito dall’inizio alla fine. Sono entrati in funzione uno alla volta, ciascuno prima in Modalità demo, e sono passati in produzione quando i report «cosa avrebbe fatto» corrispondevano alle aspettative del team. Oggi IMP Kontakt usa 32 bot di BOTS4.me.
- Mail2ERP — legge ogni allegato di ordine o richiesta di offerta in arrivo, abbina i codici cliente e prodotto al catalogo dell’ERP, rileva i duplicati e crea l’ordine o l’offerta nell’ERP con una traccia di audit completa. Le e-mail che non riesce a risolvere restano nella casella per una persona.Circa 4.700 richieste di offerta e ordini al mese.
- Supplier2ERP — legge le conferme d’ordine dei fornitori e aggiorna quantità, prezzi e date di consegna sugli ordini di acquisto corrispondenti; le conferme in ritardo o parziali vengono segnalate invece di essere accettate in silenzio.Chiude il cerchio dal magazzino al fornitore.
- Pay2ERP — abbina ogni giorno i pagamenti bancari in entrata alle fatture aperte e li registra nell’ERP; solo i pagamenti non abbinati arrivano al team contabile.Centinaia di pagamenti al giorno, eccezioni verificate a mano.
- AutoCASH — individua le fatture scadute e invia solleciti progressivi secondo il calendario dell’azienda, nella lingua del cliente, senza IA.
- AutoSPAM — mantiene pulita la casella condivisa, così gli altri bot e il team vendite vedono solo la vera posta di clienti e fornitori.
- Mail2CLOUD — esegue il backup cifrato di ogni e-mail e allegato nello spazio cloud dell’azienda, come copia di audit.
👥 Cosa fa ancora a mano il team
L’automazione non ha tolto le persone dal processo; ha cambiato ciò che guardano. Le vendite esaminano le e-mail che Mail2ERP non è riuscito a risolvere, tipicamente nuovi clienti, codici prodotto insoliti o un ordine che contiene anche una domanda. La contabilità esamina i pagamenti che Pay2ERP non è riuscito ad abbinare. Gli acquisti vedono le conferme dei fornitori che differiscono dall’ordine. Tutto il resto funziona da solo, e ogni esecuzione si chiude con un’e-mail di report che elenca ciò che è stato fatto.
Le correzioni tornano nel sistema: spostare un’e-mail nella cartella giusta della casella insegna ai bot come trattare quel mittente o quello schema la volta successiva, così l’elenco delle eccezioni si accorcia mese dopo mese.
🧭 Cosa è servito per arrivarci
- Nessuno sviluppo su misura. I bot si collegano all’ERP tramite lo strato di connettori BOTS4.me e alla casella via IMAP o OAuth; la configurazione si fa dalla dashboard su bots4.me/bots.
- Prima la Modalità demo. Ogni bot ha prodotto per un periodo report «cosa avrebbe fatto» prima di essere autorizzato a scrivere nell’ERP.
- Un bot alla volta. Mail2ERP è partito per primo perché gli ordini via e-mail erano il costo maggiore; i bot per acquisti, pagamenti e solleciti sono seguiti una volta che si era dimostrato affidabile.
- Feedback tramite cartelle. Il team istruisce i bot spostando le e-mail, non modificando regole.
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