Mail2KNOW
Mail2KNOW est la base de connaissances IA de votre entreprise, qui apprend à partir des e-mails. Transférez des documents — Word, Excel, PDF, numérisations, images ou simple texte d’e-mail — avec votre jeton d’apprentissage secret dans l’objet ou dans le texte, ou glissez-les dans le dossier _Mail2KNOW/LEARN, et il convertit tout en articles de connaissance organisés. Lorsqu’un client pose une question par e-mail, il répond automatiquement à partir de vos connaissances, dans la langue dans laquelle le client a écrit. S’il ne sait pas, il VOUS pose la question, apprend votre réponse et répond au client — la base de connaissances se construit d’elle-même à partir de vraies questions. Aucun ERP nécessaire.
Il apprend de tout ce que vous transférez
Enseignez à Mail2KNOW en transférant un e-mail avec votre jeton d’apprentissage secret dans l’objet ou dans le texte — ou glissez simplement n’importe quel e-mail dans le dossier _Mail2KNOW/LEARN de votre boîte mail. Il lit chaque pièce jointe et la convertit en articles de connaissance organisés.
Sources de connaissance
Fournisseurs de messagerie
Cas d’usage
Un seul compte e-mail, aucun ERP nécessaire — configuration en quelques minutes, même pour des utilisateurs non techniques.
Les mêmes questions. Tous les jours.
Votre équipe répond sans cesse aux mêmes questions des clients — délais de livraison, caractéristiques des produits, conditions de retour. La connaissance est dispersée dans des documents et dans la tête de vos employés. Chaque réponse coûte du temps, et chaque retard coûte des clients.
Sans Mail2KNOW
- ❌ Les mêmes questions traitées manuellement
- ❌ Connaissance dispersée dans les fichiers et les têtes
- ❌ Réponses lentes, clients perdus
- ❌ Barrières linguistiques avec les clients
Avec Mail2KNOW
- ✅ Clients servis 24 h/24 — automatiquement en LIVE, sous forme de brouillons à valider en DEMO
- ✅ Une base de connaissances IA organisée
- ✅ Des réponses dans la langue de chaque client — 31 langues
- ✅ La base de connaissances se construit d’elle-même
Transférez un document. Gagnez un article de connaissance.
Chaque document que vous transférez avec votre jeton d’apprentissage secret devient un article de connaissance organisé et consultable — titré et catégorisé automatiquement, prêt à répondre aux questions des clients.
Votre base de connaissances
Chaque format devient une connaissance claire et organisée — aucune rédaction manuelle nécessaire !
Comment cela fonctionne
Connectez votre boîte e-mail
Reliez votre messagerie (IMAP/O365) sur BOTS4.me/bots et obtenez votre jeton d’apprentissage secret. Quelques minutes suffisent — aucun ERP, aucune compétence technique.
Transférez la connaissance avec votre jeton
Transférez des documents — Word, Excel, PDF, numérisations, images ou texte simple — avec votre jeton dans l’objet ou dans le texte, ou glissez-les dans _Mail2KNOW/LEARN. Mail2KNOW convertit tout en articles de connaissance organisés.
Il répond à vos clients
Les clients posent une question par e-mail — Mail2KNOW répond à partir de vos connaissances, dans la langue dans laquelle le client a écrit. Vous validez chaque brouillon en un clic jusqu’à ce que vous passiez en LIVE. Les collègues reçoivent leurs réponses directement.
Des fonctions puissantes
Tout ce qu’il faut pour transformer la connaissance de votre entreprise en agent de support autonome
Apprentissage dans tous les formats
Transférez des fichiers Word, Excel, PDF, numérisés, des images ou du texte brut d’e-mail avec votre jeton d’apprentissage secret — Mail2KNOW convertit tout automatiquement en articles de connaissance organisés. Aucune rédaction manuelle, aucun copier-coller. (Tous les formats, y compris les fichiers numérisés & les images via OCR, sur toutes les formules payantes à partir de Personal.)
31 langues
Chaque question reçoit une réponse dans la langue dans laquelle elle a été écrite — à partir des connaissances que vous avez enseignées dans la vôtre. Si la langue ne peut pas être reconnue, la réponse est dans votre langue de l’application. Les clients de tous les pays sont servis à partir des mêmes connaissances.
Boucle de question en retour
Quand il ne sait pas, il VOUS demande l’information manquante — répondez à l’e-mail ou appuyez sur Enseigner et répondre —, l’apprend, puis répond au client. Vous recevez un rappel au bout d’un jour ; après 2 jours (réglable), le client est poliment invité à vous contacter directement.
Répond aussi à vos collègues
Une question venant de votre propre entreprise — d’une adresse vérifiée du domaine de votre entreprise ou d’un collègue que vous avez listé — reçoit une réponse directe, en DEMO comme en LIVE, avec les articles de connaissances sur lesquels elle s’appuie. Quand des connaissances manquent, Mail2KNOW interroge le collègue qui a posé la question, et sa réponse l’enseigne au système.
Toute votre équipe enseigne
Les collègues du domaine de votre entreprise peuvent aussi enseigner à Mail2KNOW — avec le jeton d’apprentissage dans l’objet ou dans le texte, ou en glissant n’importe quel e-mail dans le dossier _Mail2KNOW/LEARN ; une fois appris, il passe dans LEARN/DONE. La liste Qui peut enseigner et poser des questions n’est nécessaire que pour les adresses externes. Une réponse à une question [Q-xxxx] enseigne sans le jeton.
Les clients notent chaque réponse
Sous chaque réponse, la personne qui a posé la question trouve 👍 et 👎. Chaque note apparaît dans le dossier _Mail2KNOW/FEEDBACK de votre boîte mail et dans votre tableau de bord. Un 👎 s’accompagne de Modifier et renvoyer : corrigez la réponse, le client la reçoit à nouveau — et Mail2KNOW l’apprend.
Bases de connaissances partagées
Plusieurs boîtes mail — par exemple sales@ et support@ — peuvent partager une base de connaissances : ce que l’une apprend, toutes s’en servent pour répondre. Une boîte mail qui la rejoint apporte ses articles ; une boîte mail qui la quitte en garde une copie.
Un jeton qui reste secret
Votre jeton d’apprentissage n’est jamais envoyé dans aucun e-mail. S’il apparaît dans un e-mail de quelqu’un qui n’a pas le droit d’enseigner, rien n’est appris et le jeton est remplacé automatiquement — vous copiez le nouveau depuis votre tableau de bord. Le bouton Nouveau jeton le remplace quand vous le souhaitez.
Mode brouillon avec approbation
Chaque nouvel abonnement démarre en DEMO : rien ne parvient à un client sans votre accord. Chaque réponse commence comme un brouillon avec des boutons en un clic — Envoyer la réponse, Modifier, Rejeter — dans l’e-mail du brouillon, dans le dossier LOGS de votre boîte mail et dans votre tableau de bord. Le brouillon indique quels articles de connaissances il a utilisés. En LIVE, un brouillon arrive encore quand l’IA n’est pas sûre, et le client reçoit un court message indiquant que sa question a bien été reçue si vous ne l’avez pas approuvé dans l’heure. Chaque clic est exécuté en quelques minutes, même en dehors de vos heures de fonctionnement.
Fonctionne à côté de Mail2ERP
Dans une boîte mail que Mail2ERP, Supplier2ERP ou Pay2ERP lit aussi, Mail2KNOW ne répond qu’aux e-mails que vous lui confiez : glissez-en un dans le dossier _Mail2KNOW ou appuyez sur Répondre avec Mail2KNOW sur sa note LOGS. La réponse part de cette boîte mail vers le client d’origine. Une boîte mail utilisée uniquement pour Mail2KNOW répond à toutes les questions reçues.
Apprend de vos réponses approuvées
Chaque réponse que vous approuvez ou corrigez est enregistrée comme article question-réponse, afin que la même question reçoive la prochaine fois une réponse à partir de celui-ci. Les réponses contenant des données de stock ou de commande en temps réel ne sont jamais enregistrées. Chaque semaine, vous recevez un e-mail avec ce qui a été appris, avec les boutons Modifier et Oublier sur chaque nouvel article ; une vue d’ensemble complète arrive une fois par mois, et un e-mail avec [LIST] dans l’objet l’apporte à tout moment.
Stock, livraison et statut de commande en direct
Avec un ERP connecté, les questions sur le stock et les délais de livraison reçoivent une réponse avec les chiffres de votre ERP à ce moment-là. Le statut de commande n’est donné qu’à un expéditeur dont il est prouvé qu’il appartient à ce client. Les prix restent hors des réponses tant que vous ne les activez pas. En LIVE, une telle réponse ne part d’elle-même que si chaque chiffre a été confirmé et qu’elle cite aussi un article de connaissance ; sinon, elle vous arrive sous forme de brouillon. Vos collègues peuvent aussi demander le stock, y compris les quantités en cours d’acheminement et commandées, ainsi que le statut de n’importe quelle commande d’après son numéro. (À partir du plan Business.)
Mode DEMO — observez avant de passer en réel
Chaque nouvel abonnement démarre en DEMO. Mail2KNOW lit les vraies questions qui arrivent dans votre boîte mail et rédige la réponse complète à partir de votre base de connaissances — sous forme de brouillon pour vous. Rien ne parvient de lui-même à la personne qui a posé la question : ni réponse, ni accusé de réception, ni message de relais. Un clic sur Envoyer la réponse l’envoie. L’apprentissage continue, vous pouvez donc construire la base de connaissances tout en jugeant les réponses. Passez en LIVE lorsque vous êtes convaincu.
Stockage chiffré sécurisé
Chaque boîte mail que vous connectez a sa propre base de connaissances — ou en partage une avec vos autres boîtes mail, si vous le choisissez — stockée chiffrée. Le savoir-faire de votre entreprise n’est jamais partagé avec d’autres clients, jamais mélangé au leur et jamais utilisé pour répondre aux clients de quelqu’un d’autre.
Journal dans votre boîte mail
Tout ce que fait le bot apparaît aussi sous forme de message dans un dossier LOGS, à l’intérieur de son propre dossier dans votre boîte mail, pour que toute votre équipe puisse le suivre sans connexion à BOTS. Les brouillons et les questions ouvertes arrivent non lus, avec leurs boutons en un clic ; tout le reste, avertissements compris, arrive déjà lu. Rien n’est envoyé par e-mail, et le dossier conserve les 100 dernières lignes des 30 derniers jours. Inclus à partir de la formule Personal.
Une tarification par abonnement simple
Le même modèle d’abonnement que pour toutes les applications BOTS4.me : choisissez la formule adaptée à votre volume et passez à une formule supérieure à tout moment. Premier mois gratuit.
📦 Ce que comprend chaque formule
Premier mois gratuit — résiliable à tout moment
- ✅ Accès au tableau de bord & journaux
- ✅ Apprend à partir des e-mails transférés, HTML et CSV
- ✅ Boucle de question en retour
- ✅ DEMO : vous validez chaque réponse — LIVE : réponses automatiques
- ✅ Démarre en DEMO — les brouillons vous parviennent, rien ne part de lui-même au client
Personal • Family • Business • Enterprise
- + Apprentissage PDF / Word / Excel, apprentissage à partir de PDF scannés et d’images via OCR, signature personnalisée, journal dans votre boîte mail (Personal)
- + Réponses IA premium et réponses en direct depuis votre ERP : stock, livraison, statut de commande (Business)
- + Plus de documents et de réponses à chaque niveau supérieur
- + Support : par e-mail avec Personal et Family, prioritaire avec Business, VIP avec Enterprise
Atteindre la limite de votre formule est sans risque : votre base de connaissances et chaque réponse approuvée sont conservées. Les nouvelles questions attendent le début de la période de facturation suivante ou votre passage à une formule supérieure ; une question déjà commencée reçoit toujours une réponse. Avec la formule gratuite, Mail2KNOW prépare environ 12 réponses par mois : en DEMO, vous approuvez chaque réponse ; en LIVE, il répond de lui-même.
Commencez en toute sécurité — passez en autonome quand vous êtes prêt
Chaque abonnement Mail2KNOW démarre en DEMO — vous relisez chaque réponse client avant son envoi.
Mode brouillon avec approbation
Mail2KNOW prépare chaque réponse client sous forme de brouillon et vous l’envoie pour approbation. Rien ne parvient à un client sans votre accord. Idéal pour prendre confiance dans les réponses.
Par défaut — vous approuvez (ou rejetez) toutMode envoi automatique
Passez en LIVE quand vous êtes en confiance. Les clients obtiennent des réponses instantanées 24 h/24 et 7 j/7, et vous n’intervenez que lorsque l’IA a un doute ou que la boucle de questions en retour a besoin de connaissances manquantes. Votre premier mois est gratuit.
Basculez l’interrupteur quand vous êtes prêtBasculez entre DEMO et LIVE dans l’onglet Contrôle de Mail2KNOW sur BOTS4.me/bots. Les questions de vos collègues reçoivent une réponse immédiate dans les deux modes.
Fonctionne à merveille avec les autres applications BOTS4.me
Mail2KNOW surveille la même boîte e-mail professionnelle que vos autres applications BOTS4.me — chaque application fait ce qu’elle sait faire le mieux.
Pas encore prêt à vous engager ? Commencez par votre mois Discovery gratuit — premier mois gratuit. Vous avez des questions ? Parlons-en.
Vos données restent les vôtres — et en Europe
Mail2KNOW fonctionne sur des serveurs hébergés dans l’UE, conformément au RGPD. Votre base de connaissances est stockée par client et chiffrée — jamais partagée, jamais mélangée avec d’autres clients, jamais utilisée pour répondre aux clients d’autrui.
📚 Guides & tutoriels
Articles pas à pas du blog BOTS4.me
Acheter Mail2KNOW
Votre base de connaissances IA qui répond aux clients depuis votre messagerie
Pas de formule après le mois gratuit ? Mail2KNOW continue avec la formule gratuite : environ 12 réponses par mois — en DEMO, vous approuvez chacune ; en LIVE, il répond de lui-même.
Pas encore prêt à connecter ? Essayez la Démo Sandbox — testez avec des e-mails d’exemple, aucun accès requis. Essayer la démo →
Des questions ? Parlez-nous → Nous répondons sous un jour ouvré.
Support : au mieux avec la formule gratuite, par e-mail avec Personal et Family, prioritaire avec Business, VIP avec Enterprise (SLA ou interlocuteur dédié sur demande).
Prêt à cesser de répondre toujours aux mêmes questions ?
Étapes suivantes : après votre abonnement, connectez votre boîte aux lettres dans l’onglet Paramètres de BOTS4.me/bots et copiez votre jeton d’apprentissage secret depuis l’onglet Contrôle de Mail2KNOW. Transférez vos premiers documents et regardez votre base de connaissances grandir — Mail2KNOW démarre en DEMO et vous envoie chaque réponse client sous forme de brouillon jusqu’à ce que vous passiez en LIVE !
Besoin d’aide ? Contactez support@bots4.me
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