Mail2KNOW

🔑 Votre jeton d’apprentissage

Format : LEARN-xxxxxxxxxxxx — un code secret propre à votre compte

Où le trouver : dans l’onglet Mail2KNOW de votre tableau de bord sur BOTS4.me/bots — avec un bouton de copie pratique. Il est généré automatiquement lors de la première exécution de votre abonnement.

Comment l’utiliser : incluez le jeton n’importe où dans l’OBJET d’un e-mail envoyé (ou transféré) à votre adresse e-mail Mail2KNOW.

Qui peut enseigner : seuls les e-mails provenant de votre adresse e-mail client enregistrée sont acceptés comme matériel d’apprentissage — le jeton seul ne suffit pas (voir Sécurité ci-dessous).

📎 Ce que vous pouvez envoyer

Chaque pièce jointe est traitée comme un document distinct :

• Documents Word — manuels, descriptions de produits, procédures internes (à partir de la formule Family)
• Excel / CSV — listes de prix, tableaux de produits, fiches de paramètres (CSV à partir de Personal, Excel à partir de Family)
• PDF — catalogues, fiches techniques, conditions générales (à partir de la formule Family) ; PDF numérisés via OCR sur la formule Business
• Images — documents photographiés, captures d’écran (formule Business)
• Fichiers HTML et texte brut — pages web exportées, notes (toutes les formules)
• Le corps de l’e-mail lui-même — écrivez simplement la connaissance directement dans le texte de l’e-mail (toutes les formules)

🗂️ Catégories automatiques

Comment ça marche : l’IA convertit chaque document en un ou plusieurs articles de connaissance et attribue chaque article à une catégorie (par exemple « Tarifs », « Livraison », « Spécifications produit »).

Aucune configuration nécessaire : les catégories sont créées et attribuées automatiquement — jusqu’à un maximum de 15 catégories, pour que votre base de connaissances reste ordonnée.

♻️ Mettre à jour la connaissance — la nouvelle version l’emporte

Comment corriger ou mettre à jour : envoyez un document actualisé qui produit un article portant le même titre dans la même catégorie — le nouvel article remplace automatiquement l’ancienne version.

Rien n’est perdu : l’ancienne version est conservée en archive, vous disposez donc toujours de l’historique.

Les doublons ne coûtent rien : si vous renvoyez un document inchangé, Mail2KNOW le détecte par empreinte de contenu, l’ignore et ne facture aucun crédit.

✉️ L’e-mail de confirmation

Après chaque e-mail d’apprentissage, vous recevez une confirmation indiquant exactement ce qui a été appris : quels documents ont été traités, quels articles ont été créés ou mis à jour, et leurs catégories.

Astuce : parcourez la confirmation après chaque lot — c’est le moyen le plus rapide de vérifier que votre base de connaissances contient bien ce que vous croyez.

🌍 Enseignez dans une langue, répondez dans 31

Vous pouvez enseigner à Mail2KNOW dans n’importe quelle langue — et les clients reçoivent une réponse dans la langue de réponse configurée (le paramètre Langue de l’application), avec 31 langues prises en charge. Enseignez en slovaque, répondez en allemand. Enseignez en anglais, répondez en français. La connaissance est transposée automatiquement. Si un client écrit clairement dans une autre langue, Mail2KNOW répond dans la sienne.

🤖 Comment une réponse est créée

Étape 1 : l’IA lit la question du client et sélectionne les articles de connaissance pertinents dans votre base

Étape 2 : elle rédige une réponse dans la langue de réponse configurée (le paramètre language ; 31 prises en charge)

Étape 3 : si l’IA est sûre d’elle, la réponse est prête à partir — son mode d’envoi dépend de la fonction Send answers automatically décrite ci-dessous

Si la connaissance manque : aucune supposition — la boucle de question en retour démarre à la place (voir la section suivante)

📝 Mode brouillon — vous approuvez chaque réponse (par défaut)

Comportement par défaut : la fonction Send answers automatically est désactivée — rien ne parvient à un client sans votre accord.

Ce que vous recevez : un e-mail de brouillon comportant [D-xxxx] dans l’objet et contenant la réponse proposée.

Pour l’envoyer tel quel : répondez simplement APPROVE — la réponse parvient au client sans modification.

Pour envoyer votre version : répondez avec un texte modifié — votre version modifiée est envoyée à la place.

Pour l’abandonner : Répondez REJECT (ou CANCEL) — le brouillon est clos et rien n’est envoyé au client.

🚀 Envoi automatique des réponses (à partir de la formule Family)

Ce qu’il fait : lorsqu’il est activé, les réponses fiables sont envoyées immédiatement aux clients — sans brouillon, sans attendre votre validation.

Par défaut : désactivé pour tout abonnement. Activez-le dans l’onglet Mail2KNOW sur BOTS4.me/bots une fois que vous avez confiance dans les réponses vues en mode brouillon.

Recommandation : travaillez en mode brouillon les premiers jours, approuvez quelques réponses, puis activez l’envoi automatique.

✍️ Signature personnalisée (à partir de la formule Family)

Des réponses professionnelles : les réponses sortantes sont signées avec le nom de votre entreprise (défini dans les paramètres Mail2KNOW) et votre signature personnalisée — les clients voient une réponse de votre entreprise, pas d’un bot.

ℹ️ Ce qui ne reçoit jamais de réponse

Les e-mails générés automatiquement sont détectés et ignorés : adresses no-reply, avis de non-remise, listes de diffusion et newsletters. Mail2KNOW ne se retrouve jamais bloqué dans une boucle de courrier et ne gaspille jamais de crédits à répondre à des robots.

🙏 Étape 1 — le client reçoit un accusé de réception

Le client reçoit immédiatement un e-mail courtois « nous avons bien reçu votre question », il sait donc que son message ne s’est pas perdu dans le vide.

📨 Étape 2 — vous recevez un e-mail de question en retour

Objet : [LEARN-token] [Q-xxxx] — décrivant exactement quelle information manque pour répondre au client.

Ce qu’il faut faire : appuyez simplement sur Répondre et écrivez l’information en langage courant — ou joignez des documents qui la contiennent. Comme votre jeton d’apprentissage figure déjà dans l’objet, votre réponse est automatiquement un e-mail d’apprentissage.

⚡ Étape 3 — apprendre ET répondre, automatiquement

Votre réponse est convertie en articles de connaissance et le client qui attend reçoit automatiquement sa réponse — vous n’avez jamais à écrire vous-même au client.

Effet permanent : le prochain client qui pose la même question obtient une réponse instantanée. Chaque question en retour rend votre base de connaissances plus intelligente.

⏰ Rappels et orientation courtoise

Après 2 jours sans réponse de votre part, vous recevez un rappel.

Après 5 jours (configurable via le paramètre pending expiry days), le client reçoit un e-mail d’orientation courtois lui suggérant de vous contacter directement — aucune question ne reste donc jamais sans suite.

✅ Confirmation d’apprentissage (pour vous)

Quand : après chaque e-mail d’apprentissage que vous envoyez

Contient : quels documents ont été traités et quels articles de connaissance ont été créés ou mis à jour, avec leurs catégories

Action requise : aucune — parcourez-la pour vérifier le résultat de l’apprentissage

📝 Réponse en brouillon [D-xxxx] (pour vous)

Quand : une question de client a reçu une réponse fiable et Send answers automatically est désactivé

Contient : la réponse proposée pour le client

Action requise : répondez APPROVE pour l’envoyer tel quel, ou répondez avec un texte modifié pour envoyer votre version

🤔 Question en retour [LEARN-token] [Q-xxxx] (pour vous)

Quand : la connaissance nécessaire pour répondre à une question de client manque

Contient : une description exacte de l’information nécessaire

Action requise : répondez avec l’information ou joignez des documents — le système l’apprend et répond automatiquement au client

⏰ Rappel (pour vous)

Quand : 2 jours après un e-mail de question en retour auquel vous n’avez pas répondu

Action requise : répondez à l’e-mail [Q-xxxx] d’origine avant l’expiration de la question en attente

🙏 Accusé de réception et orientation (pour votre client)

Accusé de réception : envoyé immédiatement lorsqu’une question ne peut pas encore recevoir de réponse — « nous avons bien reçu votre question »

Orientation : après 5 jours (configurable) sans réponse de votre part, le client est poliment invité à vous contacter directement

Action requise : aucune — c’est un service client automatique pendant que vous êtes occupé

📊 Rapports par e-mail (pour vous)

Quand : rapports de traitement réguliers (toutes les formules)

Contient : ce qui a été appris, ce qui a reçu une réponse, ce qui est en attente, et les crédits utilisés

Action requise : aucune — un aperçu rapide de votre base de connaissances à l’œuvre

🎯 Guide de configuration rapide

La configuration de Mail2KNOW ne prend que quelques minutes :

• Étape 1 : achetez ou activez Mail2KNOW sur BOTS4.me/product/mail2know (premier mois gratuit)
• Étape 2 : ajoutez votre compte de messagerie dans Team Account Management sur BOTS4.me/bots — IMAP/SMTP ou OAuth, validé automatiquement
• Étape 3 : ouvrez l’onglet Mail2KNOW et copiez votre jeton d’apprentissage (généré automatiquement lors de la première exécution)
• Étape 4 : envoyez un premier e-mail avec le jeton dans l’objet et quelques documents en pièce jointe — puis vérifiez la réponse de confirmation
• Étape 5 : envoyez une question de test depuis une autre adresse, examinez l’e-mail de brouillon [D-xxxx] et répondez APPROVE
• Étape 6 : lorsque vous avez confiance dans les réponses, activez Send answers automatically
• Étape 7 : publiez l’adresse auprès de vos clients (par exemple [email protected])

📧 Configuration du compte de messagerie

Un compte par base de connaissances : Mail2KNOW fonctionne avec UN seul compte de messagerie, ajouté dans Team Account Management comme les comptes de messagerie de toutes les autres applications BOTS4.me.

Fournisseurs pris en charge : Gmail, Outlook, Office 365, Exchange et tout fournisseur IMAP/SMTP — les connexions sont validées automatiquement lors de leur ajout.

Planification : exécution quotidienne par défaut, week-ends inclus — passez à une fréquence hebdomadaire ou mensuelle dans l’onglet Contrôle. Les horaires de fonctionnement sont configurables si vous préférez un traitement limité aux heures ouvrables.

🔧 Paramètres Mail2KNOW

À configurer dans : l’onglet Mail2KNOW sur BOTS4.me/bots

• Answer language : la langue dans laquelle les clients reçoivent une réponse (31 prises en charge)
• Client email : la seule adresse autorisée à enseigner à la base de connaissances et à recevoir les brouillons et les questions en retour
• Company name : utilisé dans les signatures des réponses
• Pending expiry days : combien de temps une question en retour sans réponse attend avant que le client ne reçoive l’orientation courtoise (5 jours par défaut)
• Send answers automatically : désactivé par défaut — activez-le lorsque vous avez confiance (à partir de la formule Family)

🔒 Sécurité — un apprentissage doublement protégé

• Deux verrous sur l’enseignement : un e-mail d’apprentissage doit contenir votre jeton secret dans l’objet ET provenir de l’adresse e-mail client enregistrée — personne d’autre ne peut introduire de connaissance dans votre base
• Stockage chiffré : vos connaissances sont stockées de façon chiffrée, séparément pour chaque client — jamais partagées, jamais utilisées pour les clients de quelqu’un d’autre
• Protection contre les boucles : les e-mails générés automatiquement (no-reply, avis de non-remise, listes de diffusion) ne reçoivent jamais de réponse

💳 Crédits et facturation

Le même système que toutes les applications BOTS4.me : choisissez une formule d’abonnement, rechargez des crédits supplémentaires à tout moment.

• Apprentissage : chaque document appris coûte des crédits (2 au minimum)
• Réponse : chaque question traitée coûte des crédits (2 au minimum)
• Les doublons sont gratuits : les documents renvoyés sans modification sont détectés par empreinte de contenu et ne sont pas facturés

En savoir plus sur les crédits sur BOTS4.me/credits.

💡 Conseils d’expert

• Commencez par votre FAQ : transférez d’abord votre page FAQ, votre liste de prix et vos conditions générales — elles couvrent la plupart des questions des clients
• Répondez vite aux questions en retour : chaque réponse à un [Q-xxxx] instruit le système de façon permanente — quelques réponses la première semaine font gagner des heures ensuite
• Restez d’abord en mode brouillon : approuvez quelques brouillons [D-xxxx] avant d’activer l’envoi automatique
• Mettez à jour en renvoyant : nouvelle liste de prix ? Transférez-la simplement à nouveau — les articles de même titre remplacent automatiquement l’ancienne version
• Deux bases de connaissances ? Utilisez un compte et une commande pour les clients, et un autre ensemble pour la connaissance interne de l’entreprise

📋 Ce que montre chaque entrée de journal

• Horodatage : quand le traitement a eu lieu
• Adresse de l’expéditeur : qui a envoyé l’e-mail
• Action effectuée : appris, répondu, brouillon créé, question en retour envoyée ou ignoré (généré automatiquement)
• Documents détectés : quels types de pièces jointes ont été traités lors de l’apprentissage
• Crédits utilisés : ce qui a été facturé pour chaque document appris ou chaque question traitée

⚠️ Que faire en cas d’erreur

• Erreurs de connexion à la messagerie : vérifiez votre compte de messagerie dans Team Account Management sur /bots — revalidez les identifiants IMAP/SMTP ou OAuth
• E-mail d’apprentissage non traité : vérifiez que le jeton figure dans l’OBJET et que l’e-mail a été envoyé depuis votre adresse e-mail client enregistrée
• Réponse non envoyée : vérifiez si Send answers automatically est désactivé — la réponse attend probablement sous forme de brouillon [D-xxxx] dans la boîte de réception de votre e-mail client
• Problèmes persistants : contactez l’assistance sur BOTS4.me/contact

Filtrez les journaux par niveau (success, info, warning, error) pour trouver rapidement ce qui nécessite votre attention.

Semaine 1 — alimentation et formation

Transférez vos documents existants par lots — FAQ, listes de prix, conditions générales, fiches produits — et parcourez chaque e-mail de confirmation. Laissez Send answers automatically désactivé : examinez chaque brouillon [D-xxxx] et répondez APPROVE ou avec vos modifications. Répondez rapidement à chaque question en retour [Q-xxxx] — chacune comble définitivement une lacune de connaissance.

Semaine 2 et suivantes — mode autonome

Lorsque les brouillons sont systématiquement corrects, activez Send answers automatically. À partir de là, vous ne voyez plus que les questions en retour portant sur des sujets réellement nouveaux et les rapports par e-mail réguliers. Mettez la connaissance à jour dès que quelque chose change — transférez simplement le nouveau document avec votre jeton.

🏆 Bonne pratique

Publiez l’adresse Mail2KNOW comme adresse d’assistance officielle (par exemple [email protected]) une fois le mode autonome activé. Besoin d’une seconde base de connaissances pour le savoir-faire interne de l’entreprise ? Utilisez un compte et une commande distincts — les bases de connaissances sont strictement séparées par compte.