Mail2KNOW

🔑 Votre jeton d’apprentissage

Format : LEARN-xxxxxxxxxxxx — un code secret propre à votre compte

Où le trouver : dans l’onglet Mail2KNOW de votre tableau de bord sur BOTS4.me/bots — avec un bouton de copie pratique. Il est généré automatiquement lors de la première exécution de votre abonnement.

Comment l’utiliser : Placez le jeton n’importe où dans l’objet, ou dans le texte que vous tapez, d’un e-mail envoyé (ou transféré) à votre adresse Mail2KNOW. Dans une boîte mail que Mail2ERP lit aussi, mettez-le dans l’objet — ou utilisez le dossier LEARN.

Qui peut enseigner : Les e-mails provenant des adresses sous Validations et rapports à et des collègues du domaine de votre entreprise (expéditeur vérifié) sont acceptés comme matériel d’apprentissage. Une adresse extérieure à votre domaine ne peut enseigner que si vous l’indiquez dans Qui peut enseigner et poser des questions — le jeton seul ne suffit pas (voir Sécurité ci-dessous).

📥 Le dossier _Mail2KNOW/LEARN

Chaque boîte mail connectée reçoit le dossier INBOX/_Mail2KNOW/LEARN. Glissez-y n’importe quel e-mail — une liste de prix d’un fournisseur, une bonne réponse rédigée par un collègue — et Mail2KNOW l’apprend, pièces jointes comprises. Aucun jeton nécessaire.

Une fois appris, l’e-mail passe dans LEARN/DONE, pour que vous voyiez ce qui a été pris en compte. Un e-mail n’est jamais appris deux fois.

🔐 Le jeton reste secret

Mail2KNOW n’envoie jamais votre jeton d’apprentissage dans aucun e-mail — ni dans les brouillons, ni dans les e-mails [Q-xxxx], ni dans les confirmations. Une réponse à un e-mail [Q-xxxx] enseigne sans lui.

Si le jeton apparaît dans un e-mail de quelqu’un qui n’a pas le droit d’enseigner, rien n’est appris et le jeton est remplacé automatiquement. Vous recevez un e-mail qui vous le signale — le nouveau jeton ne figure jamais dans un e-mail : copiez-le depuis votre tableau de bord.

Cliquez sur Nouveau jeton à côté du jeton dans l’onglet Mail2KNOW pour le remplacer à tout moment.

📎 Ce que vous pouvez envoyer

Chaque pièce jointe est traitée comme un document distinct :

• Documents Word — manuels, descriptions de produits, procédures internes (à partir de la formule Personal)
• Excel / CSV — listes de prix, tableaux de produits, fiches de paramètres (à partir de la formule Personal)
• PDF — catalogues, fiches techniques, conditions générales, y compris les PDF numérisés via OCR (à partir de la formule Personal)
• Images — documents photographiés, captures d’écran (à partir de la formule Personal, activez d’abord Images)
• Fichiers HTML — pages web exportées (toutes les formules)
• Le corps de l’e-mail lui-même — écrivez simplement la connaissance directement dans le texte de l’e-mail (toutes les formules)

🗂️ Catégories automatiques

Comment ça marche : l’IA convertit chaque document en un ou plusieurs articles de connaissance et attribue chaque article à une catégorie (par exemple « Tarifs », « Livraison », « Spécifications produit »).

Aucune configuration nécessaire : les catégories sont créées et attribuées automatiquement — jusqu’à un maximum de 15 catégories, pour que votre base de connaissances reste ordonnée.

♻️ Mettre à jour la connaissance — la nouvelle version l’emporte

Comment corriger ou mettre à jour : envoyez un document actualisé qui produit un article portant le même titre dans la même catégorie — le nouvel article remplace automatiquement l’ancienne version.

Rien n’est perdu : l’ancienne version est conservée en archive, vous disposez donc toujours de l’historique.

Les doublons sont ignorés : si vous renvoyez un document qui n’a pas changé, Mail2KNOW le détecte par empreinte de contenu et l’ignore — votre base de connaissances reste propre, sans articles en double.

✉️ L’e-mail de confirmation

Après chaque e-mail d’apprentissage, vous recevez une confirmation indiquant exactement ce qui a été appris : quels documents ont été traités, quels articles ont été créés ou mis à jour, et leurs catégories.

Astuce : parcourez la confirmation après chaque lot — c’est le moyen le plus rapide de vérifier que votre base de connaissances contient bien ce que vous croyez.

🌍 Enseignez dans une langue, répondez dans 31

Vous pouvez enseigner à Mail2KNOW dans n’importe quelle langue — et chaque client reçoit la réponse dans la langue dans laquelle il a écrit, avec 31 langues prises en charge. Enseignez en slovaque, répondez en allemand. Enseignez en anglais, répondez en français. Les connaissances se transfèrent automatiquement. Si la langue du client ne peut pas être reconnue, la réponse est dans votre langue de l’application.

📁 Le dossier _Mail2KNOW — lui confier un e-mail

Étape 1 : Dans une boîte mail que Mail2ERP, Supplier2ERP ou Pay2ERP lit aussi, glissez l’e-mail du client dans INBOX/_Mail2KNOW — ou appuyez sur Répondre avec Mail2KNOW sur sa note LOGS. C’est toute l’instruction : « IA, occupe-toi de ça ». Sur un téléphone, sur un portable, dans n’importe quel logiciel de messagerie.

Étape 2 : en quelques minutes, la réponse est prête. En LIVE, elle part au client ; en DEMO, ou quand l’IA n’est pas sûre, le brouillon arrive : par e-mail, sous forme de note dans _Mail2KNOW/LOGS et dans les Journaux de votre tableau de bord — la réponse proposée, avec des boutons.

Étape 3 : Envoyer la réponse — un clic et le client a sa réponse. Modifier — ouvre une page sécurisée sur bots4.me où vous corrigez le texte ; votre version est envoyée. Rejeter — rien n’est envoyé. La réponse part de cette boîte mail vers le client d’origine, dans la même conversation — même lorsque l’e-mail déplacé est un transfert d’un collègue. Un e-mail placé dans ce dossier est toujours traité comme une question client.

Si la connaissance manque : rien n’est envoyé — la boucle de question en retour démarre à la place (voir ci-dessous).

🤖 Comment une réponse est créée

Étape 1 : l’IA lit la question du client et sélectionne les articles de connaissance pertinents dans votre base

Étape 2 : Il rédige une réponse dans la langue dans laquelle le client a écrit (31 prises en charge)

Étape 3 : si l’IA est sûre d’elle, la réponse est prête à partir — la manière dont elle est envoyée dépend de l’interrupteur DEMO / LIVE ci-dessous

Si la connaissance manque : aucune supposition — la boucle de question en retour démarre à la place (voir la section suivante)

📝 DEMO — vous validez chaque réponse (par défaut)

Comportement par défaut : chaque nouvel abonnement démarre en DEMO — rien ne parvient à un client sans votre accord : aucune réponse automatique, aucun accusé de réception, aucun message de relais.

Ce que vous recevez : Un e-mail de brouillon [D-xxxx] avec la réponse proposée et les articles de connaissances utilisés, ainsi que le même brouillon sous forme de note dans _Mail2KNOW/LOGS et dans les Journaux de votre tableau de bord.

Pour l’envoyer tel quel : Cliquez sur Envoyer la réponse (ou répondez APPROVE à l’e-mail du brouillon) — la réponse part au client sans modification.

Pour envoyer votre version : Cliquez sur Modifier — une page sécurisée de bots4.me affiche la réponse proposée ; corrigez-la et envoyez-la. Répondre à l’e-mail du brouillon avec votre texte modifié fonctionne aussi.

Pour l’écarter : Cliquez sur Rejeter (ou répondez REJECT) — le brouillon est fermé et rien n’est envoyé au client. Pour un brouillon, seul le premier bouton pressé compte.

Passer en LIVE : le premier brouillon compte comme votre rapport de démo — ensuite, vous pouvez passer Mail2KNOW en LIVE.

🚀 LIVE — réponses automatiques

Ce que cela fait : en LIVE, les réponses sûres fondées sur vos articles de connaissances sont envoyées immédiatement aux clients — sans brouillon, sans vous attendre. Vous recevez tout de même un brouillon quand l’IA n’est pas sûre, ne cite aucun article de connaissances ou ne peut pas confirmer les données ERP en direct, ainsi que, dans une boîte mail que vos autres bots lisent aussi, pour les demandes de prix tant que Inclure les prix dans les réponses est désactivé.

Où : l’interrupteur DEMO / LIVE dans l’onglet Contrôle de Mail2KNOW sur BOTS4.me/bots. Passez en LIVE dès que vous faites confiance aux brouillons que vous voyez en DEMO.

Recommandation : restez en DEMO les premiers jours, envoyez quelques brouillons, puis passez en LIVE.

✍️ Signer les réponses avec le nom de votre entreprise (à partir de la formule Personal)

Des réponses professionnelles : avec Signer les réponses avec le nom de votre entreprise activé, les réponses sortantes se terminent par le nom de votre entreprise (défini dans les paramètres Mail2KNOW) — les clients voient une réponse de votre entreprise, pas d’un bot.

ℹ️ Ce qui ne reçoit jamais de réponse

Les e-mails générés automatiquement sont détectés et ignorés : adresses no-reply, avis de non-remise, listes de diffusion et newsletters. Mail2KNOW ne se retrouve jamais bloqué dans une boucle de courrier et ne répond jamais à des robots.

🏢 Qui est considéré comme collègue

• Le domaine de votre entreprise — une adresse du domaine de votre entreprise
• Collègues listés — chaque adresse indiquée dans Qui peut enseigner et poser des questions
• Expéditeur vérifié — le serveur de messagerie destinataire a vérifié que l’e-mail provient bien de cette adresse (DKIM, SPF ou DMARC). Un expéditeur usurpé n’est pas considéré comme fiable.
• Adressé à Mail2KNOW — la boîte mail Mail2KNOW doit figurer dans le champ À, pas seulement en Cc ou Cci

⚡ Ce que reçoit un collègue

• La réponse directement — sans brouillon, sans accusé de réception, sans message de relais. Sous la réponse : les articles de connaissances sur lesquels elle s’appuie.
• Informations internes — avec Répondre avec les données actuelles de l’ERP activé, les collègues obtiennent aussi les chiffres de stock, y compris les quantités en cours d’acheminement et commandées, ainsi que le statut de la commande de n’importe quel client d’après son numéro de commande.
• Quand des connaissances manquent — l’e-mail [Q-xxxx] part au collègue qui a posé la question, pas à vous. Sa réponse enseigne Mail2KNOW et il reçoit la réponse. Toujours insuffisant ? L’e-mail [Q-xxxx] revient avec ce qui manque désormais. Un rappel après 1 jour ; ensuite, la question est clôturée sans message à qui que ce soit d’autre.
• Protection contre les boucles — jusqu’à 30 réponses automatiques par collègue et par jour.

📋 Les quatre cas en un coup d’œil

ℹ️ Dans une boîte mail que vos autres bots lisent aussi

Seuls les e-mails qu’une personne déplace dans _Mail2KNOW y reçoivent une réponse — et un tel e-mail est toujours traité comme une question client, même lorsqu’un collègue l’a transféré. C’est alors le client d’origine qui reçoit la réponse.

🙏 Étape 1 — le client reçoit un accusé de réception

Le client reçoit immédiatement un aimable e-mail « nous avons bien reçu votre question » dans sa propre langue, pour qu’il sache que son message ne s’est pas perdu.

📨 Étape 2 — vous recevez un e-mail de question en retour

Objet : [Q-xxxx] — décrit exactement quelle information manque pour répondre au client.

Que faire : Cliquez simplement sur Répondre et écrivez l’information en mots simples — ou joignez des documents qui la contiennent. Votre réponse enseigne à Mail2KNOW sans le jeton. Ou cliquez sur Modifier (Apprendre et répondre) et saisissez la réponse sur une page sécurisée de bots4.me. Clore envoie immédiatement au client la passation polie.

⚡ Étape 3 — apprendre ET répondre, automatiquement

Votre réponse est convertie en articles de connaissance et le client qui attend reçoit automatiquement sa réponse — vous n’avez jamais à écrire vous-même au client.

Effet permanent : le prochain client qui pose la même question obtient une réponse instantanée. Chaque question en retour rend votre base de connaissances plus intelligente.

⏰ Rappels et orientation courtoise

Après 1 jour sans réponse de votre part, vous recevez un rappel.

Au bout de 2 jours (configurable via le réglage Les demandes en attente expirent au bout de), le client reçoit un e-mail de relais courtois l’invitant à vous contacter directement à la boîte aux lettres à laquelle il a écrit — ainsi, aucune question ne reste jamais en suspens.

✅ Confirmation d’apprentissage (pour vous)

Quand : après chaque e-mail d’apprentissage que vous envoyez

Contient : quels documents ont été traités et quels articles de connaissance ont été créés ou mis à jour, avec leurs catégories

Action requise : aucune — parcourez-la pour vérifier le résultat de l’apprentissage

📝 Réponse en brouillon [D-xxxx] (pour vous)

Quand : une réponse à une question client a été préparée en DEMO — ou en LIVE quand l’IA n’est pas sûre, ne cite aucun article de connaissances ou ne peut pas confirmer les données ERP en direct

Contenu : La question du client, la réponse proposée et les articles de connaissances sur lesquels elle s’appuie

Action requise : Cliquez sur Envoyer la réponse, Modifier ou Rejeter — dans l’e-mail, sur la note LOGS ou dans votre tableau de bord — ou répondez APPROVE ou avec votre texte modifié

🤔 Question en retour [Q-xxxx] (pour vous)

Quand : il manque des connaissances pour répondre à une question client (pour la question d’un collègue, cet e-mail part au collègue qui l’a posée)

Contient : une description exacte de l’information nécessaire

Action requise : Répondez avec l’information ou joignez des documents, ou cliquez sur Modifier (Enseigner et répondre) — le système l’apprend et répond automatiquement au client

⏰ Rappel (pour vous)

Quand : 1 jour après une demande d’information à laquelle vous n’avez pas répondu

Action requise : répondez à l’e-mail [Q-xxxx] d’origine avant l’expiration de la question en attente

Les brouillons de réponse aussi : 1 jour après un brouillon [D-xxxx] que vous n’avez pas envoyé, vous recevez un rappel avec les mêmes boutons Envoyer la réponse, Modifier et Rejeter et l’heure à laquelle votre client sera sinon invité à vous contacter directement

👍 Les clients notent chaque réponse

Sous chaque réponse, la personne qui a posé la question trouve deux liens, 👍 Oui et 👎 Non, et peut ajouter un court message.

Chaque note apparaît sous forme de ligne dans INBOX/_Mail2KNOW/FEEDBACK de votre boîte mail et dans les Logs de votre tableau de bord. Une ligne 👎 propose Modifier et renvoyer : corrigez la réponse, elle repart chez le client et elle est apprise.

⏱️ Les boutons agissent en quelques minutes

Un clic sur n’importe quel bouton — Envoyer la réponse, Modifier, Rejeter, Oublier, Modifier et renvoyer — est exécuté en quelques minutes, même en dehors de vos heures de fonctionnement. Les heures de fonctionnement ne limitent que les réponses automatiques.

🙏 Accusé de réception et orientation (pour votre client)

Accusé de réception : “Nous avons bien reçu votre question”, dans la langue du client — en LIVE uniquement : envoyé tout de suite quand des connaissances manquent, et pour un brouillon seulement si vous ne l’avez pas approuvé dans l’heure

Relais : après 2 jours (configurable) sans réponse de votre part, ou lorsque vous cliquez sur Fermer, le client est poliment invité à vous contacter directement — en LIVE uniquement ; en DEMO, le client ne reçoit rien de lui-même

Action requise : aucune — c’est un service client automatique pendant que vous êtes occupé

📊 Où voir ce qui s’est passé

Quand : À tout moment — chaque semaine, vous recevez un e-mail avec ce que Mail2KNOW a appris cette semaine, avec les boutons Modifier et Oublier sur chaque nouvel article, et une fois par mois une vue d’ensemble de votre base de connaissances (chaque article avec son ID, et toute la base en pièce jointe). Envoyez un e-mail avec [LIST] dans l’objet pour l’obtenir à la demande.

Où : l’onglet Journaux de votre tableau de bord répertorie tout ce qui a été appris, ce qui a reçu une réponse et ce qui est encore en attente

Action requise : Aucune — utilisez Oublier sur un article appris, ou [FORGET A0007] dans un objet, pour en supprimer un

🎯 Guide de configuration rapide

La configuration de Mail2KNOW ne prend que quelques minutes :

• Étape 1 : achetez ou activez Mail2KNOW sur BOTS4.me/product/mail2know (premier mois gratuit)
• Étape 2 : ajoutez votre compte de messagerie dans l’Access Manager sur BOTS4.me/bots — IMAP/SMTP ou OAuth, validé automatiquement
• Étape 3 : ouvrez l’onglet Mail2KNOW et copiez votre jeton d’apprentissage (généré automatiquement lors de la première exécution)
• Étape 4 : Envoyez un premier e-mail avec le jeton dans l’objet et quelques documents joints — ou glissez-en un dans _Mail2KNOW/LEARN — puis vérifiez la réponse de confirmation
• Étape 5 : Envoyez une question test à la boîte mail (ou, dans une boîte mail que vos autres bots lisent aussi, déplacez un e-mail de test dans le dossier _Mail2KNOW), ouvrez le brouillon et cliquez sur Envoyer la réponse
• Étape 6 : quand vous faites confiance aux réponses, passez Mail2KNOW de DEMO à LIVE dans l’onglet Contrôle
• Étape 7 : publiez l’adresse auprès de vos clients (par exemple support@your-company.com)

📧 Configuration du compte de messagerie

Base de connaissances propre ou partagée : chaque compte e-mail que vous ajoutez pour Mail2KNOW dans l’Access Manager a sa propre base de connaissances. Sous Bases de connaissances dans l’onglet Mail2KNOW, plusieurs boîtes mail peuvent en partager une : ce que l’une apprend, toutes s’en servent pour répondre. Une boîte mail qui la rejoint apporte ses articles ; une boîte mail qui la quitte en garde une copie. Pour enseigner à une boîte mail, envoyez l’e-mail d’apprentissage à cette boîte mail.

Fournisseurs pris en charge : Gmail, Outlook, Office 365, Exchange et tout fournisseur IMAP/SMTP — les connexions sont validées automatiquement lors de leur ajout.

Planification : s’exécute toutes les quelques minutes, en continu, week-ends compris — il n’existe aucun réglage de fréquence d’exécution à modifier. Les horaires de fonctionnement sont configurables si vous préférez un traitement limité aux heures ouvrables.

🔧 Paramètres Mail2KNOW

À configurer dans : l’onglet Mail2KNOW sur BOTS4.me/bots

• Validations et rapports à : Une ou plusieurs adresses e-mail, séparées par des virgules (5 au maximum). Chaque brouillon, question en retour, confirmation et rapport est envoyé à toutes, et chacune peut valider les brouillons et enseigner à la base de connaissances. Vide = l’adresse e-mail de votre compte
• Qui peut enseigner et poser des questions : Nécessaire uniquement pour les adresses extérieures au domaine de votre entreprise (jusqu’à 20) — les collègues de votre propre domaine peuvent déjà enseigner et poser des questions. Les adresses indiquées peuvent enseigner, approuver des brouillons et retirer des connaissances ; leurs questions reçoivent une réponse directement. L’adresse de votre compte le peut toujours. Vous et les adresses indiquées pouvez aussi transférer vers notre boîte mail — voir Transférez-le-nous ci-dessous
• Company name : utilisé dans les signatures des réponses
• Les demandes en attente expirent au bout de : combien de temps un brouillon ou une question en retour sans réponse reste ouvert avant d’être clôturé — en LIVE, le client reçoit alors l’aimable message de relais (2 jours par défaut)
• DEMO / LIVE : l’interrupteur Mode dans l’onglet Contrôle — DEMO (par défaut) vous envoie chaque réponse client sous forme de brouillon, LIVE répond automatiquement aux clients
• Apprendre des réponses approuvées : Activé par défaut — chaque réponse que vous approuvez ou corrigez est enregistrée comme article question-réponse (jamais les réponses contenant des données actuelles de stock ou de commande)
• Répondre avec les données actuelles de l’ERP : Activé par défaut à partir du plan Business — les questions sur le stock et la livraison reçoivent une réponse depuis votre ERP ; le statut de commande uniquement pour un expéditeur dont il est prouvé qu’il appartient à ce client
• Inclure les prix dans les réponses : Désactivé par défaut — les demandes de prix vous arrivent sous forme de brouillon

📨 Transférez-le-nous — aucune connexion de boîte mail nécessaire

Dans BOTS4.me/bots → Paramètres → Mail2KNOW, cliquez sur Ajouter une source et ajoutez la BOTS4.me Mailbox — un clic, rien à connecter, aucun mot de passe. Les e-mails que vous ou les collègues indiqués sous Qui peut enseigner et poser des questions transférez à mail2know@bots4.me sont alors traités sans aucune connexion de boîte mail. Avec le jeton LEARN dans l’objet, l’e-mail enseigne à la base de connaissances ; sans lui, c’est une question interne renvoyée à l’expéditeur — par exemple : comment avons-nous déjà traité une réclamation de ce type ? Personne d’autre ne peut atteindre Mail2KNOW par notre boîte mail, donc répondre à vos clients nécessite toujours une boîte mail connectée.

Avant qu’un e-mail transféré ne soit appris ou qu’une réponse y soit apportée (en DEMO comme en LIVE), nous vérifions qu’il provient bien de votre adresse ou d’une adresse indiquée (DKIM) ; si votre fournisseur de messagerie ne signe pas le courrier sortant, vous le confirmez une fois, en un clic. Chaque e-mail transféré est supprimé de notre boîte mail juste après traitement — au plus tard après 7 jours s’il n’a pas pu être traité. Le même e-mail transféré deux fois n’est traité qu’une seule fois.

🔒 Sécurité — un apprentissage doublement protégé

• Deux verrous pour l’apprentissage : Un e-mail d’apprentissage doit contenir votre jeton secret ET provenir d’une adresse sous « Validations et rapports à », d’un collègue vérifié de votre propre domaine ou d’une adresse que vous avez indiquée — personne d’autre ne peut ajouter de connaissances à votre base. Le jeton n’est jamais envoyé dans aucun e-mail ; s’il apparaît dans un e-mail de quelqu’un d’autre, il est remplacé automatiquement
• Stockage chiffré : Vos connaissances sont stockées chiffrées, séparément pour chaque client et chaque boîte mail (ou pour chaque base de connaissances partagée que vous configurez) — jamais partagées avec d’autres clients, jamais utilisées pour les clients de quelqu’un d’autre
• Protection contre les boucles : les e-mails générés automatiquement (no-reply, avis de non-remise, listes de diffusion) ne reçoivent jamais de réponse

💳 Formules et facturation

Le même système que toutes les applications BOTS4.me : choisissez la formule adaptée à votre volume et passez à une formule supérieure à tout moment.

• Apprentissage et réponses : les deux font partie de votre formule — sans configuration séparée ni module complémentaire
• Les doublons sont ignorés : les documents renvoyés sans modification sont détectés par empreinte de contenu et ne sont pas traités à nouveau
• Premier mois gratuit : chaque nouveau client commence par un mois Discovery gratuit

Découvrez les formules sur la page produit Mail2KNOW.

💡 Conseils d’expert

• Commencez par votre FAQ : transférez d’abord votre page FAQ, votre liste de prix et vos conditions générales — elles couvrent la plupart des questions des clients
• Répondez vite aux questions en retour : chaque réponse à un [Q-xxxx] instruit le système de façon permanente — quelques réponses la première semaine font gagner des heures ensuite
• Restez d’abord en DEMO : envoyez quelques brouillons [D-xxxx] avant de passer en LIVE
• Mettez à jour en renvoyant : nouvelle liste de prix ? Transférez-la simplement à nouveau — les articles de même titre remplacent automatiquement l’ancienne version
• Deux bases de connaissances ? Connectez une deuxième boîte mail — chaque boîte mail a sa propre base de connaissances, par exemple une pour les clients et une pour le savoir interne de l’entreprise

📬 Journal dans votre boîte mail

• Où : chaque boîte mail reçoit un dossier LOGS à l’intérieur du dossier propre du bot, par exemple _Mail2ERP/LOGS. Chaque bot garde le sien.
• Quoi : les mêmes lignes que l’onglet Journaux, un message par ligne. Rien n’est envoyé par e-mail — les lignes sont écrites directement dans le dossier.
• Non lu signifie que cela demande votre attention : seules les lignes qui demandent votre décision arrivent non lues. Toutes les autres lignes, avertissements compris, arrivent déjà lues.
• Entretien : le dossier conserve les 100 dernières lignes pendant 30 jours au maximum. Le journal complet reste dans votre tableau de bord.
• Sûr par conception : les véritables messages de journal n’existent que dans les dossiers LOGS, jamais dans votre boîte de réception, et la page de confirmation ne demande jamais de mot de passe.
• Interrupteur : Journal dans votre boîte mail, dans la liste des fonctions du bot sous l’onglet Contrôle. Activé par défaut à partir de la formule Personal.
• Boutons Mail2KNOW : les brouillons portent Envoyer la réponse, Modifier et Rejeter ; les questions ouvertes Modifier (Enseigner et répondre) et Fermer ; les articles appris Oublier. Les mêmes boutons figurent dans les e-mails de brouillon et dans les Journaux de votre tableau de bord.

📋 Ce que montre chaque entrée de journal

• Horodatage : quand le traitement a eu lieu
• Adresse de l’expéditeur : qui a envoyé l’e-mail
• Action effectuée : appris, répondu, brouillon créé, question en retour envoyée ou ignoré (généré automatiquement)
• Documents détectés : quels types de pièces jointes ont été traités lors de l’apprentissage

⚠️ Que faire en cas d’erreur

• Erreurs de connexion à la messagerie : vérifiez votre compte de messagerie dans l’Access Manager sur /bots — revalidez les identifiants IMAP/SMTP ou OAuth
• E-mail d’apprentissage non traité : Vérifiez que le jeton se trouve dans l’objet ou dans le texte (dans une boîte mail que Mail2ERP lit aussi : dans l’objet) et que l’e-mail a été envoyé depuis une adresse sous « Validations et rapports à », par un collègue de votre propre domaine ou depuis une adresse indiquée dans Qui peut enseigner et poser des questions. Si vous transférez vers mail2know@bots4.me, vérifiez aussi que la boîte mail BOTS4.me est ajoutée à Mail2KNOW.
• Réponse non envoyée : vérifiez si Mail2KNOW est en DEMO — la réponse attend probablement sous forme de brouillon [D-xxxx] dans votre boîte de réception client. En LIVE, un brouillon arrive aussi quand l’IA n’est pas sûre, ne cite aucun article de connaissances ou ne peut pas confirmer les données ERP en direct. La question d’un collègue exige que la boîte mail Mail2KNOW figure dans le champ À, pas seulement en Cc. Dans une boîte mail que Mail2ERP, Supplier2ERP ou Pay2ERP lit aussi, seuls les e-mails du dossier _Mail2KNOW reçoivent une réponse, sauf si Répondre aussi aux e-mails que Mail2ERP n’a pas importés est activé.
• Problèmes persistants : contactez l’assistance sur BOTS4.me/contact

Filtrez les journaux par niveau (success, info, warning, error) pour trouver rapidement ce qui nécessite votre attention.

Semaine 1 — alimentation et formation

Transférez vos documents existants par lots — FAQ, listes de prix, conditions, fiches produits — et parcourez chaque e-mail de confirmation. Restez en DEMO : relisez chaque brouillon [D-xxxx] et cliquez sur Envoyer la réponse ou Modifier. Répondez rapidement à chaque demande [Q-xxxx] — chacune comble définitivement une lacune.

Semaine 2 et suivantes — mode autonome

Dès que les brouillons sont régulièrement justes, passez en LIVE. Désormais, vous ne voyez plus que les brouillons sur lesquels l’IA a un doute et les questions en retour pour des questions vraiment nouvelles ; tout le reste figure dans les journaux du tableau de bord. Mettez les connaissances à jour dès que quelque chose change — transférez simplement le nouveau document avec votre jeton.

🏆 Bonne pratique

Publiez l’adresse Mail2KNOW comme votre adresse officielle de support (par ex. support@your-company.com) une fois le mode autonome activé. Besoin d’une deuxième base de connaissances pour le savoir-faire interne ? Connectez une deuxième boîte mail — chaque boîte mail a sa propre base de connaissances, strictement séparée.