AutoERP
Hướng dẫn sử dụng – Xác nhận Đơn hàng, Giao hàng và Lập Hóa đơn Tự động
✅ Điều đầu tiên bạn phải làm
AutoERP là tùy chọn tham gia theo từng đơn hàng. Nó sẽ không bao giờ tự ý động vào một đơn hàng. Nó chỉ hoạt động trên các đơn hàng mang một trong hai thẻ, mà chúng tôi tạo trong ERP của bạn giúp bạn:
| Thẻ trên đơn hàng | AutoERP làm gì với nó |
|---|---|
AutoERP |
Toàn bộ đơn hàng, trong một lần. Xác nhận nó, chờ đến khi mọi mặt hàng đều có trong kho, tạo một phiếu giao hàng, sau đó lập hóa đơn. Không có gì được giao cho đến khi đơn hàng có thể giao trọn vẹn. |
AutoERP_partial |
Theo từng dòng. Giao ngay những gì hiện đã đầy đủ trong kho và để phần còn lại trên đơn hàng cho một lần giao sau. Phù hợp nhất cho thời gian chờ hàng dài hoặc các mặt hàng giao thẳng từ nhà cung cấp. Cần tính năng Partial Shipping (từ gói Business trở lên, mặc định tắt) — nếu không có nó, đơn hàng sẽ không được giao và được liệt kê trong mục “cần hỗ trợ”. |
Bạn có thể đổi tên cả hai thẻ trên tab AutoERP của bảng điều khiển nếu đội của bạn đã sử dụng một quy ước khác. Một đơn hàng mang CẢ HAI thẻ được xem là một đơn hàng hoàn chỉnh, không bao giờ xử lý hai lần.
Khi AutoERP đã giao một đơn hàng, nó gắn thêm một thẻ đánh dấu riêng: AutoERP fully cho đơn hàng trọn vẹn, AutoERP partially cho giao hàng từng phần. Nhờ vậy nhóm của bạn thấy ngay AutoERP đã làm những gì — hãy giữ các thẻ này trên đơn hàng.
🔄 Cách AutoERP hoạt động – Sơ đồ trực quan
đơn hàng
(+ tạm ứng nếu trả trước)
khi tồn kho sẵn sàng
sau khi giao hàng
+ báo cáo cho bạn
Mọi email gửi khách hàng (xác nhận đơn hàng, hóa đơn tạm ứng, phiếu giao hàng, hóa đơn, thông báo nhận hàng, nhắc thanh toán) đều do chính ERP của bạn gửi, với mẫu của bạn, thương hiệu của bạn và bằng ngôn ngữ của khách hàng. AutoERP không bao giờ gửi thư cho khách hàng của bạn dưới tên của nó.
🚀 Kết nối
- Kết nối ERP của bạn trên bảng điều khiển, hoặc cài đặt ứng dụng BOTS4.me từ Odoo Apps store và nhấn Kết nối.
- Bật AutoERP. Nó bắt đầu ở Chế độ Demo — đọc ERP của bạn và không ghi gì ngoài ba thẻ đơn hàng của nó.
- Đánh dấu một đơn bán hàng bằng
AutoERP. - Chờ lần chạy tiếp theo và đọc báo cáo xem trước xuất hiện trong hộp thư của bạn.
- Hài lòng? Chuyển Chế độ từ DEMO sang LIVE trên tab AutoERP. Đó là thời điểm AutoERP bắt đầu ghi vào ERP của bạn.
🧭 Ba mô-đun
Xác nhận đơn hàng
Chuyển các đơn hàng nháp và báo giá đã gắn thẻ thành đơn hàng đã xác nhận. Nếu điều khoản thanh toán của đơn hàng yêu cầu trả trước, nó cũng xuất hóa đơn tạm ứng 100% qua ERP của bạn, và ERP của bạn gửi hóa đơn đó cho khách hàng qua email. Có trong mọi gói, giống như hai mô-đun bên dưới.
Phiếu giao hàng
Tạo và xác nhận phiếu giao hàng trong ERP của bạn khi có tồn kho, ngày giao hàng đã đến và công nợ của khách hàng ổn thỏa. Một lần giao một phần sẽ để phần còn lại trên đơn hàng dưới dạng đơn hàng tồn đọng.
Lập hóa đơn
Lập hóa đơn cho những gì thực sự đã giao, qua chính chức năng hóa đơn của ERP — mỗi đơn hàng một hóa đơn, hoặc một hóa đơn gộp cho mỗi khách hàng (và loại tiền tệ) theo ngày, tuần hoặc tháng. Tiền tạm ứng được khấu trừ trên hóa đơn cuối cùng; hóa đơn tạm ứng đã ghi sổ cũng là chứng từ thuế của bạn cho khoản tiền trả trước.
Mỗi mô-đun có thể được tắt độc lập trên bảng điều khiển. Tắt một mô-đun không bao giờ chặn các mô-đun khác — ví dụ, bạn có thể để AutoERP xác nhận và giao hàng trong khi kế toán của bạn vẫn lập hóa đơn thủ công.
⚙️ Tài liệu tham khảo cài đặt bảng điều khiển
Những đơn hàng nào AutoERP được phép chạm vào
| Cài đặt | Mặc định | Chức năng |
|---|---|---|
| Thẻ: đơn hàng trọn gói | AutoERP | Thẻ giao toàn bộ đơn hàng cho AutoERP. |
| Thẻ: đơn hàng theo từng dòng | AutoERP_partial | Thẻ cho phép giao một phần của đơn hàng. |
| Đơn vị tiền tệ của các giới hạn bên dưới | Trống (tiền tệ của công ty bạn) | Loại tiền tệ dùng để nhập các giá trị tối thiểu và hạn mức công nợ của bạn. Để trống để dùng tiền tệ của công ty bạn trong ERP. Đơn hàng bằng loại tiền tệ khác đơn giản là không được so với các giới hạn này — chúng tôi không bao giờ tự ý quy đổi sau lưng bạn. |
Giờ làm việc
| Cài đặt | Mặc định | Chức năng |
|---|---|---|
| Xác nhận đơn hàng — từ / đến | 00:00 – 23:59 | Khi nào đơn hàng có thể được xác nhận. |
| Tạo phiếu giao hàng — từ / đến | 06:00 – 16:00 | Thường là giờ làm việc của kho hàng, để không có gì được lấy hàng sau khi mọi người đã về nhà. |
| Giờ chốt đơn trong ngày | 14:30 | Đơn hàng đặt sau thời điểm này sẽ được giao vào ngày hôm sau. |
| Tạo hóa đơn — từ / đến | 13:00 – 17:00 | Khi nào hóa đơn có thể được tạo. |
| Không bao giờ xuất hóa đơn trước | 13:00 | Một mốc an toàn để một đơn hàng vẫn đang được chỉnh sửa vào buổi sáng không bị lập hóa đơn quá sớm. |
Quy tắc giao hàng
| Cài đặt | Mặc định | Chức năng |
|---|---|---|
| Giá trị giao hàng tối thiểu | 25 | Không giao một kiện hàng có giá trị thấp hơn mức này; chờ thêm mặt hàng. Đặt thành 0 để luôn giao hàng. |
| … nhưng vẫn giao sau | 14 ngày | Để một đơn hàng nhỏ không bao giờ phải chờ mãi mãi. |
| Số lần giao một phần tối đa mỗi đơn hàng | 10 | Ngăn một đơn hàng biến thành một chuỗi các kiện hàng nhỏ lẻ. |
Cần đẩy một đơn hàng nhỏ cụ thể ra khỏi cửa? Thêm thẻ AutoERP_small_ok vào đó và mức tối thiểu sẽ bị bỏ qua cho đơn hàng đó.
Quy tắc lập hóa đơn
| Cài đặt | Mặc định | Chức năng |
|---|---|---|
| Gộp các lô giao hàng vào một hóa đơn | Bật | Bật: một hóa đơn cho mỗi khách hàng mỗi kỳ. Tắt: một hóa đơn cho mỗi đơn hàng. |
| Xuất hóa đơn cho khách hàng | Mỗi tuần một lần | Ngay lập tức, hằng ngày, hằng tuần hoặc hằng tháng. |
| Ngày lập hóa đơn / ngày trong tháng | Thứ Sáu / ngày 1 | Hóa đơn gộp sẽ được gửi vào ngày nào. Hằng tháng bị giới hạn ở ngày 28 để mọi tháng đều hoạt động giống nhau. |
| Số tiền hóa đơn tối thiểu | 50 | Dưới mức này, hóa đơn sẽ được chuyển sang kỳ tiếp theo. |
| Số hóa đơn tối đa mỗi lô giao hàng | 1 | Một giới hạn an toàn. AutoERP luôn cho phép thêm một hóa đơn cuối cùng để không có gì bị bỏ sót chưa lập hóa đơn. |
| Chờ đủ toàn bộ đơn hàng | 14 ngày | Chờ bao lâu để mọi thứ được gộp vào MỘT hóa đơn. Sau đó, AutoERP sẽ lập hóa đơn cho những gì đã giao và gửi một hóa đơn cuối cùng sau. |
| Chứng từ thuế sau | 14 ngày | Khi khách hàng đã thanh toán trước nhưng hàng chưa được giao trong số ngày này, một chứng từ thuế sẽ được xuất — một yêu cầu pháp lý ở nhiều quốc gia. |
| Trường “Muốn nhận hóa đơn” | (trống) | Tùy chọn. Tên kỹ thuật của một trường có/không trong ERP của bạn ghi lại việc khách hàng có muốn nhận hóa đơn hay không. Để trống để luôn lập hóa đơn. |
Kiểm soát công nợ
| Cài đặt | Mặc định | Chức năng |
|---|---|---|
| Yêu cầu hóa đơn tạm tính (proforma) đã được thanh toán | Bật | Giữ lại lô hàng cho đến khi khách hàng trả trước đã thực sự thanh toán. |
| Chặn khi vượt quá số tiền quá hạn này | 300 | Giữ lại lô hàng cho khách hàng nợ bạn nhiều hơn mức này. |
| Chặn khi quá hạn quá số ngày này | 14 | Giữ lại lô hàng khi hóa đơn chưa thanh toán cũ nhất đã cũ hơn mức này. |
| Giữ lô hàng nếu việc kiểm tra thất bại | Bật | Nếu bản thân việc kiểm tra công nợ không thể chạy được, hãy giữ lại thay vì giao hàng. Được khuyến nghị. |
| Gửi email cho khách hàng khi bị chặn | Bật | Gửi một lời nhắc thanh toán vào lần đầu tiên một đơn hàng bị giữ lại. Chỉ một lần cho mỗi đơn hàng, không lặp lại. |
🔍 Chế độ Demo
Mọi tài khoản AutoERP đều bắt đầu ở Chế độ Demo, và lần chạy đầu tiên của bạn luôn là một bản demo. Ở Chế độ Demo, AutoERP đọc đơn hàng, tồn kho và trạng thái thanh toán của khách hàng của bạn và tính toán chính xác những gì nó sẽ làm — sau đó gửi email cho bạn danh sách đó thay vì thực hiện. Không có một bản ghi nào trong ERP của bạn bị động đến.
Sau khi bạn nhận được ít nhất một báo cáo demo, công tắc LIVE sẽ được mở khóa trên tab AutoERP. Bạn có thể quay lại Demo bất cứ khi nào bạn muốn.
📊 Đọc báo cáo
📋 Tóm tắt
Bao nhiêu đơn hàng đã được xác nhận, giao và lập hóa đơn — và bao nhiêu bị bỏ qua, theo từng danh mục. Ở chế độ LIVE, báo cáo chỉ được gửi khi AutoERP đã thực hiện thao tác hoặc có đơn hàng cần bạn; các đơn hàng cần xử lý thủ công được liệt kê đầu tiên.
📝 Từng đơn hàng một
Mọi quyết định, kèm lý do bằng ngôn ngữ đơn giản. Ở Chế độ Demo, đây là danh sách đầy đủ những gì lẽ ra đã xảy ra.
⚠️ Bị bỏ qua và lý do
Phần hữu ích nhất. “Đang chờ tồn kho”, “dưới mức tối thiểu của bạn”, “khách hàng quá hạn”, “sau giờ chốt” — mỗi lần bỏ qua sẽ cho bạn biết cài đặt nào đã gây ra nó.
❓ Khắc phục sự cố
| Bạn thấy gì | Nghĩa là gì |
|---|---|
| “Không có đơn hàng được đánh dấu nào cần chú ý” | Không có đơn hàng nào mang thẻ AutoERP, hoặc mọi đơn hàng được đánh dấu đều đã được xử lý xong. Hãy đánh dấu một đơn hàng và chờ lần chạy tiếp theo. |
| Đơn hàng đã xác nhận nhưng chưa bao giờ được giao | Thường là do tồn kho: thẻ đơn hàng hoàn chỉnh sẽ chờ cho đến khi mọi dòng đều có sẵn. Hãy kiểm tra lý do bỏ qua — nó sẽ nêu tên sản phẩm. Cũng có thể là do khung giờ giao hàng hoặc giờ chốt. |
| Đã giao nhưng chưa bao giờ được lập hóa đơn | Kiểm tra xem khung giờ lập hóa đơn có trùng với Giờ Hoạt động của bạn và có chứa thời điểm “không lập hóa đơn trước” hay không. Với hình thức gộp hằng tuần, hóa đơn chỉ được gửi vào ngày đã chọn. |
| Các đơn hàng của một khách hàng đều bị giữ lại | Kiểm soát công nợ. Khách hàng đã vượt hạn mức quá hạn của bạn, hoặc chưa thanh toán tiền tạm ứng. Báo cáo nêu rõ số tiền và số ngày. |
| Một dòng dịch vụ không bao giờ được lập hóa đơn | Dịch vụ được lập hóa đơn theo số lượng đã giao và chưa ai nhập số lượng đã giao của nó — AutoERP không bao giờ tự đoán. Báo cáo liệt kê nó một lần trong mục “Cần bạn hỗ trợ”; hãy nhập số lượng trên đơn hàng và lần chạy tiếp theo sẽ lập hóa đơn cho nó. |
| Đơn hàng nhỏ không bao giờ được giao | Chúng ở dưới giá trị giao hàng tối thiểu của bạn. Chúng sẽ tự động được giao sau thời gian chờ, hoặc ngay lập tức nếu bạn đánh dấu chúng bằng AutoERP_small_ok. |
| Các thẻ AutoERP bị thiếu trong ERP của bạn | Người dùng đã kết nối không được phép tạo thẻ. Hãy cấp quyền quản trị viên Bán hàng cho họ, hoặc tự tạo hai thẻ đó theo cách thủ công — AutoERP sẽ sử dụng chúng dù bằng cách nào. |
| Odoo không có trường Thẻ trên đơn bán hàng | Một số cơ sở dữ liệu Odoo không có ứng dụng CRM sẽ không có trường Thẻ trên đơn bán hàng, nên AutoERP không thể đánh dấu đơn hàng. Hãy cài đặt ứng dụng CRM (ứng dụng này thêm trường Thẻ), hoặc nhờ đối tác Odoo của bạn thêm một trường văn bản tên là x_autoerp_tags vào đơn bán hàng rồi nhập tên thẻ vào đó — khi đó AutoERP sẽ đọc trường này. |
🔒 Những điều AutoERP sẽ không bao giờ làm
- Động vào một đơn hàng chưa được đánh dấu.
- Ghi bất cứ thứ gì ngoài ba thẻ đơn hàng của nó khi Chế độ Demo đang bật.
- Gửi email cho khách hàng của bạn dưới tên riêng của nó — mọi email khách hàng đều đến từ ERP của bạn, với mẫu và thương hiệu của bạn.
- Giao hàng cho một khách hàng đã vượt quá hạn mức công nợ do bạn đặt, khi Kiểm tra công nợ đang bật.
- Lập hóa đơn hai lần cho cùng một lô hàng — số lượng đã được lập hóa đơn trong ERP của bạn sẽ không bao giờ bị tính tiền lại.
- Gộp nhiều khách hàng, hoặc nhiều loại tiền tệ, vào một hóa đơn.
❓ Câu hỏi thường gặp
Những ERP nào được hỗ trợ?
Hoạt động ngay hôm nay: Odoo 13 đến 19 (Community, Enterprise, Odoo.sh, Odoo Online), ERPNext 15 và 16, Zoho (Books / Inventory), Dolibarr 23 trở lên, Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero và SAP Business One. Mọi ERP khác có API — SAP S/4HANA, Dynamics 365 Finance / Sales, NetSuite và nhiều hệ thống khác — đều được kết nối theo yêu cầu.
AutoERP tự động hóa những gì?
Ba mô-đun cốt lõi: Xác nhận Đơn hàng (xác nhận đơn hàng và, với khách hàng trả trước, để ERP của bạn xuất hóa đơn thanh toán trước), Giao hàng (tạo phiếu giao hàng khi có tồn kho, toàn bộ đơn hàng hoặc theo từng dòng) và Lập Hóa đơn (một hóa đơn cho mỗi đơn hàng, hoặc hóa đơn gộp — hằng ngày, hằng tuần, hoặc hằng tháng). ERP của bạn gửi mọi email đến khách hàng.
Tôi có thể kiểm thử mà không ảnh hưởng đến ERP của mình không?
Có! Chế độ Demo đọc đơn hàng và tồn kho của bạn nhưng không thực hiện giao dịch nào — chỉ tạo báo cáo cho thấy chính xác những gì nó sẽ làm. Miễn phí tháng đầu.
Tôi có thể chỉ bật một số mô-đun không?
Có. Mỗi mô-đun có công tắc riêng — chỉ bật những gì bạn cần: chỉ xác nhận, chỉ giao hàng, hoặc cả ba mô-đun cùng nhau. Cấu hình tại /bots → Điều khiển → AutoERP.
Nó có hỗ trợ giao hàng một phần không?
Có, với tính năng Partial Shipping (từ gói Business trở lên). Nếu không phải tất cả mặt hàng đều có trong kho, AutoERP giao các dòng có sẵn và tạo phiếu giao hàng một phần — đơn hàng cũ nhất trước. Một cơ chế an toàn giới hạn số lần giao hàng một phần cho mỗi đơn hàng (mặc định 10).
Lập hóa đơn gộp là gì?
Thay vì tạo một hóa đơn cho mỗi đơn hàng, AutoERP có thể gộp nhiều đơn hàng của cùng một khách hàng vào một hóa đơn gộp — ngay lập tức, hằng ngày, hằng tuần, hoặc hằng tháng. Có thể tùy chỉnh với ngưỡng số tiền gộp tối thiểu.
Nó có hoạt động cùng Mail2ERP không?
Có! Mail2ERP nhập đơn hàng từ email vào ERP của bạn. Sau đó AutoERP tự động xác nhận, giao hàng và lập hóa đơn cho các đơn hàng đó. Kết hợp cùng nhau, chúng tự động hóa toàn bộ chu trình — từ email khách hàng đến hóa đơn đã thanh toán.
Việc kiểm tra công nợ hoạt động như thế nào?
Khi Kiểm tra công nợ đang bật (từ gói Business trở lên, mặc định tắt), AutoERP kiểm tra trước khi giao hàng xem khách hàng có hóa đơn thanh toán trước chưa thanh toán hoặc số dư quá hạn hay không. Nếu vượt quá ngưỡng của bạn (mặc định: 300 theo đơn vị tiền tệ công ty của bạn, hoặc một hóa đơn quá hạn hơn 14 ngày), việc giao hàng sẽ bị giữ lại và khách hàng nhận một lời nhắc thanh toán từ ERP của bạn.
Ứng dụng này có sử dụng AI không? Chúng tôi không được phép sử dụng AI.
Không. AutoERP không chứa mô hình AI nào ở bất kỳ chế độ hoặc gói nào, và không có dữ liệu nào từng được gửi đến nhà cung cấp AI. Mọi hành động đều tuân theo các quy tắc bạn cấu hình, vì vậy cùng một đầu vào luôn cho ra cùng một kết quả và mọi bước đều có thể truy vết trong nhật ký. Nếu đội ngũ tuân thủ của bạn cần điều này bằng văn bản, hãy liên hệ chúng tôi và chúng tôi sẽ xác nhận cho hồ sơ của bạn.