Nghiên cứu điển hình: Cách IMP Kontakt xử lý 4.700 đơn hàng và yêu cầu báo giá qua email mỗi tháng mà không phải gõ lại một đơn nào
Một nhà phân phối B2B doanh thu 3,5 triệu EUR, bắt đầu với sáu bot BOTS4.me vào tháng 5 năm 2024 và hiện đang vận hành 32 — hoạt động mỗi ngày làm việc
IMP Kontakt spol. s r.o. là nhà phân phối B2B linh kiện công nghiệp tại châu Âu. Khách hàng của công ty đặt hàng giống hầu hết khách hàng B2B: qua email, với tệp đính kèm PDF, Excel và bản scan, bằng nhiều ngôn ngữ. Từ tháng 5/2024, một bot đọc chúng trước và con người chỉ xử lý những gì bot không tự giải quyết được. Đây là cách hệ thống được thiết lập, những gì nó xử lý mỗi tháng và những gì đội ngũ vẫn làm thủ công.
📊 Qua các con số
📥 Vấn đề: Hộp thư đầy không phải là đơn bán hàng
Một nhà phân phối sống nhờ những đơn hàng nhỏ và thường xuyên. Mỗi đơn đến dưới dạng tệp đính kèm: một tệp PDF từ ERP của khách hàng này, một bảng Excel từ khách hàng khác, một mẫu đơn đặt hàng chụp ảnh từ khách hàng thứ ba. Mỗi dòng phải được đọc, mỗi mã sản phẩm phải khớp với danh mục, mỗi số lượng và giá phải được gõ vào ERP. Các yêu cầu báo giá đến cùng hộp thư và cần cùng một khối lượng công việc trước khi ai đó có thể trả lời.
Tình trạng tương tự lặp lại ở bộ phận mua hàng (xác nhận của nhà cung cấp cần so với đơn mua hàng đang mở), kế toán (sao kê ngân hàng cần đối chiếu với hóa đơn) và thu nợ (hóa đơn quá hạn cần nhắc). Không việc nào khó. Tất cả đều là khối lượng, và lỗi cùng sự chậm trễ đến từ khối lượng.
Công ty dùng ERP OFFERIS, không phải Odoo. Điều đó quan trọng vì một lý do: các bot được mô tả ở đây hoạt động thông qua một lớp trình kết nối ERP, nên cùng một thiết lập áp dụng cho Odoo 13–19, ERPNext 15–16, Zoho, Dolibarr 23+, Business Central online, QuickBooks Online, Xero, SAP Business One và mọi ERP mà BOTS4.me bổ sung tiếp theo.
⚙️ Khởi đầu: sáu bot trên một hộp thư
Công ty bắt đầu với sáu bot này. Mỗi bot theo dõi hộp thư của công ty và xử lý trọn vẹn một công việc. Chúng được đưa vào hoạt động lần lượt, mỗi bot trước tiên ở Chế độ Demo, rồi chuyển sang vận hành chính thức khi các báo cáo “sẽ làm gì” khớp với kỳ vọng của đội ngũ. Hiện nay IMP Kontakt vận hành 32 bot từ BOTS4.me.
- Mail2ERP — đọc từng tệp đính kèm đơn hàng hoặc yêu cầu báo giá đến, đối chiếu mã khách hàng và mã sản phẩm với danh mục ERP, phát hiện trùng lặp và tạo đơn hàng hoặc báo giá trong ERP với nhật ký kiểm toán đầy đủ. Những email bot không giải quyết được sẽ ở lại hộp thư cho người xử lý.Khoảng 4.700 yêu cầu báo giá và đơn hàng mỗi tháng.
- Supplier2ERP — đọc xác nhận đơn hàng của nhà cung cấp và cập nhật số lượng, giá và ngày giao trên các đơn mua hàng tương ứng; các xác nhận trễ hoặc chỉ một phần sẽ được đánh dấu thay vì âm thầm chấp nhận.Khép kín vòng từ kho đến nhà cung cấp.
- Pay2ERP — đối chiếu các khoản thanh toán ngân hàng đến với hóa đơn đang mở mỗi ngày và ghi nhận vào ERP; chỉ những khoản không khớp mới đến tay đội kế toán.Hàng trăm khoản thanh toán mỗi ngày, ngoại lệ được kiểm tra thủ công.
- AutoCASH — tìm các hóa đơn quá hạn và gửi lời nhắc tăng dần theo lịch của công ty, bằng ngôn ngữ của khách hàng, không dùng AI.
- AutoSPAM — giữ hộp thư dùng chung sạch sẽ để các bot khác và đội kinh doanh chỉ thấy thư thật từ khách hàng và nhà cung cấp.
- Mail2CLOUD — sao lưu mọi email và tệp đính kèm, được mã hóa, vào kho lưu trữ đám mây riêng của công ty làm bản sao kiểm toán.
👥 Những gì đội ngũ vẫn làm thủ công
Tự động hóa không loại con người khỏi quy trình; nó thay đổi những gì họ cần xem. Bộ phận kinh doanh xem xét các email mà Mail2ERP không giải quyết được, thường là khách hàng mới, mã sản phẩm lạ hoặc một đơn hàng kèm câu hỏi. Kế toán xem xét các khoản thanh toán mà Pay2ERP không đối chiếu được. Bộ phận mua hàng thấy các xác nhận của nhà cung cấp khác với đơn hàng. Mọi thứ khác tự chạy, và mỗi lần chạy kết thúc bằng một email báo cáo liệt kê những gì đã làm.
Các chỉnh sửa được đưa ngược vào hệ thống: chuyển một email vào đúng thư mục trong hộp thư sẽ dạy bot cách xử lý người gửi hoặc mẫu đó vào lần sau, nhờ vậy danh sách ngoại lệ ngắn dần theo từng tháng.
🧭 Cần những gì để đạt được điều đó
- Không phát triển riêng. Các bot kết nối với ERP qua lớp trình kết nối của BOTS4.me và với hộp thư qua IMAP hoặc OAuth; việc cấu hình được thực hiện từ bảng điều khiển tại bots4.me/bots.
- Chế độ Demo trước tiên. Mỗi bot tạo báo cáo “những gì bot sẽ làm” trong một thời gian trước khi được phép ghi vào ERP.
- Từng bot một. Mail2ERP đi trước vì đơn hàng qua email là chi phí lớn nhất; các bot mua hàng, thanh toán và nhắc nợ theo sau khi nó đã chứng minh được hiệu quả.
- Phản hồi bằng thư mục. Đội ngũ dạy bot bằng cách di chuyển email, không phải chỉnh sửa quy tắc.
📚 Đọc tiếp
Xem nó sẽ làm gì với hộp thư của bạn — Tháng đầu miễn phí
Bật Mail2ERP ở Chế độ Demo trên hộp thư của chính bạn và đọc báo cáo về những gì nó sẽ tạo trong tuần này. Không có gì được ghi cho đến khi bạn quyết định.