Mail2KNOW

🔑 Ваш токен навчання

Формат: LEARN-xxxxxxxxxxxx — секретний код, унікальний для вашого облікового запису

Де його знайти: на вкладці Mail2KNOW вашої панелі керування на BOTS4.me/bots — із зручною кнопкою копіювання. Він створюється автоматично під час першого запуску вашої підписки.

Як використовувати: Вкажіть токен будь-де в темі або в набраному вами тексті листа, надісланого (або пересланого) на вашу адресу Mail2KNOW. У скриньці, яку також читає Mail2ERP, ставте його в тему — або використовуйте папку LEARN.

Хто може навчати: Як навчальний матеріал приймаються листи з адрес у полі Погодження та звіти на та від колег із власного домену вашої компанії (перевірений відправник). Адреса поза вашим доменом може навчати, лише якщо ви вкажете її в Хто може навчати та запитувати, — самого токена недостатньо (див. розділ Безпека нижче).

📥 Папка _Mail2KNOW/LEARN

Кожна підключена скринька отримує папку INBOX/_Mail2KNOW/LEARN. Перетягніть до неї будь-який лист — прайс-лист постачальника, вдалу відповідь колеги, — і Mail2KNOW запам’ятає його разом із вкладеннями. Токен не потрібен.

Після навчання лист переміщується до LEARN/DONE, щоб ви бачили, що було взято. Жоден лист не вивчається двічі.

🔐 Токен залишається таємним

Mail2KNOW ніколи не надсилає ваш токен навчання в жодному листі — ні в чернетках, ні в листах [Q-xxxx], ні в підтвердженнях. Відповідь на лист [Q-xxxx] навчає й без нього.

Якщо токен з’явиться в листі від того, хто не може навчати, нічого не запам’ятовується, а токен автоматично замінюється. Ви отримаєте про це лист — нового токена в листі ніколи немає: скопіюйте його зі своєї панелі керування.

Натисніть Новий токен поруч із токеном на вкладці Mail2KNOW, щоб замінити його будь-коли.

📎 Що можна надсилати

Кожне вкладення обробляється як окремий документ:

• Документи Word — інструкції, описи товарів, внутрішні настанови (тариф Personal і вище)
• Excel / CSV — прайс-листи, таблиці товарів, специфікації параметрів (тариф Personal і вище)
• PDF — каталоги, технічні описи, умови та положення, зокрема скановані PDF через OCR (тариф Personal і вище)
• Зображення — сфотографовані документи, знімки екрана (тариф Personal і вище, спершу ввімкніть «Зображення»)
• Файли HTML — експортовані вебсторінки (усі тарифи)
• Сам текст листа — просто напишіть знання прямо в тексті листа (усі тарифи)

🗂️ Автоматичні категорії

Як це працює: ШІ перетворює кожен документ на одну або кілька статей бази знань і відносить кожну статтю до категорії (наприклад, «Ціни», «Доставка», «Характеристики товарів»).

Налаштування не потрібне: категорії створюються та призначаються автоматично — щонайбільше 15 категорій, щоб ваша база знань лишалася впорядкованою.

♻️ Оновлення знань — перемагає нова версія

Як виправити або оновити: надішліть оновлений документ, з якого утвориться стаття з тією самою назвою в тій самій категорії — нова стаття автоматично замінює попередню версію.

Нічого не втрачається: стара версія зберігається в архіві, тож у вас завжди є історія.

Дублікати пропускаються: якщо ви повторно надішлете документ, який не змінився, Mail2KNOW розпізнає його за хешем вмісту й пропустить — ваша база знань залишається чистою, без повторюваних статей.

✉️ Лист-підтвердження

Після кожного навчального листа ви отримуєте підтвердження з точним переліком засвоєного: які документи було оброблено, які статті створено чи оновлено та до яких категорій вони належать.

Порада: переглядайте підтвердження після кожної партії — це найшвидший спосіб переконатися, що у вашій базі знань є саме те, що ви думаєте.

🌍 Навчайте однією мовою, відповідайте 31

Навчати Mail2KNOW можна будь-якою мовою — і кожен клієнт отримує відповідь тією мовою, якою написав, із підтримкою 31 мови. Навчайте словацькою — відповідайте німецькою. Навчайте англійською — відповідайте французькою. Знання переносяться автоматично. Якщо мову клієнта не вдається розпізнати, відповідь надходить мовою вашого застосунку.

📁 Папка _Mail2KNOW — як передати лист

Крок 1: У скриньці, яку також читає Mail2ERP, Supplier2ERP або Pay2ERP, перетягніть лист клієнта в INBOX/_Mail2KNOW — або натисніть Відповісти через Mail2KNOW у його нотатці LOGS. Це вся інструкція: «ШІ, займися цим». На телефоні, на ноутбуці, у будь-якій поштовій програмі.

Крок 2: За кілька хвилин відповідь готова. У режимі LIVE вона йде клієнту; у режимі DEMO або коли ШІ не впевнений надходить чернетка: листом вам, нотаткою в _Mail2KNOW/LOGS і в Журналах панелі керування — запропонована відповідь із кнопками.

Крок 3: Надіслати відповідь — одне клацання, і клієнт має відповідь. Редагувати — відкриває захищену сторінку на bots4.me, де ви виправляєте текст; надсилається ваша версія. Відхилити — нічого не надсилається. Відповідь надходить із цієї скриньки початковому клієнту в тому самому листуванні — навіть якщо переміщений лист переслав колега. Лист у цій папці завжди обробляється як запитання клієнта.

Якщо знань бракує: нічого не надсилається — натомість запускається Цикл зустрічних запитань (див. нижче).

🤖 Як формується відповідь

Крок 1: ШІ читає запитання клієнта й добирає з вашої бази відповідні статті знань

Крок 2: Складає відповідь тією мовою, якою написав клієнт (підтримується 31 мова)

Крок 3: Якщо ШІ впевнений, відповідь готова до надсилання — як її буде надіслано, залежить від перемикача DEMO / LIVE, описаного нижче

Якщо знань бракує: жодних здогадів — натомість запускається Цикл зустрічних запитань (див. наступний розділ)

📝 DEMO — ви затверджуєте кожну відповідь (за замовчуванням)

Поведінка за замовчуванням: Кожна нова підписка починається в режимі DEMO — без вашої згоди клієнту нічого не надходить: ні автоматичної відповіді, ні підтвердження, ні переадресації.

Що ви отримуєте: Лист-чернетку [D-xxxx] із запропонованою відповіддю та використаними статтями знань, а також ту саму чернетку нотаткою в _Mail2KNOW/LOGS і в Журналах панелі керування.

Щоб надіслати як є: Натисніть Надіслати відповідь (або дайте відповідь на лист-чернетку словом APPROVE) — відповідь піде клієнту без змін.

Щоб надіслати свою версію: Натисніть Редагувати — захищена сторінка bots4.me покаже запропоновану відповідь; виправте її та надішліть. Відповідь на лист-чернетку з виправленим текстом теж працює.

Щоб відмовитися: Натисніть Відхилити (або дайте відповідь REJECT) — чернетку закрито, клієнту нічого не надсилається. Для чернетки враховується лише перша натиснута кнопка.

Перехід на LIVE: Перша чернетка зараховується як ваш демо-звіт — після неї можна перемкнути Mail2KNOW на LIVE.

🚀 LIVE — автоматичні відповіді

Що робить: У режимі LIVE впевнені відповіді на основі ваших статей знань одразу надсилаються клієнтам — без чернетки, без очікування на вас. Чернетку ви все одно отримаєте, якщо ШІ не впевнений, не посилається на жодну статтю знань або не може підтвердити актуальні дані з ERP, а в скриньці, яку читають і інші ваші боти, — також на запитання про ціни, доки Вказувати ціни у відповідях вимкнено.

Де: перемикач DEMO / LIVE на вкладці «Керування» Mail2KNOW на BOTS4.me/bots. Перемикайтеся на LIVE, коли довіряєте чернеткам, які бачите в режимі DEMO.

Рекомендація: Перші дні залишайтеся в режимі DEMO, надішліть кілька чернеток, потім перемкніться на LIVE.

✍️ Підписувати відповіді назвою вашої компанії (тариф Personal і вище)

Професійні відповіді: коли ввімкнено Підписувати відповіді назвою вашої компанії, вихідні відповіді завершуються назвою вашої компанії (задається в налаштуваннях Mail2KNOW) — клієнти бачать відповідь від вашої компанії, а не від бота.

ℹ️ На що ніколи не надходить відповідь

Автоматично згенеровані листи розпізнаються та ігноруються: адреси no-reply, повідомлення про недоставку, розсилки та новинні листи. Mail2KNOW ніколи не застрягає в поштовій петлі і ніколи не відповідає роботам.

🏢 Хто вважається колегою

• Власний домен вашої компанії — адреса на домені вашої компанії
• Указані колеги — кожна адреса в Хто може навчати та запитувати
• Перевірений відправник — поштовий сервер-одержувач перевірив, що лист справді надійшов із цієї адреси (DKIM, SPF або DMARC). Підробленому відправнику не довіряють.
• Адресовано Mail2KNOW — скринька Mail2KNOW має бути в полі «Кому», а не лише в «Копії» чи «Прихованій копії»

⚡ Що отримує колега

• Відповідь напряму — без чернетки, без підтвердження, без переадресації. Під відповіддю: статті знань, на яких вона ґрунтується.
• Внутрішні дані — з увімкненою опцією Відповідати з актуальними даними ERP колеги отримують також складські залишки, включно з кількостями в дорозі та замовленими, і статус замовлення будь-якого клієнта за номером замовлення.
• Коли бракує знань — лист [Q-xxxx] отримує колега, який запитав, а не ви. Його відповідь навчає Mail2KNOW, і він отримує відповідь. Усе ще замало? Лист [Q-xxxx] надійде знову — з тим, чого бракує тепер. Одне нагадування через 1 день; потім запитання закривається без повідомлень будь-кому іншому.
• Захист від зациклення — не більше 30 автоматичних відповідей одному колезі на день.

📋 Чотири випадки коротко

ℹ️ У скриньці, яку читають і інші ваші боти

Там відповідають лише на листи, які хтось перемістив у _Mail2KNOW, — і такий лист завжди обробляється як запитання клієнта, навіть якщо його переслав колега. Тоді відповідь отримує початковий клієнт.

🙏 Крок 1 — клієнт отримує підтвердження отримання

Клієнт одразу отримує ввічливий лист «ми отримали ваше запитання» своєю мовою, щоб знати, що його повідомлення не загубилося.

📨 Крок 2 — ви отримуєте лист із зустрічним запитанням

Тема: [Q-xxxx] — описує, якої саме інформації бракує, щоб відповісти клієнту.

Що робити: Просто натисніть Відповісти й напишіть інформацію простими словами — або прикріпіть документи, які її містять. Ваша відповідь навчає Mail2KNOW і без токена. Або натисніть Редагувати (Навчити й відповісти) та введіть відповідь на захищеній сторінці bots4.me. Закрити одразу надсилає клієнту ввічливу передачу запиту.

⚡ Крок 3 — навчання І відповідь, автоматично

Ваша відповідь перетворюється на статті бази знань, а клієнт, який чекає, автоматично отримує свою відповідь — вам ніколи не доводиться писати клієнту самостійно.

Тривалий ефект: наступний клієнт із таким самим запитанням отримає миттєву відповідь. Кожне зустрічне запитання робить вашу базу знань розумнішою.

⏰ Нагадування і ввічливе перенаправлення до людини

Через 1 день без вашої відповіді ви отримаєте одне нагадування.

Через 2 дні (налаштовується в полі Відкриті запити втрачають чинність через) клієнт отримає ввічливий лист із пропозицією зв’язатися з вами напряму через скриньку, на яку він писав, — тож жодне запитання не зависне назавжди.

✅ Підтвердження навчання (вам)

Коли: після кожного надісланого вами навчального листа

Містить: які документи було оброблено і які статті бази знань було створено чи оновлено, разом з їхніми категоріями

Потрібна дія: жодної — перегляньте його, щоб перевірити результат навчання

📝 Чернетка відповіді [D-xxxx] (вам)

Коли: На запитання клієнта підготовлено відповідь у режимі DEMO — або в режимі LIVE, якщо ШІ не впевнений, не посилається на жодну статтю знань або не може підтвердити актуальні дані з ERP

Містить: Запитання клієнта, запропоновану відповідь і статті знань, на яких вона ґрунтується

Що робити: Натисніть Надіслати відповідь, Редагувати або Відхилити — у листі, у нотатці LOGS або на панелі керування — або дайте відповідь APPROVE чи виправленим текстом

🤔 Зустрічне запитання [Q-xxxx] (вам)

Коли: Бракує знань, щоб відповісти на запитання клієнта (у разі запитання колеги цей лист отримує колега, який запитав)

Містить: опис того, яка саме інформація потрібна

Що робити: Дайте відповідь з інформацією або додайте документи, чи натисніть Редагувати (Навчити й відповісти) — система запам’ятає це й автоматично відповість клієнту

⏰ Нагадування (вам)

Коли: Через 1 день після листа-запиту, на який ви не відповіли

Потрібна дія: відповідайте на початковий лист [Q-xxxx], поки не минув термін очікування запитання

Для чернеток відповідей теж: через 1 день після чернетки [D-xxxx], яку ви не надіслали, ви отримаєте одне нагадування з тими самими кнопками Надіслати відповідь, Редагувати і Відхилити та часом, коли інакше клієнта попросять зв’язатися з вами напряму

👍 Клієнти оцінюють кожну відповідь

Під кожною відповіддю той, хто запитував, бачить два посилання, 👍 Так і 👎 Ні, і може додати коротке повідомлення.

Кожна оцінка з’являється рядком у INBOX/_Mail2KNOW/FEEDBACK вашої скриньки та в Logs вашої панелі керування. Рядок із 👎 має кнопку Редагувати й надіслати знову: виправте відповідь, і вона знову піде клієнту й буде запам’ятована.

⏱️ Кнопки спрацьовують за кілька хвилин

Натискання будь-якої кнопки — Надіслати відповідь, Редагувати, Відхилити, Забути, Редагувати й надіслати знову — виконується протягом кількох хвилин, зокрема поза вашими робочими годинами. Робочі години обмежують лише автоматичні відповіді.

🙏 Підтвердження отримання і перенаправлення до людини (вашому клієнту)

Підтвердження: «Ми отримали ваше запитання» мовою клієнта — лише в режимі LIVE: надсилається одразу, якщо бракує знань, а для чернетки — лише якщо ви не затвердили її протягом години

Переадресація: Через 2 дні (налаштовується) без вашої відповіді або коли ви натискаєте Закрити, клієнта ввічливо просять зв’язатися з вами напряму — лише в режимі LIVE; у режимі DEMO клієнт сам по собі нічого не отримує

Потрібна дія: жодної — це автоматична турбота про клієнта, поки ви зайняті

📊 Де побачити, що сталося

Коли: Будь-коли — щотижня ви отримуєте лист про те, чого Mail2KNOW навчився за тиждень, із кнопками Редагувати та Забути біля кожної нової статті, а раз на місяць — огляд вашої бази знань (кожна стаття з її ID і вся база у вкладенні). Надішліть лист із [LIST] у темі, щоб отримати його на запит.

Де: вкладка «Журнали» у вашій панелі керування показує все, що було засвоєно, на що дано відповідь і що ще очікує

Що робити: Нічого — скористайтеся Забути біля вивченої статті або [FORGET A0007] у темі, щоб видалити її

🎯 Короткий посібник із налаштування

Налаштування Mail2KNOW займе лише кілька хвилин:

• Крок 1: придбайте або активуйте Mail2KNOW на BOTS4.me/product/mail2know (перший місяць безкоштовно)
• Крок 2: додайте свій поштовий обліковий запис в Access Manager на BOTS4.me/bots — IMAP/SMTP або OAuth, перевіряється автоматично
• Крок 3: відкрийте вкладку Mail2KNOW і скопіюйте свій токен навчання (створюється автоматично під час першого запуску)
• Крок 4: Надішліть перший лист із токеном у темі та кількома вкладеними документами — або перетягніть один до _Mail2KNOW/LEARN, — а потім перевірте відповідь із підтвердженням
• Крок 5: Надішліть до скриньки тестове запитання (або, у скриньці, яку читають і інші ваші боти, перемістіть тестовий лист у папку _Mail2KNOW), відкрийте чернетку й натисніть Надіслати відповідь
• Крок 6: Коли ви довіряєте відповідям, перемкніть Mail2KNOW на вкладці «Керування» з DEMO на LIVE
• Крок 7: повідомте цю адресу своїм клієнтам (наприклад, support@your-company.com)

📧 Налаштування поштового облікового запису

Власна або спільна база знань: кожен поштовий обліковий запис, який ви додаєте для Mail2KNOW в Access Manager, має власну базу знань. У розділі Бази знань на вкладці Mail2KNOW кілька скриньок можуть використовувати одну спільну: чого навчиться одна, з того відповідають усі. Скринька, яка приєднується, приносить свої статті; скринька, яка виходить, зберігає копію. Щоб навчити скриньку, надішліть навчальний лист саме до неї.

Підтримувані провайдери: Gmail, Outlook, Office 365, Exchange і будь-який провайдер IMAP/SMTP — підключення перевіряються автоматично під час додавання.

Розклад: запускається кожні кілька хвилин, цілодобово, включно з вихідними — налаштування частоти запуску, яке можна було б змінити, не існує. Робочі години налаштовуються, якщо ви віддаєте перевагу обробці лише в робочий час.

🔧 Налаштування Mail2KNOW

Де налаштувати: вкладка Mail2KNOW на BOTS4.me/bots

• Погодження та звіти на: Одна або кілька адрес електронної пошти через кому (не більше 5). Кожна чернетка, зустрічне запитання, підтвердження та звіт надходять на всі ці адреси, і з будь-якої з них можна погоджувати чернетки та навчати базу знань. Порожньо = адреса електронної пошти вашого облікового запису
• Хто може навчати та запитувати: Потрібно лише для адрес поза доменом вашої компанії (до 20) — колеги з вашого власного домену вже можуть навчати й запитувати. Вказані адреси можуть навчати, схвалювати чернетки й відкликати знання; на їхні запитання відповідь надходить одразу їм. Адреса вашого облікового запису може завжди. Ви та вказані адреси також можете пересилати листи до нашої скриньки — див. Переслати нам нижче
• Назва компанії: використовується в підписах до відповідей
• Відкриті запити втрачають чинність через: Як довго чернетка або зустрічне запитання без відповіді залишається відкритим, перш ніж закритися, — у режимі LIVE клієнт тоді отримує ввічливе повідомлення про переадресацію (за замовчуванням 2 дні)
• DEMO / LIVE: Перемикач режиму на вкладці «Керування» — DEMO (за замовчуванням) надсилає вам кожну відповідь клієнту як чернетку, LIVE відповідає клієнтам автоматично
• Навчання на схвалених відповідях: УВІМКНЕНО типово — кожна відповідь, яку ви затверджуєте або виправляєте, зберігається як стаття «запитання — відповідь» (ніколи — відповіді з актуальними даними про залишки чи замовлення)
• Відповідати з актуальними даними ERP: УВІМКНЕНО типово починаючи з тарифу Business — на запитання про залишки й постачання відповідають дані з вашої ERP; статус замовлення — лише відправнику, який доведено належить до цього клієнта
• Вказувати ціни у відповідях: ВИМКНЕНО типово — запити ціни надходять вам як чернетка

📨 Переслати нам — підключення поштової скриньки не потрібне

У BOTS4.me/bots → Налаштування → Mail2KNOW натисніть Додати джерело і додайте BOTS4.me Mailbox — одним кліком, нічого не потрібно підключати, без пароля. Після цього листи, які ви або колеги, зазначені в полі Хто може навчати та запитувати, пересилаєте на mail2know@bots4.me, обробляються без будь-якого підключення поштової скриньки. Якщо в темі є токен LEARN, лист навчає базу знань; якщо його немає, це внутрішнє запитання, на яке відповідають відправнику — наприклад: як ми обробляли подібну претензію раніше? Ніхто інший не може дістатися Mail2KNOW через нашу поштову скриньку, тому для відповіді вашим клієнтам усе одно потрібна підключена поштова скринька.

Перш ніж переісланий лист буде вивчено або на нього відповідять (як у режимі DEMO, так і в LIVE), ми перевіряємо, що він надійшов із вашої адреси або з адреси зі списку (DKIM); якщо ваш поштовий провайдер не підписує вихідну пошту, ви підтверджуєте це один раз одним кліком. Кожен переісланий лист видаляється з нашої поштової скриньки одразу після обробки — щонайпізніше через 7 днів, якщо його не вдалося обробити. Один і той самий лист, пересланий двічі, обробляється лише один раз.

🔒 Безпека — подвійний захист навчання

• Два замки на навчанні: Навчальний лист має містити ваш секретний токен І надійти з адреси з поля «Погодження та звіти на», від перевіреного колеги з вашого домену або з указаної вами адреси — більше ніхто не може додати знання до вашої бази. Токен ніколи не надсилається в жодному листі; якщо він з’явиться в листі від когось іншого, його буде автоматично замінено
• Зашифроване зберігання: Ваші знання зберігаються в зашифрованому вигляді, окремо для кожного клієнта й кожної скриньки (або для кожної налаштованої вами спільної бази знань) — ніколи не передаються іншим клієнтам і не використовуються для чужих клієнтів
• Захист від зациклення: на автоматично згенеровані листи (no-reply, повідомлення про недоставку, розсилки) відповіді ніколи не надсилаються

💳 Тарифи та оплата

Та сама система, що й у всіх застосунках BOTS4.me: виберіть тариф під свій обсяг і будь-коли перейдіть на більший тариф.

• Навчання та відповіді: і те, і інше входить у ваш тариф — без окремого налаштування чи доповнень
• Дублікати пропускаються: повторно надіслані незмінені документи розпізнаються за хешем вмісту й повторно не обробляються
• Перший місяць безкоштовно: кожен новий клієнт починає з безкоштовного місяця Discovery

Тарифи представлено на сторінці продукту Mail2KNOW.

💡 Поради професіоналів

• Почніть зі свого FAQ: спершу перешліть наявну сторінку FAQ, прайс-лист і умови — вони охоплюють більшість запитань клієнтів
• Швидко відповідайте на зустрічні запитання: кожна відповідь [Q-xxxx] навчає систему назавжди — кілька відповідей першого тижня заощадять години згодом
• Спочатку залишайтеся в режимі DEMO: Надішліть кілька чернеток [D-xxxx], перш ніж перемикатися на LIVE
• Оновлення повторним надсиланням: новий прайс-лист? Просто перешліть його знову — статті з тією самою назвою автоматично замінюють стару версію
• Дві бази знань? Підключіть другу скриньку — кожна скринька має власну базу знань, наприклад одну для клієнтів і одну для внутрішніх знань компанії

📬 Журнал у вашій поштовій скриньці

• Де: у кожній поштовій скриньці з’являється папка LOGS усередині власної папки бота, наприклад _Mail2ERP/LOGS. У кожного бота вона своя.
• Що: ті самі рядки, що й на вкладці «Журнали», по одному повідомленню на рядок. Нічого не надсилається електронною поштою — рядки записуються одразу в папку.
• Непрочитане потребує вашої уваги: непрочитаними надходять лише рядки, щодо яких потрібне ваше рішення. Усі інші рядки, включно з попередженнями, надходять уже прочитаними.
• Порядок у папці: у папці зберігаються останні 100 рядків не довше 30 днів. Повний журнал залишається у вашій панелі керування.
• Безпека за замовчуванням: справжні повідомлення журналу існують лише всередині папок LOGS, ніколи у вхідних, а сторінка підтвердження ніколи не запитує пароль.
• Перемикач: «Журнал у вашій поштовій скриньці», у переліку функцій бота на вкладці «Керування». Увімкнено за замовчуванням починаючи з тарифу Personal.
• Кнопки Mail2KNOW: у чернеток — Надіслати відповідь, Редагувати та Відхилити; у відкритих запитань — Редагувати (Навчити й відповісти) та Закрити; у вивчених статей — Забути. Ті самі кнопки є в листах-чернетках і в Журналах панелі керування.

📋 Що показує кожен запис журналу

• Позначка часу: коли відбулася обробка
• Адреса відправника: хто надіслав лист
• Виконана дія: засвоєно, надано відповідь, створено чернетку, надіслано зустрічне запитання або проігноровано (генерується автоматично)
• Виявлені документи: які типи вкладень було оброблено під час навчання

⚠️ Що робити в разі помилок

• Помилки підключення до пошти: перевірте свій поштовий обліковий запис в Access Manager на /bots — повторно перевірте облікові дані IMAP/SMTP або OAuth
• Навчальний лист не оброблено: Перевірте, що токен стоїть у темі або в тексті (у скриньці, яку також читає Mail2ERP, — у темі) і що лист надіслано з адреси з поля «Погодження та звіти на», колегою з вашого домену або з адреси, вказаної в Хто може навчати та запитувати. Якщо ви пересилаєте на mail2know@bots4.me, перевірте також, що скриньку BOTS4.me додано до Mail2KNOW.
• Відповідь не надіслано: Перевірте, чи не перебуває Mail2KNOW у режимі DEMO, — імовірно, відповідь чекає як чернетка [D-xxxx] у вашій клієнтській скриньці. У режимі LIVE чернетка надходить також, якщо ШІ не впевнений, не посилається на жодну статтю знань або не може підтвердити актуальні дані з ERP. Для запитання колеги скринька Mail2KNOW має бути в полі «Кому», а не лише в «Копії». У скриньці, яку також читає Mail2ERP, Supplier2ERP або Pay2ERP, відповідають лише на листи з папки _Mail2KNOW, якщо не ввімкнено Відповідати також на пошту, яку Mail2ERP не імпортував.
• Постійні проблеми: зверніться до підтримки на BOTS4.me/contact

Фільтруйте журнали за рівнем (успіх, інформація, попередження, помилка), щоб швидко знаходити те, що потребує уваги.

Тиждень 1 — наповнення та навчання

Пересилайте наявні документи партіями — FAQ, прайс-листи, умови, картки товарів — і переглядайте кожен лист-підтвердження. Залишайтеся в режимі DEMO: перевіряйте кожну чернетку [D-xxxx] і натискайте Надіслати відповідь або Редагувати. Відповідайте на кожен запит [Q-xxxx] швидко — кожен назавжди закриває прогалину в знаннях.

Тиждень 2 і далі — автономний режим

Щойно чернетки стабільно виглядають правильно, перемкніться на LIVE. Відтепер ви бачите лише чернетки, у яких ШІ не впевнений, і зустрічні запитання щодо справді нових тем; усе інше — у журналах панелі керування. Оновлюйте знання щоразу, коли щось змінюється, — просто перешліть новий документ із вашим токеном.

🏆 Рекомендована практика

Коли ввімкнете автономний режим, опублікуйте адресу Mail2KNOW як офіційну адресу підтримки (наприклад, support@your-company.com). Потрібна друга база знань для внутрішнього ноу-хау компанії? Підключіть другу скриньку — кожна скринька має власну, суворо окрему базу знань.