Odoo Uçtan Uca Nasıl Otomatikleştirilir: E-posta Siparişinden Ödenmiş Faturaya

🎯 Neden Odoo’yu Otomatikleştirmeli?

Çoğu Odoo şirketi veritabanını otomatikleştirir, ancak iş akışını manuel bırakır. Bir müşteri e-postayla bir PDF sipariş gönderir — biri onu açar, ürünleri bulur ve bir satış siparişi olarak yazar. Sipariş, biri onaylayana kadar taslak olarak bekler. Stok hazırdır, ama teslimat bir tıklamayı bekler. Fatura geç çıkar, müşteri geç öder ve ödeme ay sonuna kadar mutabakatsız kalır. Bu adımların her biri kopyala-yapıştıra harcanan dakikalarca vasıflı emektir ve her yeniden yazma, yanlış bir miktar, yanlış bir ürün kodu veya tamamen kaçırılan bir sipariş riski taşır.

İnsanların genellikle denediği seçeneklerin her biri bir yerde yetersiz kalır. Manuel işleme, hacim büyüyene veya kilit bir kişi tatile çıkana kadar işe yarar. Odoo’nun yerleşik e-posta ağ geçidi e-postalardan kayıt oluşturabilir, ancak PDF eklerini, Excel dosyalarını veya taranmış belgeleri okumaz — gerçek müşterilerin siparişleri asıl gönderdiği biçim tam olarak budur. Özel geliştirme size tam istediğinizi verir, ancak bunun bedelini iki kez ödersiniz: bir kez onu oluşturmak için, bir kez de Odoo her güncellendiğinde. Zapier tarzı bağlayıcılar basit alan eşleme tetikleyicileri için iyidir, ancak Lehçe yazılmış üç sayfalık bir sipariş PDF’ini anlamak, ürün kodlarını kataloğunuzla eşleştirmek veya bir teslimatın kısmi olarak gönderilip gönderilmeyeceğine karar vermek için tasarlanmamışlardır.

BOTS4.me farklı bir yaklaşım benimser: her biri tek bir iş görevini iyi yapan, bots4.me/bots adresindeki tek bir Dashboard’dan kontrol edilen on iki uzmanlaşmış bot ve Odoo ile çalışan her bot aynı ücretsiz bağlayıcı üzerinden bağlanır. Yalnızca ihtiyaç duyduğunuz botlara abone olursunuz ve her biri Demo Modunda başlar — herhangi bir şey yazmadan önce size ne yapacağını gösterir.

💶 Siparişten Tahsilata Zinciri: E-posta Siparişi → Ödenmiş Fatura

Adım 1 — Mail2ERP: e-postayla gelen sipariş bir Odoo satış siparişine dönüşür

Mail2ERP gelen kutunuzu izler ve herhangi bir ekten — PDF, Excel, Word, CSV, HTML, hatta OCR ile taramalar ve fotoğraflar — siparişleri ve RFQ’ları, herhangi bir dilde ve şablon gerektirmeden yapay zekâ ile çıkarır. RFQ ile Siparişi ayırt eder, ürünleri Odoo kataloğunuzla eşleştirir, mükerrer kayıtları tespit eder ve kaydı eksiksiz bir denetim iziyle Odoo’ya yazar. Gerçek dünyadan bir veri noktası: IMP Kontakt, Mail2ERP ile her ay e-postayla gelen binlerce RFQ ve siparişi ERP kayıtlarına dönüştürür. Ayrıntılı anlatım: E-posta siparişleri Odoo’ya otomatik olarak nasıl aktarılır.

Adım 2 — AutoERP: sipariş kendini onaylar, sevk eder ve faturalandırır

Bir sipariş Odoo’da oluştuğunda, AutoERP, AutoERP (tam sipariş) veya AutoERP_partial (satır satır) olarak etiketlediğiniz her siparişi devralır: taslak siparişleri onaylar, proforma ve onay e-postaları gönderir, stok hazır olduğu anda tam veya kısmi teslimatları sevk eder (önce en eski siparişler, yapılandırılabilir bir minimum teslimat değeriyle), teslim alma siparişlerini tespit eder ve kredi kontrolü yoluyla vadesi geçmiş bakiyesi olan müşterilere sevkiyatları engeller. Faturalandırma anında veya toplu tahsilat halinde — günlük, haftalık veya aylık olarak — çalışır. Kılavuz: Odoo’da sipariş onayı, teslimat ve faturalandırma nasıl otomatikleştirilir.

Adım 3 — AutoCASH: vadesi geçmiş faturalar otomatik olarak takip edilir

AutoCASH, Odoo’daki vadesi geçmiş faturaları bulur ve adım adım kademelendirir — bir fatura listesi, 1. hatırlatma, 2. hatırlatma ve son hatırlatma; faturalar ödenmediği sürece çalıştırma başına bir düzey — vade tarihinden yapılandırılabilir sayıda gün sonra başlayarak. Hiçbir müşterinin iki kez hatırlatılmaması için hatırlatmalar sizin belirlediğiniz bir aralıkla tekrarlanır, “Bu müşterileri asla takip etme” listenizdeki müşteriler ve minimumunuzun altındaki borçlar atlanır ve bir gün öncesinden önizleme neyin gönderileceğini size tam olarak söyler. Kılavuz: Odoo’da ödeme hatırlatmaları nasıl otomatikleştirilir.

Adım 4 — Pay2ERP: ödeme kendini mutabakatlandırır

Pay2ERP gelen ödemeleri banka bildirim e-postalarından ve Wise API’sinden (Revolut talep üzerine) yakalar, 12 dilde 34 yerleşik kalıp kullanarak tutarı ve ödeme referansını çıkarır, bunları açık faturalarla eşleştirir — toplu ödemeler için kombinasyonlu eşleştirme dahil — ve ödemeyi otomatik mutabakatla Odoo’ya kaydeder. Ayrıca bir ödeme geldiği anda AutoCASH’e hatırlatmayı durdurmasını söyler. Kılavuz: Odoo’da banka ödemeleri faturalarla otomatik olarak nasıl eşleştirilir.

📦 Tedarikten Ödemeye Zinciri: Stok Hedefleri → Onaylanmış Satın Alma Siparişleri

AutoSTOCK — gerçek satış geçmişinden yeniden sipariş noktaları

AutoSTOCK gerçek Odoo satış geçmişinizi analiz eder (varsayılan olarak 120 gün), beş moddan birini (kapsama, hizmet düzeyi, talep yüzdelik dilimi, hibrit veya yakın zaman ağırlıklı) kullanarak her ürün için en uygun hedefi hesaplar ve yerel Odoo yeniden sipariş kuralları (stock.warehouse.orderpoint min/maks) yazar. Uygunluk kriterleri tek seferlik ürünleri stok dışında tutar ve her çalışmadan sonra gelen kutunuza bir rapor düşer. Rehber: Odoo’da Gerçek Satış Geçmişinden Optimum Yeniden Sipariş Noktaları Nasıl Belirlenir.

AutoPURCHASE — gerçek ihtiyaçlardan hesaplanan taslak satın alma siparişleri

AutoPURCHASE ihtiyacı (stok hedefi + onaylanmış, teslim edilmemiş satışlar) − (eldeki stok + yolda olan siparişler) olarak hesaplar, ardından tedarikçi minimum sipariş miktarlarına, minimum sipariş değerinize, maksimum stok kapsama sınırına ve asla sipariş verilmeyecekler listesine uyarak tercih edilen tedarikçi bazında gruplanmış taslak satın alma siparişleri oluşturur. Taslakları siz inceler ve onaylarsınız; sonraki bir çalışma ikinci bir sipariş oluşturmak yerine o tedarikçi için kendi açık taslağına ekleme yapar. Rehber: Odoo’da satın alma nasıl otomatikleştirilir.

Supplier2ERP — tedarikçi onayları satın alma siparişlerinizi günceller

Tedarikçiler sipariş onaylarını e-postayla geri gönderdiğinde, Supplier2ERP PDF, Word, Excel veya taranmış eki okur, satır kalemlerini Odoo ürün kataloğunuzla ilişkilendirir, bunları açık satın alma siparişleriyle eşleştirir ve miktarları, fiyatları ve teslimat tarihlerini yapılandırdığınız tolerans dahilinde günceller — büyük farkları sessizce kabul etmek yerine incelenmek üzere işaretler. Kılavuz: Tedarikçi sipariş onayları Odoo’ya otomatik olarak nasıl aktarılır.

🛡️ E-posta Temeli — ve Büyüme Motoru

Yukarıdakilerin tümü e-posta üzerinde çalışır, bu yüzden e-posta katmanının temiz, yanıtlanmış ve güvenli olması gerekir. Bunu üç bot halleder:

• AutoSPAM — bir e-postayı bir klasöre taşıyarak öğrettiğiniz spam kontrolü; tek bir taşıma, tüm hesaplarınız ve cihazlarınız genelinde kalıcı bir sunucu tarafı kurala dönüşür. Bilinmeyen gönderenleri karantinaya alır, tehlikeli ekleri filtreler ve gerçek bir 1,5 milyon e-postalık posta bombası saldırısını 15 dakikada atlattı. Gereksiz postayı dışarıda tutmak, onun ERP’nize sahte bir sipariş olarak asla ulaşmaması demektir. Kılavuz: Spam nasıl kalıcı olarak durdurulur · ürün sayfası.
• Mail2CLOUD — posta kutunuzu kendi bulut depolamanıza — Dropbox, Google Drive, OneDrive, S3 ve daha fazlasına — klasör yapısını koruyarak yansıtan, isteğe bağlı AES-256 şifreleme ve tek tıkla geri yükleme özellikli %100 kural tabanlı e-posta yedeklemesi (postanızı hiçbir yapay zekâ okumaz). Sipariş geçmişiniz ticari bir kanıttır; onu kontrol ettiğiniz bir yerde yedekleyin. Kılavuz: E-posta kendi bulutunuza nasıl yedeklenir · ürün sayfası.
• Mail2KNOW — her gün aynı müşteri soruları gelir: teslimat süreleri, ürün özellikleri, iade politikaları. Bir belgeyi bir kez iletin, aranabilir bir bilgi makalesine dönüşsün. Mail2KNOW ardından gelen e-postalara günün her saati, müşterinin yazdığı dilde yanıt taslakları hazırlar. Her taslağı tek tıkla onaylarsınız ve Family planından itibaren otomatik olarak göndermesine izin verebilirsiniz. Siparişlerinizi işleyen aynı kişiler için daha az tekrarlayan yanıt. Kılavuz: Yapay zekâ destekli e-posta bilgi bankası otomatik yanıtlayıcısı · ürün sayfası.
• ClientFACTORY — arka ofis kendi kendine çalışmaya başladığında onu besleyin. ClientFACTORY hedef dilinizde üç adımlı bir soğuk e-posta dizisi yazar, ilgili B2B potansiyel müşterileri 7/24 keşfeder ve yerleşik güvencelerle kendi alan adınızdan gönderir: tek tıkla abonelikten çıkma, gönderim engelleme listeleri, ısınma (warm-up) hız sınırlaması, geri dönen e-postalarda otomatik durdurma ve Almanya ile Avusturya’daki alıcılara gönderim yapmama. Rehber: B2B potansiyel müşteri bulma nasıl otomatikleştirilir · ürün sayfası.
• AutoGEO — yeni potansiyel müşteriler sizi aradığında, sizi bulduklarından emin olun. AutoGEO, WordPress web sitenizi ve WooCommerce mağazanızı arama motorları ve ChatGPT gibi yapay zeka asistanları için optimize edilmiş halde tutar: meta başlıklar ve açıklamalar, ürün metinleri, görsel alt metinleri ve yalnızca kendi bilgilerinizden oluşturulan kısa yanıt blokları ve FAQ’ler. Demo Modunda başlar, uzun metinler onayınızı bekler ve her değişiklik tek tıkla geri alınabilir. Ürün sayfası.

⚙️ Nasıl Kurulur — Bot Başına Yaklaşık 5 Dakika

Paketin tamamı Odoo’ya tek bir ücretsiz modül olan, apps.odoo.com’da yayımlanan ve Odoo 13’ten 19’a kadar destekleyen BOTS4.me Connect üzerinden bağlanır. Özel Python’a izin vermeyen Odoo Online ise bunun yerine standart bir Odoo API anahtarıyla bağlanır. Odoo Online, API erişimi için Odoo’nun Custom planını gerektirir. Tek bir bağlantı, Odoo ile çalışan tüm BOTS4.me uygulamalarına hizmet eder ve her uygulamayı Dashboard’dan ayrı ayrı başlatırsınız.

• Adım 1 — Ücretsiz Discovery ayınızı başlatın: bots4.me/bots adresinde oturum açın, istediğiniz her uygulamanın kartında Ücretsiz Discovery ayını başlat’a tıklayın ve Koşulları bir kez kabul edin — kredi kartı gerekmez. Kurulumda yardım mı istiyorsunuz? Sizinle birlikte kuralım.
• Adım 2: Ayarlar (dişli) → uygulama → Access Manager → Kaynak Ekle yolunu açın ve posta kutunuzu Secure Quick Connect ile (Gmail, Outlook / Microsoft 365, Zoho Mail: sağlayıcının kendi sayfasında oturum açarsınız ve parolanız bize asla ulaşmaz) veya diğer tüm sağlayıcılar için IMAP ile bağlayın.
• Adım 3: Ücretsiz bağlayıcıyla Odoo’yu bağlayın — ayrıntılı adımlar için Odoo bağlayıcı kurulum kılavuzuna bakın.
• Adım 4: Demo Modunda başlayın: her bot tam olarak ne yapacağını gösterir ve hiçbir şey yazmaz.
• Adım 5: DEMO raporları doğru göründüğünde Kontrol sekmesinde Mod ayarını LIVE yapın — bu seçenek ilk DEMO rapor e-postasından sonra açılır. Orada her özellik ayrı ayrı açılıp kapatılabilir, her karar Günlükler sekmesinde kaydedilir ve her bot raporunu her çalıştırmadan sonra veya düzenli bir özet olarak size e-postayla gönderir.

🧭 Ücretsiz Discovery Ayınızda Deneyin

Her self-servis uygulamanın ilk satın alımı ücretsiz bir Discovery ayıyla başlar: Personal planının kullanım hakkı (adil kullanım), denemeniz için açılan birçok Family ve Business özelliğiyle birlikte ve kredi kartı gerekmeden. Bir botun ne yapacağını kendi Odoo verileriniz üzerinde görmek için yeterlidir.

• Başlatın: bots4.me/bots adresinde oturum açın, uygulamanın kartında Ücretsiz Discovery ayını başlat düğmesine tıklayın ve Koşulları bir kez kabul edin. Kart, ücretsiz Discovery ayınızın etkin olduğunu onaylar ve Dashboard kalan günleri geri sayar.
• Bağlayın: Ayarlar (dişli) → uygulama → Access Manager yolunu açın ve ihtiyaç duyduğu posta kutusunu ve/veya Odoo’yu Kaynak Ekle veya Hedef Ekle ile (hangisi olduğu uygulamaya bağlıdır), mümkün olduğunda Secure Quick Connect’i veya ücretsiz Odoo bağlayıcısını kullanarak ekleyin. Bkz. Bağlantı Kurma.
• Önce DEMO’da kalın: botlar DEMO’da başlar; verilerinizi okur ve ne yapacaklarını size e-postayla bildirir, ancak hiçbir şeyi değiştirmez. Yapay zekâ modunu, Çalışma Zamanlaması’nı ve Çalışma Saatleri’ni Kontrol sekmesinde ayarlayın.
• Discovery’nin açtığı özellikleri etkinleştirin: Kontrol sekmesinde Discovery etiketi taşıyan anahtarlar ücretsiz ayınıza dahildir ve kapalı olarak başlar — denemek istediklerinizi açın. Aydan sonra, araç ipuçlarında adı geçen planla birlikte gelirler.
• Sonuçları izleyin: Günlükler sekmesi her kararı gösterir ve her bot raporunu e-postayla gönderir. Birkaç bot, günlüğünü posta kutunuzdaki bir LOGS klasörüne de yazabilir.
• LIVE’a geçin: DEMO raporları doğru göründüğünde Kontrol sekmesinde Mod ayarını LIVE yapın — bu seçenek ilk DEMO rapor e-postasından sonra açılır.

Ay boyunca açmaya değer olanlar

• Mail2ERP: RFQ Tespiti, ayrıca Tedarikçi Kodları (çapraz ticaret), Barkodlar (EAN/UPC/GTIN), Üretici Parça Numarası ve Müşteri Referansları ile ürün eşleştirme.
• AutoERP: Kısmi Sevkiyat (stokta olan satırları en eski siparişlerden başlayarak sevk eder) ve Kredi Kontrolü (vadesi geçmiş müşteriler veya ödenmemiş proformalar için sevkiyatları bekletir).
• Pay2ERP: Günlük dışa aktarım; muhasebeciniz için işlenen tüm ödemelerin günlük bir Excel listesi.
• AutoCASH: Şuraya kadar yükselt ve Hatırlatmaları şu sıklıkla tekrarla — araç ipuçları bunların ücretsiz Discovery ayınıza dahil olduğunu belirtir — hatırlatma basamaklarının tamamını kendi hızınızda denemek için.
• Supplier2ERP: Miktarları Otomatik Güncelle; böylece onaylanan miktar değişiklikleri yalnızca raporlanmakla kalmaz, satın alma siparişine de uygulanır.

Silme ve Supplier2ERP fiyat düzenlemeleri gibi diğer gerçek dünya işlemleri Discovery ayına dahil değildir.

Ay sona erdiğinde, her uygulama küçük bir aylık kotayla kendiliğinden ücretsiz planda devam eder: kota dolduğunda yeni öğeler bir sonraki aya ya da siz bir plan seçene kadar bekler ve başlamış bir öğe her zaman tamamlanır. Tüm özellikleri korumak için bir plan seçin — her ürün sayfasındaki plan tablosuna bakın.

🌍 Odoo’nun Ötesinde de Çalışır

Bu kılavuz önce Odoo’yu ele alır çünkü bağlayıcı orada en derindir; ERP’ye bağlı botlar ERPNext 15 ve 16, Zoho (Books / Inventory), Dolibarr 23 ve üzeri, Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero ve SAP Business One üzerinde de çalışır; API’si olan diğer tüm ERP’ler — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite ve daha fazlası — ise talep üzerine bağlanır. Önce Odoo barındırmasını mı seçiyor veya karşılaştırıyorsunuz? Bkz. Odoo Online, Odoo.sh ve şirket içi kurulum: hangisini otomatikleştirebilirsiniz? Odaklandığınız nokta ERP değil de posta kutusuysa, küçük işletmeler için e-posta otomasyonu ile başlayın.

Bir Odoo entegratörü veya ajansı mısınız? Bu botları mevcut müşterilerinize entegre ederek tekrarlayan bir gelir payı kazanabilirsiniz — bkz. bir Odoo iş ortağı olarak tekrarlayan gelir nasıl kazanılır.

📚 Bu Serideki Tüm Kılavuzlar

• Bağlanma: Odoo bağlayıcı kurulum kılavuzu (Odoo 13–19) · Odoo Online, Odoo.sh ve şirket içi
• Siparişten tahsilata: E-posta siparişlerini Odoo’ya aktarma · Sipariş onayını, teslimatı ve faturalandırmayı otomatikleştirin · Ödeme hatırlatmalarını otomatikleştirin · Banka ödemelerini faturalarla eşleştirin
• Tedarikten ödemeye: Odoo’da en uygun yeniden sipariş noktaları · Odoo’da satın almayı otomatikleştirin · Tedarikçi onaylarını içe aktarın
• E-posta & büyüme: Spam’ı kalıcı olarak durdurun · E-postayı kendi bulutunuza yedekleyin · Küçük işletmeler için e-posta otomasyonu · Otomatik B2B potansiyel müşteri üretimi
• Entegratörler için: Bir Odoo iş ortağı olarak tekrarlayan gelir kazanın

🔗 Kaynaklar ve Ek Okumalar

Bu kılavuzda referans verilen resmi belgeler ve standartlar. Harici bağlantılar yeni sekmede açılır.

• Odoo 18 documentation — index
• Odoo 18 developer reference — External API
• Odoo 18 documentation — Odoo.sh
• Odoo 18 documentation — Odoo Online
• Odoo 18 documentation — Automation rules (Studio)