E-postayla Gelen Satın Alma Siparişleri Business Central Satış Siparişlerine Nasıl Dönüştürülür
PDF ve Excel satın alma siparişlerini Dynamics 365 Business Central’a yeniden yazmayı bırakın
Müşterileriniz satın alma siparişlerini PDF, elektronik tablo ve taranmış belge olarak e-postayla gönderiyor; ekibinizden biri her birini açıp satırları bir Business Central satış siparişine giriyor. Bu kılavuz, Mail2ERP’nin bu adımı sizin için nasıl üstlendiğini gösterir: e-postayı ve eklerini okur, müşteriyi ve kalemleri Business Central’da bulur ve bir sipariş için satış siparişi, bir fiyat talebi için satış teklifi oluşturur. Posta kutunuzu ve Business Central online’ı birkaç dakikada bağlarsınız, Demo Modu’nda başlarsınız ve ilk ay ücretsiz bir Discovery ayıdır.
🎯 “E-postayla Gelen Her PO’yu Hâlâ Business Central’a Elle Yazıyoruz”
Business Central kullanan distribütörlerden ve toptancılardan en sık duyduğumuz cümle budur. ERP’nin kendisinde sorun yok. Sorun onun önünde duruyor: siparişler, her müşterinin satın alma sisteminin ürettiği formatta e-postayla gelir ve bu ekleri satış satırlarına dönüştüren bir insandan başka hiçbir şey yoktur.
- Her müşterinin düzeni farklıdır. Biri ERP’sinden temiz bir PDF gönderir, biri kendi sütun sıralamasıyla bir Excel dosyası, biri taranmış bir form, bir diğeri de kalem numaralarını e-posta gövdesinde listeler.
- İş yavaştır ve hataya açıktır. Kalem numaraları, miktarlar, müşterinin PO numarası ve talep edilen teslim tarihi doğru kopyalanmalıdır. Yer değiştiren tek bir rakam, yanlış bir sevkiyata ve sonradan bir düzeltmeye dönüşür.
- Siparişler insanları bekler. Mesai dışında gelen bir sipariş, biri masasına dönene kadar bekler; bir gün geç yanıtlanan fiyat talebi ise çoğu zaman kaybedilmiş bir fiyat talebidir.
- Fiyat talepleri ve siparişler birbirine karışır. Birinin, yazmaya başlamadan önce her e-posta için satış teklifi mi yoksa satış siparişi mi gerektiğine karar vermesi gerekir.
Hacim hızla büyür. Bir Mail2ERP müşterisi olan IMP Kontakt, ayda binlerce siparişi ve RFQ’yu e-postayla alıyor — elle yazılsaydı ayrı bir veri giriş ekibi gerektirecek bir iş yükü.
🔍 Business Central Ekiplerinin Genellikle İlk Denediği Yöntemler
Ekten kopyala-yapıştır
En yaygın yöntem hâlâ en eskisidir: PDF’yi bir ekranda, satış siparişini diğerinde açıp satır satır kopyalamak. Günde beş sipariş için işe yarar. Elli siparişte birinin tam zamanlı işi olur ve hata oranı hacimle birlikte artar.
Müşteri başına hazırlanan içe aktarma şablonları ve akışlar
Bazı ekipler en büyük müşterilerinin dosyaları için bir içe aktarma veya iş akışı hazırlar. Her biri yalnızca tek bir düzeni anlar. Müşteri şablonunu değiştirdiğinde, bir sütun eklediğinde ya da yeni bir müşteri geldiğinde içe aktarma bozulur veya birinin yenisini hazırlaması gerekir.
Business Central içindeki yapay zeka özellikleri
Microsoft, Business Central’a Sales Order Agent dahil yapay zeka ekliyor. Bunu harici bir araçla karşılaştırıyorsanız Mail2ERP ile Business Central’ın Sales Order Agent’ı karşılaştırması yazımızı okuyun. Bu kılavuz, Mail2ERP’nin Business Central ile nasıl çalıştığını ele alır.
⚠️ İşin gerçekte gerektirdikleri
Şablon olmadan her dildeki her düzeni okuyan, fiyat talebini siparişten ayırt eden, Business Central şirketinizde doğru müşteriyi ve kalem numaralarını bulan, fiyatlandırmayı Business Central’a bırakan ve aynı belgeyi asla iki kez oluşturmayan bir araç.
⚙️ Mail2ERP Business Central ile Nasıl Çalışır
Müşteri e-postası gelir
Mail2ERP okur ve eşleştirir
Business Central’da satış siparişi veya satış teklifi
E-posta ISLENDI klasörüne taşınır
Hangi belgeyi oluşturur
Mail2ERP her e-postayı fiyat talebi, sipariş veya hiçbiri olarak sınıflandırır. Fiyat talebi satış teklifi olur, kesin sipariş ise satış siparişi olur — e-posta başına tek belge, başlık ve satırlar tek adımda. Business Central API’sinde ayrı bir serbest bırakma adımı yoktur, bu nedenle satış siparişi oluşturulduğu haliyle kalır.
Müşteriler ve kalemler nasıl eşleştirilir
- Müşteri: gönderenin e-posta adresi Business Central’daki bir müşteriye veya bir müşteriye bağlı bir ilgili kişiye ait olmalıdır. Mail2ERP asla müşteri oluşturmaz ve engellenmiş müşterileri reddeder.
- Kalemler: e-postadaki ürün kodları kalem numaralarınızla eşleştirilir. Barkodlar anahtarı açıkken kalemin GTIN’i de eşleştirilir. Business Central API’si kalem referansları, tedarikçi kalem numaraları veya üretici parça numaraları sunmaz; bu nedenle eşleştirme yalnızca kalem numarası ve GTIN kullanır. Engellenmiş kalemler reddedilir ve Mail2ERP asla kalem oluşturmaz.
- Miktarlar: miktarı güvenle okunamayan bir satır tahmin edilmez, atlanır ve onu elle eklemenizi isteyen bir e-posta alırsınız.
Fiyatlar Business Central’dan gelir
Mail2ERP, müşterinin fiyatı kalemin birim fiyatıyla eşleştiğinde bu fiyatı satıra kopyalamaz. Böylece satırı Business Central kendisi fiyatlandırır; müşteri fiyatlarınız ve satır indirimleriniz geçerli kalır ve Business Central kendi vergilerini uygular. E-postadaki fiyat yalnızca kalemin birim fiyatı yoksa kullanılır.
Belgeye başka neler eklenir
- External Document No.: müşterinin kendi PO numarası; böylece ekibiniz ve müşteri aynı referanstan söz eder.
- Teslim tarihi: talep edilen tarih, satış siparişine talep edilen teslim tarihi ve satır sevk tarihi olarak girer.
- Notlar ve dosyalar: müşterinin notu belgede açıklama satırlarına dönüşür; e-posta metni bir metin dosyası olarak, orijinal ekler de satış siparişine veya teklife eklenir.
- Sevk adresi: müşterinin varsayılan sevk adresi korunur, çünkü API’de seçilebilecek sevk adresi kodları yoktur.
Müşteri teklifinize karşılık sipariş verdiğinde
RFQ Tespiti açıkken, satış teklifinizin numarasını anan ve açıkça “order” (sipariş) diyen bir yanıt, Business Central’ın Make Order eylemiyle o teklifi satış siparişine dönüştürür. Mail2ERP teklifin tamamını siparişe çevirir; müşteri miktarları değiştirirse ekibiniz için siparişe bir not eklenir.
Mükerrer kayıt yok
Mail2ERP bir şey oluşturmadan önce ne oluşturacağını kaydeder ve müşteri PO numarası vermediğinde External Document No. alanına kendi işaretini koyar. Bir çalıştırma yarıda kesilirse, sonraki çalıştırma ikinci bir belge oluşturmak yerine belgeyi bulur. İki adrese gönderilen veya yeniden iletilen aynı sipariş yalnızca bir kez içe aktarılır; AutoSPAM ile kopya _AutoSPAM/KOPYA klasörüne taşınır.
🛠️ Adım Adım Kurulum
- Adım 1 — Ücretsiz Discovery ayınızı başlatın: bots4.me/bots adresinde oturum açın, Mail2ERP kartında Ücretsiz Discovery ayını başlat’a tıklayın ve Koşulları bir kez kabul edin. Kart gerekmez.
- Adım 2 — Posta kutunuzu bağlayın: Ayarlar → Mail2ERP → Access Manager → Kaynak Ekle yolunu açın. Microsoft 365 ve Gmail, Secure Quick Connect kullanır; diğer sağlayıcılar bir uygulama parolasıyla IMAP üzerinden bağlanır. Her sağlayıcının ayrıntıları Bağlantı Kurma sayfasındadır. Posta kutusunu atlayıp siparişleri hesap adresinizden mail2erp@bots4.me adresine de iletebilirsiniz.
- Adım 3 — Business Central’ı bağlayın: Hedef Ekle’ye tıklayın, Dynamics 365 Business Central kutucuğunu seçin ve Business Central lisansı olan bir iş hesabıyla Microsoft ile oturum açın. Hiçbir parola veya API anahtarı saklanmaz. BOTS4.me o kullanıcının izinleriyle çalışır.
- Adım 4 — Ortamı ve şirketi seçin: BOTS4.me ortamlarınızı (üretim ve sandbox’lar) ve şirketlerini listeler. Tek şirket varsa sizin için seçilir; aksi halde Business Central kartında seçip Kaydet’e tıklayın.
- Adım 5 — İzinleri kontrol edin: Mail2ERP’nin müşterileri, ilgili kişileri ve kalemleri okuması, satış teklifleri ve satış siparişleri oluşturması gerekir. Standart izin kümesi D365 BUS FULL ACCESS tüm BOTS4.me uygulamalarını kapsar.
- Adım 6 — DEMO’da çalıştırın, ardından LIVE’a geçin: Mail2ERP Demo Modu’nda başlar ve ne oluşturacağını size e-postayla bildirir. Raporlar doğru göründüğünde Kontrol sekmesinde Mod ayarını LIVE yapın.
🔐 Microsoft bir yönetici isterse
Birçok kuruluş yeni uygulamaları yalnızca bir yöneticinin onaylamasına izin verir. Business Central formunda Microsoft yöneticinize sorun’a tıklayın ve bağlantıyı Microsoft 365 yöneticinize gönderin; tek bir onay kuruluşunuzdaki herkesi kapsar. Bir müşterinin Business Central’ında konuk olarak çalışan muhasebeciler, oturum açmadan önce müşterinin alan adını veya kiracı kimliğini Kiracı (alan adı veya kimlik) alanına yazar.
Business Central online desteklenir; şirket içi (on-premises) kurulumlar desteklenmez.
🧭 İlk Haftanız: Demo Modu, Test Siparişi, LIVE
Kontrol sekmesini inceleyin
- Mod: DEMO gerçek e-postalarınızı ve Business Central verilerinizi okur, Business Central’a hiçbir şey yazmaz — oluşturacağı teklifi veya siparişi gösteren bir e-posta alırsınız. LIVE, ilk DEMO rapor e-postasından sonra kullanılabilir olur.
- Çalışma Saatleri ve Hafta Sonları: Mail2ERP bu saatler içinde çalışır; başlangıçta bunlar hafta içi mesai saatleridir. Akşam ve hafta sonu gelen siparişlerin de içe aktarılması gerekiyorsa bu saatleri genişletin.
- Discovery anahtarları: Discovery etiketli anahtarlar ücretsiz ayınıza dahildir ve kapalı başlar. Business Central için faydalı olanlar Barkodlar (GTIN eşleştirme), RFQ Tespiti ve Harici Ayır’dır (bilinmeyen gönderenler INBOX’ınızda kalmak yerine _Mail2ERP/HARICI klasörüne gider).
Bir test siparişi gönderin
Business Central’daki bir müşteriye ait bir adresten e-posta gönderin ve iki üç kalem numarasını miktarlarıyla listeleyin — metinde ya da PDF veya Excel eki olarak. Sonraki çalıştırmadan sonra DEMO raporu gelir ve karar Günlükler sekmesinde ve posta kutunuzun _Mail2ERP/LOGS klasöründe görünür (bkz. LOGS klasörü kılavuzu). Bir satış teklifi görmek için yalnızca fiyat soran ikinci bir e-posta gönderin.
Klasörlerle düzeltin, ardından LIVE’a geçin
Bir e-postayı teklif veya sipariş olarak yeniden denemek için _Mail2ERP/TEKLIF veya _Mail2ERP/SIPARISLER klasörüne, o tür e-postaları gelecekte atlamak için _Mail2ERP/ATLA klasörüne sürükleyin. Her taşıma, Mail2ERP’ye o göndericiye nasıl davranacağını da öğretir. DEMO raporları doğru göründüğünde LIVE’a geçin.
📅 Discovery ayı sona erdiğinde
Ay sona erdiğinde Mail2ERP kendiliğinden küçük bir aylık kotayla ücretsiz planda devam eder: kota dolduğunda yeni öğeler bir sonraki aya veya bir plan seçene kadar bekler; başlamış bir öğe her zaman tamamlanır. Tüm özellikleri korumak için bir plan seçin — Mail2ERP ürün sayfasındaki plan tablosuna bakın.
Ücretsiz plan e-posta metnini, PDF, CSV ve HTML dosyalarını okur; taranmış PDF’ler, görseller, Excel, Word ve Discovery anahtarları bir plan gerektirir. İçe aktardığınız hiçbir şey geri alınmaz.
📅 Belirsiz E-postalar ve Günlük İşleyiş
Canlıya geçtikten sonra Mail2ERP, belirlediğiniz çalışma saatleri içinde, şablon olmadan PDF, Excel, Word, CSV, HTML, görselleri ve taranmış belgeleri OCR ile — her dilde okur.
- İçe aktarılan e-postalar _Mail2ERP/ISLENDI klasörüne taşınır; satış siparişi veya teklif, orijinal dosyalar eklenmiş olarak zaten Business Central’dadır.
- Belirsiz e-postalar INBOX’ınızda okunmamış olarak kalır. Günlük satırı nedenini söyler — örneğin müşteri olmayan bir gönderen, var olmayan bir kalem numarası veya engellenmiş bir kalem. Nedeni Business Central’da giderin ve e-postayı _Mail2ERP/TEKLIF veya _Mail2ERP/SIPARISLER klasörüne sürükleyin; sonraki çalıştırmada yeniden denenir.
- Taşındığı halde yine başarısız olan bir e-posta, posta kutunuza nedenini ve sonra ne yapmanız gerektiğini anlatan kısa bir açıklama gönderir. Müşteriniz bunu asla almaz.
- API sınırları: Business Central, kullanıcı başına API çağrılarını sınırlar. BOTS4.me çağrılarını yayar ve Business Central yavaşlamasını istediğinde bekler.
Platform AB’de barındırılır, GDPR için tasarlanmıştır ve 2FA sunar. Raporlar, günlükler ve posta kutusu klasörleri 31 dilde kullanılabilir. Aynı Business Central bağlantısı diğer BOTS4.me uygulamalarına da hizmet eder — örneğin sevk edilen siparişlerin faturalarını nakleden AutoERP (bkz. Business Central’da Otomatik Faturalama).
❓ Sıkça Sorulan Sorular
Business Central, e-postalardaki PDF eklerinden satış siparişi oluşturabilir mi?
Mail2ERP tam olarak bunu yapar: PDF, Excel, Word veya taranmış eki okur, Business Central şirketinizde müşteriyi ve kalem numaralarını eşleştirir ve satış siparişini Business Central API’si üzerinden oluşturur. Fiyat talepleri ise satış teklifine dönüşür.
Business Central şirket içi (on-premises) ile çalışır mı?
Hayır. Mail2ERP, Business Central online’a Microsoft oturum açma ile bağlanır. Şirket içi kurulumlar desteklenmez.
Müşteri fiyatlarımızı ve indirimlerimizi kullanır mı?
Evet. E-postadaki fiyat kalemin birim fiyatıyla eşleştiğinde Mail2ERP hiç fiyat göndermez; böylece Business Central satırı kendi müşteri fiyatlarınız ve satır indirimlerinizle fiyatlandırır ve kendi vergilerini uygular. E-posta fiyatı yalnızca kalemin Business Central’da birim fiyatı yoksa kullanılır.
Müşterilerimiz kendi parça numaralarını kullanıyor. Mail2ERP bunları eşleyebilir mi?
Business Central’da Mail2ERP, kalem numaranızı ve kalemin GTIN barkodunu eşleştirir. API kalem referanslarını sunmaz, bu nedenle orada saklanan müşteri parça numaraları kullanılmaz. Bir e-posta yalnızca müşterinin kendi kodlarını içeriyorsa, nedeni günlükte yazılı olarak INBOX’ınızda kalır.
Bağlantı hangi Business Central izinlerine ihtiyaç duyar?
BOTS4.me, oturum açan lisanslı kullanıcının izinleriyle çalışır. Mail2ERP için bu kullanıcının müşterileri, ilgili kişileri ve kalemleri okuması, satış teklifleri ve satış siparişleri oluşturması gerekir. D365 BUS FULL ACCESS tüm BOTS4.me uygulamalarını kapsar.
Aynı PO iki kez e-postayla gönderilirse ne olur?
Bir kez içe aktarılır. Mail2ERP her belgeyi oluşturmadan önce kaydeder ve sonraki çalıştırmada yeniden bulur; böylece yarıda kesilen bir çalıştırma veya iletilen bir kopya asla ikinci bir satış siparişi üretmez.
Canlı şirketimize dokunmadan deneyebilir miyim?
Evet, iki şekilde. Demo Modu Business Central’a hiçbir şey yazmaz ve ne oluşturacağını size e-postayla bildirir. Ayrıca Business Central kartında bir sandbox ortamı seçip önce orada test edebilirsiniz.
📚 İlgili Okumalar
- Tam özellik listesi: Mail2ERP ürün sayfası ve Mail2ERP kılavuzu.
- Sipariş girildikten sonra: Business Central’da Otomatik Faturalama — AutoERP, sevk edilen siparişlerin faturalarını nakleder ve gönderir.
- Seçenekleri karşılaştırma: Mail2ERP ile Business Central’ın Sales Order Agent’ı karşılaştırması ve Parseur, Docparser veya Nanonets ile Mail2ERP karşılaştırması.
- Gerçek bir örnek: Vaka çalışması: IMP Kontakt.
- Arka plan: ERP ve CRM sistemlerini anlamak.
🔗 Kaynaklar ve Ek Okumalar
Bu kılavuzda başvurulan resmi belgeler. Harici bağlantılar yeni sekmede açılır.
Business Central Kendi Siparişlerini Kendisi Alsın
Posta kutunuzu ve Business Central’ı birkaç dakikada bağlayın, Mail2ERP’nin Demo Modu’nda çalışmasını izleyin ve yalnızca emin olduğunuzda canlıya geçin. İlk ay ücretsiz bir Discovery ayıdır, kart gerekmez.
Otomatikleştirilecek birden fazla süreç mi var, yoksa ERP’niz listemizde değil mi? We build it for you: book a free call →