Vaka Çalışması: IMP Kontakt Ayda 4.700 E-posta Siparişini ve Teklif Talebini Tek Birini Bile Yeniden Yazmadan Nasıl İşliyor
Mayıs 2024’te altı BOTS4.me botuyla başlayan ve bugün 32 bot çalıştıran 3,5M EUR cirolu bir B2B distribütör — her iş günü canlı
IMP Kontakt spol. s r.o., endüstriyel bileşenlerin Avrupalı B2B distribütörüdür. Müşterileri çoğu B2B müşterisi gibi sipariş verir: e-postayla, PDF, Excel ve taranmış eklerle, birkaç dilde. Mayıs 2024’ten beri bunları önce bir bot okuyor ve çalışanlar yalnızca botun çözemediklerini ele alıyor. Kurulum şöyle görünüyor, her ay şunları işliyor ve ekip hâlâ şunları elle yapıyor.
📊 Rakamlarla
📥 Sorun: Dolu Bir Gelen Kutusu Satış Siparişi Değildir
Bir distribütör küçük ve sık siparişlerle yaşar. Her biri ek olarak geliyordu: bir müşterinin ERP’sinden bir PDF, bir başkasından bir Excel tablosu, üçüncüsünden fotoğrafı çekilmiş bir sipariş formu. Her satırın okunması, her ürün kodunun katalogla eşleştirilmesi, her miktar ve fiyatın ERP’ye yazılması gerekiyordu. Teklif talepleri de aynı gelen kutusuna geliyor ve biri yanıtlayabilmeden önce aynı işi gerektiriyordu.
Aynı durum satın almada (açık satın alma siparişleriyle karşılaştırılacak tedarikçi onayları), muhasebede (faturalarla eşleştirilecek banka ekstreleri) ve tahsilatta (takip edilecek vadesi geçmiş faturalar) da tekrarlanıyordu. Hiçbiri zor değildi. Hepsi hacimdi ve hatalar ile gecikmeler hacimden doğar.
Şirket Odoo değil, OFFERIS ERP kullanıyor. Bu tek bir nedenle önemli: burada anlatılan botlar bir ERP bağlayıcı katmanı üzerinden çalışır, bu nedenle aynı kurulum Odoo 13–19, ERPNext 15–16, Zoho, Dolibarr 23+, Business Central online, QuickBooks Online, Xero, SAP Business One ve BOTS4.me’nin bundan sonra ekleyeceği her ERP için de geçerlidir.
⚙️ Başlangıç: Tek Posta Kutusunda Altı Bot
Şirket bu altı botla başladı. Her bot şirket posta kutusunu izler ve bir işi baştan sona yapar. Birer birer devreye alındılar, her biri önce Demo Modunda başladı ve “yapacaktı” raporları ekibin beklentileriyle eşleştiğinde üretime geçirildi. Bugün IMP Kontakt, BOTS4.me’den 32 bot çalıştırıyor.
- Mail2ERP — gelen her sipariş veya teklif talebi ekini okur, müşteri ve ürün kodlarını ERP kataloğuyla eşleştirir, mükerrerleri tespit eder ve siparişi ya da teklifi eksiksiz bir denetim iziyle ERP’de oluşturur. Çözemediği e-postalar bir kişi için gelen kutusunda kalır.Ayda yaklaşık 4.700 teklif talebi ve sipariş.
- Supplier2ERP — tedarikçi sipariş onaylarını okur ve eşleşen satın alma siparişlerindeki miktarları, fiyatları ve teslim tarihlerini günceller; geciken ve kısmi onaylar sessizce kabul edilmek yerine işaretlenir.Stoktan tedarikçiye döngüyü tamamlar.
- Pay2ERP — gelen banka ödemelerini her gün açık faturalarla eşleştirir ve ERP’ye kaydeder; muhasebe ekibine yalnızca eşleşmeyen ödemeler ulaşır.Günde yüzlerce ödeme, istisnalar elle inceleniyor.
- AutoCASH — vadesi geçmiş faturaları bulur ve şirketin takvimine göre, müşterinin dilinde, yapay zeka kullanmadan kademeli hatırlatmalar gönderir.
- AutoSPAM — diğer botların ve satış ekibinin yalnızca gerçek müşteri ve tedarikçi postalarını görmesi için ortak posta kutusunu temiz tutar.
- Mail2CLOUD — her e-postayı ve eki şifrelenmiş olarak şirketin kendi bulut depolamasına, denetim kopyası olarak yedekler.
👥 Ekibin Hâlâ Elle Yaptıkları
Otomasyon insanları süreçten çıkarmadı; neye baktıklarını değiştirdi. Satış ekibi, Mail2ERP’nin çözemediği e-postaları inceler; bunlar genellikle yeni müşteriler, alışılmadık ürün kodları ya da aynı zamanda bir soru içeren siparişlerdir. Muhasebe, Pay2ERP’nin eşleştiremediği ödemeleri inceler. Satın alma, siparişten farklı olan tedarikçi onaylarını görür. Geri kalan her şey kendiliğinden çalışır ve her çalışma, yapılanları listeleyen bir rapor e-postasıyla biter.
Düzeltmeler sisteme geri döner: bir e-postayı posta kutusundaki doğru klasöre taşımak, botlara o göndereni veya kalıbı bir dahaki sefere nasıl ele alacaklarını öğretir; böylece istisna listesi aydan aya kısalır.
🧭 Buraya Gelmek İçin Neler Gerekti
- Özel geliştirme yok. Botlar ERP’ye BOTS4.me bağlayıcı katmanı üzerinden, posta kutusuna ise IMAP veya OAuth ile bağlanır; yapılandırma bots4.me/bots adresindeki kontrol panelinden yapılır.
- Önce Demo Modu. Her bot, ERP’ye yazmasına izin verilmeden önce bir süre “ne yapardı” raporları üretti.
- Her seferinde bir bot. E-posta siparişleri en büyük maliyet kalemi olduğu için ilk Mail2ERP devreye girdi; satın alma, ödeme ve alacak takibi botları o kendini kanıtladıktan sonra geldi.
- Klasörlerle geri bildirim. Ekip botları kuralları düzenleyerek değil, e-postaları taşıyarak eğitir.
📚 Sonraki Okuma
Gelen Kutunuzla Ne Yapacağını Görün — İlk Ay Ücretsiz
Mail2ERP’yi kendi posta kutunuzda Demo Modunda açın ve bu hafta neler oluşturacağını gösteren raporu okuyun. Siz karar verene kadar hiçbir şey yazılmaz.