E-posta Siparişleri ve RFQ’lar Odoo’ya Otomatik Olarak Nasıl Aktarılır
PDF, Excel ve taranmış satın alma siparişlerini Odoo’ya elle yeniden yazmayı bırakın
Müşterileriniz siparişleri ve teklif taleplerini e-postayla — akla gelebilecek her biçimde ek olarak — gönderiyorsa, ekibinizden biri bu verileri satır satır Odoo’ya kopyalıyordur. Bu kılavuz, e-posta siparişlerinin Mail2ERP ile Odoo’ya otomatik olarak nasıl aktarılacağını gösterir: bir e-posta gelir, veriler çıkarılır ve satış siparişi veya teklif, belirlediğiniz çalışma saatleri içinde birkaç dakika içinde Odoo’da görünür. Kurulum yaklaşık beş dakika sürer, geliştirici gerekmez ve ilk ay ücretsiz bir Discovery ayıdır.
🎯 Odoo’ya Manuel Sipariş Girişi Neden Bu Kadar Pahalı
E-postayla gelen her sipariş farklı görünür. Bir müşteri temiz bir PDF gönderir, bir diğeri kendi sütun düzenine sahip bir Excel tablosu, bir üçüncüsü imzalı bir formu fotoğraflayıp resmi ekler. Biri her e-postayı açmak, ürünleri, miktarları, referansları ve teslimat tarihlerini bulmak, ardından her şeyi Odoo’ya yeniden yazmak zorundadır. Bu sürecin üç gizli maliyeti vardır:
- Zaman: rutin çok satırlı bir siparişin doğru şekilde girilmesi birkaç dakika sürebilir. Günde onlarca siparişte bu, yeni hiçbir şey üretmeyen tam zamanlı bir iştir — yalnızca verileri bir ekrandan diğerine taşır.
- Hatalar: yanlış yazılmış bir miktar veya yanlış bir ürün kodu; yanlış bir teslimata, bir alacak dekontuna ve memnuniyetsiz bir müşteriye dönüşür. Manuel giriş hataları, düzeltilmesi en pahalı olduğu zaman, geç ortaya çıkar.
- Gecikme: cuma akşamı alınan siparişler pazartesiye kadar işlenmeden bekler. Bir gün geç yanıtlanan teklifler, daha hızlı rakiplere kaptırılan tekliflerdir.
Hacim de nadiren küçüktür. Gerçek bir Mail2ERP müşterisi olan IMP Kontakt, e-postayla her ay binlerce RFQ ve sipariş alır — özel bir veri girişi ekibi olmadan elle yazılması imkânsız olacak bir iş yükü.
🔍 Odoo Kullanıcılarının Genellikle İlk Denedikleri
Odoo’nun yerleşik e-posta ağ geçidi
Odoo, kutudan çıktığı haliyle gelen e-postadan kayıt oluşturabilir. Tasarlandığı amaç için iyi çalışır: e-postayı kaydeder ve bir potansiyel müşteri veya boş bir teklif açar. Yapmadığı şey ise eki okumaktır. Yirmi sipariş satırı olan PDF kayda eklenir — ve bir insan yine de onu açıp her satırı yazmak zorundadır.
Özel betikler ve şablon tabanlı OCR
Bazı şirketler en büyük müşterilerinin belgeleri için ayrıştırıcılar oluşturur. Bunlar, müşteri düzenini değiştirene, bir sütun ekleyene veya tamamen farklı bir biçimle yeni bir müşteri gelene kadar işe yarar. Şablon tabanlı çıkarma, kalıcı bakım demektir: her belge çeşidi yeni bir geliştirme bileti demektir.
Zapier tarzı bağlayıcılar
Genel otomasyon platformları bir e-postayı Odoo’ya taşıyabilir, ancak zor kısımla — bilinmeyen bir düzen ve dildeki yapılandırılmamış bir eki anlamakla, serbest metin ürün açıklamalarını gerçek Odoo ürün kodlarınızla eşleştirmekle ve belgenin bir sipariş mi yoksa bir teklif talebi mi olduğunu bilmekle — mücadele ederler. Ayrıca posta kutunuz ile ERP’niz arasına bir ara katman yazılımı eklerler.
⚠️ Gerçek gereksinim
E-posta siparişlerini gerçekten otomatikleştirmek için bir aracın herhangi bir biçimi, herhangi bir düzeni, herhangi bir dili — şablon kullanmadan işleyebilmesi, teklif talebini siparişten ayırt edebilmesi, satırları Odoo kataloğunuzla eşleştirebilmesi ve tam bir denetim izi ile doğru bir kayıt yazabilmesi gerekir. Mail2ERP tam olarak bunun için tasarlandı.
⚙️ Otomatik Yol: Odoo İçin Mail2ERP’i 5 Dakikada Kurun
Müşteri e-postası gelir
Mail2ERP çıkarır & doğrular
Odoo’da sipariş oluşturulur
E-posta ISLENDI klasörüne taşınır
İşte baştan sona eksiksiz kurulum:
- Adım 1 — Ücretsiz Discovery ayınızı başlatın: bots4.me/bots adresinde oturum açın, Mail2ERP kartında Ücretsiz Discovery ayını başlat düğmesine tıklayın ve Koşulları bir kez kabul edin — kredi kartı gerekmez.
- Adım 2 — E-postanızı bağlayın: Güvenli Hızlı Bağlantı’yı kullanın. Gmail/Google Workspace ve Office 365, yönetilen OAuth ile iki tıklamada bağlanır; Yahoo ve diğer tüm sağlayıcılar bir uygulama parolasıyla IMAP üzerinden çalışır. Posta kutunuz ile bot arasında ara katman yazılımı yoktur.
- Adım 3 — Odoo’yu bağlayın: ücretsiz BOTS4.me Connect modülünü yükleyin (Odoo 13–19’u destekler). Odoo.sh ve on-premise’de bir kez kurulan ve tek tıkla bağlanan tam Python bağlayıcısını alırsınız. Odoo Online özel Python’a izin vermez; bu nedenle orada Ayarlar → Kullanıcılar ve Şirketler → Kullanıcılar → kullanıcınız → Hesap Güvenliği altında bir API anahtarı oluşturur ve bunu bots4.me’de Ayarlar → Mail2ERP → Access Manager → Hedef Ekle → ERP → Odoo altına yapıştırırsınız. Odoo Online, API erişimi için Odoo’nun Custom planını gerektirir.
- Adım 4 — DEMO’da başlayın: Mail2ERP gerçek e-postalarınızı işler ve size tam olarak neyi içe aktaracağını e-postayla bildirir — ancak Odoo’ya hiçbir şey yazmaz. DEMO raporları doğru göründüğünde Kontrol sekmesinde Mod ayarını LIVE yapın — bu seçenek ilk DEMO rapor e-postasından sonra açılır.
- Adım 5 — Erişim düzeyini kademeli olarak yükseltin: yalnızca e-postadan, Odoo okuma erişimine (gerçek müşterileriniz ve ürünlerinizle eşleştirme yaparak), yalnızca kendinize güvendiğinizde tam üretim yazmalarına geçin.
- Adım 6 — İstisnalarınızı öğretin: e-postaları posta kutunuzdaki
_Mail2ERP/TEKLIF,_Mail2ERP/SIPARISLERveya_Mail2ERP/ICERI_AKTARMAklasörlerine sürükleyin. Tek bir taşıma, botun o göndericinin kalıbını gelecekte nasıl ele alacağını öğretir.
🧭 Ücretsiz Discovery Ayınızda Deneyin
Mail2ERP’nin ilk ayı ücretsiz bir Discovery ayıdır: Personal planının kullanım hakkı, denemeniz için açılan Harici Ayır, Akıllı çoklu kod eşleştirme ve RFQ Tespiti ile birlikte ve kredi kartı gerekmeden. Bu ay içinde sıfırdan ilk içe aktarılan siparişinize nasıl ulaşacağınız aşağıda anlatılıyor.
1. Gün — Başlatın ve bağlayın
- bots4.me/bots adresinde oturum açın, Mail2ERP kartında Ücretsiz Discovery ayını başlat düğmesine tıklayın ve Koşulları bir kez kabul edin — kredi kartı gerekmez.
- Posta kutunuzu bağlamak için Ayarlar (dişli) → Mail2ERP → Access Manager → Kaynak Ekle yolunu açın. Gmail ve Microsoft 365, Secure Quick Connect kullanır; diğer sağlayıcılar bir uygulama parolasıyla IMAP üzerinden bağlanır — bkz. Bağlantı Kurma.
- Ya da hiç posta kutusu bağlamayın: Kaynak Ekle’ye tıklayın ve BOTS4.me posta kutusu seçeneğini ekleyin (tek tık, parola yok), ardından sipariş e-postalarını hesap e-posta adresinizden mail2erp@bots4.me adresine iletin. Diğer gönderenlere Kontrol sekmesindeki Bize iletin – şu adresten e-posta kabul et altında izin verilebilir.
- Odoo’yu bağlayın: aynı Access Manager’da Hedef Ekle → ERP → Odoo’ya tıklayın veya ücretsiz BOTS4.me Connect modülünü Odoo’ya yükleyip Bağlan’a basın. Odoo Online’da bunun yerine bir API anahtarı yapıştırırsınız.
- Odoo Online, API erişimi için Odoo’nun Custom planını gerektirir.
- Bir API anahtarı kullanıyorsanız, o Odoo kullanıcısına Satış (Yönetici), Kişi Oluşturma ve Satın Alma (Kullanıcı) haklarını verin.
1. Gün — Kontrol sekmesini kontrol edin
- Mod: Mail2ERP DEMO’da başlar. Okuduğu her sipariş veya talep için size neyi içe aktaracağını e-postayla bildirir ve Odoo’ya hiçbir şey yazılmaz. LIVE’da gerçek teklifler ve satış siparişleri oluşturur.
- Çalışma Saatleri ve Hafta Sonları: Mail2ERP yalnızca bu saatler içinde çalışır; başlangıçta bunlar hafta içi mesai saatleridir. Akşam ve hafta sonu gelen siparişlerin de içe aktarılması gerekiyorsa bu saatleri genişletin ve Hafta sonları seçeneğini açın.
- Yapay Zeka Modu: Discovery ayı Essential AI’yi içerir. Yapay Zeka Modu Kapalı olduğunda ürün kodları, miktarlar ve fiyatlar yalnızca kurallarla okunur ve hiçbir şey bir yapay zekâ sağlayıcısına gönderilmez.
- Mail2ERP Özellikleri: tüm dosya biçimleri, E-posta raporları ve Posta kutunuzdaki günlükler zaten açıktır.
- Kontrol sekmesinde Discovery etiketi taşıyan anahtarlar ücretsiz ayınıza dahildir ve kapalı olarak başlar — denemek istediklerinizi açın.
- Mail2ERP için bunlar Harici Ayır (bilinmeyen gönderenler INBOX’ınızda kalmak yerine _Mail2ERP/HARICI klasörüne gider), dört Akıllı çoklu kod eşleştirme anahtarı (Tedarikçi Kodları, Barkodlar, Üretici Parça Numarası, Müşteri Referansları) ve RFQ Tespiti’dir (teklif numaranızı anan bir yanıtı siparişe dönüştürür).
1. Gün — Bir test siparişi gönderin
Mail2ERP yalnızca Odoo’da müşteri olan gönderenlerden içe aktarır ve ürünleri kataloğunuzdaki kodlara göre bulur. İlk testiniz için Odoo’daki bir müşteri kişisine ait bir e-posta adresinden bir sipariş gönderin ve iki üç ürün kodunu (Odoo’daki Dahili Referans) miktarlarıyla birlikte listeleyin — e-posta metninde veya PDF ya da Excel eki olarak. Bir sonraki çalıştırmadan sonra DEMO raporu gelir ve karar Günlükler sekmesinde ve posta kutunuzun _Mail2ERP/LOGS klasöründe görünür.
1. Hafta — Ona öğretin, ardından LIVE’a geçin
- INBOX’ınıza günde birkaç kez bakın: Mail2ERP’nin içe aktaramadığı e-postalar orada okunmamış olarak kalır; içe aktarılanlar _Mail2ERP/ISLENDI klasörüne taşınır. Günlük satırı size nedenini söyler; örneğin Odoo’da müşteri olmayan bir gönderen veya ürün kodu bulunamaması.
- Klasörlerle düzeltin: bir e-postayı teklif veya sipariş olarak yeniden denemek için _Mail2ERP/TEKLIF veya _Mail2ERP/SIPARISLER klasörüne, bu tür e-postaları gelecekte atlamak için _Mail2ERP/ICERI_AKTARMA klasörüne veya tedarikçi gibi bir gönderenin asla içe aktarılmamasını sağlamak için _Mail2ERP/TEDARIKCI klasörüne sürükleyin. Klasör adları uygulama dilinizi izler.
- DEMO raporları doğru göründüğünde Kontrol sekmesinde Mod ayarını LIVE yapın — bu seçenek ilk DEMO rapor e-postasından sonra açılır.
📅 Discovery ayı sona erdiğinde
Ay sona erdiğinde Mail2ERP kendiliğinden küçük bir aylık kotayla ücretsiz planda devam eder: kota dolduğunda yeni öğeler bir sonraki aya veya bir plan seçene kadar bekler; başlamış bir öğe her zaman tamamlanır. Tüm özellikleri korumak için bir plan seçin — Mail2ERP ürün sayfasındaki plan tablosuna bakın.
Ücretsiz plan e-posta metnini, PDF, CSV ve HTML dosyalarını okur; taranmış PDF’ler, görseller, Excel, Word ve Discovery anahtarları bir plan gerektirir. İçe aktardığınız hiçbir şey geri alınmaz.
📅 Günlük İşleyiş Nasıl Görünür
Canlıya geçtikten sonra Mail2ERP, yeni e-postaları seçtiğiniz zamanlamaya göre, belirlediğiniz çalışma saatleri içinde işler. PDF, Excel, Word, CSV, HTML, görseller ve OCR ile taranmış belgeler veya fotoğraflanmış siparişleri — herhangi bir dilde veya yazı sisteminde şablon gerektirmeden okur. Her e-posta RFQ veya sipariş olarak sınıflandırılır, Odoo kataloğunuzla eşleştirilir (Family planından itibaren barkodlar, üretici parça numaraları ve müşteri referanslarıyla da — Akıllı çoklu kod eşleştirme) ve eksiksiz bir denetim iziyle Odoo’ya yazılır.
- Başarılı içe aktarımlar bir ISLENDI klasörüne taşınır — teklif veya satış siparişi Odoo’da sizi zaten bekliyordur.
- Belirsiz olan her şey INBOX’ınızda kalır, okunmamış olarak; böylece hiçbir şey gözden kaybolmaz. Nedeni giderin (örneğin eksik ürünü Odoo’ya ekleyin) ve e-postayı _Mail2ERP/TEKLIF veya _Mail2ERP/SIPARISLER klasörüne sürükleyin — bir sonraki çalıştırmada yeniden denenir.
- Kopya tespiti, bir müşteri iki adrese e-posta gönderdiğinde veya aynı siparişi iki kez ilettiğinde çift kayıt girişini önler.
- Raporlar ve günlükler: E-posta raporları, Odoo’ya aktarılan her belge için size kısa bir rapor gönderir; Dashboard’un Günlükler sekmesi botun verdiği her kararı gösterir ve aynı satırlar posta kutunuzun _Mail2ERP/LOGS klasöründe de görünür. Her özellik ayrı ayrı açılıp kapatılabilir, Yapay Zeka Modu Kapalı’dan planınızın içerdiği seviyeye kadar gider ve Bot Gücü her şeyi anında kapatır.
Platform AB’de barındırılır ve GDPR için tasarlanmıştır, 2FA sunar ve raporlarını, günlüklerini ve posta kutusu klasörlerini 31 dilde sunar. Tek bir bağlantı, Odoo ile çalışan tüm BOTS4.me uygulamalarına hizmet eder; bu nedenle daha sonra sipariş karşılama veya ödeme otomasyonu eklemek yeni bir entegrasyon çalışması gerektirmez.
🌍 Odoo’nun Ötesinde de Çalışır
Bu kılavuz Odoo’yu hedef alır, ancak Mail2ERP ERPNext 15 ve 16, Zoho (Books / Inventory), Dolibarr 23 ve üzeri, Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero ve SAP Business One üzerinde de çalışır. API’si olan diğer tüm ERP’ler — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite ve daha fazlası — talep üzerine bağlanır. Sizinki eksikse bize ulaşın.
❓ Sıkça Sorulan Sorular
Odoo, e-posta eklerinden siparişleri otomatik olarak içe aktarabilir mi?
Kutudan çıktığı haliyle hayır. Odoo’nun yerleşik e-posta ağ geçidi gelen bir e-postadan kayıt oluşturabilir, ancak PDF veya Excel eklerini okumaz — sipariş satırları yine de manuel olarak girilmelidir. Mail2ERP eksik olan bu katmanı ekler: herhangi bir ekten satır kalemlerini, miktarları ve referansları çıkarır ve eksiksiz teklifi veya satış siparişini Odoo’da otomatik olarak oluşturur.
Mail2ERP, Odoo Online (SaaS) ile mi çalışır, yoksa yalnızca Odoo.sh ve şirket içi ile mi?
Üç barındırma türünün tümü çalışır: on-premise Odoo 13’ten 19’a kadar ve Odoo.sh ile Odoo Online’ın çalıştırdığı güncel sürümler. Odoo.sh ve on-premise kurulumlar, ücretsiz BOTS4.me Connect modülündeki tam Python bağlayıcısını kullanır; bir kez kurulur ve tek tıkla bağlanır. Odoo Online özel Python’a izin vermez; bu nedenle bunun yerine bir API anahtarıyla bağlanırsınız — anahtarı Ayarlar → Kullanıcılar ve Şirketler → Kullanıcılar → kullanıcınız → Hesap Güvenliği altında oluşturur ve bots4.me’ye yapıştırırsınız. Odoo Online, API erişimi için Odoo’nun Custom planını gerektirir. Her iki durumda da tek bir bağlantı, Odoo ile çalışan tüm BOTS4.me uygulamalarına hizmet eder.
Taranmış veya fotoğraflanmış satın alma siparişlerini okuyabilir mi?
Taranmış ve fotoğraflanmış siparişler, evet: Mail2ERP taranmış PDF’leri, fotoğrafları ve görüntü tabanlı belgeleri OCR ile okur; Tayca, Arapça, Japonca, Çince, Rusça, İbranice, Korece ve Hintçe gibi Latin dışı yazı sistemleri dahil tüm dillerde — şablon gerektirmeden. El yazısı güvenilir şekilde okunamaz; Enterprise planında Ultra AI seviyesi orijinal dosyayı görüntü işleme yetenekli modellerle okur ve zor belgelerde en iyi sonuçları verir.
Mail2ERP, bir teklif talebini bir satın alma siparişinden nasıl ayırt eder?
Yapay zekâ sınıflandırması, bir teklif talebi mi yoksa kesin bir sipariş mi olduğuna karar vermek için e-posta ve ek içeriğini analiz eder ve Odoo’da karşılık gelen kaydı oluşturur. Bir gönderici için yanlış tahmin ederse, o e-postayı _Mail2ERP/TEKLIF veya _Mail2ERP/SIPARISLER klasörüne sürükleyin — sistem düzeltmeyi hatırlar ve bunu o göndericinin gelecekteki e-postalarına uygular.
Tam olarak işlenemeyen e-postalara ne olur?
INBOX’ınızda okunmamış olarak kalırlar; böylece hiçbir şey sessizce kaybolmaz. Günlükler sekmesi ve _Mail2ERP/LOGS klasörü içe aktarmanın neden durduğunu söyler — örneğin Odoo’da eksik bir ürün. Nedeni giderdikten sonra e-postayı _Mail2ERP/TEKLIF veya _Mail2ERP/SIPARISLER klasörüne sürükleyin; bir sonraki çalıştırmada yeniden denenir.
Bir müşteri aynı siparişi iki kez e-postayla gönderirse kopya siparişler oluşturulur mu?
Hayır. Mail2ERP’nin mükerrer kayıt tespiti, aynı siparişin birden fazla adrese geldiğini veya yeniden iletildiğini tanır, kopyayı _COP_KUTUSU/KOPYA klasörüne taşır ve siparişi Odoo’ya tam olarak bir kez aktarır.
Kurulum ne kadar sürer ve bir geliştiriciye ihtiyacım var mı?
Yaklaşık beş dakika ve geliştirici gerekmez. E-posta Secure Quick Connect (OAuth) ile bağlanır — ya da siparişleri doğrudan mail2erp@bots4.me adresine iletirsiniz — Odoo ücretsiz BOTS4.me Connect modülüyle (veya Odoo Online’da bir API anahtarıyla) bağlanır ve veritabanınıza hiçbir şeyin yazılmadığı DEMO’da başlarsınız. İlk ay, kredi kartı gerektirmeyen ücretsiz bir Discovery ayıdır.
📚 İlgili Odoo Otomasyon Kılavuzları
- İçe aktarmadan sonraki adım: Odoo’da Sipariş Onayı, Teslimat ve Faturalama Nasıl Otomatikleştirilir — içe aktarılan bir siparişi AutoERP olarak etiketleyin; AutoERP onu onaylar, sevk eder ve faturalandırır.
- Satın alma tarafındaki ayna görüntü: Tedarikçi Sipariş Onayları Odoo’ya Otomatik Olarak Nasıl Aktarılır — aynı fikir, tedarikçilerinizin e-postalarına uygulanmış hali.
- Para döngüsünü kapatın: Odoo’da Ödeme Hatırlatmaları Nasıl Otomatikleştirilir — o siparişlerin dönüştüğü faturalar için kademeli tahsilat takibi.
- Bağlayıcı ayrıntıları: Odoo, BOTS4.me’ye Nasıl Bağlanır (Odoo 13–19).
- Büyük resim: Odoo Uçtan Uca Nasıl Otomatikleştirilir: E-posta Siparişinden Ödenmiş Faturaya.
🔗 Kaynaklar ve Ek Okumalar
Bu kılavuzda referans verilen resmi belgeler ve standartlar. Harici bağlantılar yeni sekmede açılır.
Odoo Kendi Siparişlerini Kendi Yazsın
Posta kutunuzu ve Odoo’yu beş dakikada bağlayın, Mail2ERP’nin Demo Modunda nasıl çalıştığını izleyin ve yalnızca emin olduğunuzda canlıya geçin. İlk ay, kredi kartı gerektirmeyen ücretsiz bir Discovery ayıdır.