Tedarikçi Sipariş Onayları Odoo’ya Otomatik Olarak Nasıl Aktarılır

💸 Manuel Onay Girişinin Gerçek Maliyeti

Bir tedarikçi sipariş onayı zararsız görünür — ta ki onu gönderdiğiniz her satın alma siparişiyle çarpana kadar. Her onayın açılması, okunması ve Odoo’daki satın alma siparişiyle karşılaştırılması gerekir. Tedarikçi tam miktarı mı onayladı? Birim fiyat değişti mi? Teslimat tarihi iki hafta mı kaydı? Her yanıt, Purchase uygulamasında tıklamalar ve yeniden yazma anlamına gelir.

O işi atlamanın verdiği zarar, işin kendisinden daha kötüdür. Onaylar girilmediğinde, Odoo sessizce yanlış bir tablo gösterir:

• Yanlış gelen tarihleri: Odoo mallar için hâlâ orijinal tarihi beklemektedir, bu yüzden planlanmış teslim alımlarınız, satış sözleriniz ve stok yenileme planlamanız eski verilere dayanır.
• Yanlış fiyatlar: tedarikçi faturası gelir ve satın alma siparişiyle eşleşmez, bu yüzden muhasebe, kimse siparişi hatırlamadıktan haftalar sonra bir açıklama için satın almayı sıkıştırır.
• Sessiz eksik sevkiyatlar: tedarikçi 100 birimin 60’ını onayladı, kimse satırı güncellemedi ve stok tükenmesi ancak bir müşteri siparişi sevk edilemediğinde ortaya çıkar.
• Kaybedilen saatlerce vasıflı emek: satın alma çalışanları günlerini müzakere etmek veya tedarik sorunlarını çözmek yerine bir PDF ile bir tarayıcı sekmesi arasında sayı kopyalayarak geçirir.

Bu görev tamamen karşılaştırma ve veri girişidir — tam olarak yazılımın yapması gereken türde bir iş ve tam olarak insanların sıkıldıklarında en kötü yaptıkları türde bir iş.

🔧 Ekiplerin Bunu Çözmek İçin Genellikle Denediği Yollar

1. Manuel olarak yapmaya devam edin

Haftada beş satın alma siparişinde işe yarar. Ellide, onaylar okunmadan birikir ve girilenler acele ile girilir. Yer değiştirmiş rakamlar ve atlanan satırlar da manuel karşılaştırmadan doğar.

2. Odoo’nun yerleşik e-posta ağ geçidi

Odoo’nun gelen posta ağ geçidi bir e-postayı bir kayda eklemekte harikadır — onayı bir satın alma siparişinin sohbet akışında kaydedebilir. Ancak PDF’i okumaz, onaylanan değerleri satın alma siparişi satırlarınızla karşılaştırmaz ve miktarları, fiyatları veya tarihleri güncellemez. Belge dosyalanır; iş kalır.

3. Genel OCR araçları ve Zapier tarzı bağlayıcılar

Şablon tabanlı OCR araçları, her tedarikçi düzeni için bir şablon oluşturup sürdürdükten sonra bir belgeden alanları çıkarabilir. Tedarikçiler biçimlerini uyarmadan değiştirir ve metin çıkaran bir bağlayıcı yine de asıl soruyu yanıtlayamaz: bu, Odoo’daki açık satın alma siparişimle eşleşiyor mu ve fark tolerans dahilinde mi? ERP farkındalığı olmayan çıkarma, manuel karşılaştırmayı sadece bir adım ileriye taşır.

4. Özel betikler

Bir geliştirici, en iyi üç tedarikçiniz için standart senaryoyu betikleyebilir. Sonra dördüncü tedarikçi taranmış bir görüntü gönderir, düzen değişir, geliştirici ayrılır ve betik kimsenin dokunmaya cesaret edemediği bir şey daha haline gelir.

🤖 Otomatik Yol: Supplier2ERP

Supplier2ERP, posta kutunuzu izleyen, tedarikçi onaylarını her biçimde okuyan, bunları Odoo’daki açık satın alma siparişleriyle eşleştiren ve belirlediğiniz tolerans kurallarına göre teslim tarihlerini, miktarları ve — Business planından itibaren — fiyatları güncelleyen bir BOTS4.me botudur.

Yaklaşık beş dakikada kurun

• Adım 1 — Ücretsiz Discovery ayınızı başlatın: bots4.me/bots adresinde oturum açın, Supplier2ERP kartında Ücretsiz Discovery ayını başlat düğmesine tıklayın ve Koşulları bir kez kabul edin — kredi kartı gerekmez.
• Adım 2 — Posta kutunuzu bağlayın: güvenli Hızlı Bağlantı’yı kullanın (Gmail, Office 365 için OAuth; her IMAP sağlayıcısı desteklenir). Ara katman yazılımı yok, yönlendirme kuralı yok.
• Adım 3 — Odoo’yu bağlayın: ücretsiz BOTS4.me Connect modülünü yükleyin (Odoo 13–19). Odoo.sh ve on-premise, bir kez kurulan ve tek tıkla bağlanan Python bağlayıcısını alır. Odoo Online kullanıcıları Ayarlar → Kullanıcılar ve Şirketler → Kullanıcılar → kullanıcınız → Hesap Güvenliği altında bir API anahtarı oluşturur ve bunu bots4.me’de Ayarlar → Supplier2ERP → Access Manager → Hedef Ekle → ERP → Odoo altına yapıştırır (isteğe bağlı sıfır kodlu bir XML yardımcısı Odoo içine bir BOTS4.me menüsü ekler). Odoo Online, API erişimi için Odoo’nun Custom planını gerektirir. Tek bir bağlantı, Odoo ile çalışan tüm BOTS4.me uygulamalarına hizmet eder.
• Adım 4 — Ona tedarikçilerinizi ve toleranslarınızı söyleyin: Odoo bağlandıktan sonra Supplier2ERP, açık satın alma siparişleri olan tedarikçileri alır ve listeyi size e-postayla gönderir; diğer herhangi bir tedarikçiyi, onaylarından birini _Supplier2ERP/ICE_AKTAR klasörüne sürükleyerek öğretin ve birini _Supplier2ERP/ICERI_AKTARMA ile durdurun. Kontrol sekmesinde Maksimum Fiyat/Miktar Değişimi ve Maksimum Ürün Farkı, bir onayın uygulanmak yerine işaretlenmesinden önce bir farkın ne kadar büyük olabileceğini belirler.
• Adım 5 — DEMO’da başlayın: bot gerçek onayları okur, bunları gerçek satın alma siparişlerinizle eşleştirir ve size tam olarak neyi güncelleyeceğini e-postayla bildirir — hiçbir şey yazmadan. DEMO raporları doğru göründüğünde Kontrol sekmesinde Mod ayarını LIVE yapın — bu seçenek ilk DEMO rapor e-postasından sonra açılır.

🧭 Ücretsiz Discovery Ayınızda Deneyin

Supplier2ERP’nin ilk ayı ücretsiz bir Discovery ayıdır: Personal planının kullanım hakkı, denemeniz için açılan Miktarları Otomatik Güncelle ve Ön işleme ile birlikte ve kredi kartı gerekmeden. İlk satın alma siparişinizin gerçek bir tedarikçi onayından nasıl güncelleneceği aşağıda anlatılıyor.

1. Gün — Başlatın ve bağlayın

• bots4.me/bots adresinde oturum açın, Supplier2ERP kartında Ücretsiz Discovery ayını başlat düğmesine tıklayın ve Koşulları bir kez kabul edin — kredi kartı gerekmez.
• Posta kutunuzu bağlamak için Ayarlar (dişli) → Supplier2ERP → Access Manager → Kaynak Ekle yolunu açın (Gmail ve Microsoft 365 için Secure Quick Connect, diğer sağlayıcılar için uygulama parolasıyla IMAP). Ya da BOTS4.me posta kutusu seçeneğini ekleyin (tek tık, parola yok) ve onayları hesap e-posta adresinizden supplier2erp@bots4.me adresine iletin.
• Odoo’yu bağlayın: Hedef Ekle → ERP → Odoo’ya tıklayın veya ücretsiz BOTS4.me Connect modülünü Odoo’ya yükleyip Bağlan’a basın. Odoo Online’da bunun yerine bir API anahtarı yapıştırırsınız.
• Odoo Online, API erişimi için Odoo’nun Custom planını gerektirir.
• Bir API anahtarı kullanıyorsanız, o Odoo kullanıcısına Satın Alma (Kullanıcı) ve Kişi Oluşturma haklarını verin.

1. Gün — Ona tedarikçilerinizi söyleyin

• Açık satın alma siparişleri olan tedarikçiler: Odoo bağlandıktan sonra Supplier2ERP bunları otomatik olarak alır ve okuyacağı tedarikçilerin listesini size e-postayla gönderir.
• Diğer herhangi bir tedarikçi: onaylarından birini _Supplier2ERP/ICE_AKTAR klasörüne sürükleyin. Bir sonraki çalıştırmada okunur ve o andan itibaren o gönderenden gelen her onay okunur. Gönderen ayrıca tedarikçi olarak işaretlenir; böylece Mail2ERP onu müşteri siparişi olarak içe aktarmaz.
• Yok sayılacak bir gönderen: e-postalarından birini _Supplier2ERP/ICERI_AKTARMA klasörüne sürükleyin. Klasörler ilk çalıştırmadan sonra görünür ve uygulama dilinizi izler.

1. Gün — Kontrol sekmesini kontrol edin

• Mod: Supplier2ERP DEMO’da başlar — gerçek onayları gerçek satın alma siparişleriyle eşleştirir ve hiçbir şey yazmadan neyi değiştireceğini size e-postayla bildirir.
• Supplier2ERP Özellikleri: ERP Eşleştirme, ERP Güncellemeleri, Şablon Çıkarımı, Yapay Zeka Çıkarım Yedeği ve Posta kutunuzdaki günlükler açıktır. Tedarikçiler taramaları veya fotoğrafları PDF olarak gönderiyorsa Taranmış PDF Dosyaları seçeneğini açın.
• Kontrol sekmesinde Discovery etiketi taşıyan anahtarlar ücretsiz ayınıza dahildir ve kapalı olarak başlar — denemek istediklerinizi açın.
• Supplier2ERP için açılacak olan Miktarları Otomatik Güncelle’dir; böylece onaylanan miktar değişiklikleri yalnızca raporlanmakla kalmaz, uygulanır (Ön işleme ayrıca AutoSPAM gerektirir). Fiyatları Otomatik Güncelle, Business planı gerektirir; o zamana kadar fiyat farkları size raporlanır.
• Toleranslar: Maksimum Fiyat/Miktar Değişimi, satır başına uygulanabilecek en büyük değişikliktir; Maksimum Ürün Farkı ise siparişin tamamı incelemeniz için size gönderilmeden önce kaç satırın farklı olabileceğidir.
• Raporlar: E-posta raporları altında sorunsuz onaylardan her birinin ardından mı, çalıştırma başına bir kez mi, yoksa günlük veya haftalık bir özet olarak mı haberdar olacağınızı seçin. İsteğe bağlı: Günlük gecikme uyarıları, geciken veya gecikme riski taşıyan teslimatları size e-postayla bildirir.
• Çalışma Saatleri ve Çalışma Zamanlaması: Supplier2ERP yalnızca Çalışma Saatleri içinde çalışır; başlangıçta bunlar hafta içi mesai saatleridir.

1. Hafta — Kontrol edin, ardından LIVE’a geçin

• Gerçek bir onayla test edin: onay, Odoo satın alma siparişi numaranızı anmalı veya Odoo’daki tedarikçi kaydında bulunan e-posta adresinden gelmeli ve ürün kodlarınızı listelemelidir. Her DEMO raporu satır satır neyin eşleştiğini ve neyin değişeceğini gösterir.
• Sonuçların nereye düştüğüne bakın: uygulanan onaylar _Supplier2ERP/ISLENDI klasörüne taşınır; işaretlenen veya okunamayanlar INBOX’ınızda okunmamış olarak kalır ya da ICE_AKTAR üzerinden geldiyse _Supplier2ERP/MANUEL içinde kalır. Günlükler sekmesi ve _Supplier2ERP/LOGS klasörü nedenini söyler. Kaçırılan bir onay, yeniden denenmek üzere _Supplier2ERP/ICE_AKTAR klasörüne sürüklenebilir.
• DEMO raporları doğru göründüğünde Kontrol sekmesinde Mod ayarını LIVE yapın — bu seçenek ilk DEMO rapor e-postasından sonra açılır.

📅 Günlük İşleyiş Nasıl Görünür

Canlıya geçtikten sonra Supplier2ERP seçtiğiniz Çalışma Zamanlaması’na göre, belirlediğiniz Çalışma Saatleri içinde çalışır. Her çalıştırma yeni tedarikçi e-postalarını ve eklerini işler:

• Tolerans dahilinde: onaylanan teslim tarihleri, onaylanan miktarlarla (Miktarları Otomatik Güncelle açıkken, Family planından itibaren) ve birim fiyatlarla (Fiyatları Otomatik Güncelle açıkken, Business planından itibaren) birlikte Odoo’daki eşleşen satın alma siparişi satırlarına yazılır; işlenen e-posta _Supplier2ERP/ISLENDI klasörüne dosyalanır. Bu anahtarlar olmadan farklar uygulanmak yerine size raporlanır.
• Tolerans dışında: büyük farklar raporunuzda işaretlenir ve e-posta okunmamış olarak kalır — INBOX’ınızda veya _Supplier2ERP/ICE_AKTAR üzerinden geldiyse _Supplier2ERP/MANUEL içinde — ve satın alma siparişi siz inceleyene kadar olduğu gibi bırakılır. Hiçbir şey gözden kaçmaz.
• Tam şeffaflık: bir fark raporu neyin çıkarıldığını, neyin eşleştiğini, neyin değiştiğini, neyin atlandığını ve nedenini gösterir — E-posta raporları altında seçtiğiniz gibi her onaydan sonra, çalıştırma başına bir kez veya günlük ya da haftalık bir özet olarak. Size ihtiyaç duyan onaylar her zaman anında gelir. Dashboard’un Günlükler sekmesi ve posta kutunuzdaki _Supplier2ERP/LOGS klasörü karar geçmişini saklar.
• Tam kontrol: Bot Gücü açma/kapama, özellik başına anahtarlar ve Kapalı’dan planınızın içerdiği seviyeye kadar Yapay Zeka Modu — hepsi bots4.me/bots adresindeki Kontrol sekmesinde. AB’de barındırma, GDPR için tasarlanmış, isteğe bağlı 2FA, 31 dilde raporlar.

🔄 Odoo Envanter Döngüsünün Eksik Parçası

Supplier2ERP, iki kardeş botun açtığı bir döngüyü kapatır. AutoSTOCK, gerçek satış geçmişinizden en uygun stok hedeflerini hesaplar ve bunları yerel Odoo yeniden sipariş kuralları olarak yazar. AutoPURCHASE bu hedefleri, minimumlara uyularak tedarikçi başına gruplandırılmış taslak satın alma siparişlerine dönüştürür. Tedarikçileriniz bu siparişleri onayladığında, Supplier2ERP onayları okur ve her satın alma siparişini doğru tutar — onaylanmış fiyatlar, miktarlar ve tarihler otomatik olarak Odoo’ya geri döner.

Üç bot birlikte, neredeyse hiç manuel satın alma işi olmadan sizi „ne kadar stok tutmalıyız?” sorusundan „mallar onaylandı ve Odoo bunu biliyor” noktasına taşır.

🌍 Odoo’nun Ötesinde de Çalışır

Bu kılavuz Odoo’ya (Odoo Online, Odoo.sh ve şirket içi dahil sürüm 13–19) odaklanır, ancak Supplier2ERP ERPNext, Zoho, Dolibarr, Business Central online, QuickBooks Online, Xero ve SAP Business One ile de çalışır; her biri o sistem için geliştirilmiş bir güncelleme stratejisiyle. Başka bir şey mi kullanıyorsunuz? Bize ulaşın — API’si olan diğer tüm ERP’ler talep üzerine bağlanır.

📚 İlgili Kılavuzlar

• Merkez: Odoo Uçtan Uca Nasıl Otomatikleştirilir: E-posta Siparişinden Ödenmiş Faturaya
• Bundan önceki adım: Odoo’da Satınalma Nasıl Otomatikleştirilir: Gerçek İhtiyaçlardan Taslak PO Oluşturma
• Hedeflerin nereden geldiği: Gerçek Satış Geçmişinden Odoo’da Optimum Yeniden Sipariş Noktaları Nasıl Belirlenir
• Posta kutunuzun satış tarafı: E-posta Siparişleri ve RFQ’lar Odoo’ya Nasıl Otomatik Olarak Aktarılır
• Bağlayıcı kurulumu: Odoo, BOTS4.me’ye Nasıl Bağlanır (Odoo 13–19)

🔗 Kaynaklar ve Ek Okumalar

Bu kılavuzda referans verilen resmi belgeler ve standartlar. Harici bağlantılar yeni sekmede açılır.

• Odoo 18 documentation — Purchase
• Odoo 18 documentation — Bill control (3-way matching)
• Odoo 18 documentation — Shipping and receiving
• Odoo 18 developer reference — External API