Odoo’da Satın Alma Nasıl Otomatikleştirilir: Gerçek İhtiyaçlardan Taslak Satın Alma Siparişleri

💸 Elle Sipariş Oluşturmanın Gerçek Maliyeti

Satın alma sorusu basit görünür: bugün ne sipariş etmemiz gerekiyor? Bunu her ürün için doğru yanıtlamak dört sayıyı bir araya getirmeyi gerektirir — stok hedefi, henüz teslim edilmemiş onaylanmış müşteri siparişleri, elde bulunan miktar ve zaten yolda olan miktar. Bunu kafanızda veya bir elektronik tabloda yaparsanız, hata biçimleri öngörülebilir hale gelir:

• Çift sipariş: geçen haftadan gelmekte olan sipariş unutulur, aynı ihtiyaç iki kez sipariş edilir ve fazla stok olarak birikir.
• Unutulan taahhütler: henüz sevk edilmemiş onaylı bir müşteri siparişi, sevkiyat zamanı gelip mal ortada olmayana kadar eksik stok olarak görünmez.
• Tedarikçi minimumlarının kaçırılması: üç adetlik bir sipariş gönderilir, tedarikçi bunu reddeder veya ek ücret uygular ve satın alma sorumlusu süreci baştan başlatmak zorunda kalır.
• Yavaş hareket eden ürünlerin fazla sipariş edilmesi: bir stok karşılama tavanı olmadan, “tam kutuya yuvarla” sessizce iki yıllık stoğa dönüşür.
• Elektronik tablolarda geçen saatler: yetkin bir satın alma sorumlusu, bir makinenin saniyeler içinde hesaplayabileceği sipariş tekliflerini hazırlamak için günün büyük bölümünü harcar.

🔧 Ekiplerin İlk Denediği Seçenekler

1. Odoo’nun yerleşik yenileme özelliği

Odoo’nun yeniden sipariş kuralları ve “Yenileme” ekranı gerçekten faydalıdır: stok minimumun altına düştüğünde Odoo bir RFQ önerebilir veya oluşturabilir. Ancak çıktının kalitesi tamamen kurallarda saklanan min/maks değerlerine bağlıdır — ve Odoo bunları sizin için hesaplamaz. Yerleşik yenileme özelliği ayrıca tedarikçi başına minimum sipariş tutarı, maksimum stok karşılama tavanı veya asla sipariş edilmeyecekler listesi gibi iş kurallarına sınırlı söz hakkı tanır, bu yüzden satın alma sorumluları yine de her teklifi elden geçirmek zorunda kalır.

2. Haftalık elektronik tablo ritüeli

Stoğu dışa aktarın, açık satış ve satın alma siparişlerini dışa aktarın, birleştirin, ihtiyaçları hesaplayın, ardından sonucu Odoo’da sipariş olarak yeniden girin. İşe yarar, ama saatler alır, bir sütun yer değiştirdiğinde bozulur ve yalnızca son dışa aktarım kadar güncel kalır.

3. Özel otomasyon

Zamanlanmış sunucu eylemleri veya özel betikler satın alma siparişi oluşturabilir, ancak uç durumlar — tedarikçi gruplama, minimumlar, açık siparişi çoğaltmak yerine genişleten yeniden çalıştırmalar — tam da işi gerçek bakım gerektiren gerçek bir yazılım projesine dönüştüren kısımlardır.

🤖 Otomatikleştirilmiş Yol: AutoPURCHASE

AutoPURCHASE, canlı Odoo verisinden ürün başına ihtiyaçları hesaplayan ve tercih edilen tedarikçiye göre gruplanmış taslak satın alma siparişleri (RFQ) oluşturan bir BOTS4.me botudur — böylece satın alma sorumlusunun işi incelemek ve onaylamaktan ibaret hale gelir.

İş kuralları sonradan eklenmez, baştan yerleşiktir:

• Tedarikçi minimumlarına uyulur: tedarikçilerin minimum sipariş miktarlarına uyulur ve her tedarikçinin toplam siparişi minimum sipariş değerinize ulaşmalıdır. Çok küçük siparişler tedarikçileri rahatsız etmek yerine atlanır ve raporunuzda listelenir.
• Fazla sipariş koruması: maksimum stok karşılama tavanı, yavaş hareket eden ürünlerin fazla sipariş edilmesini önler; asla sipariş edilmeyecekler kara listesi, üretimi durdurulmuş veya özel ürünleri her teklifin dışında tutar.
• Tedarikçi başına tek açık taslak: sonraki bir çalışma, ikinci bir sipariş oluşturmak yerine yeni satırları AutoPURCHASE’in o tedarikçi için kendi açık taslağına ekler ve kişilerin veya Odoo’nun oluşturduğu taslaklara asla dokunulmaz — saatlik, günlük veya haftalık çalıştırmak güvenlidir.
• Varsayılan olarak taslak: sizden habersiz hiçbir şey bir tedarikçiye gönderilmez — RFQ’yu Odoo’dan siz gönderirsiniz. Family planından itibaren, belirlediğiniz değer sınırının altındaki siparişler otomatik olarak onaylanabilir (varsayılan olarak kapalı).
• Satın Alma Beklemesi: kredi durdurma altındaki veya anlaşmazlık içindeki müşterileri beklemeye alın. Açık siparişleri için stok satın alınmaz, teslim edilmemiş miktarları her satın alma ihtiyacından düşülür ve her rapor ne kadarının hariç tutulduğunu gösterir. Business planından itibaren kullanılabilir.

Ücretsiz Aydan İlk Taslak Siparişlere

• Adım 1 — Ücretsiz Discovery ayınızı başlatın: bots4.me/bots adresinde oturum açın, AutoPURCHASE kartında Ücretsiz Discovery ayını başlat’a tıklayın ve Koşulları bir kez kabul edin — kredi kartı gerekmez. Kurulumda yardım mı istiyorsunuz? Hangi ERP’yi kullandığınızı ve bugün nasıl satın alma yaptığınızı bize anlatın, sizinle birlikte kuralım. Önce bots4.me/bots_demo adresindeki örnek verili kontrol panelini de inceleyebilirsiniz.
• Adım 2 — Odoo’yu bağlayın: Odoo.sh veya on-premise’de ücretsiz BOTS4.me Connect modülünü yükleyin (Odoo 13–19) ve tek tıkla bağlayın. Odoo Online’da Ayarlar → Kullanıcılar ve Şirketler → Kullanıcılar → kullanıcınız → Hesap Güvenliği altında bir API anahtarı oluşturun (sekme gizliyse geliştirici modunu açın), ardından bots4.me’de Ayarlar (dişli) → AutoPURCHASE → Access Manager → Kaynak Ekle → ERP → Odoo yolunu açıp anahtarı oraya yapıştırın; anahtarın ait olduğu Odoo kullanıcısının Satın Alma (Kullanıcı) haklarına sahip olması gerekir. Odoo Online, API erişimi için Odoo’nun Custom planını gerektirir. Tek bir bağlantı, Odoo ile çalışan tüm BOTS4.me uygulamalarına hizmet eder.
• Adım 3 — Kurallarınızı belirleyin: AutoPURCHASE’in Kontrol sekmesinde Min. sipariş değeri (bir tedarikçinin siparişinin ulaşması gereken toplam değer), Maks. kapsama sınırı (asla ötesinde sipariş vermediğiniz ortalama talep ayı sayısı) ve Asla sipariş verilmeyecekler listesi (ürün kodları, virgülle ayrılmış) değerlerini belirleyin. Ambalaja yuvarlama, miktarları her tedarikçinin minimum miktarına yukarı yuvarlar.
• Adım 4 — DEMO’da başlayın: AutoPURCHASE DEMO’da başlar. Buradaki her çalışma, Odoo’da hiçbir şey oluşturulmadan tam bir satın alma önerisi raporu üretir (değerleriyle tedarikçi bazında siparişler, atlanan tedarikçiler ve nedenleri, tedarikçisi olmayan ürünler). DEMO’da yeni bir öneri en fazla yaklaşık günde bir kez üretilir ve canlı bir çalışma gibi kullanım kotanızı kullanır.
• Adım 5 — Canlıya geçin: Kontrol sekmesinde modu DEMO’dan LIVE’a alın (bu seçenek ilk DEMO raporunuzdan sonra açılır); Satın Alma Siparişleri Oluştur her planda varsayılan olarak açıktır. Ardından bir Çalışma Zamanlaması (saatlik, günlük veya haftalık) ve Çalışma Saatleri seçin; satın almacılarınız Odoo’da tedarikçi bazında gruplanmış, düzenli taslak RFQ’lar bulacaktır.

AutoPURCHASE ile İlk Haftanız

• İlk öneri raporunu okuyun: özet; çalıştırmanın kullandığı ayarları, toplam değerleriyle kaç tedarikçi siparişi önerdiğini, hangi tedarikçilerin Min. sipariş değerinizin altında kaldığı için atlandığını ve hangi ürünlerin sipariş edilmesi gerektiği hâlde Odoo’da tedarikçisi olmadığını gösterir.
• Eksik tedarikçileri düzeltin: tedarikçisi olmayan bir ürün hiçbir RFQ’ya eklenemez. Tedarikçiyi Odoo’da ürüne ekleyin (ilk tedarikçi satırı tercih edilen tedarikçidir); bir sonraki çalıştırma onu dahil eder.
• “Stok hedefi bulunamadı” mı? AutoPURCHASE’in sipariş verebilmek için hedeflere ihtiyacı vardır. Odoo’da ürünlerinize min/maks yeniden sipariş kuralları ekleyin (Odoo 14 ve sonrasında, Odoo’nun bunları kendi başına sipariş etmemesi için Trigger Manual olarak ayarlı), ya da AutoSTOCK’un bunları yazmasına izin verin (LIVE, Yeniden Sipariş Kurallarını Yaz açık) ve AutoSTOCK Hedeflerini Kullan’ı açık tutun.
• Her rakamı kontrol edin: sipariş satırları tablosu, her sipariş miktarının yanında Hedef, Eldeki, Gelen ve Açık satışlar değerlerini, ayrıca tedarikçi fiyatını ve satır değerini gösterir. Miktarlar çok büyük görünüyorsa Maks. kapsama sınırını düşürün ve Ambalaja yuvarla tarafından kullanılan tedarikçi minimum miktarını kontrol edin, ardından bir sonraki DEMO önerisiyle karşılaştırın.
• Dashboard’u izleyin: Günlükler sekmesi her çalıştırmanın ne yaptığını ve nedenini kaydeder; istatistikler ise Sipariş Gereken Ürünler, Oluşturulan satın alma siparişleri ve Atlanan Tedarikçiler değerlerini gösterir.
• Öneriler sipariş edeceğiniz şeylerle eşleştiğinde LIVE’a geçin: taslak RFQ’lar bundan sonra Odoo Satın Alma’da tedarikçi başına bir tane olarak görünür. Sonraki bir çalışma, ikinci bir sipariş oluşturmak yerine yeni satırları AutoPURCHASE’in o tedarikçi için kendi açık taslağına ekler; böylece yeniden çalıştırmalar asla sipariş yığmaz; kişilerin veya Odoo’nun oluşturduğu taslaklara asla dokunulmaz.
• Siparişleri Otomatik Onaylama en son gelir: Family planından itibaren kullanılabilir, varsayılan olarak kapalıdır ve yalnızca değer sınırlarınızın altındaki siparişleri onaylar. Yalnızca taslakların kendi kararlarınızla tutarlı biçimde eşleştiği birkaç haftadan sonra açın.

📅 Günlük İşleyiş Nasıl Görünür

Her zamanlanmış çalıştırmada AutoPURCHASE, ihtiyaçları canlı ERP verisinden yeniden hesaplar, Odoo tedarikçi ve fiyat listesi verilerinizi kullanarak her ürünü tercih edilen tedarikçisine göre gruplar ve tedarikçi başına tek satırlık siparişler yığını yerine tek, düzenli bir taslak sipariş oluşturur. Her çalıştırmadan sonra seçtiğiniz dilde (31 dil arasından) bir satın alma teklifi raporu gelen kutunuza düşer.

Kontrol bots4.me/bots adresindeki Dashboard’dan sizde kalır: Bot Gücü açma/kapama, özellik başına anahtarlar, Çalışma Zamanlaması ve Çalışma Saatleri ve Günlükler sekmesinde eksiksiz karar günlükleri. Platform AB’de barındırılır, GDPR için tasarlanmıştır ve isteğe bağlı 2FA sunar. IMP Kontakt’ın Mail2ERP ile her ay e-postayla gelen binlerce RFQ ve siparişi ERP kayıtlarına dönüştürdüğü platformla aynıdır.

🔄 Odoo Envanter Döngüsünün Orta Halkası

AutoPURCHASE, üç botluk bir döngünün orta halkası olarak en güçlü haline ulaşır. Döngünün başında, AutoSTOCK gerçek satış geçmişinizden optimal stok hedeflerini hesaplar ve Odoo’nun yeniden sipariş kurallarını güncel tutar — böylece formüldeki “stok hedefi” bir tahmin değil, istatistiksel olarak sağlam bir sayı olur. Döngünün sonunda, siparişleri onaylayıp gönderdikten sonra Supplier2ERP tedarikçi onay e-postalarını okur ve onaylanmış fiyatları, miktarları ve teslimat tarihlerini Odoo’daki siparişlere geri yazar.

AutoSTOCK ne kadar stok tutulacağına karar verir → AutoPURCHASE ne satın alınacağının taslağını çıkarır → Supplier2ERP tedarikçilerin gerçekte ne taahhüt ettiğini kaydeder. Sonuç: yenileme süreci uçtan uca veriyle çalışır ve ekibinizin rolü veri girişi değil, muhakeme olur.

🌍 Önce Odoo, diğer ERP’ler de

AutoPURCHASE bugün Odoo 13 ile 19 arasındaki sürümleri (Odoo Online, Odoo.sh ve yerinde kurulum), ERPNext 15 ve 16 sürümlerini, Zoho Inventory’yi, Dolibarr 23 ve üzeri sürümleri, Microsoft Dynamics 365 Business Central’ı (online), QuickBooks Online’ı, Xero’yu ve SAP Business One’ı destekler. API’si olan diğer tüm ERP’ler (SAP S/4HANA, Oracle NetSuite, Dynamics 365 Finance / Sales ve diğerleri) talep üzerine bağlanır — hangi sistemi kullandığınızı bize bildirin.

📚 İlgili Kılavuzlar

• Merkez: Odoo Uçtan Uca Nasıl Otomatikleştirilir: E-posta Siparişinden Ödenmiş Faturaya
• Bundan önceki adım: Gerçek Satış Geçmişinden Odoo’da Optimal Yeniden Sipariş Noktaları Nasıl Belirlenir
• Bundan sonraki adım: Tedarikçi Sipariş Onayları Odoo’ya Otomatik Olarak Nasıl Aktarılır
• Satış tarafı: E-posta Siparişleri ve RFQ’lar Odoo’ya Otomatik Olarak Nasıl Aktarılır
• Bağlayıcı kurulumu: Odoo, BOTS4.me’ye Nasıl Bağlanır (Odoo 13–19)

🔗 Kaynaklar ve Ek Okumalar

Bu kılavuzda referans verilen resmi belgeler ve standartlar. Harici bağlantılar yeni sekmede açılır.

• Odoo 18 documentation — Purchase
• Odoo 18 documentation — Requests for quotation
• Odoo 18 documentation — Reordering rules
• Odoo 18 developer reference — External API