AutoPURCHASE
Kullanıcı Kılavuzu – Otomatik Satın Alma Siparişi Oluşturma
🧠 AutoPURCHASE Aslında Ne Yapar
Her çalıştırma, her ürün için tek bir soruyu yanıtlar: bugün ne kadar sipariş vermem gerekiyor? Cevap, tek ve şeffaf bir formülden gelir:
ihtiyaç = (stok hedefi + açık satışlar) − (elde mevcut + gelmekte olan)
📄 AutoPURCHASE Nasıl Çalışır – Görsel Akış
(AutoSTOCK veya ERP Kuralları)
Ürün Başına
Göre Gruplandı
ERP’nizde Oluşturuldu
+ Rapor E-postayla Gönderilir
Demo Modunda akış ERP’nize ulaşmadan durur — tam teklif raporunu alırsınız, hiçbir satın alma siparişi oluşturulmaz.
🚀 Bağlantı Kurma
- Odoo’nuza BOTS4.me Connect uygulamasını kurun — tek tıklamalı bağlayıcı, Odoo’yu (13.0 → 19.0) tüm BOTS4.me paketine bağlar. 2FA korumalı bir e-posta girişiyle oturum açmanızı sağlar ve AutoPURCHASE’in stok, satış ve tedarikçi verilerini okuyup API üzerinden satın alma siparişleri oluşturabilmesi için teknik bir kullanıcı sağlar. Tek bağlayıcı, tek hesap, tüm uygulamalar.
- ERP hesabını AutoPURCHASE’a atayın — BOTS4.me/bots → Ayarlar → AutoPURCHASE altındaki Access Manager’da bağlı ERP hesabınızı uygulamaya atayın. AutoPURCHASE bugün Odoo (13–19), ERPNext (15–16), Zoho Inventory, Dolibarr (23 ve üzeri), Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero ve SAP Business One üzerinde çalışır.
- Demo Modunda Başlayın — Demo Modu varsayılan olarak açıktır: tam ihtiyaç hesaplaması ve teklif raporu, ERP’nizde sıfır değişiklik.
- Sipariş kurallarınızı belirleyin — minimum sipariş değeri, kapsama sınırı, tedarikçinin minimum miktarına yuvarlama, asla sipariş verilmeyecekler listesi ve kontrol sıklığı (saatlik, günlük veya haftalık); hepsi /bots adresindeki kontrol panelinde.
- Canlıya geçin — Demo Modunu kapatın. Satın Alma Siparişleri Oluştur her planda varsayılan olarak açıktır; böylece taslak RFQ’lar tedarikçi bazında gruplanmış olarak ERP’nizde görünmeye başlar.
💡 Teknik kullanıcının neler yapıp neler yapamayacağı hakkında daha fazla bilgiyi Erişim Düzeyleri sayfasında bulabilirsiniz.
🎯 Stok Hedefleri Nereden Geliyor
AutoSTOCK ile
AutoSTOCK’a sahipseniz ve AutoSTOCK Hedeflerini Kullan özelliği etkinse, AutoPURCHASE kurallarını ERP’nize yazan en son AutoSTOCK çalışmasının güncel hedeflerini kullanır — gerçek satış geçmişinizden hesaplanan, talebe dayalı stok seviyeleri. AutoSTOCK sonuçları bir haftadan eskiyse veya AutoSTOCK yalnızca rapor ürettiyse (Demo Modu veya Yeniden Sipariş Kurallarını Yaz kapalı), AutoPURCHASE bunun yerine ERP’nizin yeniden sipariş kurallarına geri döner. AutoPURCHASE siparişleri oluştururken AutoSTOCK, Odoo’nun aynı ürünleri kendi başına sipariş etmemesi için Odoo’daki kurallarını buna göre ayarlar.
Bağımsız
AutoSTOCK yok mu? Sorun değil. AutoPURCHASE, stok hedefi olarak kendi ERP’nizde zaten tuttuğunuz yeniden sipariş kurallarını (min/maks) kullanarak tek başına çalışır. Odoo 14 ve sonrasında, bu kuralları Trigger = Manual olarak ayarlayın; böylece onları Odoo’nun kendi zamanlayıcısı yerine AutoPURCHASE sipariş eder; otomatikte bırakılan kurallar Odoo’da kalır ve raporda listelenir. Siparişe göre üretilen (make-to-order), dropshipping ile satılan ürünler, setler ve Buy rotası olmayan ürünler atlanır ve listelenir.
⚙️ Kontrol Paneli Ayarları Referansı
Tüm ayarlar BOTS4.me/bots → Kontrol → AutoPURCHASE adresinde bulunur. Bir ayar aralık dışında bırakılırsa veya paketiniz tarafından kilitlenmişse, AutoPURCHASE güvenli bir şekilde varsayılana geri döner.
| Ayar | Aralık | Varsayılan | Ne yapar |
|---|---|---|---|
| Min. sipariş değeri | 0 – 100,000 EUR | 50 EUR | Toplam sipariş değeri bunun altında kalan tedarikçiler bu çalıştırmada atlanır — küçük, ekonomik olmayan siparişlerden kaçınılır. İhtiyaç büyüdüğünde basitçe sonraki bir çalıştırmaya taşınır. |
| Maks. kapsama sınırı | 1 – 36 ay | 12 ay | Ürün başına ortalama talebin bu kadar ayını asla aşacak şekilde sipariş vermez — yavaş hareket eden ürünlerin fazla sipariş edilmesini önler. |
| Ambalaja yuvarla | açık / kapalı | açık | Sipariş miktarlarını, ERP’nizin tedarikçi bilgilerindeki tedarikçinin minimum sipariş miktarına yukarı yuvarlar. Her ücretli planda. |
| Asla sipariş verilmeyecek liste | ürün kodları | boş | AutoPURCHASE’in asla sipariş vermemesi gereken, virgülle ayrılmış ürün kodları (örn. üretimden kaldırılan ürünler) — kesin bir kara liste. |
| AutoSTOCK Hedeflerini Kullan | açık / kapalı | açık | Stok hedefi olarak güncel AutoSTOCK sonuçlarını tercih eder. Kapalıyken (veya sonuçlar bayatladığında) bunun yerine ERP’nizdeki yeniden sipariş kuralları kullanılır. |
| Satın Alma Siparişleri Oluştur | açık / kapalı | açık | ERP’nizde tedarikçi bazında gruplanmış taslak satın alma siparişleri (RFQ) oluşturur ve bunları AutoPURCHASE’in o tedarikçi için kendi açık taslağına ekler. Kapalıyken AutoPURCHASE yalnızca e-postayla bir öneri gönderir. Her planda. |
| Siparişleri Otomatik Onayla | açık / kapalı | kapalı | Oluşturulan satın alma siparişlerini incelemeniz için taslak olarak bırakmak yerine otomatik olarak onaylar — ancak yalnızca sipariş başına ve çalışma başına değer sınırlarınızın altındakileri; daha büyük siparişler taslak olarak kalır ve raporda işaretlenir. RFQ’nun tedarikçiye gönderilmesi ERP’nizde kalır. Family katmanı ve üzeri — yalnızca kuruluma tamamen güvendiğinizde etkinleştirin. |
| E-posta raporları | her çalışmadan sonra / yalnızca sipariş oluşturulduğunda / haftalık özet | her çalışmadan sonra | Tedarikçi bazında sipariş ayrıntılarını içeren satın alma raporunun ne zaman e-postayla gönderileceği. Demo Modunda, sipariş edilecek bir şey olmasa bile her çalışmadan sonra rapor gönderilir. Müdahale gerektiren raporlar her zaman hemen gönderilir. |
| Çalışma zamanlaması | saatlik / günlük / haftalık | günlük | AutoPURCHASE’in stoğunuzu ne sıklıkla kontrol edip sipariş oluşturduğu. Tüm siparişler bağlı şirketinizin ana deposuna gider. |
🛡️ Yerleşik Güvenlik Özellikleri
AutoPURCHASE, yanlış yapılandırılmış bir çalıştırma bile tedarikçilerinizi siparişlerle boğamayacak şekilde tasarlanmıştır:
📝 Varsayılan Olarak Taslak
Satın alma siparişleri taslak RFQ olarak oluşturulur — AutoPURCHASE bir tedarikçiye asla hiçbir şey göndermez; RFQ’yu ERP’nizden siz gönderirsiniz. Otomatik onay Family katmanından itibaren mevcuttur, ancak varsayılan olarak kapalıdır ve yalnızca değer sınırlarınızın altındaki siparişleri onaylar.
🔁 Tedarikçi Başına Tek Açık Taslak
İki mekanizma birlikte çalışır: tedarikçi başına bir taslak — sonraki bir çalışma, ikinci bir sipariş oluşturmak yerine yeni ürünleri AutoPURCHASE’in o tedarikçi için kendi açık taslağına ekler ve taslakta zaten bulunan ürünler atlanır; ve taslaklar gelen olarak sayılır — zaten sipariş edilmiş miktarlar hesaplanan ihtiyacı azaltır. Kişilerin veya ERP’nizin oluşturduğu taslaklara asla dokunulmaz.
🏭 Tedarikçi Minimumlarına Uyulur
ERP’nizdeki tedarikçi minimum sipariş miktarlarına uyulur (Ambalaja yuvarlama açıkken) ve minimum sipariş değerinizin altında kalan tedarikçiler mikro siparişlerle rahatsız edilmek yerine atlanır.
📉 Kapsama Üst Sınırı ve Kara Liste
Maksimum kapsama üst sınırı, hiçbir ürünün makul bir talep ayı sayısının ötesinde sipariş edilmemesini sağlar ve asla sipariş verilmeyecekler listesi, ürün kodu başına kesin bir veto hakkı tanır.
🔍 Demo Modu
- Yalnızca teklif — Demo Modu tam ihtiyaç hesaplamasını çalıştırır ve tam satın alma teklifini e-postayla gönderir, ancak ERP’nizde hiçbir satın alma siparişi oluşturmaz.
- Günde en fazla bir kez çalışır — zamanlayıcı sıklığınızdan bağımsız olarak, yeni bir demo teklifi en fazla yaklaşık 24 saatte bir faturalandırılır.
- Kullanım kotanız yine de kullanılır — ücretlendirilen iş önerinin kendisidir; bu nedenle demo çalışmaları canlı çalışmalar gibi sayılır.
- Varsayılan olarak açık — her yeni AutoPURCHASE kurulumu Demo Modunda başlar. Gerçek taslak RFQ’lara hazır olduğunuzda BOTS4.me/bots adresindeki Kontrol sekmesinden kapatın.
📊 Teklif Raporunu Okumak
Her çalışmadan sonra — veya E-posta raporları altında seçtiğiniz gibi yalnızca sipariş oluşturulduğunda ya da haftalık olarak — e-postayla bir satın alma raporu alırsınız. Raporu şöyle okuyabilirsiniz:
📋 Özet Bloğu
- Çalıştırmanın kullandığı ayarlar (minimum sipariş değeri, kapsama üst sınırı, yuvarlama)
- Kaç tedarikçi siparişinin oluşturulduğu (veya Demo Modunda teklif edildiği), toplam satır sayısı ve toplam EUR değeriyle birlikte
- Minimum sipariş değerinin altında kaldığı için hangi tedarikçilerin atlandığı
- ERP’nizde sipariş edilmesi gerektiği halde satıcısı yapılandırılmamış ürünler — bir sonraki çalıştırmaya dahil edilmeleri için satıcı kaydını düzeltin
📄 Sipariş Satırları Tablosu
Tedarikçiye göre gruplanmış, önerilen her sipariş satırı için bir satır; tüm hesaplamayı gösterir:
- Hedef, Elde Mevcut, Gelmekte Olan, Açık Satışlar — ihtiyaç formülünün her girdisi, böylece her miktarı kendiniz doğrulayabilirsiniz
- Sipariş Miktarı — yuvarlama ve üst sınırlar sonrasında ortaya çıkan sipariş miktarı
- Fiyat ve değer — şirketinizin para birimiyle tedarikçi fiyatı ve satır değeri; böylece onaylamadan önce tutarı görürsünüz
🆓 Her Paketin Neyi Açtığı
- Ücretsiz Discovery ayı dahil her plan: Satın Alma Siparişleri Oluştur — taslak RFQ’lar ERP’nizde tedarikçi bazında gruplanmış olarak oluşturulur — ve Ambalaja yuvarlama.
- Family katmanı ve üzeri: Siparişleri Otomatik Onaylama kilidini açar — değer sınırlarınızın altındaki siparişler taslak olarak beklemek yerine otomatik olarak onaylanır (varsayılan olarak kapalı).
- Business katmanı ve üzeri: Satın Alma Beklemesi kilidini açar — beklemeye aldığınız müşterilerin açık siparişleri için stok satın alınmaz.
Güncel paketleri ve fiyatlandırmayı AutoPURCHASE ürün sayfasında görüntüleyin.
📦 AutoSTOCK ile Daha İyi
AutoSTOCK, gerçek satış geçmişinizden stok seviyelerinizin ne olması gerektiğini hesaplar; AutoPURCHASE bu seviyeleri somut tedarikçi siparişlerine dönüştürür. AutoSTOCK’u AutoPURCHASE’den önce çalışacak şekilde zamanlayın, böylece tüm yenileme döngüsü — talep analizi → stok hedefleri → taslak satın alma siparişleri — elle müdahale gerektirmeden çalışır ve nihai siparişleri ERP’nizde siz onaylarsınız.
❓ Sıkça Sorulan Sorular
Rapor hiçbir stok hedefi bulunamadığını söylüyor. Şimdi ne olacak?
AutoPURCHASE’in sipariş verebilmesi için hedeflere ihtiyacı vardır. Önce AutoSTOCK’u çalıştırın (AutoSTOCK Hedeflerini Kullan etkinken) veya ürünlerinizde doğrudan ERP’nizde yeniden sipariş kuralları (min/maks) belirleyin — AutoSTOCK sonuçları eksik veya bayat olduğunda AutoPURCHASE bunları otomatik olarak kullanır.
Bir tedarikçi bu çalıştırmada neden atlandı?
Toplam sipariş değeri, Min. sipariş değeri ayarınızın (varsayılan olarak 50 EUR) altında kaldı. Bu kasıtlıdır — küçük siparişlerin işlem maliyeti, değerlerinden daha fazladır. İhtiyaç ortadan kalkmaz; daha sonraki bir çalıştırmada eşiği aştığında tedarikçi RFQ’sunu alır.
Açıkça sipariş edilmesi gereken bir ürün siparişlerde eksik. Neden?
Çoğunlukla ERP’nizde satıcısı yapılandırılmamıştır — AutoPURCHASE siparişleri tercih edilen tedarikçiye göre gruplandırır, bu yüzden tedarikçi kaydı olmayan bir ürün hiçbir RFQ’ya yerleştirilemez. Bu tür ürünler raporda “yapılandırılmış satıcısı olmayan ürünler” başlığı altında ayrıca listelenir; ürüne ERP’nizde bir satıcı ekleyin, bir sonraki çalıştırmaya dahil edilecektir. Ayrıca asla sipariş verilmeyecekler listenizde olmadığından emin olun.
AutoPURCHASE iki kez çalışırsa çift sipariş verir mi?
Hayır. Sonraki bir çalışma, ikinci bir sipariş oluşturmak yerine AutoPURCHASE’in o tedarikçi için kendi açık taslağına ekleme yapar, taslakta zaten bulunan ürünler atlanır ve zaten sipariş edilmiş miktarlar gelen stok olarak sayılır. Yeniden çalıştırmak her zaman güvenlidir.
AutoPURCHASE ne sıklıkla çalışır?
Saatlik, günlük (varsayılan) veya haftalık — BOTS4.me/bots adresindeki Kontrol sekmesinden siz seçersiniz. Demo Modunda yeni bir ücretli öneri en fazla yaklaşık günde bir kez oluşturulur. AutoSTOCK’a da sahipseniz, hedeflerin her zaman güncel olması için onu AutoPURCHASE’ten önce çalışacak şekilde zamanlayın.
Demo Modu gerçekten kullanım kotamı kullanıyor mu?
Evet. Faturalandırılabilir iş, tam ihtiyaç hesaplaması ve teklif raporudur — Demo Modunda yalnızca ERP’ye yazma adımı atlanır. Demo çalıştırmaları günde yaklaşık bir tane ile sınırlıdır, böylece test etmek uygun maliyetli kalır.
Otomatik Onay güvenli mi?
Güçlü bir özelliktir; tam da bu yüzden varsayılan olarak kapalıdır, Family katmanından itibaren kullanılabilir ve değer sınırlarıyla kısıtlanır: sipariş başına veya çalışma başına sınırı aşan bir sipariş asla onaylanmaz — taslak olarak kalır ve raporda işaretlenir. Önerilen yol: Demo Modunda çalıştırın, ardından birkaç hafta taslak RFQ’larla devam edin ve Otomatik Onay’ı yalnızca taslaklar zaten sipariş edeceğiniz şeylerle tutarlı biçimde eşleştiğinde etkinleştirin.
Yardıma ihtiyacım var! Destek nasıl alırım?
Önce BOTS4.me/bots adresindeki işlem günlüklerini kontrol edin — her çalıştırma ne yaptığını ve nedenini günlüğe kaydeder. Hâlâ takıldınız mı? İletişim sayfası üzerinden bize ulaşın, yardımcı olalım.
🔧 Sorun Giderme
⚠️ ERP’mde hiçbir taslak satın alma siparişi görünmüyor
Şunları kontrol edin:
- Demo Modu kapalı (BOTS4.me/bots adresindeki Kontrol sekmesi)
- Satın Alma Siparişleri Oluştur özelliği açık (varsayılan olarak açıktır)
- Odoo 14 ve sonrasında, ürünün yeniden sipariş kuralı AutoSTOCK’a ait ya da Trigger = Manual olarak ayarlı — otomatikteki kurallar Odoo’ya bırakılır
- ERPNext’te Auto Material Request kapalı — açık olduğu sürece AutoPURCHASE yalnızca öneride bulunur ve rapor bunu size günde bir kez hatırlatır
- Access Manager’da AutoPURCHASE’e bir ERP hesabı atanmış
- Gerçek bir ihtiyaç var — stok, hedefleri ve açık satışları karşılıyorsa hiçbir sipariş oluşturulmaz
- Hatalar için kontrol panelindeki işlem günlüklerini kontrol edin
⚠️ Sipariş miktarları çok büyük görünüyor
Bunları ayarlayın, ardından Demo Modunda tekrar kontrol edin:
- Maks. kapsama üst sınırını düşürün — her ürünü N aylık talep ile sınırlar
- Stok hedeflerinin kendisini kontrol edin — AutoSTOCK’tan geliyorlarsa ayarlarını gözden geçirin; ERP kurallarından geliyorlarsa kural minimumlarını gözden geçirin
- Paketlemeye Yuvarla, miktarları satıcı minimumlarına yükseltebilir — ERP’nizdeki satıcının minimum miktarını kontrol edin
⚠️ Siparişler yanlış tedarikçiye gidiyor
AutoPURCHASE, ERP’nizdeki tercih edilen satıcıyı kullanır:
- Ürünü ERP’nizde açın ve satıcı satırlarının sırasını kontrol edin — tercih edilen (ilk) satıcı kazanır
- Satıcı önceliğini düzeltin veya güncelliğini yitirmiş satıcı kayıtlarını kaldırın
- Bir sonraki çalıştırma, ürünü düzeltilmiş tedarikçi altında gruplandıracaktır