BOTS4.me Supplier2ERP: Otomatik Tedarikçi Onayları

🎯 3 Katmanlı Çıkarım Sistemi

Supplier2ERP önce en ucuz, en güvenilir yöntemi dener ve yapay zekaya yalnızca gerçekten ihtiyaç duyduğunda başvurur. Her belge sırasıyla aynı üç katmandan geçer.

Katman	Ne yapar	Ne zaman çalışır
1	Kod Bağlama — kendi ERP ürün kataloğunuzla eşleştirerek ürün kodlarınızı belgede bulur.	Her zaman önce denenir. Şablon gerekmez — ilk günden itibaren, herhangi bir tedarikçinin düzeninde çalışır.
2	Kalıp Öğrenimi — bir tedarikçinin formatı bir kez işlendikten sonra çıkarım kuralları otomatik olarak kaydedilir.	Bir tedarikçinin düzeni daha önce görüldüğünde otomatik olarak kullanılır — daha hızlı ve yapay zeka olmadan.
3	Yapay Zeka Doğrulaması — verileri çıkarmak veya doğrulamak için e-postayı ve ekleri okur.	Yalnızca kod bağlama ve öğrenilen kalıplar yeterli olmadığında.

Sonuçlar kalıp öğrenimine geri beslenir. Supplier2ERP’in işlediği her belge — yapay zekanın yardım etmek zorunda kaldıkları dahil — aynı tedarikçiden gelecek bir sonraki onayı daha hızlı ve yapay zekaya daha az bağımlı hale getirir.

🔄 Supplier2ERP Nasıl Çalışır – Görsel Akış

📧

Tedarikçi Onayı
Geliyor

→

🔍

Ürün Kodları
Bulundu

→

📋

Miktarlar, Fiyatlar ve
Tarihler Okundu

→

⚖️

Satın Alma Siparişinizle
Karşılaştırıldı

→

📊

Raporu
Alırsınız

Kodlar her zaman kendi ürün kataloğunuza göre bulunur, bu yüzden miktarlar ve fiyatlar sabit bir sütun konumundan değil, her kodun etrafındaki satırlardan okunur — Supplier2ERP’in, henüz kendisi için hiçbir şablon oluşturulmamış bir tedarikçinin ilk e-postasında bile çalışmasını sağlayan şey budur.

⚖️ Fark Doğrulama – Güvenlik Ağınız

Çıkarılan her miktar, fiyat ve tarih, herhangi bir şey yazılmadan önce satın alma siparişinizle karşılaştırılır. Her gün yaşanan türden küçük, beklenen bir fark otomatik olarak kabul edilebilir. Daha büyük olan her şey sizin için işaretlenir ve siz inceleyene kadar satın alma siparişine dokunulmaz.

Çıkarılan değerler kendi başlarına da mantık kontrolünden geçirilir: negatif bir miktar veya saçma bir fiyat, onay olsun olmasın, asla ERP’nize ulaşmaz.

Siz karar verirken e-posta görünür kalır. İşaretlenmiş bir farka sahip onay okunmamış olarak kalır — INBOX klasörünüzde ya da _Supplier2ERP/ICE_AKTAR üzerinden geldiyse _Supplier2ERP/MANUEL klasöründe. Bekleyen inceleme asla gözden kaybolmaz.

🚀 Başlarken

Posta kutunuzu kontrol panelinden bağlayın. Supplier2ERP, gelen tedarikçi onaylarını izler. Ya da BOTS4.me Mailbox’ı ekleyin ve onayları bize iletin — aşağıdaki Bize İletin bölümüne bakın.
Supplier2ERP’i açın. DEMO modunda başlar — tedarikçi onaylarınızı okur ve neyi güncelleyeceğini bildirir; ERP’nize hiçbir şey yazılmaz. Posta kutusu yoksa BOTS4.me Mailbox’a ilettiğiniz onayları okur.
Supplier2ERP’ye hangi tedarikçilerin içe aktarılacağını söyleyin. ERP’niz bağlandıktan sonra, açık satın alma siparişleri olan tedarikçileri alır ve listeyi size e-postayla gönderir; ERP’nizde yalnızca tedarikçi olarak tanımlanmış kişiler de okunur. Diğer herhangi bir tedarikçi için, onların e-postalarından birini _Supplier2ERP/ICE_AKTAR klasörüne sürükleyin — klasör ilk çalıştırmadan sonra görünür. Başka hiçbir gönderenden hiçbir şey içe aktarılmaz.
Tolerans eşiklerinizi belirleyin — işaretlenmeden önce bir fiyat veya miktar farkının ne kadar büyük olabileceğini otomatik olarak kabul edilecek şekilde ayarlayın.
ERP’nizi bağlayın. Hâlâ DEMO modunda, gerçek onaylar gerçek satın alma siparişleriyle eşleştirilir, ancak hiçbir şey yazılmaz.
Birkaç raporu inceleyin. Gördüğünüz şey, canlıya geçtiğinizde tam olarak neyin değişeceğidir.
Modu LIVE olarak değiştirin (ERP Güncellemeleri açıkken). O andan itibaren, onaylanmış miktarlar, fiyatlar ve tarihler satın alma siparişlerinizi otomatik olarak günceller.

⚙️ Kontrol Paneli Ayarları Referansı

Temel özellikler

Ayar	Plan	Ne yapar
ERP Eşleştirme	Personal	Sipariş numaralarını, ürün kodlarını ve tedarikçi bilgilerini kullanarak çıkarılan tedarikçi verilerini mevcut satın alma siparişleriyle eşleştirir.
E-posta raporları	Tüm planlar	Sorunsuz işlenen onaylardan, tam sipariş edildiği gibi onaylananlar dahil, nasıl haberdar olacağınız: Her onaydan sonra, Çalıştırma başına bir e-posta, Günlük özet ya da Haftalık özet. Özetler dönemin her tedarikçisini, siparişini ve sipariş satırını bir Excel kopyasıyla listeler ve hiçbir şey gelmediğinde bunu belirtir. İlginizi gerektiren onaylar her zaman hemen e-postayla gönderilir.
ERP Güncellemeleri	Personal	Onaylanmış miktarları ve fiyatları ERP’nize geri yazar. Kapalı olması salt okunur anlamına gelir: farklar LIVE’da bile yalnızca bildirilir.
Şablon Çıkarımı	Personal	Daha hızlı, daha doğru çıkarım için aynı tedarikçiden gelen önceki e-postalardan öğrenilen şablonları kullanır.
Günlük gecikme uyarıları	Tüm planlar	Günde bir kez, gecikmiş veya risk altındaki teslimatları e-postayla gönderir. Kapalı, Yalnızca tedarikçinin onayladığı siparişler (tedarikçi onayını Supplier2ERP’nin işlediği siparişler) veya Tüm açık satın alma siparişleri seçeneğini belirleyin — sonuncusu, e-postayla gelen bir onay olmasa bile ERP’nizdeki her açık siparişi izler ve haftalık bir özet ekler (Personal planından itibaren).
Yapay Zeka Çıkarım Yedeği	Personal	Kod bağlama ve öğrenilen kalıplar hiçbir ürün bulamadığında, yapay zeka son çare olarak e-postayı ve ekleri okur (kullanım başına faturalandırılır).
Taranmış PDF Dosyaları	Personal	Metin yerine tarama veya fotoğraf olarak gelen tedarikçi onaylarını OCR ile okur. Kapalı olduğunda taranmış bir onay okunmak yerine elle girilmek üzere raporlanır.
Ön işleme	Family	GELEN KUTUNUZ yerine AutoSPAM tarafından yönetilen gizli bir kuyruk klasöründen okur. Ön İşleme etkinleştirilmiş AutoSPAM gerektirir.
Miktarları Otomatik Güncelle	Family	Onaylanmış miktar farklarının otomatik olarak yazılmasını sağlar. Kapalı olması, farkların bildirildiği ancak asla uygulanmadığı anlamına gelir.
Fiyatları Otomatik Güncelle	Business	Onaylanmış fiyat farklarının otomatik olarak yazılmasını sağlar. Kapalı olması, farkların bildirildiği ancak asla uygulanmadığı anlamına gelir.
Otomatik Yeniden Satın Alma	Business	Reddedilen, kısılan veya süresi geçen miktarlar, aynı ürünün alternatif bir tedarikçisinden taslak bir sipariş olarak önerilir.
Yeniden Satın Almada Canlı Sipariş Verme	Enterprise	Yeniden satın alma taslak siparişlerini yalnızca bildirmek yerine ERP’nizde gerçekten oluşturur. Otomatik Yeniden Satın Alma da açık olmadıkça hiçbir etkisi yoktur.

Tolerans ve raporlama düğmeleri

Ayar	Varsayılan	Ne yapar
Maksimum Ürün Farkı	5 öğe	Otomatik olarak güncellenmek yerine tüm siparişin manuel incelemeye işaretlenmesinden önce kaç sipariş satırının onaydan farklı olabileceği.
Maksimum Fiyat/Miktar Değişimi	15%	Herhangi bir tek satırın fiyatı veya miktarı için kabul edilebilir en büyük değişiklik, yüzde olarak. Daha büyük olan her şey incelemeye işaretlenir.
Sevkiyat Risk Ufku	7 gün	Onaylanmış bir teslimat tarihi bu kadar gün içindeyse risk altında sayılır ve henüz gerçekten gecikmeden önce günlük gecikme uyarılarında görünür.
Gecikme Raporu Geriye Dönük Bakış	90 gün	Günlük gecikme uyarıları, Tüm açık satın alma siparişleri olarak ayarlandığında bundan daha eski satın alma siparişleri izlenmez.
Güncellenen siparişlerin raporlarını gönder	—	Sorunsuz işlenen tedarikçi onaylarının raporlarını ve günlük ya da haftalık özeti kim alır. Adresleri virgülle ayırın; boş, hesabınızın e-postası demektir.
Elle işlem gerektiren onayları gönder	—	Yalnızca kısmen uygulanan, başarısız olan veya incelemenizi bekleyen bir onayın raporunu kim alır. E-posta raporları altında ne seçmiş olursanız olun, her zaman hemen gönderilir. Adresleri virgülle ayırın; boş, hesabınızın e-postası demektir.
Geciken teslimat raporlarını gönder	hesap e-postanız	Gecikmiş sevkiyat ve yeniden satın alma raporlarını kimin alacağı. Virgülle ayırın. Boş bırakılırsa gecikmiş sevkiyat raporu hesap e-postanıza ve yönetim e-postalarınıza gider.

🛡️ Erişim Modları

Üç mod, kendi hızınızda test etmenizi sağlar; her biri Supplier2ERP’e bir öncekinden biraz daha fazla erişim verir.

Mod	Erişim	Ne olur
Sandbox Demosu	Yok	Yalnızca BOTS4.me/demo üzerinde örnek tedarikçi belgeleri. ERP bağlantısı gerekmez.
Demo Modu	Posta kutusu + ERP okuma	Gerçek onaylar gerçek satın alma siparişleriyle eşleştirilir. Hiçbir şey yazılmaz — raporlar tam olarak neyin değişeceğini gösterir.
Canlı Mod	Posta kutusu + ERP okuma ve yazma	Tam otomasyon: onaylar işlenir ve satın alma siparişleri otomatik olarak güncellenir.

⌛ Gecikmiş Teslimatlar ve Otomatik Yeniden Satın Alma

İki özellik, az önce aldığınız onayın ötesine, hâlâ bir onay bekleyen satın alma siparişlerine bakar.

Günlük Gecikme Uyarıları

Günlük bir e-posta, risk ufkunuz içinde gecikmiş veya onaylanmış teslimat tarihini kaçırmak üzere olan satın alma sipariş kalemlerini listeler. Hangi siparişlerin izleneceğini siz seçersiniz: yalnızca tedarikçi onayını Supplier2ERP’nin işlediği siparişler ya da ERP’nizdeki her açık sipariş — tedarikçisi hiç onay e-postası göndermemiş siparişler dahil. Gecikmiş teslimatlar, üretim hattınıza ulaşmadan önce ortaya çıkar.

Otomatik Yeniden Satın Alma

Bir tedarikçi onaylanmış bir miktarı reddettiğinde veya kıstığında ya da bir teslimat gecikmeye girdiğinde, eksik miktar aynı ürünün alternatif bir tedarikçisinden taslak bir satın alma siparişi olarak önerilebilir. Bu, simülasyon modunda başlar: öneri yalnızca e-posta ile bildirilir. Canlı Yeniden Satın Alma Siparişi özelliğini açmak, incelemeniz için taslak siparişi ERP’nizde oluşturur — asla otomatik olarak onaylanmaz.

📊 Raporu Okumak

✅ Başarılı

Tamamen eşleştirilmiş ve Otomasyon Modunda satın alma siparişinize zaten uygulanmış onaylar.

⚠️ Kısmi

Bazı satırlar eşleşti, diğerleri toleransınızın ötesinde farklılaştı veya okunamadı — incelemeniz için işaretlendi.

❌ Başarısız / Atlandı

Kullanılabilir hiçbir şey çıkarılamadı ya da e-posta hiç tedarikçi onayı değildi — INBOX klasörünüzde bırakıldı veya _Supplier2ERP/ICE_AKTAR üzerinden geldiyse _Supplier2ERP/MANUEL klasörüne taşındı.

❓ Sorun Giderme

Ne görüyorsunuz	Ne anlama gelir
Bir onay hiçbir satın alma siparişiyle eşleştirilmedi	Kod bağlama, ERP kataloğunuzdan tanıdığı hiçbir ürün kodu bulamadı — belgedeki kodların gerçekten ERP’nizde var olup olmadığını kontrol edin.
Bir miktar veya fiyat değişikliği bildirildi ama uygulanmadı	Ya Otomatik Miktar Güncelleme / Otomatik Fiyat Güncelleme kapalıdır ya da değişiklik Azami Fiyat/Miktar Değişikliği eşiğinizden büyüktür.
Yalnızca bir satır yerine tüm sipariş işaretlendi	Azami Öğe Farkı ayarınızın izin verdiğinden daha fazla satır farklılaştı.
Bir yeniden satın alma siparişi bildirildi ama hiç oluşturulmadı	Bu, Canlı Yeniden Satın Alma Siparişinin kapalı olmasıdır — varsayılan yalnızca bir rapordur.
Bir tedarikçinin formatı hâlâ her seferinde yapay zekadan geçiyor	Kalıp öğrenimi, bir format bir kez görüldükten sonra bir şablon kaydeder; eğer hâlâ kaçırıyorsa, düzen e-postalar arasında istikrarlı bir kalıp bulunamayacak kadar değişkenlik gösteriyor olabilir.

📨 Bize İletin — Posta Kutusu Bağlantısı Gerekmez

Hiçbir posta kutusu bağlamanız gerekmez. BOTS4.me/bots → Ayarlar → Supplier2ERP bölümünde Kaynak Ekle’ye tıklayın ve BOTS4.me Mailbox’ı ekleyin — tek tık, bağlanacak bir şey yok, şifre yok. Ardından e-postaları supplier2erp@bots4.me adresine iletin. Demo Modu açıkken e-postayla bir önizleme alırsınız; kapattığınızda Supplier2ERP ERP’nizdeki satın alma siparişini gerçekten günceller. Yani yalnızca ERP’nize erişmemiz gerekir, posta kutunuza asla.

Kimler iletebilir: bunu Supplier2ERP → Kontrol → Bize iletin – şu adresten e-posta kabul et bölümünde ayarlayın. Boş: yalnızca hesabınızın e-posta adresi. Dolu: tam olarak yazdığınız adresler (en fazla 6) — bunlar hesap adresinizin yerini alır, bu yüzden siz de iletiyorsanız onu da ekleyin.

ERP’nize herhangi bir şey yazılmadan önce, e-postanın gerçekten sizin adresinizden geldiğini doğrularız (DKIM). E-posta sağlayıcınız giden postaları imzalamıyorsa, e-postayı tek tıkla bir kez onaylarsınız. İletilen her e-posta, işlendikten hemen sonra, işlenemezse en geç 7 gün içinde posta kutumuzdan silinir. Bizi değerlendirirken kullanabilir veya posta kutusu erişimini hiçbir zaman paylaşmak istemiyorsanız kalıcı olarak kullanabilirsiniz.

İki kez iletilen aynı e-posta yalnızca bir kez işlenir. Demo Modu kapalıyken gönderen, iletilen her e-postadan sonra e-postayla kısa bir alındı bildirimi alır: işlendi ya da işlenmedi ve nedenin nerede görülebileceği.

📬 Posta Kutunuzdaki Günlükler

            Nerede: her posta kutusunda, botun kendi klasörünün içinde bir LOGS klasörü oluşur, örneğin _Mail2ERP/LOGS. Her botun kendine ait olanı vardır.
Ne: Günlükler sekmesindeki satırların aynısı, her satır için bir mesaj. E-posta ile hiçbir şey gönderilmez — satırlar doğrudan klasöre yazılır.
Okunmamış olan sizi bekliyor demektir: yalnızca kararınızı gerektiren satırlar okunmamış olarak gelir. Uyarılar dahil diğer tüm satırlar okunmuş olarak gelir.
Tek tıklamalı düğmeler: bir e-postayla ilgili satırlarda kontrol panelindeki düğmelerin aynısı bulunur. E-postayı bir klasöre taşıyan düğme, gideceği klasörün adını taşır, örneğin IZIN_VER veya SPAM. Düğme kısa bir onay sayfası açar, oturum açmak gerekmez ve 7 gün geçerlidir. Sonuç yeni bir satır olarak gelir; varsa bir geri alma düğmesiyle birlikte.
Günlükten karar verin: kararınızı gerektiren bir satır, e-postanın eklerinin adlarını ve ilk birkaç satırını da gösterir, böylece e-postanın kendisini açmanız nadiren gerekir.
Temizlik: klasör, en son 100 satırı en fazla 30 gün boyunca saklar. Günlüğün tamamı panelinizde kalır.
Tasarım gereği güvenli: gerçek günlük mesajları yalnızca LOGS klasörlerinin içinde bulunur, asla gelen kutunuzda değil ve onay sayfası asla şifre sormaz.
Anahtar: Posta kutunuzdaki günlükler, Kontrol sekmesinde botun özellik listesinde. Personal planından itibaren varsayılan olarak açıktır.

          

❓ Sıkça Sorulan Sorular

💡 Şununla başlayan klasörler _ (örn. _Supplier2ERP) uygulama tarafından otomatik olarak oluşturulur – bunları yeniden adlandırmayın veya silmeyin.

Hangi belge formatları destekleniyor?

PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx), HTML, e-posta gövde metni ve OCR ile görüntüler — bir tedarikçinin gönderebileceği hemen hemen her format.

Hangi ERP’lerle çalışır?

Odoo, ERPNext, Zoho, Dolibarr, Business Central online, QuickBooks Online, Xero ve SAP Business One, her biri kendi güncelleme stratejisiyle — toplu, siparişin tamamı veya bireysel öğe. API’si olan diğer tüm ERP’ler talep üzerine bağlanır.

Şablon olmadan ürün kodlarımı nasıl buluyor?

Kod bağlama, belgede kendi ERP kataloğunuzda bulunan kodları arar, ardından bulduğu her kodun etrafındaki miktarı ve fiyatı okur. Bir tedarikçinin ilk e-postası için şablon gerekmez.

Fiyatlar veya miktarlar siparişimden farklıysa ne olur?

Toleransınız içindeki küçük farklar otomatik olarak kabul edilebilir; daha büyük olanlar işaretlenir ve siz inceleyene kadar güncelleme atlanır. Onay e-postası okunmamış olarak kalır — INBOX klasörünüzde ya da _Supplier2ERP/ICE_AKTAR üzerinden geldiyse _Supplier2ERP/MANUEL klasöründe — böylece bekleyen inceleme bir bakışta görülür.

Bir tedarikçinin formatını öğreniyor mu?

Evet. Bir tedarikçinin düzeni bir kez işlendikten sonra, çıkarım kuralları kaydedilir. Aynı tedarikçiden gelecek belgeler, yapay zekaya ihtiyaç duymadan daha hızlı işlenir.

İşaretlenen veya başarısız olan e-postalar nereye gider?

Kaçırmamanız için INBOX’ınızda okunmamış olarak kalırlar — ya da _Supplier2ERP/ICE_AKTAR üzerinden geldilerse _Supplier2ERP/MANUEL klasörüne taşınırlar. Başarıyla işlenen onaylar _Supplier2ERP/ISLENDI klasörüne kaldırılır.

Supplier2ERP bir onayı atladı. Tekrar denemesini sağlayabilir miyim?

Evet. E-postayı _Supplier2ERP/ICE_AKTAR klasörüne sürükleyin; bir sonraki çalıştırmada okunur — Otomasyon Modunda daha önce denenip başarısız olmuş olsa bile. Bundan sonra Supplier2ERP o gönderenden gelen her şeyi de içe aktarır ve gönderen tedarikçi olarak işaretlenir, böylece Mail2ERP ona dokunmaz. Klasör, Supplier2ERP etkin olduğu sürece sizin için oluşturulur.

Supplier2ERP uygulamasının belirli bir tedarikçiyi içe aktarmasını istemiyorum. Bunu nasıl durdururum?

O tedarikçiden bir e-postayı _Supplier2ERP/ICERI_AKTARMA klasörüne sürükleyin. Bir sonraki çalıştırmadan itibaren Supplier2ERP o göndericiden hiçbir şeyi içe aktarmaz ve e-posta INBOX’ınıza geri taşınır (Tedarikçileri Ayır açıksa _Supplier2ERP/MANUEL klasörüne). Gönderici tedarikçi olarak işaretli kalır, bu nedenle Mail2ERP de onu içe aktarmaz. O tedarikçi için gecikme raporları ve yeniden satın alma çalışmaya devam eder. Bunu geri almak için aynı göndericiden bir e-postayı _Supplier2ERP/ICE_AKTAR klasörüne sürükleyin.

ERP’mi etkilemeden test edebilir miyim?

Evet. DEMO’da Supplier2ERP satın alma siparişlerinizi okur ancak hiçbir şey yazmaz; neyin değişeceğini gösteren eksiksiz raporlar sunar. İlk ay ücretsiz.

Mail2ERP ile çalışıyor mu?

Evet. Mail2ERP satış tarafında gelen müşteri siparişlerini, Supplier2ERP satın alma tarafında gelen tedarikçi onaylarını ele alır. İkisi de posta kutunuzu izler.

Bu yapay zekâ kullanıyor mu? Kullanmamıza izin verilmiyor.

Yapay Zeka Modunu Kapalı olarak ayarlayın; hiçbir dil modeli çağrılmaz ve hiçbir belge bir yapay zeka sağlayıcısına gönderilmez. Ürün kodlarınızı miktarlarla birlikte okunabilir bir tabloda listeleyen onaylar, ERP kataloğunuzla eşleştirilerek normal şekilde okunur. Taranmış veya alışılmadık düzenler tahmin edilmek yerine manuel giriş için size iletilir. Uyumluluk ekibinizin bunu yazılı olarak görmesi gerekiyorsa, bize sorun, dosyanız için onaylayalım.

Teslimat tarihlerini nasıl ele alıyor?

Supplier2ERP, belgeden onaylanmış teslimat tarihlerini çıkarır ve satın alma siparişinizdeki ilgili satır kalemlerini günceller. Birden fazla tarih formatını destekler.

🔒 Supplier2ERP’in Asla Yapmayacakları

DEMO’dayken ERP’nize yazmak.
Canlı Yeniden Satın Alma Siparişi açık olmadıkça canlı bir yeniden satın alma siparişi oluşturmak — varsayılan yalnızca bir rapordur.
Önce ürün kodlarını kendi kataloğunuzla karşılaştırmadan bir belgeyi bir satın alma siparişiyle eşleştirmek.
İncelemeye işaretlemeden, ayarladığınız toleransın ötesinde bir fiyat veya miktar değişikliği uygulamak.
Sizin adınıza bir yeniden satın alma siparişini onaylamak — her zaman taslak olarak oluşturulur.
İşaretlenmiş veya okunamayan bir onayı sizden gizlemek — INBOX klasörünüzde ya da _Supplier2ERP/MANUEL klasöründe okunmamış olarak kalır.