ERPNext’i E-postadan Otomatikleştirin: Siparişler, Tedarikçi Onayları ve Ödemeler

🎯 ERPNext Şirketlerinin Hâlâ Elle Yazdığı Yerler

ERPNext, bir belge oluştuktan sonra olanlarda çok iyidir: fiyatlandırma kuralları, stok rezervasyonları, teslimatlar, faturalar ve genel muhasebe, doğru bir Satış Siparişinden veya Satın Alma Siparişinden kendiliğinden ilerler. Zayıf nokta, bundan önceki adımdır. Belgelerin çoğu, şirketiniz dışından birinin gönderdiği bir e-posta olarak hayata başlar ve ERPNext bu e-postaları sizin için okuyamaz.

• Müşteri siparişleri ve RFQ’lar her müşterinin kendi düzeninde PDF, Excel veya taranmış ek olarak gelir. Biri her e-postayı açar ve kalemleri, miktarları ve referansları bir Teklife veya Satış Siparişine girer.
• Tedarikçi sipariş onayları değişmiş miktarlar, yeni fiyatlar veya daha geç bir teslim tarihiyle geri gelir. Biri bunları Satın Alma Siparişinizle satır satır karşılaştırıp günceller ya da farklar basitçe gözden kaçar.
• Gelen ödemeler banka bildirimleri veya hesap ekstresi dosyaları olarak görünür. Biri her ödeme için doğru Satış Faturasını bulur ve bir Ödeme Girişi kaydeder; bu çoğu zaman her gün bir iki saat sürer.

Bu işlerin çoğu çoğu zaman muhakeme gerektirmez, ancak hepsi dikkat ister; çünkü yanlış bir miktar veya yanlış faturaya kaydedilmiş bir ödeme haftalar sonra sorun çıkarır. Aşağıdaki üç botun devraldığı iş tam olarak budur.

🤖 Hangi BOTS4.me Botları ERPNext ile Çalışır

BOTS4.me’nin her ERP uygulaması ERPNext 15 ve 16 üzerinde çalışır. Bu sayfa, e-postayı ERPNext belgelerine dönüştüren üç uygulamaya odaklanır. Tablo, her birinin neyi okuduğunu ve neyi yazdığını gösterir.

AutoERP (etiketli siparişleri onaylama, sevk etme ve faturalama), AutoCASH (ödeme hatırlatmaları), Bill2ERP (tedarikçi faturaları taslak alış faturası olarak), AutoSTOCK ve AutoPURCHASE da ERPNext üzerinde çalışır. Tek bir ERPNext bağlantısı hepsine hizmet eder; böylece daha sonra başka bir bot başlatmak yeni bir entegrasyon çalışması gerektirmez.

📧 Mail2ERP: Müşteri E-postalarından Teklifler ve Satış Siparişleri

Mail2ERP satış posta kutunuzu okur ve her e-posta için bunun bir teklif talebi mi, kesin bir sipariş mi yoksa hiçbiri mi olduğuna karar verir. Bu karara birkaç bağımsız sinyal oy verir ve sizin elle yaptığınız düzeltme her zaman kazanır. Ardından ürün satırlarını e-posta metninden ve her ekten şablon olmadan okur ve her kodu ERPNext kalemlerinizle eşleştirir.

ERPNext’te ne oluşturur

• Fiyat sorusu → taslak Teklif. Satış ekibiniz onu inceler, düzenler ve her zamanki gibi gönderir.
• Kesin sipariş → Satış Siparişi, onaylanmış. Mail2ERP siparişi önce taslak olarak oluşturur, sonra onaylar (submit); böylece ERPNext’in kendi fiyatlandırma ve durum mantığı, bir kişinin girdiği siparişte olduğu gibi aynen çalışır.
• Teklifinize yanıt → Satış Siparişi. RFQ Tespiti açıkken, teklif numaralarınızdan birini anan ve devam etmenizi isteyen bir müşteri yanıtı o Teklifi onaylanmış bir Satış Siparişine dönüştürür.
• Dosyalar ve bağlam: müşterinin orijinal ekleri belgeye eklenir ve e-posta metni yorum olarak eklenir; böylece Teklifi veya Satış Siparişini açan herkes nereden geldiğini görür.
• Çift kayıt yok: entegrasyon kullanıcısının özel alan ekleme izni olduğunda Mail2ERP, oluşturduğu her belgeyi kaynak e-postayla işaretler; böylece iki kez iletilen veya iki adrese gönderilen aynı sipariş bir kez oluşturulur.

Asla yapmadıkları

Mail2ERP ERPNext’te asla müşteri veya kalem oluşturmaz. Gönderen mevcut bir müşteriye ait olmalı ve her satır kataloğunuzdaki bir kalemle eşleşmelidir. Miktarı güvenle okunamayan bir satır tahmin edilmez, atlanır ve onu elle eklemenizi isteyen bir e-posta alırsınız. Akıllı çoklu kod eşleştirme ile satırlar tedarikçi kodları, barkodlar, üretici parça numaraları ve müşterilerinizin ERPNext’te müşteri kalem kodu olarak saklanan kendi kalem kodlarıyla da eşleştirilebilir.

📦 Supplier2ERP: Onaylar Satın Alma Siparişlerinize Yazılır

Supplier2ERP, satın alma tarafında Mail2ERP’nin ayna görüntüsüdür. Tedarikçilerinizin gönderdiği onayları ve teslimat bildirimlerini okur ve onayladıklarını eşleşen ERPNext Satın Alma Siparişine yazar.

• Yalnızca öğrettiğiniz gönderenler. Supplier2ERP, tedarikçi listenizdeki gönderenlerden gelen postaları okur. Bir tedarikçiyi, e-postalarından birini _AutoSPAM/TEDARIKCI klasörüne bırakarak eklersiniz; liste henüz boşken hiçbir şey filtrelenmez.
• Doğru siparişi bulmak. E-posta Satın Alma Siparişi numaranızı belirtiyorsa o numara kazanır. Belirtmiyorsa Supplier2ERP, e-postadaki ürün kodlarını o tedarikçiye ait açık Satın Alma Siparişlerinizle karşılaştırır. İki sipariş eşit derecede uyuyorsa hiçbir şey yazılmaz ve bir rapor alırsınız.
• Herhangi bir yazmadan önce kontroller: veriler makul olmalı; farklı satır sayısı, tek bir fiyat farkı ve tek bir miktar farkı belirlediğiniz sınırlar içinde kalmalıdır. Bir kontrol başarısız olursa güncelleme yerine bir rapor alırsınız.
• ERPNext nasıl güncellenir: taslak bir Satın Alma Siparişi yeni değerlerle kaydedilir. Onaylanmış bir Satın Alma Siparişi, satırların tam listesiyle ERPNext’in kendi Update Items işleviyle değiştirilir ve onaylanan tarih aynı zamanda beklenen teslim tarihi olur. Kapatılmış, tamamlanmış ve iptal edilmiş siparişlere dokunulmaz.
• Kurallarınız geçerli kalır: otomatik miktar ve fiyat güncellemelerinin her birinin kendi anahtarı vardır. Tam olarak sipariş ettiğinizi onaylayan bir tedarikçi, değiştirilecek bir şey olmadan onaylandı olarak günlüğe kaydedilir.

İşlenen onaylar posta kutunuzun _Supplier2ERP/ISLENDI klasörüne taşınır; bir insan gerektiren her şey INBOX’ınızda okunmamış olarak kalır.

💶 Pay2ERP: Gelen Ödemeler Doğru Faturalara Kaydedilir

Pay2ERP gelen ödemeleri okur, her birinin açık Satış Faturalarınızdan hangisini kapattığını belirler ve ödemeyi ERPNext’e kaydeder. Yalnızca gelen parayla çalışır; giden ödemeler yok sayılır.

Ödemeler nereden gelir

• Banka e-postaları: bankanızın zaten gönderdiği bildirimler veya ekstreler. MT940, MT942, CAMT.053, BAI2 ve OFX gibi yapılandırılmış dosyalar kayıt kayıt okunur; diğer e-postalar metinlerinden okunur.
• Banka ve ödeme bağlantıları: örneğin Revolut, Wise, Qonto, Mercury, Stripe, PayPal veya Square.
• ERPNext Banka İşlemleri: seçtiğiniz ERPNext banka hesaplarının gelen, henüz mutabakatı yapılmamış işlemleri.

Bir ödeme nasıl eşleştirilir ve kaydedilir

Pay2ERP önce fatura referansını ve tutarı birlikte arar. Ödeme kullanılabilir bir referans taşımıyorsa, ödeyeni öğrendiği şirket adları arasında arar ve o müşterinin açık faturalarından hangi kombinasyonun tutara denk geldiğini kontrol eder. Her başarılı eşleştirme ona bir şey öğretir; bu yüzden ikinci ay ilkine göre çok daha az ilgi gerektirir.

Ödenen her fatura için ERPNext’in kendi eşlemesi üzerinden bir Ödeme Girişi oluşturur ve onaylar; asla açık kalan tutardan fazlasını ödemez. Ödeme bir ERPNext Banka İşleminden geldiyse işlem bu girişlerle mutabakat edilir. Eşleştiremediği ödemeler, orijinal mesaj ekli olarak ayrı bir e-postada listelenir; böylece elle kaydedilebilirler.

⚙️ ERPNext için Adım Adım Kurulum

• Adım 1 — Ücretsiz Discovery ayınızı başlatın: bots4.me/bots adresinde oturum açın ve istediğiniz botun kartında, örneğin Mail2ERP’de, Ücretsiz Discovery ayını başlat’a tıklayın. Kart gerekmez.
• Adım 2 — ERPNext’te bir entegrasyon kullanıcısı oluşturun: Users altında “BOTS4.me Integration” gibi bir kullanıcı oluşturun ve ona Sales User, Purchase User, Stock User, Accounts User, Sales Master Manager ve Purchase Master Manager rollerini verin. İki Master Manager rolü olmadan ERPNext fiyatları API’den gizler.
• Adım 3 — API anahtarını ve secret’ı oluşturun: kullanıcıyı açın, Settings sekmesi → API Access → Generate Keys yolunu izleyin. Yalnızca bir kez gösterilen API secret’ı ve API anahtarını kopyalayın.
• Adım 4 — ERPNext’i bots4.me’de bağlayın: Ayarlar → bot → Access Manager → Hedef Ekle → ERP → ERPNext yolunda ERPNext site URL’nizi, API anahtarını ve API secret’ı girin. Tüm adımlar Bağlantı Kurma sayfasındadır.
• Adım 5 — Posta kutunuzu bağlayın: Gmail ve Microsoft 365, Secure Quick Connect ile bağlanır; diğer sağlayıcılar bir uygulama parolasıyla IMAP üzerinden bağlanır. Mail2ERP ve Supplier2ERP için hiç posta kutusu bağlamayabilirsiniz de: BOTS4.me Mailbox’ı kaynak olarak ekleyin ve e-postaları ona iletin.
• Adım 6 — Demo raporlarını okuyun, ardından LIVE’a geçin: her bot Demo Modu’nda başlar ve neyi yazacağını size e-postayla bildirir. Raporlar doğru göründüğünde Kontrol sekmesinde Mod ayarını LIVE yapın.

🧪 Demo Modu ve Botların İşleyemediği E-postalar

Her bot Demo Modu’nda başlar. Gerçek e-postalarınızı ve gerçek ERPNext verilerinizi okur ve tam olarak neyi oluşturacağını veya değiştireceğini bir raporla size e-postayla bildirir, ancak hiçbir şey yazmaz. LIVE ilk Demo raporundan sonra açılır. Bunun genel olarak nasıl çalıştığını Demo Modu sayfasında görebilir veya önce örnek verilerle canlı pano demosuna göz atabilirsiniz.

Belirsiz e-postalara ne olur

• Hiçbir şey kaybolmaz: bir botun işleyemediği e-posta INBOX’ınızda okunmamış olarak kalır. İçe aktarılan e-postalar botun ISLENDI klasörüne taşınır.
• Her karar günlüğe kaydedilir: panonun Günlükler sekmesinde ve posta kutunuzun LOGS klasöründe, nedeniyle birlikte; örneğin ERPNext’te müşteri olmayan bir gönderen veya var olmayan bir kalem kodu. Bkz. posta kutusu LOGS kılavuzu.
• Mail2ERP’yi klasörlerle düzeltin: bir e-postayı teklif veya sipariş olarak yeniden denemek için _Mail2ERP/TEKLIF veya _Mail2ERP/SIPARISLER klasörüne, o tür e-postaları gelecekte atlamak için _Mail2ERP/ATLA klasörüne sürükleyin. Düzeltme o gönderen için hatırlanır.
• Eşleşmeyen ödemeler orijinal banka mesajıyla birlikte size e-postayla gönderilir; sınırlarınızın dışındaki tedarikçi onayları ise biri inceleyene kadar INBOX’ta kalır.

📅 Ücretsiz Discovery Ayı ve Ücretsiz Plan

Her botun ilk ayı, kart gerektirmeyen ücretsiz bir Discovery ayıdır. Kontrol sekmesinde Discovery ile işaretli anahtarlar o aya dahildir ve kapalı başlar; neyi deneyeceğinize siz karar verirsiniz.

📚 İlgili Okumalar

• Ürünler: Mail2ERP, Supplier2ERP ve Pay2ERP.
• Kılavuzlar: Mail2ERP kılavuzu, Supplier2ERP kılavuzu, Pay2ERP kılavuzu ve Bağlantı Kurma.
• Başka bir açık kaynak ERP: Dolibarr’ı Otomatikleştirin: E-posta Siparişleri, Faturalama ve Ödeme Hatırlatmaları.
• Yaklaşımları karşılaştırma: ERP Sipariş Girişi için Parseur, Docparser veya Nanonets ile Mail2ERP Karşılaştırması.
• Diğer ERP’ler: Business Central, SAP Business One, Zoho Inventory ve Zoho Books ve Odoo.
• Arka plan: ERP ve CRM Sistemlerini Anlamak ve IMP Kontakt vaka çalışmasındaki gerçek rakamlar.