Dolibarr’ı Otomatikleştirin: E-posta Siparişleri, Faturalama ve Ödeme Hatırlatmaları

🎯 Dolibarr’ın Size Bıraktığı Siparişten Tahsilata Adımlar

Dolibarr bir ticaret şirketinin ihtiyaç duyduğu tüm belgelere sahiptir: ticari teklifler, müşteri siparişleri, sevkiyatlar, faturalar ve ödemeler. Sahip olmadığı şey, her siparişi bir belgeden diğerine taşıyan biridir. Çoğu Dolibarr şirketinde bu hâlâ bir insandır ve aynı birkaç adım her sipariş için tekrarlanır:

• Sipariş girişi: bir müşteri PDF veya Excel sipariş gönderir, biri de ürünleri ve miktarları bir teklife veya siparişe yazar.
• Doğrulama ve sevkiyat: biri siparişi doğrular, stoku kontrol eder, sevkiyatı oluşturur ve doğrular.
• Faturalama: biri siparişten faturayı oluşturur, yalnızca sevk edilen malların faturalandığından emin olur ve müşteriye gönderir.
• Takip: ay sonunda biri ödenmemiş faturaları gözden geçirir ve hatırlatmalar yazar ya da buna fırsat bulamaz.

Her adım tek başına hızlıdır. Birlikte ve her sipariş için tekrarlandığında haftada saatler alırlar ve unutulan adım genellikle pahalı olanıdır: hiç gönderilmeyen bir fatura veya bir ay geç giden bir hatırlatma.

🤖 Hangi BOTS4.me Botları Dolibarr ile Çalışır

BOTS4.me’nin her ERP uygulaması Dolibarr 23 ve sonrasında çalışır. Bu sayfa, satış tarafını e-postadan ödemeye kadar birlikte yürüten üç uygulamayı ele alır.

Supplier2ERP, Pay2ERP, Bill2ERP, AutoSTOCK ve AutoPURCHASE da Dolibarr’da çalışır ve Pay2ERP girdi olarak Dolibarr’ın kendi banka satırlarını kullanabilir. Tek bir Dolibarr bağlantısı başlattığınız her bota hizmet eder.

📧 Mail2ERP: E-postayla Gelen Siparişlerden Tekliflere ve Müşteri Siparişlerine

Mail2ERP satış posta kutunuzu okur, her e-postanın bir teklif talebi mi, kesin bir sipariş mi yoksa hiçbiri mi olduğuna karar verir ve ürün satırlarını e-posta metninden ve her ekten okur: PDF, Excel, Word, CSV, HTML, görseller ve taranmış belgeler, her düzende ve dilde, şablon olmadan. Her ürün kodu Dolibarr kataloğunuzdaki ürün referanslarıyla eşleştirilir.

• Fiyat sorusu → taslak ticari teklif; satış ekibinizin fiyatlandırması, düzenlemesi ve göndermesi için hazır.
• Kesin sipariş → müşteri siparişi; taslak olarak oluşturulur ve ardından doğrulanır.
• İlgili kişiler: e-postayı yazan kişi belgenin müşteri ilgili kişisi olur ve e-postada belirtilen bir teslimat adresi sevkiyat ilgili kişisi olur.
• Dosyalar: müşterinin ekleri teklife veya siparişe eklenir.
• Mükerrer kayıt yok: her belge, Dolibarr’ın harici referans alanında kaynak e-postasıyla işaretlenir; böylece iki kez gönderilen aynı sipariş bir kez oluşturulur.

Mail2ERP asla üçüncü taraf veya ürün oluşturmaz. Gönderen mevcut bir müşteriye ait olmalı ve her satır mevcut bir ürünle eşleşmelidir. İçe aktarılamayan bir e-posta INBOX’ınızda okunmamış olarak kalır ve günlük size nedenini söyler.

🐙 AutoERP: Etiketli Siparişleri Doğrulama, Sevk Etme ve Faturalama

AutoERP, siparişten sonraki rutin adımları üstlenir. Yalnızca kendisine teslim ettiğiniz siparişlerde çalışır ve teslim bir tahminle değil, bir alanla yapılır.

Bir siparişi AutoERP’ye nasıl teslim edersiniz

Dolibarr diğer programların bir satış siparişinin etiketlerini okumasına izin vermez, bu nedenle AutoERP BOTS4.me tags (kod b4mtags) adlı bir sipariş alanı kullanır. Entegrasyon kullanıcısı yönetici olduğunda AutoERP alanı kendisi ekler. Aksi halde bir kez ekleyin: Setup → Modules → Sales Orders → Complementary attributes → New attribute, etiket BOTS4.me tags, kod b4mtags, tür String (1 line), uzunluk 255, her zaman düzenlenebilir. Ardından siparişin tamamını işlemek için alana AutoERP, satır satır işlemek için AutoERP_partial yazın. AutoERP kendi ilerleme etiketlerini aynı alana ekler.

Her çalıştırmada ne olur

• Onay: etiketli taslak bir sipariş doğrulanır. Siparişin ödeme koşulu peşin ödeme istediğinde, örneğin “Due on order” veya %100 avans koşulu, AutoERP ayrıca siparişin tamamı için siparişe bağlı, doğrulanmış bir avans faturası düzenler.
• Sevkiyat: stok hazır olduğunda ve teslim tarihi geldiğinde AutoERP, çıkabilecek miktarlarla siparişten doğrulanmış bir sevkiyat oluşturur. Stok modülü ayarlarınız öyle diyorsa Dolibarr stoku doğrulama sırasında hareket ettirir. Kısmi sevkiyatlar kalanı siparişte bırakır.
• Faturalama: AutoERP siparişten doğrulanmış tek bir fatura oluşturur; stoklu ürünleri gerçekten sevk edilen miktarlara, hizmetleri sipariş edilen miktarlara göre faturalar ve ödenmiş avansları düşer. Ayrıca müşteri başına günlük, haftalık veya aylık tek bir toplu fatura da seçebilirsiniz.

Business planında AutoERP ayrıca vadesi geçmiş faturası olan müşterilerin sevkiyatlarını bekletebilir, onlara bir kez hatırlatma gönderebilir ve siparişleri parça parça sevk edebilir. Tüm seçenekler için AutoERP kılavuzuna bakın.

💰 AutoCASH: Vadesi Geçmiş Dolibarr Faturaları için Ödeme Hatırlatmaları

Ayın seçtiğiniz günlerinde AutoCASH ödenmemiş müşteri faturalarınızı Dolibarr’dan okur, müşteriye göre gruplar ve her müşterinin ne kadar geciktiğine karar verir. Yükseltme varsayılan olarak kademelidir:

• Nazikçe başlayın: yalnızca 1. seviyeyi açabilir, onunla canlıya geçebilir ve 2. ile 3. seviyeleri daha sonra etkinleştirebilirsiniz.
• Aynı şey için asla iki kez: aynı seviye yalnızca bir bekleme süresinden sonra tekrarlanır ve yarıda duran bir çalıştırma bir hatırlatmayı iki kez gönderemez.
• Filtreler: asgari bir tutar, asgari gecikme gün sayısı ve asla otomatik olarak takip edilmesini istemediğiniz müşterilerin listesi.
• Size iki e-posta: bir gün önce kimlere hatırlatma yapılacağını listeleyen bir önizleme ve sonrasında kimle, hangi seviyede ve hangi faturalar için iletişime geçildiğini listeleyen bir rapor.
• BOTS4.me tarafından gönderilir: Dolibarr API’si üzerinden e-posta gönderemediği için hatırlatmalar BOTS4.me tarafından müşterinin dilinde gönderilir. AutoERP’nin peşin ödemeli siparişler için düzenlediği avans faturaları AutoCASH tarafından takip edilmez.

⚙️ Dolibarr için Adım Adım Kurulum

• Adım 1 — Ücretsiz Discovery ayınızı başlatın: bots4.me/bots adresinde oturum açın ve istediğiniz botun kartında Ücretsiz Discovery ayını başlat’a tıklayın. Kart gerekmez.
• Adım 2 — Dolibarr’da REST API’yi etkinleştirin: Home → Setup → Modules/Applications → API REST (server) modülünü etkinleştirin.
• Adım 3 — Bir entegrasyon kullanıcısı oluşturun: Users & Groups altında “BOTS4.me Integration” gibi bir kullanıcı oluşturun ve ona kullandığınız botların haklarını verin: Mail2ERP — üçüncü taraflar, ürünler, ticari teklifler, satış siparişleri; AutoERP — satış siparişleri, sevkiyatlar, müşteri faturaları, stok; AutoCASH — müşteri faturaları, ödemeler, bankalar. Her botun ayrıca Banks’e ve kendi kullanıcı kartına okuma erişimi olması gerekir.
• Adım 4 — API anahtarını oluşturun: kullanıcı kartını açın → Modify → API key alanı → oluştur → Save, ardından anahtarı kopyalayın.
• Adım 5 — Dolibarr’ı bots4.me’de bağlayın: Dolibarr site URL’nizi ve API anahtarını, Multicompany modülünü kullanıyorsanız varlık (entity) numarasını da girin. Tüm adımlar Bağlantı Kurma sayfasındadır.
• Adım 6 — Yalnızca AutoERP için: entegrasyon kullanıcısı yönetici değilse BOTS4.me tags sipariş alanını yukarıda açıklandığı gibi ekleyin.
• Adım 7 — Mail2ERP için posta kutunuzu bağlayın (Gmail ve Microsoft 365 Secure Quick Connect ile, diğerleri bir uygulama parolasıyla IMAP üzerinden) veya bunun yerine siparişleri BOTS4.me Mailbox’a iletin.

🧪 Demo Modu, Belirsiz E-postalar ve Hatalar

Her bot Demo Modu’nda başlar. Mail2ERP oluşturacağı teklifi veya siparişi size e-postayla gönderir, AutoERP hangi siparişleri doğrulayacağını, sevk edeceğini ve faturalayacağını raporlar, AutoCASH ise hiçbiriyle iletişime geçmeden hatırlatma yapacağı müşterilerin tam listesini size gönderir. Siz Mod ayarını LIVE yapana kadar Dolibarr’a hiçbir şey yazılmaz; LIVE ilk Demo raporundan sonra açılır. Demo Modu sayfası fikri açıklar, canlı pano demosu ise her ayarı örnek verilerle gösterir.

• Mail2ERP’nin içe aktaramadığı e-postalar INBOX’ınızda okunmamış olarak kalır. İçe aktarılanlar _Mail2ERP/ISLENDI klasörüne taşınır.
• Neden her zaman günlüğe kaydedilir: Günlükler sekmesinde ve posta kutunuzun LOGS klasöründe; örneğin Dolibarr’da müşteri olmayan bir gönderen veya var olmayan bir ürün referansı. Bkz. posta kutusu LOGS kılavuzu.
• Klasörlerle düzeltin: bir e-postayı teklif veya sipariş olarak yeniden denemek için _Mail2ERP/TEKLIF veya _Mail2ERP/SIPARISLER klasörüne, o tür e-postaları gelecekte atlamak için _Mail2ERP/ATLA klasörüne sürükleyin.
• AutoERP kurulum sorunları, örneğin eksik bir BOTS4.me tags alanı veya kapalı Shipments modülü, çalıştırma raporunda belirtilir; böylece neyi düzelteceğinizi tam olarak bilirsiniz.

📅 Ücretsiz Discovery Ayı ve Ücretsiz Plan

Her botun ilk ayı, kart gerektirmeyen ücretsiz bir Discovery ayıdır. Kontrol sekmesinde Discovery ile işaretli anahtarlar dahildir ve kapalı başlar; neyi deneyeceğinizi siz seçersiniz.

📚 İlgili Okumalar

• Ürünler: Mail2ERP, AutoERP ve AutoCASH.
• Kılavuzlar: Mail2ERP kılavuzu, AutoERP kılavuzu, AutoCASH kılavuzu ve Bağlantı Kurma.
• Başka bir açık kaynak ERP: ERPNext’i E-postadan Otomatikleştirin: Siparişler, Tedarikçi Onayları ve Ödemeler.
• Yaklaşımları karşılaştırma: ERP Sipariş Girişi için Parseur, Docparser veya Nanonets ile Mail2ERP Karşılaştırması.
• Diğer ERP’lerde aynı adımlar: Business Central Siparişlerini Otomatik Olarak Sevk Edin ve Faturalayın ve Odoo’da Sipariş Onayı, Teslimat ve Faturalama Nasıl Otomatikleştirilir.
• Arka plan: ERP ve CRM Sistemlerini Anlamak ve BOTS4.me’yi neden geliştirdik.