AutoERP
Kullanıcı Kılavuzu – Otomatik Pilotta Sipariş Onayı, Teslimat ve Faturalama
✅ Önce Yapmanız Gereken Tek Şey
AutoERP sipariş başına isteğe bağlıdır. Hiçbir zaman bir siparişe kendiliğinden dokunmaz. Yalnızca, sizin için ERP’nizde oluşturduğumuz iki etiketten birini taşıyan siparişlerde çalışır:
| Sipariş üzerindeki etiket | AutoERP bununla ne yapar |
|---|---|
AutoERP |
Siparişin tamamı, tek seferde. Onaylar, her ürün stokta olana kadar bekler, tek bir teslimat oluşturur, ardından faturalandırır. Sipariş eksiksiz sevk edilebilene kadar hiçbir şey gönderilmez. |
AutoERP_partial |
Satır satır. Şu anda tamamen stokta olanı sevk eder ve geri kalanını sonraki bir sevkiyat için siparişte bırakır. Uzun tedarik süreleri veya doğrudan tedarikçiden sevk edilen ürünler için en iyisidir. Kısmi Sevkiyat özelliğini gerektirir (Business planı ve üzeri, varsayılan olarak kapalı) — bu özellik olmadan sipariş sevk edilmez ve “yardım gerekiyor” altında listelenir. |
Ekibiniz zaten farklı bir kural kullanıyorsa, kontrol panelinizin AutoERP sekmesinde her iki etiketi de yeniden adlandırabilirsiniz. HER İKİ etiketi de taşıyan bir sipariş, asla iki kez değil, tam bir sipariş olarak ele alınır.
AutoERP bir siparişi sevk ettikten sonra kendine ait bir işaret etiketi ekler: tam sipariş için AutoERP fully, kısmi teslimat için AutoERP partially. Böylece ekibiniz AutoERP’nin neleri zaten yaptığını bir bakışta görür — bu etiketleri siparişte bırakın.
🔄 AutoERP Nasıl Çalışır – Görsel Akış
Etiketlersiniz
(+ Ön Ödemeliyse Avans)
Teslimat Oluşturulur
Fatura Düzenlenir
+ Size Rapor
Müşteriye giden her e-posta (sipariş onayı, avans faturası, irsaliye, fatura, teslim alma bildirimi, ödeme hatırlatması) kendi şablonlarınız, kendi markanız ve müşterinin kendi diliyle kendi ERP’niz tarafından gönderilir. AutoERP müşterilerinize asla kendi adına e-posta göndermez.
🚀 Bağlantı Kurma
- ERP’nizi kontrol panelinden bağlayın ya da BOTS4.me uygulamasını Odoo Uygulama Mağazası’ndan kurup Bağlan’a basın.
- AutoERP’yi açın. Demo Modunda başlar — ERP’nizi okur ve üç sipariş etiketi dışında hiçbir şey yazmaz.
- Bir satış siparişini
AutoERPile etiketleyin. - Bir sonraki çalışmayı bekleyin ve gelen kutunuza düşen ön izleme raporunu okuyun.
- Memnun musunuz? AutoERP sekmesinde Modu DEMO’dan CANLI’ya çevirin. AutoERP’in ERP’nize yazmaya başladığı an tam olarak budur.
🧭 Üç Modül
Sipariş Onayı
Etiketli taslak siparişleri ve teklifleri onaylanmış siparişlere dönüştürür. Siparişin ödeme koşulları ön ödeme gerektiriyorsa, ERP’niz üzerinden %100 avans faturası da keser ve ERP’niz bunu müşteriye e-postayla gönderir. Aşağıdaki iki modül gibi her planda mevcuttur.
Sevkiyatlar
Stok mevcut olduğunda, teslimat tarihi geldiğinde ve müşterinin kredisi uygun olduğunda ERP’nizde teslimatı oluşturur ve onaylar. Kısmi bir sevkiyat, kalanı bir bekleyen sipariş olarak siparişte bırakır.
Faturalama
Gerçekten teslim edileni ERP’nizin kendi faturalama modülüyle faturalar — ya sipariş başına bir fatura ya da müşteri (ve para birimi) başına günlük, haftalık veya aylık bir toplu fatura. Avans son faturada düşülür; kaydedilen avans faturası aynı zamanda alınan avans için vergi belgenizdir.
Her modül kontrol panelinde bağımsız olarak kapatılabilir. Birini kapatmak diğerlerini asla engellemez — örneğin, muhasebeciniz elle faturalandırmaya devam ederken AutoERP’in onaylamasına ve teslim etmesine izin verebilirsiniz.
⚙️ Kontrol Paneli Ayarları Referansı
AutoERP’in dokunabileceği siparişler
| Ayar | Varsayılan | Ne yapar |
|---|---|---|
| Etiket: eksiksiz siparişler | AutoERP | Bir siparişin tamamını AutoERP’e devreden etiket. |
| Etiket: satır satır siparişler | AutoERP_partial | Bir siparişin kısmi sevkiyatlarına izin veren etiket. |
| Aşağıdaki limitlerin para birimi | Boş (şirket para biriminiz) | Minimum değerlerinizin ve kredi limitlerinizin yazıldığı para birimi. ERP’deki şirket para biriminizi kullanmak için boş bırakın. Farklı para birimindeki bir sipariş bu değerlerle karşılaştırılmaz — hiçbir zaman sizden habersiz dönüştürme yapmayız. |
Çalışma saatleri
| Ayar | Varsayılan | Ne yapar |
|---|---|---|
| Siparişleri onayla — başlangıç / bitiş | 00:00 – 23:59 | Siparişlerin ne zaman onaylanabileceği. |
| Sevkiyat oluştur — başlangıç / bitiş | 06:00 – 16:00 | Genellikle depo saatlerinizdir, böylece herkes evine gittikten sonra hiçbir şey toplanmaz. |
| Aynı gün sipariş kesim saati | 14:30 | Bu saatten sonra verilen siparişler ertesi gün sevk edilir. |
| Fatura oluştur — başlangıç / bitiş | 13:00 – 17:00 | Faturaların ne zaman oluşturulabileceği. |
| Şundan önce asla faturalama yapma | 13:00 | Sabahleyin hâlâ düzenlenmekte olan bir siparişin çok erken faturalandırılmaması için bir güvenlik sınırı. |
Teslimat kuralları
| Ayar | Varsayılan | Ne yapar |
|---|---|---|
| Minimum sevkiyat değeri | 25 | Bu değerden daha düşük değerdeki bir paketi sevk etmeyin; daha fazla ürün için bekleyin. Her zaman sevk etmek için 0’a ayarlayın. |
| … ama şu süreden sonra yine de sevk et | 14 gün | Böylece küçük bir sipariş asla sonsuza kadar beklemez. |
| Sipariş başına maksimum kısmi sevkiyat | 10 | Bir siparişin bir sürü küçük pakete dönüşmesini önler. |
Belirli küçük bir siparişi hemen kapıdan çıkarmanız mı gerekiyor? Ona AutoERP_small_ok etiketini ekleyin, o sipariş için minimum yok sayılır.
Faturalama kuralları
| Ayar | Varsayılan | Ne yapar |
|---|---|---|
| Sevkiyatları tek faturada topla | Açık | Açık: dönem başına müşteri başına bir fatura. Kapalı: sipariş başına bir fatura. |
| Müşterileri faturalandır | Haftada bir kez | Anında, günlük, haftalık veya aylık. |
| Faturalama günü / ayın günü | Cuma / 1. | Toplu faturanın hangi gün gönderileceği. Aylık seçenek 28. günle sınırlıdır, böylece her ay aynı şekilde davranır. |
| Minimum fatura tutarı | 50 | Bunun altında, fatura bir sonraki döneme aktarılır. |
| Sevkiyat başına maksimum fatura | 1 | Bir güvenlik sınırı. AutoERP, hiçbir şeyin faturasız kalmaması için her zaman ek bir son faturaya izin verir. |
| Tam siparişi bekle | 14 gün | Her şeyin TEK bir faturaya düşmesi için ne kadar bekleneceği. Bundan sonra, AutoERP sevk edileni faturalandırır ve daha sonra bir son fatura gönderir. |
| Şu süreden sonra vergi belgesi | 14 gün | Bir müşteri peşin ödeme yaptığında ancak mallar bu kadar gün içinde sevk edilmediğinde, bir vergi belgesi düzenlenir — birçok ülkede yasal bir zorunluluktur. |
| “Fatura istiyor” alanı | (boş) | İsteğe bağlı. Müşterinin fatura isteyip istemediğini kaydeden ERP’nizdeki evet/hayır alanının teknik adı. Her zaman faturalandırmak için boş bırakın. |
Kredi kontrolü
| Ayar | Varsayılan | Ne yapar |
|---|---|---|
| Proforma faturanın ödenmesini zorunlu kıl | Açık | Bir peşin ödeme müşterisi gerçekten ödeme yapana kadar sevkiyatı beklet. |
| Bu vadesi geçmiş tutarın üzerinde engelle | 300 | Size bundan daha fazla borcu olan müşteriler için sevkiyatları beklet. |
| Bu kadar gün vadesi geçtiğinde engelle | 14 | En eski ödenmemiş fatura bundan daha eskiyse sevkiyatları beklet. |
| Kontrol başarısız olursa sevkiyatları beklet | Açık | Kredi kontrolünün kendisi çalışamıyorsa, sevk etmek yerine beklet. Önerilir. |
| Engellendiğinde müşteriye e-posta gönder | Açık | Bir sipariş ilk kez beklemeye alındığında bir ödeme hatırlatması gönderir. Sipariş başına bir kez, asla tekrar tekrar değil. |
🔍 Demo Modu
Her AutoERP hesabı Demo Modunda başlar ve ilk çalıştırmanız her zaman bir demodur. Demo Modunda AutoERP siparişlerinizi, stokunuzu ve müşterilerinizin ödeme durumunu okur ve tam olarak ne yapacağını hesaplar — ardından bunu yapmak yerine listeyi size e-posta ile gönderir. ERP’nizdeki tek bir kayda bile dokunulmaz.
En az bir demo raporu aldıktan sonra AutoERP sekmesindeki CANLI anahtarının kilidi açılır. İstediğiniz zaman Demo’ya geri dönebilirsiniz.
📊 Raporu Okumak
📋 Özet
Kaç siparişin onaylandığı, teslim edildiği ve faturalandığı — ve kaçının atlandığı, kategoriye göre. LIVE modunda rapor yalnızca AutoERP bir şey yaptığında veya bir siparişin size ihtiyacı olduğunda gönderilir; elle işlem gerektiren siparişler en üstte listelenir.
📝 Sipariş sipariş
Her karar, sade bir dille açıklanan gerekçesiyle birlikte. Demo Modunda bu, neler olacağının tam listesidir.
⚠️ Atlananlar ve nedenleri
En yararlı kısım. “Stok bekleniyor”, “minimumunuzun altında”, “müşteri gecikmiş”, “son tarihten sonra” — her atlama, hangi ayarın buna neden olduğunu size söyler.
❓ Sorun Giderme
| Ne görüyorsunuz | Ne anlama gelir |
|---|---|
| “Dikkat gerektiren etiketli sipariş yok” | Hiçbir sipariş AutoERP etiketini taşımıyor ya da etiketlenmiş her sipariş zaten tamamen işlenmiş. Bir siparişi etiketleyin ve bir sonraki çalışmayı bekleyin. |
| Onaylanan ama hiç teslim edilmeyen siparişler | Genellikle stok sorunudur: tam sipariş etiketi, her satır mevcut olana kadar bekler. Atlama nedenini kontrol edin — ürünü belirtir. Teslimat aralığı ya da son tarih saati de olabilir. |
| Teslim edilen ama hiç faturalandırılmayan | Faturalama aralığının Çalışma Saatlerinizle çakıştığını ve “önce asla faturalandırma” saatini içerdiğini kontrol edin. Haftalık toplamada faturalar yalnızca seçilen günde gönderilir. |
| Bir müşterinin tüm siparişleri beklemede | Kredi kontrolü. Vadesi geçmiş borç limitinizi aşmışlar ya da avansları ödenmemiş. Rapor tutarı ve gün sayısını belirtir. |
| Bir hizmet satırı hiç faturalanmıyor | Hizmet, teslim edilen miktarlara göre faturalanıyor ve teslim edilen miktarını henüz kimse girmedi — AutoERP bunu asla tahmin etmez. Rapor bunu “Yardımınızı bekliyor” başlığı altında bir kez listeler; miktarı siparişe girdiğinizde bir sonraki çalışma onu faturalar. |
| Küçük siparişler asla sevk edilmiyor | Minimum teslimat değerinizin altındalar. Bekleme süresinden sonra otomatik olarak sevk edilirler ya da AutoERP_small_ok ile etiketlerseniz hemen sevk edilirler. |
| ERP’nizde AutoERP etiketleri eksik | Bağlı kullanıcının etiket oluşturma izni yok. Ona Satış yöneticisi hakları verin ya da iki etiketi elle oluşturun — AutoERP her iki durumda da bunları kullanacaktır. |
| Odoo’da satış siparişlerinde Etiketler alanı yok | CRM uygulaması olmayan bazı Odoo veritabanlarında satış siparişlerinde Etiketler alanı bulunmaz; bu nedenle AutoERP siparişleri işaretleyemez. CRM uygulamasını yükleyin (Etiketler alanını ekler) ya da Odoo iş ortağınızdan satış siparişlerine x_autoerp_tags adlı bir metin alanı eklemesini isteyin ve etiket adını bu alana yazın — AutoERP bu durumda o alanı okur. |
🔒 AutoERP’in Asla Yapmayacağı Şeyler
- Etiketlenmemiş bir siparişe dokunmak.
- Demo Modu açıkken üç sipariş etiketi dışında herhangi bir şey yazmak.
- Müşterilerinize kendi adına e-posta göndermek — her müşteri e-postası, kendi şablonlarınız ve markanızla ERP’nizden gelir.
- Kredi Kontrolü açıkken, belirlediğiniz kredi limitlerini aşan bir müşteriye mal sevk etmek.
- Aynı malları iki kez faturalandırmak — ERP’nizde zaten faturalandırılmış miktarlar asla tekrar faturalandırılmaz.
- Birden fazla müşteriyi ya da birden fazla para birimini tek bir faturada birleştirmek.
❓ Sıkça Sorulan Sorular
Hangi ERP’ler destekleniyor?
Bugün canlı: Odoo 13 ila 19 (Community, Enterprise, Odoo.sh, Odoo Online), ERPNext 15 ve 16, Zoho (Books / Inventory), Dolibarr 23 ve üzeri, Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero ve SAP Business One. API’si olan diğer tüm ERP’ler — SAP S/4HANA, Dynamics 365 Finance / Sales, NetSuite ve daha fazlası — talep üzerine bağlanır.
AutoERP neyi otomatikleştirir?
Üç temel modül: Sipariş Onayları (siparişleri onaylar ve peşin ödemeli müşteriler için ERP’nizin avans faturası düzenlemesini sağlar), Sevkiyat (stok mevcut olduğunda tam siparişler veya satır satır sevkiyat oluşturur) ve Faturalama (sipariş başına tek fatura veya toplu faturalar — günlük, haftalık veya aylık). Müşterilere giden her e-postayı ERP’niz gönderir.
ERP’mi etkilemeden test edebilir miyim?
Evet! Demo Modu, siparişlerinizi ve stokunuzu okur ancak hiçbir işlem gerçekleştirmez — yalnızca tam olarak ne yapacağını gösteren raporlar oluşturur. İlk ay ücretsiz.
Yalnızca bazı modülleri etkinleştirebilir miyim?
Evet. Her modülün kendi anahtarı vardır — yalnızca ihtiyacınız olanı etkinleştirin: sadece onaylar, sadece sevkiyat ya da üç modülün tamamı birlikte. /bots → Kontrol → AutoERP üzerinden yapılandırın.
Kısmi sevkiyatı destekliyor mu?
Evet, Kısmi Sevkiyat özelliğiyle (Business planı ve üzeri). Tüm ürünler stokta değilse, AutoERP mevcut satırları sevk eder ve kısmi sevkiyatlar oluşturur — önce en eski siparişler. Bir güvenlik önlemi, sipariş başına kısmi sevkiyat sayısını sınırlar (varsayılan 10).
Toplu faturalama nedir?
Sipariş başına bir fatura oluşturmak yerine, AutoERP aynı müşteriden gelen birden fazla siparişi tek bir toplu faturada birleştirebilir — anında, günlük, haftalık veya aylık. Minimum toplama tutarı eşiğiyle yapılandırılabilir.
Mail2ERP ile çalışıyor mu?
Evet! Mail2ERP, siparişleri e-postadan ERP’nize aktarır. AutoERP ardından bu siparişleri otomatik olarak onaylar, sevk eder ve faturalar. Birlikte tüm döngüyü otomatikleştirirler — müşteri e-postasından ödenmiş faturaya kadar.
Kredi kontrolü nasıl çalışır?
Kredi Kontrolü açıkken (Business planı ve üzeri, varsayılan olarak kapalı), AutoERP sevkiyattan önce müşterinin ödenmemiş proforma faturaları veya gecikmiş bakiyeleri olup olmadığını kontrol eder. Eşiklerinizi aşarlarsa (varsayılan: şirket para biriminizde 300 veya 14 günden fazla gecikmiş bir fatura), sevkiyat bekletilir ve müşteri ERP’nizden bir ödeme hatırlatması alır.
Bu yapay zekâ kullanıyor mu? Kullanmamıza izin verilmiyor.
Hayır. AutoERP hiçbir modda veya katmanda herhangi bir yapay zeka modeli içermez ve hiçbir veri asla bir yapay zeka sağlayıcısına gönderilmez. Her işlem yapılandırdığınız kurallara uyar, bu yüzden aynı girdi her zaman aynı sonucu üretir ve her adım günlükte izlenebilir. Uyum ekibinizin bunu yazılı olarak görmesi gerekiyorsa bize sorun, dosyanız için onaylayalım.