Business Central’da Otomatik Faturalama: Sevk Edilen Siparişlerin Faturalarını Nakledin ve Gönderin
Her Business Central faturasını elle nakletmeyi ve e-postayla göndermeyi bırakın
Mallar depodan çıktı, sevkiyat nakledildi — ve fatura hâlâ birinin satış siparişini açıp naklederek PDF’yi müşteriye göndermesini bekliyor. Bu kılavuz, AutoERP’nin Dynamics 365 Business Central’da bu adımı nasıl devraldığını gösterir: işleyebileceği satış siparişlerini BOTS4ME boyutuyla işaretlersiniz; AutoERP sevk edilmiş ve henüz faturalanmamış her şeyin faturasını nakleder, ardından müşterinize e-postayla gönderir. Demo Modu’nda başlarsınız ve ilk ay ücretsiz bir Discovery ayıdır.
🎯 “Dün Sevk Edildi, Hâlâ Faturalanmadı”
Çoğu Business Central şirketinde faturalama bir süreçten çok elle yapılan bir alışkanlıktır. Depo sevkiyatı nakleder, fatura ise ofisteki birinin siparişi tamamlamayı hatırlamasına bağlıdır. Sonuç her yerde aynı görünür:
- Sevk edildi ama faturalanmadı: siparişler, henüz kimsenin faturalamadığı sevk edilmiş miktarlarla bekler. Bekledikleri her gün, müşterinin bir gün daha geç ödemesi demektir.
- Tekrarlanan tıklamalar: siparişi aç, faturalanacak miktarları kontrol et, naklet, nakledilen faturayı bul, e-postayla gönder — her sipariş için, her gün.
- Unutulan hizmet satırları: hizmet veya navlun gibi sevk edilecek bir şeyi olmayan satırlar, siparişin geri kalanı depodan yürütülürken kolayca gözden kaçar.
- Tutarsız zamanlama: ofiste kimin olduğuna bağlı olarak bazı müşteriler faturayı aynı gün, bazıları bir hafta sonra alır.
Bunların hiçbiri muhakeme gerektirmez. “Sevk edileni faturala ve müşteriye gönder” bir kuraldır ve bir kural kendi kendine çalışabilir.
🔍 Business Central’ın Kendi Başına Sundukları
Siparişleri tek tek nakletmek
Standart yol, her satış siparişini açıp nakletmektir. Güvenilirdir, ama bunu bir insan, o kişinin müsait olduğu zamanda yapar. Fatura e-postası da bunun üstüne ayrı bir adımdır.
Toplu nakil ve zamanlanmış işler
Business Central birden fazla satış siparişini tek bir toplu işlemde nakledebilir ve iş ortakları işleri zamanlayabilir. Yine de birinin hangi siparişlerin toplu işleme gireceğini seçmesi, filtreleri doğru tutması ve faturaların müşterilere gerçekten ulaştığından emin olması gerekir. Bir kuralı değiştirmek — “bu grup için faturaları haftalık topla” — genellikle bir iş ortağından yardım istemek demektir.
⚠️ Gerçek bir çözümün ihtiyaç duyduğu şey
Faturalama otomasyonu sipariş başına isteğe bağlı, kod olmadan yapılandırılabilir ve test etmesi güvenli olmalıdır. Herhangi bir şey nakletmeden önce neyi nakledeceğini görmeniz ve onu tek bir anahtarla durdurabilmeniz gerekir. AutoERP tam olarak bunun üzerine kurulmuştur.
⚙️ AutoERP Business Central’da Nasıl Çalışır
Siparişte BOTS4ME var
Sevkiyat Business Central’da nakledildi
AutoERP faturayı nakleder
Fatura müşteriye e-postayla gönderilir
Etiketler yerine BOTS4ME boyutu
Diğer ERP’lerde bir siparişi AutoERP’ye bir etiketle teslim edersiniz. Business Central’da sipariş etiketleri yoktur, bu nedenle AutoERP satış siparişi başlığındaki BOTS4ME boyutunu okur. Boyutu dört değerle bir kez oluşturursunuz ve AutoERP’nin işleyebileceği her siparişe bunlardan birini atarsınız:
- FULL — AutoERP siparişin tamamını işler.
- PARTIAL — kısmi teslimatlara izin verilir.
- SMALLOK — küçük sipariş sınırınızın altında olsa bile siparişin tamamı işlenir.
- PARTIAL-SMALLOK — küçük sipariş sınırınızın altında olsa bile kısmi teslimatlara izin verilir.
Boyutu olmayan siparişlere asla dokunulmaz. Her boyutta olduğu gibi değer, nakledilen belgelerin genel muhasebe (G/L) kayıtlarına da aktarılır; bu da AutoERP’nin faturalarını raporlarda kolayca bulunur kılar. Panonuzda etiketleri yeniden adlandırmış olsanız bile değerler FULL, PARTIAL ve SMALLOK olarak kalır.
AutoERP neleri nakleder
- Sevk edildi, henüz faturalanmadı: stok satırlarında AutoERP, Business Central’ın kendi nakil işlemini kullanarak tam olarak sevk edilmiş ve henüz faturalanmamış miktarı faturalar.
- Sevk edilecek bir şeyi olmayan satırlar: hizmetler ve diğer stok dışı satırlar birlikte sevk edilip faturalanır, böylece geride kalmazlar.
- Hemen veya toplu: her siparişi sevkiyatının hemen ardından faturalayın ya da bir müşterinin siparişlerini asgari tutarla günlük, haftalık veya aylık toplayın. Business Central API’si bir siparişi bir faturaya koyar, bu nedenle toplama işlemi aynı anda sipariş başına bir fatura nakleder.
- İncelemedeki siparişler (onay bekleyenler), onay süreciniz tarafından serbest bırakılana kadar dışarıda bırakılır.
Müşteri e-postası
Business Central’ın gönderme eylemi AutoERP’nin metnini taşıyamaz, bu nedenle BOTS4.me fatura e-postasını, Business Central’ın fatura PDF’si ekli olarak kendisi gönderir. AutoERP’ye bir posta kutusu bağlarsanız e-posta kendi adresinizden çıkar; aksi halde yanıtlar size yönlendirilerek BOTS4.me sistem posta kutusundan gelir. Business Central API’si müşteri dilini tutmaz, bu nedenle e-posta hesap dilinizde yazılır.
AutoERP’nin bugün Business Central’da yapmadıkları
- Faturalamadan sevk etme: Business Central API’si sevk etme ve faturalamayı tek bir eylemde yapar. AutoERP, ancak bu Business Central ile doğrulandıktan sonra faturalamadan sevk eder; o zamana kadar sevkiyatı size bırakır, raporunda işaretler ve siz sevkiyatı nakleder etmez siparişi faturalar.
- Ön ödeme faturaları: API’de ön ödeme faturası yoktur, bu nedenle peşinat gerektiren siparişler sizde kalır.
- Düzeltmeler: nakledilmiş faturalar için düzeltme belgelerini Business Central’da siz hazırlarsınız.
Asla iki kez
AutoERP nakletmeden önce neyi nakledeceğini kaydeder. Bir çalıştırma, Business Central faturayı naklettikten sonra yarıda kesilirse, sonraki çalıştırma o faturayı bulur ve başka bir fatura nakletmez. AutoERP’nin kendi ilerleme işaretleri BOTS4.me tarafında tutulur, asla siparişlerinize yazılmaz.
🛠️ Adım Adım Kurulum
- Adım 1 — Ücretsiz Discovery ayınızı başlatın: bots4.me/bots adresinde oturum açın, AutoERP kartında Ücretsiz Discovery ayını başlat’a tıklayın ve Koşulları bir kez kabul edin. Kart gerekmez.
- Adım 2 — Business Central’ı bağlayın: Ayarlar → AutoERP → Access Manager → Kaynak Ekle yolunu açın (AutoERP için ERP’niz kaynaktır), Dynamics 365 Business Central kutucuğunu seçin ve lisanslı bir kullanıcıyla Microsoft ile oturum açın. Birden fazla ortamınız ve şirketiniz varsa birini seçin. Yönetici onayı dahil tüm adımlar Bağlantı Kurma sayfasındadır.
- Adım 3 — Kullanıcıya doğru izinleri verin: AutoERP’nin satış siparişlerini düzenlemesi ve nakletmesi, boyutları okuması gerekir. Standart izin kümesi D365 BUS FULL ACCESS tüm BOTS4.me uygulamalarını kapsar.
- Adım 4 — Boyutu bir kez oluşturun: Business Central’da Dimensions → New yolunu açın, kod BOTS4ME, değerler FULL, PARTIAL, SMALLOK ve PARTIAL-SMALLOK. Boyutlar API üzerinden oluşturulamaz, bu yüzden bu tek adım size aittir. Eksikse AutoERP’nin raporu size bildirir.
- Adım 5 — Bir siparişi işaretleyin ve DEMO’da çalıştırın: sevk edilmiş ama henüz faturalanmamış bir satış siparişinde BOTS4ME = FULL ayarlayın. DEMO’da AutoERP siparişlerinizi okur ve Business Central’a hiçbir şey yazmaz; sonraki çalıştırmadan sonra raporu neyi faturalayacağını ve bir şeyin neden bekletildiğini gösterir.
- Adım 6 — LIVE’a geçin: DEMO raporları doğru göründüğünde Kontrol sekmesinde Mod ayarını LIVE yapın — bu seçenek ilk DEMO rapor e-postasından sonra kullanılabilir olur.
🧭 Ücretsiz Discovery Ayınızda Deneyin
Kontrol sekmesini inceleyin
- Faturalama Modülü ve E-posta Raporları açıktır. İlk testiniz için Müşterileri faturalandır ayarını Anında (toplama yok) yapın, böylece sevkiyatın hemen ardından bir fatura görürsünüz; varsayılan olarak faturalar haftalık toplanır.
- Saatler: AutoERP yalnızca Çalışma Saatleri içinde çalışır (başlangıçta hafta içi mesai saatleri) ve faturalamanın kendi zaman aralığı vardır. Faturalama aralığını Çalışma Saatleri içinde tutun, aksi halde fatura oluşturulmaz.
- Dijital Ürünler, stok gerektirmeyen yazılım ve hizmetler içindir.
- Discovery etiketli anahtarlar ücretsiz ayınıza dahildir ve kapalı başlar — denemek istediklerinizi açın.
1. hafta — testi genişletin, ardından LIVE’a geçin
Biri hizmet satırı içeren birkaç sevk edilmiş siparişi daha ve siparişlerini haftalık toplamak istediğiniz bir müşteriyi işaretleyin. Her raporu okuyun: ne faturalandı, ne atlandı ve neden. Aynı kararlar Günlükler sekmesinde de görünür. Her şey elle yapacağınızla örtüştüğünde LIVE’a geçin.
📅 Discovery ayı sona erdiğinde
Ay sona erdiğinde AutoERP kendiliğinden küçük bir aylık kotayla ücretsiz planda devam eder: kota dolduğunda yeni öğeler bir sonraki aya veya bir plan seçene kadar bekler; başlamış bir öğe her zaman tamamlanır. Tüm özellikleri korumak için bir plan seçin — AutoERP ürün sayfasındaki plan tablosuna bakın.
Ücretsiz planda faturalama çalışmaya devam eder; Kısmi Sevkiyat ve diğer Business planı anahtarları bir plan gerektirir. AutoERP’nin naklettiği hiçbir şey geri alınmaz.
📅 Günlük İşleyiş: Ekibiniz İçin Neler Değişir
Canlıya geçtikten sonra ekibinizin işi, eskisi gibi siparişleri işaretlemek ve sevkiyatları nakletmektir. Faturalar AutoERP’nin çalışma programına göre, saatleriniz içinde gelir ve müşteri her birini PDF ekiyle e-postayla alır. AutoERP bir şey yaptığında veya size ihtiyaç duyduğunda kısa bir rapor alırsınız; Bot Gücü ise her şeyi tek seferde kapatır.
- Girişte işaretleyin: BOTS4ME değerini sipariş oluşturulurken ayarlayın veya bunu sipariş alma sürecinize bırakın. Mail2ERP’nin e-postadan içe aktardığı siparişler de aynı değeri ekibinizden alır.
- “Atlandı” satırlarını okuyun: hangi siparişin neyi beklediğini söylerler — henüz nakledilmemiş bir sevkiyat, incelemedeki bir sipariş veya saatlerinizin dışında kalan bir zaman aralığı.
- API sınırları: Business Central, kullanıcı başına API çağrılarını sınırlar. BOTS4.me çağrılarını yayar ve Business Central yavaşlamasını istediğinde bekler; sınır, aynı kullanıcıyı kullanan diğer entegrasyonlarınızla paylaşılır.
Business Central için Mail2ERP ile birlikte kullanıldığında, müşterinin e-postayla gönderdiği PO’dan gönderilmiş faturaya giden yolda yalnızca sevkiyat için bir insana ihtiyaç duyulur.
❓ Sıkça Sorulan Sorular
Business Central sevk edilen siparişleri otomatik olarak faturalayabilir mi?
AutoERP ile evet. BOTS4ME boyutunu taşıyan her satış siparişi her çalıştırmada kontrol edilir; sevk edilmiş ve henüz faturalanmamış ne varsa fatura olarak nakledilir ve müşteriye e-postayla gönderilir — hemen ya da günlük, haftalık veya aylık toplu olarak.
Neden etiket değil de boyut?
Business Central’da sipariş etiketleri yoktur. Sipariş başlığındaki bir boyut aynı işi görür, sipariş giren herkes tarafından ayarlanabilir ve nakledilen faturanın genel muhasebe kayıtlarında da görünür.
AutoERP sevkiyatı da nakleder mi?
Henüz değil. Business Central API’si sevk etme ve faturalamayı tek bir eylemde yapar ve AutoERP ancak bu Business Central ile doğrulandıktan sonra faturalamadan sevk eder. O zamana kadar sevkiyatı siz naklederseniz, AutoERP faturalar; hizmetler gibi sevk edilecek bir şeyi olmayan satırlar birlikte sevk edilip faturalanır.
Birden fazla siparişi tek faturaya koyabilir mi?
Business Central API’si sipariş başına bir fatura nakleder. Toplama açıkken AutoERP, bir müşterinin siparişlerini toplama zamanında birlikte faturalar; sipariş başına bir fatura ve yalnızca aynı müşteri ve para birimindeki siparişler.
Fatura e-postasını müşteriye kim gönderir?
BOTS4.me, Business Central’ın fatura PDF’si ekli olarak — AutoERP’ye bir posta kutusu bağladıysanız kendi posta kutunuzdan, aksi halde yanıtlar size yönlendirilerek sistem posta kutumuzdan.
Ön ödeme gerektiren siparişler ne olacak?
Business Central API’si ön ödeme faturası oluşturamaz, bu nedenle AutoERP bunları Business Central’da sizin işlemeniz için bırakır.
Canlı şirketimizde denemek güvenli mi?
Evet. AutoERP Demo Modu’nda başlar ve siz LIVE’a geçene kadar Business Central’a hiçbir şey yazmaz; ayrıca yalnızca BOTS4ME ile işaretlediğiniz siparişlere bakar. Önce bir sandbox ortamı da bağlayabilirsiniz.
📚 İlgili Okumalar
- Her ayarın açıklaması: AutoERP kılavuzu ve AutoERP ürün sayfası.
- Önceki adım: E-postayla Gelen Satın Alma Siparişleri Business Central Satış Siparişlerine Nasıl Dönüştürülür.
- Seçenekleri karşılaştırma: Mail2ERP ile Business Central’ın Sales Order Agent’ı karşılaştırması.
- Aynı fikir Odoo’da: Odoo’da Sipariş Onayı, Teslimat ve Faturalama Nasıl Otomatikleştirilir.
- Ödeme almak: AutoCASH kılavuzu, AutoERP’nin naklettiği faturalar için ödeme hatırlatmalarını anlatır.
🔗 Kaynaklar ve Ek Okumalar
Bu kılavuzda başvurulan resmi belgeler. Harici bağlantılar yeni sekmede açılır.
Sevk Edilen Her Sipariş Faturaya Dönüşsün
Business Central’ı bağlayın, BOTS4ME boyutunu oluşturun ve AutoERP herhangi bir şey nakletmeden önce Demo Modu’nda çalışmasını izleyin. İlk ay ücretsiz bir Discovery ayıdır, kart gerekmez.
Otomatikleştirilecek birden fazla süreç mi var, yoksa ERP’niz listemizde değil mi? We build it for you: book a free call →