AutoCASH
Kullanıcı Kılavuzu – Kimseyi Elle Takip Etmeden Ödeme Alma
💰 Dört Düzey
Gecikmiş her müşteri, en eski gecikmiş faturasının kaç gündür ödenmediğine göre belirlenen tam olarak bir düzeye yerleşir. Düzey 0 bir talep değildir — açık olan tutarın dostane bir bildirimidir ve çoğu durumu kendi başına çözer.
| Düzey | Müşterinin aldığı | Varsayılan tetikleyici |
|---|---|---|
| 0 | Açık faturalarının bir listesi. Bir talep değil, nazik bir hatırlatma. | düzey 1’in altında |
| 1 | İlk hatırlatma. | ilk kademelendirme adımı |
| 2 | İkinci hatırlatma. | bir çalıştırma sonra, hâlâ ödenmediyse |
| 3 | Son hatırlatma. | en üst adım, ödenene kadar tekrarlanır |
🔄 AutoCASH Nasıl Çalışır – Görsel Akış
Gelir
ERP’nizden Okunur
Bir Düzey Atanır
Nasıl Gönderilir
Alırsınız
ERP’nizin hatırlatmaları kendisinin gönderebildiği durumlarda (OFFERIS), mektuplar kendi numaralandırmanızla, kendi ifadelerinizle ve kendi markanızla kendi ERP’niz tarafından üretilir ve gönderilir. Diğer tüm ERP’lerde veya Hatırlatmaları ERP’niz yerine BOTS4.me üzerinden gönder seçeneğini açtığınızda, AutoCASH bunları müşterinin dilinde, ödeme bilgileriniz ve imzanızla gönderir: Access Manager’da AutoCASH hedefi olarak kendi posta kutunuzu eklerseniz kendi posta kutunuzdan, aksi halde BOTS4.me posta kutusundan; yanıtlar hesap e-postanıza veya belirlediğiniz Reply-To adresine gider. Her iki durumda da AutoCASH kimin ve ne zaman olduğuna karar verir.
🔐 Ön İzleme – Güvenlik Ağınız
Her ücretli planda, planlanan çalıştırmadan bir gün önce AutoCASH tam olarak kiminle hangi düzeyde ve ne kadarlık bir tutar için iletişime geçileceğinin listesini size e-posta ile gönderir. Bu, birini listeden çıkarmanız için bir fırsat penceresidir — az önce ödeme sözü veren bir müşteri, bir anlaşmazlık içindeki biri ya da satış ekibinizin görüştüğü bir hesap.
Birini kaldırmak için, kontrol panelinizde Bu müşterileri asla takip etme alanına müşteri kimliğini ekleyin. Bu değişiklik, yarınki çalışma da dahil olmak üzere hemen etkili olur.
🚀 Başlarken
- ERP’nizi kontrol panelinden bağlayın ya da BOTS4.me uygulamasını Odoo Uygulama Mağazası’ndan kurun.
- AutoCASH’i açın. Demo Modunda başlar — her şeyi okur ve kimseyle iletişime geçmez.
- Şu düzeye kadar yükselt ayarını 1. hatırlatmaya ayarlayın ve başlangıç için öyle bırakın.
- Çalışma günlerini (varsayılan olarak 1 ve 15) ve önemsediğiniz minimum tutarı kontrol edin.
- Raporu bekleyin. Tam olarak kiminle iletişime geçilecek olduğunu listeler.
- Listeden memnun musunuz? Modu DEMO’dan CANLI’ya çevirin. O andan itibaren müşterileriniz mektupları almaya başlar.
⚙️ Kontrol Paneli Ayarları Referansı
Ne zaman çalışır
| Ayar | Varsayılan | Ne yapar |
|---|---|---|
| Şu günlerde çalıştır | 1,15 | AutoCASH’in kimseyle iletişime geçtiği tek günler: ayın günleri ve/veya hafta içi günleri, virgülle ayrılmış (örneğin 1,15 veya friday). 1,15 ile önceden doldurulmuştur; alanı boşaltırsanız AutoCASH hiçbir şey yapmaz. Kısa bir ayın sonunu aşan bir gün (örn. 31) ayın son gününe döner, bu yüzden şubat hiçbir zaman atlanmaz. Hafta sonu günleri için ayrıca Çalışma Saatleri altındaki Hafta Sonları kutusunun işaretli olması gerekir. |
Kimler takip edilir
| Ayar | Varsayılan | Ne yapar |
|---|---|---|
| Yalnızca şu süreden sonra takip et | 14 gün | Bir faturanın AutoCASH tarafından dikkate alınabilmesi için vade tarihini ne kadar geçmiş olması gerektiği. |
| Şu tutarın altındaki borçları yok say | 0 | Vadesi geçmiş toplamı bu tutarın altında olan bir müşteriyi takip etmeyin, ERP’nizin ana para biriminde — ilişkiye nadiren değer. 0 herkesi takip eder. |
| Bu müşterileri asla takip etme | (boş) | ERP’nizden alınan, virgülle ayrılmış müşteri kimlikleri. Her zaman kişisel olarak ele almak istediğiniz hesaplar. |
Alacak Dekontu Koruması
Açık alacak dekontları faturalarını karşılayan bir müşteriye asla hatırlatma gönderilmez — aslında borçlu olan sizsinizdir, tersi değil. Her katmanda her zaman açıktır ve atlanan her şirket raporunuzda listelenir.
Ne kadar sert yükseldiği
| Ayar | Varsayılan | Ne yapar |
|---|---|---|
| Şuraya kadar yükselt (Family) | 1. hatırlatma | Kesin üst sınır. Ne kadar gecikmiş olurlarsa olsunlar hiç kimse bu düzeyin ötesine yükseltilmez. Personal varsayılan değerde kalır. |
| Yalnızca en az şu kadar gecikmiş faturalar için hatırlatma yap | 14 gün | Giriş eşiği. Bunun altında bir fatura tamamen göz ardı edilir. Düzey başına gün eşiği yoktur: planlanan her çalıştırma, müşterinin son hatırlatmasındaki herhangi bir fatura hâlâ ödenmemişken onu bir düzey yukarı taşır. |
Aynı müşterinin ne sıklıkla takip edilebileceği
| Ayar | Varsayılan | Ne yapar |
|---|---|---|
| Hatırlatmaları şu sıklıkla tekrarla (Family) | 7 gün | Tüm düzeyler için tek bir sayı: aynı müşteriyle yeniden iletişime geçilmeden önceki en kısa aralık. Bu, aynı borç için kimsenin iki kez hatırlatma almasını engelleyen şeydir. Personal varsayılan değerde kalır. |
Ne alırsınız
| Ayar | Varsayılan | Ne yapar |
|---|---|---|
| Raporları ve önizlemeleri kimler alır | hesap e-postanız | Sonradan gönderilen rapor ve bir gün önceki önizleme, hesap e-postanıza ve Genel Dashboard’da ayarlanan Yönetim e-postaları adreslerine gider. AutoCASH için ayrı bir alıcı listesi yoktur. |
🔍 Demo Modu
Her AutoCASH hesabı Demo Modunda başlar ve ilk çalıştırmanız her zaman bir demodur. Faturalarınızı okur, tüm kuralları uygular ve tam olarak kiminle hangi düzeyde iletişime geçileceğini hesaplar — ardından kimseyle iletişime geçmek yerine bu listeyi size e-posta ile gönderir. Hiçbir müşteri ondan haber almaz.
En az bir demo raporu aldıktan sonra CANLI anahtarının kilidi açılır. İstediğiniz zaman Demo’ya geri dönebilirsiniz — yoğun bir dönemden önce ya da kuralları değiştirirken.
📊 Raporu Okumak
💰 Para
Toplam açık tutar, toplam gecikmiş tutar ve gecikmiş tutarın dört düzey arasında nasıl dağıldığı. Bu, yaşlandırma tablonuzu tek bakışta görmenizi sağlar.
👤 Kiminle iletişime geçildi
Her müşteri, düzeyi, tutar, mektupta belirtilen faturalar ve gönderildiği adres.
⚠️ Kiminle geçilmedi
Aynı derecede yararlı: hariç tutulan hesaplar, minimumunuzun altındaki borçlar ve tekrar aralığı içinde olan herkes.
❓ Sorun Giderme
| Ne görüyorsunuz | Ne anlama gelir |
|---|---|
| Planlanan bir günde hiçbir şey olmuyor | Ya bugün planlanmış çalıştırma günlerinizden biri değildir ya da şu anda hiç kimse minimum tutar ve minimum gecikme günü şartlarınızı karşılamamaktadır. Rapor hangisi olduğunu size bildirir. |
| Bir müşteri takip edilmedi | Sırasıyla kontrol edin: asla takip etme listesinde mi, toplamları minimumunuzun altında mı, tekrar aralığının içinde mi ve en eski faturaları gerçekten minimum gecikme gününüzü geçmiş mi. |
| Herkes düzey 1’de takılı kalıyor | Bu, Şu düzeye kadar yükselt ayarının işini yapmasıdır. Family paketinden itibaren hazır olduğunuzda 2 veya 3’e yükseltebilirsiniz. |
| Ön izleme gelmiyor | Önizlemeler, Önizlemeleri Gönder açık olduğunda Personal planından itibaren dahildir. Önizleme olağan saatlik çalıştırmadan çıkar ve bir çalıştırmanın arifesi olmayan her günde, ayrıca kimseye hatırlatma yapılmayacaksa yine sessiz kalır. |
| Bir müşteri zaten ödediğini söylüyor | AutoCASH, ERP’nizin ödenmemiş saydığı şeyi okur. Bir ödeme henüz orada kaydedilmediyse, fatura yine de gecikmiş sayılır — Pay2ERP, ödemeleri otomatik olarak içe aktararak bu boşluğu kapatır. |
❓ Sıkça Sorulan Sorular
Hangi ERP’ler destekleniyor?
Bugün Odoo (13–19), ERPNext (15–16), Zoho (Books / Inventory), Dolibarr (23 ve üzeri), Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero ve SAP Business One. API’si olan diğer tüm ERP’ler — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite ve daha fazlası — talep üzerine bağlanır.
Faturalandırma nasıl işliyor?
Abonelik tabanlı — her faturalandırma döneminde yenilenen aylık kullanım hakkını içeren sabit bir aylık ücret. Hatırlatmalar, hatırlatma gönderilen müşteri başına bu haktan düşülür ve istediğiniz zaman ek kullanım satın alabilirsiniz — ürün sayfasındaki plan tablosuna bakın. İlk ayınız ücretsiz bir Discovery ayıdır — kredi kartı gerekmez.
Gerçek hatırlatmalar göndermeden test edebilir miyim?
Evet! Demo Modu faturalarınızı okur ama hiçbir hatırlatma göndermez — yalnızca tam olarak ne yapacağını gösteren önizleme raporları sunar. İlk ay ücretsiz.
Yükseltme düzeyleri nelerdir?
4 düzey: Düzey 0 — Fatura Listesi (açık faturaların nazik bir listesi), Düzey 1 — 1. Hatırlatma, Düzey 2 — 2. Hatırlatma, Düzey 3 — Son Hatırlatma. Kademelendirme sıralıdır: planlanan her çalıştırma, müşterinin son hatırlatmasındaki herhangi bir fatura hâlâ ödenmemişken onu bir düzey yukarı taşır ve en üst düzey tekrar eder. Giriş eşiğini siz belirlersiniz; tekrar aralığı ve en yüksek etkin düzey ise Family paketi ayarlarıdır.
Belirli müşterileri hariç tutabilir miyim?
Evet. Önemli hesapları, ana şirketleri veya iç kuruluşları atlamak için müşteri kimliklerini /bots → Kontrol → AutoCASH altındaki “Bu müşterileri asla takip etme” alanına ekleyin.
Pay2ERP ile çalışıyor mu?
Evet! AutoCASH + Pay2ERP birlikte çalışır — Pay2ERP gelen bir ödemeyi tespit ettiğinde, AutoCASH o fatura için hatırlatmayı otomatik olarak durdurur. Tamamen otomatikleştirilmiş nakit akışı döngüsü.
Ne sıklıkla çalışır?
“Bu günlerde çalıştır” alanında belirlediğiniz günlerde (varsayılan olarak her ayın 1’i ve 15’i veya her cuma gibi hafta günleri). Alanı boşaltırsanız AutoCASH hiçbir şey yapmaz. Her ücretli planda ayrıca her çalıştırmadan bir gün önce bir önizleme e-postası alırsınız.
Minimum gecikmiş tutar nedir?
Yapılandırılabilir — varsayılan 0’dır, yani gecikmiş her fatura için hatırlatma yapılır. Değeri yükseltirseniz, gecikmiş toplamı eşiğin altında kalan müşteriler atlanır. Yakın zamanda gecikmiş faturalar için hatırlatmayı önlemek üzere minimum gecikme gününü de ayarlayabilirsiniz (varsayılan 14 gün).
Bu yapay zekâ kullanıyor mu? Kullanmamıza izin verilmiyor.
Hayır. AutoCASH hiçbir modda veya pakette yapay zekâ modeli içermez ve hiçbir müşteri veya fatura verisi bir yapay zekâ sağlayıcısına asla gönderilmez. Her hatırlatma sizin belirlediğiniz eşiklere uyar, bu yüzden aynı defter her zaman aynı listeyi üretir. Uyum ekibinizin bunu yazılı olarak istemesi durumunda bize sorun, dosyanız için bunu onaylayalım.
🔒 AutoCASH’in Asla Yapmayacağı Şeyler
- Demo Modu açıkken kimseyle iletişime geçmek.
- Asla takip etme listenizdeki bir müşteriyle iletişime geçmek.
- Belirlediğiniz düzeyin ötesine yükseltmek.
- Seçtiğiniz tekrar aralığı içinde aynı müşteriyi aynı şey için iki kez hatırlatmak.
- Bir müşteriyi sizin bilgileriniz olmadan hatırlatmamak — her mektup, ister ERP’niz ister BOTS4.me göndersin, şirket adınızı, ödeme bilgilerinizi ve imzanızı taşır.
- ERP’nizde herhangi bir şeyi değiştirmek. AutoCASH yalnızca okur; asla bir faturayı düzenlemez veya bir ödeme kaydetmez.