Mail2ERP

📂 _Mail2ERP/TEKLIF

Amaç: Teklif Talebi olarak içe aktar (ERP’de Fiyat Teklifi)

Şu durumda kullanın: bir e-posta otomatik olarak sipariş olarak içe aktarıldıysa ancak aslında bir fiyat teklifi talebiyse. Bu, sistemin bu gönderenin kalıplarını hatırlamasını sağlar.

Sonuç: Mail2ERP ürün detaylarını, miktarları, müşteri bilgilerini çıkarır ve ERP sisteminizde bir teklif oluşturur

Hedef: Başarılı olursa ISLENDI klasörüne taşınır; manuel inceleme gerekiyorsa INBOX’ta kalır. Yeniden deneme de başarısız olursa, e-posta incelenmek üzere yöneticimize iletilir.

📂 _Mail2ERP/SIPARISLER

Amaç: Sipariş olarak içe aktar (ERP’de Satış Siparişi)

Şu durumda kullanın: bir e-posta otomatik olarak teklif talebi olarak içe aktarıldıysa ancak aslında bir siparişse. Bu, sistemin bu gönderenin kalıplarını hatırlamasını sağlar.

Sonuç: Mail2ERP sipariş detaylarını, kalemleri, fiyatlandırmayı çıkarır ve ERP sisteminizde bir satış siparişi oluşturur

Hedef: Başarılı olursa ISLENDI klasörüne taşınır; manuel inceleme gerekiyorsa INBOX’ta kalır. Yeniden deneme de başarısız olursa, e-posta incelenmek üzere yöneticimize iletilir.

📂 _Mail2ERP/ICERI_AKTARMA

Amaç: İşlemden hariç tutulacak e-posta kalıplarını öğren

Şu durumda kullanın: Bir gönderen, sipariş/RFQ gibi görünen ama işlenmemesi gereken e-postalar gönderiyorsa (bültenler, tanıtım e-postaları, otomatik bildirimler)

Nasıl çalışır: Mail2ERP, e-posta kalıbını analiz eder ve bundan sonra bu gönderenden gelen benzer e-postaları otomatik olarak atlamayı öğrenir

Önemli: Bu, bir gönderenden gelen tüm e-postaların işlenmesini engelleyen _Mail2ERP/TEDARIKCI (veya _AutoSPAM/TEDARIKCI) klasöründen farklıdır. ICERI_AKTARMA yalnızca öğrenilen kalıpla eşleşen e-postaları atlar.

Hedef: E-posta INBOX’ta kalır, ancak kalıp gelecekteki filtreleme için öğrenilir

🌍 Her Biçim. Her Düzen. Her Dil.

Tüm dillerde e-postalar — Latin olmayan alfabeler dahil (Tayca, Arapça, Japonca, Çince, Rusça, İbranice, Korece, Hintçe). Herhangi bir dosya biçimi, herhangi bir belge düzeni. Her PDF farklı görünebilir. Her Excel’in farklı sütunları vardır. Mail2ERP otomatik olarak uyum sağlar — şablon gerekmez.

Uygulama arayüzü 31 dilde mevcuttur.

Klasör Çevirisi: BOTS4.me/bots → Ayarlar → Fatura Bilgileri → Uygulama Dili bölümünde dilinizi seçtiğinizde, tüm Mail2ERP klasörleri ve AutoSPAM klasörleri otomatik olarak dilinize çevrilir. Dil günde bir kez değiştirilebilir.

🏭 _Mail2ERP/TEDARIKCI (veya _AutoSPAM/TEDARIKCI) – Göndereni Tamamen Hariç Tut

Amaç: Bir gönderenin e-postalarının Mail2ERP tarafından ASLA işlenmemesi için işaretleyin

Şu durumda kullanın: ERP’ye aktarılmasını istemediğiniz tedarikçilerden/satıcılardan e-posta alıyorsanız

Sonuç: Bu gönderenden gelecek tüm e-postalar Mail2ERP işlemesini tamamen atlar

Hedef: E-postalar herhangi bir ERP işlemi yapılmadan doğrudan INBOX’a gider

Çalışır: Her zaman (AutoSPAM aboneliği olmasa bile)

ℹ️ TEDARIKCI Durumu Nasıl Kaldırılır

O gönderenden herhangi bir e-postayı _AutoSPAM/IZIN_VER veya _Mail2ERP/IZIN_VER klasörüne taşıyın: bu işlem TEDARIKCI durumunu gönderenin diğer AutoSPAM kararlarıyla (spam, VIP, özel listeler) birlikte kaldırır. Ayrıca o gönderenin satırındaki IZIN_VER düğmesine, /bots adresindeki Günlükler sekmesinde veya _Mail2ERP/LOGS içinde basabilirsiniz.

⚖️ TEDARIKCI ve ICERI_AKTARMA — Hangisi Ne Zaman Kullanılır?

⭐ VIP & Gelişmiş Özellikler (AutoSPAM Gerektirir)

Hem Mail2ERP hem de AutoSPAM aktif olduğunda, şu güçlü özelliklerin kilidini açarsınız:

• VIP Öncelikli Yönlendirme: VIP müşteriler özel muamele görür — başarısız içe aktarmalar, hemen dikkat çekmesi için üst düzey _VIP klasörüne gider
• Müşteri Olmayanların Yönlendirilmesi: Müşteri olmayanlar varsayılan olarak INBOX’ta kalır. Bunun yerine onları Harici Olanları Ayır seçeneğini Mail2ERP ayarlarında etkinleştirerek _Mail2ERP/HARICI klasörüne yönlendirin.
• Yapay Zeka Spam Tespiti: Mail2ERP’e ulaşmadan önce bilinmeyen gönderenler için spam’i otomatik olarak tespit eder
• Sıklığa Dayalı Filtreleme: Çok kısa sürede çok fazla e-posta gönderen gönderenleri engeller
• Sahte Gönderen Koruması: Başka biri gibi davranan sahte adresleri tespit eder ve engeller
• Akıllı Yönlendirme: VIP müşteriler hem e-posta teslimatında hem de ERP işlemesinde öncelik kazanır

Not: Temel özellikler (IZIN_VER, SPAM, TEDARIKCI) AutoSPAM aboneliği olmadan da çalışır.

🛡️ Neden AutoSPAM + Mail2ERP Paketi?

Mail2ERP, temel e-posta kontrolü içerir: manuel IZIN_VER, REDDET ve SPAM klasörleri. Bunlar AutoSPAM aboneliği olmadan çalışır.

E-postalar ERP’nize ulaşmadan ÖNCE akıllı yapay zeka destekli filtreleme için — sıklık koruması, sahte gönderen tespiti, akıllı metin analizi, yeni gönderen analizi ve daha fazlası dahil — AutoSPAM + Mail2ERP paketini satın almanızı öneririz.

⚠️ Akıllı filtreleme olmadan, spam veya kimlik avı e-postaları ERP sisteminizde hatalı kayıtlara dönüşebilir.

🎯 Mail2ERP ile Çalışan Diğer AutoSPAM Klasörleri

Bu AutoSPAM klasörleri, Mail2ERP işlemesinden önce e-posta teslimatını kontrol eder:

• _AutoSPAM/IZIN_VER veya _Mail2ERP/IZIN_VER: Göndereni onaylayın ve tüm önceki kararları sıfırlayın (VIP, TEDARIKCI, özel listeler). E-postalar INBOX’a gider ve Mail2ERP tarafından işlenebilir
• _AutoSPAM/REDDET: Bilinmeyen gönderen olarak işaretle – e-postalar inceleme için REDDEDILDI klasörüne gider
• _AutoSPAM/SPAM: Göndereni sonsuza dek engelle – e-postalar doğrudan _COP_KUTUSU/SPAM klasörüne gider ve asla işlenmez
• _AutoSPAM/VIP: (AutoSPAM gerektirir) VIP olarak işaretle — hem e-posta hem de ERP işlemesinde öncelikli yönlendirme alır
• VIP durumunu kaldırma: O gönderenden herhangi bir e-postayı _AutoSPAM/IZIN_VER veya _Mail2ERP/IZIN_VER klasörüne taşıyın. Bu işlem tüm önceki kararları sıfırlar (VIP, TEDARIKCI, özel listeler).

✅ ISLENDI

İçerik: Başarıyla içe aktarılan e-postalar

Anlamı: Mail2ERP tüm verileri başarıyla çıkardı ve ERP kayıtları oluşturdu

Gereken işlem: Yok – bunlar tamamen işlenmiştir. Doğruluğunu ara sıra kontrol edin.

📥 INBOX (inceleme için tutulur)

İçerik: Mail2ERP’in otomatik olarak tam işleyemediği bilinen müşteri e-postaları

Anlamı: Mail2ERP gerekli tüm verileri çıkaramadı veya belirsizlikler buldu. E-posta, görünür kalması için kasıtlı olarak INBOX’ınızda bırakılır.

Gereken işlem: INBOX’ınızda inceleyin ve ERP kaydını ya manuel olarak tamamlayın ya da yeniden denemeyi zorlamak için e-postayı _Mail2ERP/TEKLIF veya _Mail2ERP/SIPARISLER klasörüne sürükleyin (eksik ürünü/kişiyi ERP’nize ekledikten sonra kullanışlıdır).

Atlama önbelleği: Mail2ERP denediğini hatırlar ve aynı e-postayı her cron çalışmasında yeniden işlemez — önbellek 14 gün sonra veya e-postayı bir zorla yeniden deneme klasörüne sürüklediğinizde anında unutulur.

🌐 HARICI (isteğe bağlı)

İçerik: Müşteri veritabanınızda olmayan gönderenlerden gelen e-postalar — Mail2ERP ayarlarında Harici Olanları Ayır etkinleştirildiğinde yalnızca bu geçerlidir.

Varsayılan davranış: Kapalı. Harici gönderenlerin e-postaları INBOX’ınızda kalır, böylece hiçbir şey gözden kaybolmaz.

Gereken işlem: İnceleyin ve bunun yeni bir müşteri mi olduğuna yoksa yoksayılması mı gerektiğine karar verin.

Şurada etkinleştirin: Kontrol Paneli → Mail2ERP → Özellikler → Harici Olanları Ayır (Family paketinden itibaren kullanılabilir).

⭐ _VIP

İçerik: VIP olarak işaretlenmiş gönderenlerden gelen başarısız e-postalar (_AutoSPAM/VIP üzerinden).

Anlamı: Üst düzey öncelik klasörü — VIP postalar, hemen fark etmeniz için INBOX’ta-kalma kuralını atlar.

Gerekli: VIP listesi etkinleştirilmiş AutoSPAM.

📥 INBOX

İçerik: Normal e-postalar, onaylanmış gönderenler ve TEDARIKCI olarak işaretlenmiş gönderenlerden gelen e-postalar

Anlamı: Normal e-posta teslimatı – bunlar Mail2ERP işlemesini atlar

AutoSPAM ile: VIP e-postaları, öncelikli dikkat için _VIP klasörüne gider

🎯 Hızlı Kurulum Kılavuzu

Mail2ERP’i kurmak yalnızca 5 dakika sürer:

• Adım 1: BOTS4.me/bots adresine gidin ve giriş yapın
• Adım 2: Ayarlar → Mail2ERP’e gidin
• Adım 3: E-posta hesaplarınızı ekleyin ve Mail2ERP’nin içe aktarım yapacağı klasörü seçin
• Adım 4: ERP bağlantınızı yapılandırın (API kimlik bilgileri)
• Adım 5: Fatura Bilgileri bölümünde otomatik klasör çevirisi için dilinizi seçin
• Adım 6: Neyin içe aktarıldığını kontrol edin – Demo Modu etkinken hiçbir şey oluşturulmaz — canlıya geçmeye hazır olduğunuzda Demo Modu’nu devre dışı bırakın.

📧 E-posta Hesabı Yapılandırması

Desteklenen Hesaplar: Gmail, Outlook, Office 365, Exchange, IMAP/SMTP ve diğer tüm e-posta sağlayıcıları

Klasör İzleme: Varsayılan olarak Mail2ERP ana gelen kutunuzu izler. Belirli alt klasörleri izlemesi için yapılandırabilirsiniz.

Birden Fazla Hesap: Birden fazla e-posta hesabı bağlayabilir ve hepsini tek bir Mail2ERP kontrol panelinden işleyebilirsiniz!

📨 Bize İletin — Posta Kutusu Bağlantısı Gerekmez

Hiçbir posta kutusu bağlamanız gerekmez. BOTS4.me/bots → Ayarlar → Mail2ERP bölümünde Kaynak Ekle’ye tıklayın ve BOTS4.me Mailbox’ı ekleyin — tek tık, bağlanacak bir şey yok, şifre yok. Ardından e-postaları mail2erp@bots4.me adresine iletin. Demo Modu açıkken e-postayla bir önizleme alırsınız; kapattığınızda Mail2ERP teklifi veya satış siparişini ERP’nizde gerçekten oluşturur. Yani yalnızca ERP’nize erişmemiz gerekir, posta kutunuza asla.

Kimler iletebilir: bunu Mail2ERP → Kontrol → Bize iletin – şu adresten e-posta kabul et bölümünde ayarlayın. Boş: yalnızca hesabınızın e-posta adresi. Dolu: tam olarak yazdığınız adresler (en fazla 6) — bunlar hesap adresinizin yerini alır, bu yüzden siz de iletiyorsanız onu da ekleyin.

ERP’nize herhangi bir şey yazılmadan önce, e-postanın gerçekten sizin adresinizden geldiğini doğrularız (DKIM). E-posta sağlayıcınız giden postaları imzalamıyorsa, e-postayı tek tıkla bir kez onaylarsınız. İletilen her e-posta, işlendikten hemen sonra, işlenemezse en geç 7 gün içinde posta kutumuzdan silinir. Bizi değerlendirirken kullanabilir veya posta kutusu erişimini hiçbir zaman paylaşmak istemiyorsanız kalıcı olarak kullanabilirsiniz.

İki kez iletilen aynı e-posta yalnızca bir kez işlenir. Demo Modu kapalıyken gönderen, iletilen her e-postadan sonra e-postayla kısa bir alındı bildirimi alır: işlendi ya da işlenmedi ve nedenin nerede görülebileceği.

🔧 ERP Entegrasyonu — Birçok Desteklenen ERP

Kurulum Konumu: ERP erişimi BOTS4.me/bots → Ayarlar → Mail2ERP → Access Manager bölümünde yapılandırılır

Desteklenen ERP’ler: Odoo 13–19, ERPNext 15–16, Zoho (Books / Inventory), Dolibarr 23 ve üzeri, Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero ve SAP Business One. API’si olan diğer tüm ERP’ler — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite ve daha fazlası — talep üzerine bağlanır.

ERP’nizi göremiyor musunuz? API’si olan her ERP talep üzerine bağlanır. Bizimle iletişime geçin.

🔑 Erişim Düzeyleri — Güvenle Başlayın, Kademeli Olarak Etkinleştirin

Düzey 2 (yalnızca e-posta erişimi) ile başlamanızı öneririz. Demo Modu’nu yalnızca emin olduğunuzda devre dışı bırakın. İlk ay ücretsizdir.

Daha fazla bilgi: Demo Modu kılavuzu için BOTS4.me/demo adresini ziyaret edin.

📊 Kontrol Paneli & İzleme

Tam Kontrol: Her şeyi sezgisel kontrol panelimizden BOTS4.me/bots adresinde kurun ve yönetin

Gerçek Zamanlı İzleme:

• İşleme İstatistikleri: Günlük, haftalık ve aylık olarak kaç e-postanın işlendiğini takip edin
• Kullanım Takibi: İşleme hacminizi aboneliğinize dahil olan aylık kotaya göre izleyin
• Başarı Oranları: Doğruluk ölçümlerini görün ve iyileştirme alanlarını belirleyin
• Yapay Zeka/Yapay Zeka Dışı Geçişi: Gelişmiş yapay zeka çıkarımı ile daha basit işleme yöntemleri arasında geçiş yapın
• Hata Bildirimleri: E-postalar manuel inceleme gerektirdiğinde veya sorun oluştuğunda uyarı alın

💡 İpuçları

• Küçük Başlayın: Sadece RFQ’ler veya Siparişlerle başlayın, sonra diğer belge türlerine genişletin
• Okunmamış INBOX’ı saatlik kontrol edin: Başarısız postalar INBOX’ta (okunmamış) kalır — inceleyin ve ERP kaydını ya manuel olarak tamamlayın ya da yeniden denemeyi zorlamak için _Mail2ERP/TEKLIF / _Mail2ERP/SIPARISLER klasörüne sürükleyin
• ICERI_AKTARMA’yı akıllıca kullanın: Bu, yapay zekanın NEYİ işlememesi gerektiğini öğrenmesine yardımcı olur ve zamanla doğruluğu artırır
• TEDARIKCI’yi kullanın: Bu, yapay zekanın KİMİ işlememesi gerektiğini öğrenmesine yardımcı olur ve zamanla doğruluğu artırır
• AutoSPAM ile birleştirin: Tam e-posta otomasyonu için her iki ürünü birlikte kullanarak en iyi sonuçları elde edin
• VIP’leri erkenden ayarlayın: E-postalarının öncelikli olarak işlenmesini sağlamak için en önemli müşterilerinizi VIP olarak işaretleyin

📬 Posta Kutunuzdaki Günlükler

• Nerede: her posta kutusunda, botun kendi klasörünün içinde bir LOGS klasörü oluşur, örneğin _Mail2ERP/LOGS. Her botun kendine ait olanı vardır.
• Ne: Günlükler sekmesindeki satırların aynısı, her satır için bir mesaj. E-posta ile hiçbir şey gönderilmez — satırlar doğrudan klasöre yazılır.
• Okunmamış olan sizi bekliyor demektir: yalnızca kararınızı gerektiren satırlar okunmamış olarak gelir. Uyarılar dahil diğer tüm satırlar okunmuş olarak gelir.
• Tek tıklamalı düğmeler: bir e-postayla ilgili satırlarda kontrol panelindeki düğmelerin aynısı bulunur. E-postayı bir klasöre taşıyan düğme, gideceği klasörün adını taşır, örneğin IZIN_VER veya SPAM. Düğme kısa bir onay sayfası açar, oturum açmak gerekmez ve 7 gün geçerlidir. Sonuç yeni bir satır olarak gelir; varsa bir geri alma düğmesiyle birlikte.
• Günlükten karar verin: kararınızı gerektiren bir satır, e-postanın eklerinin adlarını ve ilk birkaç satırını da gösterir, böylece e-postanın kendisini açmanız nadiren gerekir.
• Temizlik: klasör, en son 100 satırı en fazla 30 gün boyunca saklar. Günlüğün tamamı panelinizde kalır.
• Tasarım gereği güvenli: gerçek günlük mesajları yalnızca LOGS klasörlerinin içinde bulunur, asla gelen kutunuzda değil ve onay sayfası asla şifre sormaz.
• Anahtar: Posta kutunuzdaki günlükler, Kontrol sekmesinde botun özellik listesinde. Personal planından itibaren varsayılan olarak açıktır.

📋 Her Günlük Kaydı Neyi Gösterir

• Zaman Damgası: İşlemin ne zaman gerçekleştiği
• Gönderen e-postası: E-postayı kimin gönderdiği
• Alınan işlem: ISLENDI, INBOX’ta tutuldu, _VIP veya HARICI (etkinse)
• Tespit edilen dosya biçimleri: Hangi ek türlerinin bulunduğu
• ERP içe aktarma durumu: Verilerin ERP’nize başarıyla yazılıp yazılmadığı

🔍 Yaygın Günlük Mesajları

• … başarıyla içe aktarıldı (kalem: N) — sipariş veya talep ERP’nize yazıldı
• PROCESSING — E-posta analiz ediliyor ve veriler çıkarılıyor
• … INBOX’ta bırakıldı — kayıtlı müşteri değil, hiçbir şey içe aktarılmadı — gönderen ERP’nizde bir müşteri değil
• … ürün kodu bulunamadı, manuel inceleme için bırakıldı — e-posta INBOX’ınızda dikkatinizi gerektiriyor
• … daha önce zaten içe aktarılmıştı — yinelenen kayıt atlandı — aynı sipariş zaten işlenmişti
• COMPLETED — İşleme döngüsü tamamlandı

⚠️ Hatalarda Ne Yapılmalı

• E-posta bağlantı hataları: E-posta kimlik bilgilerinizi /bots → Ayarlar bölümünde kontrol edin
• ERP bağlantı hataları: ERP bağlantı ayrıntılarınızı ve API erişiminizi doğrulayın
• İçe aktarma hataları: Demo Modu’nun devre dışı olup olmadığını kontrol edin (Demo Modu AÇIK ise ERP’ye yazma engellenir)
• Sürekli sorunlar: BOTS4.me/contact üzerinden destek ile iletişime geçin

Dikkat gerektiren şeyleri hızlıca bulmak için günlükleri düzeye göre filtreleyin (başarı, bilgi, uyarı, hata).

1. Hafta — Eğitim Modu

INBOX (okunmamış) ve _VIP klasörünüzü günde birkaç kez kontrol edin — başarısız e-postalar incelenmek üzere INBOX’ta kalır. Yeniden denemeyi zorlamak ve sisteme öğretmek için yanlış sınıflandırılmış e-postaları doğru Mail2ERP klasörlerine (TEKLIF/SIPARISLER/ICERI_AKTARMA) taşıyın. Supplier2ERP de kullanıyorsanız, tedarikçi onayları için kendi klasör çifti vardır — _Supplier2ERP/ICE_AKTAR ve _Supplier2ERP/ICERI_AKTARMA. İşlenemeyen gönderenleri TEDARIKCI (_Mail2ERP/TEDARIKCI) olarak işaretleyin. Sistem her düzeltmeden öğrenir.

2. Hafta ve Sonrası — Bakım Modu

Sistem, gönderen kalıplarının çoğunu öğrendi. Okunmamış INBOX’a günde bir kez ve _VIP’e istediğiniz zaman göz atın — sistem öğrendikçe doğruluk sürekli artar.

🏆 En İyi Uygulama

Spam Mail2ERP’e ulaşmadan önce filtrelemek için AutoSPAM ile birleştirin. En önemli müşterileriniz için VIP ayarlayın — e-postaları öncelikli olarak işlenir.