E-posta Siparişleri Zoho Inventory ve Zoho Books’a Nasıl Aktarılır
E-postayla gelen siparişler Zoho satış siparişlerine, fiyat talepleri tekliflere dönüşür — yeniden yazmadan
Zoho Inventory ve Zoho Books tek bir organizasyonu paylaşır ve ikisi de müşterilerinizin e-postayla gönderdiği siparişleri birinin girmesini bekler. Bu kılavuz, Mail2ERP’nin bu adımı nasıl üstlendiğini gösterir: e-postayı ve eklerini okur, Zoho’da müşteriyi ve kalemlerinizi bulur ve kesin bir sipariş için satış siparişi, bir fiyat talebi için teklif (estimate) oluşturur — Zoho fiyat listelerinizle fiyatlandırılmış olarak. Demo Modu’nda başlarsınız ve ilk ay ücretsiz bir Discovery ayıdır.
🎯 “Siparişler E-postayla Geliyor, Zoho Bizim Yazmamızı Bekliyor”
Zoho Inventory, satış siparişi oluştuktan sonra olanlarda iyidir: paketler, sevkiyatlar, depo başına stok. Önceki adım ise çoğu ekip için hâlâ elle yapılır:
- Her sipariş yeni bir düzen: bir müşterinin ERP’sinden bir PDF, bir diğerinden bir elektronik tablo, üçüncüsünden e-postaya yazılmış birkaç SKU.
- Kodlar uyuşmaz: müşteriler bir barkod veya üretici parça numarası yazar, biri de sizin SKU’nuzu arar.
- Siparişler ve fiyat talepleri karışık: her e-postanın önce “satış siparişi” veya “teklif” olarak ayrılması gerekir.
- Paketleme yazmayı bekler: satış siparişi oluşana kadar depo paketleme yapamaz; yavaş bir gelen kutusu daha yavaş sevkiyat demektir.
Daha yüksek hacimlerde bu başlı başına bir iş haline gelir. Bir Mail2ERP müşterisi olan IMP Kontakt, ayda binlerce e-posta siparişini ve RFQ’yu yeniden yazmadan işliyor.
🔍 Zoho Kullanıcılarının Genellikle İlk Denediği Yöntemler
Satış siparişini elle yazmak
Düşük hacimde güvenilir, yüksek hacimde bir darboğaz — ve darboğaz tam deponuzun önünde durur.
Elektronik tablo içe aktarmaları
Elektronik tablo içe aktarma, veriler zaten temiz bir tablo olduğunda işe yarar. Müşterilerinizin satın alma siparişleri öyle değildir, bu nedenle birinin her siparişi önce dönüştürmesi gerekir.
İş akışı araçları ve ayrıştırıcılar
Otomasyon tarifleri temiz verilerden satış siparişi oluşturabilir, ayrıştırıcılar da bilinen bir düzenden alanları çıkarabilir. SKU’larınızı eşleştirmek, doğru müşteriyi seçmek ve teklif ile satış siparişi arasında karar vermek sizin işiniz olarak kalır. Bu araçları Parseur, Docparser veya Nanonets ile Mail2ERP karşılaştırması yazımızda karşılaştırıyoruz.
⚠️ İşin gerçekte gerektirdikleri
Her düzeni, her dili, şablonsuz okumak; siparişi fiyat talebinden ayırmak; SKU’ları, barkodları ve parça numaralarını eşleştirmek; Zoho fiyat listelerinizi ve vergilerinizi kullanmak ve aynı satış siparişini asla iki kez oluşturmamak.
⚙️ Mail2ERP Zoho Books ve Zoho Inventory ile Nasıl Çalışır
Müşteri e-postası gelir
Mail2ERP okur ve eşleştirir
Zoho’da satış siparişi veya teklif
Zoho Inventory’de paketlemeye hazır
Tek organizasyon, iki uygulama
Zoho Books ve Zoho Inventory tek bir organizasyonu paylaşır. Mail2ERP satış siparişlerini ve teklifleri Zoho Books üzerinden yazar, böylece aynı anda Zoho Inventory’de de görünürler. Zoho Inventory, Books’un sunmadığı yerlerde kullanılır: paketler, sevkiyatlar ve konum başına stok — kullanıyorsanız AutoERP’nin devraldığı yer de burasıdır.
Hangi belgeyi oluşturur
- Kesin sipariş bir satış siparişi olur; Mail2ERP ardından onu onaylar (açar), böylece paketlemeye hazır olur.
- Fiyat talebi taslak bir teklif olur.
- Planınızda satış siparişi yok mu? Satış siparişleri Zoho Books Professional veya üstünü ya da Zoho Inventory’yi gerektirir. Bunlar olmadan Mail2ERP müşteri siparişlerini teklif olarak kaydeder ve bunu belgede belirtir.
Müşteriler ve kalemler
- Müşteri: gönderenin e-posta adresi Zoho’daki bir müşteriye veya onun ilgili kişilerinden birine ait olmalıdır; o ilgili kişi belgeye atanır. Mail2ERP asla müşteri oluşturmaz.
- SKU: e-postadaki ürün kodları kalemlerinizin SKU’larıyla eşleştirilir.
- Barkodlar: Barkodlar anahtarı açıkken kalemin UPC, EAN ve ISBN değerleri de eşleştirilir.
- Parça numaraları: Üretici Parça Numarası anahtarı açıkken kalemin parça numarası eşleştirilir.
- Zoho kalemlerde tedarikçiye özel parça numaraları veya müşteri referansları tutmaz, bu nedenle bu iki anahtarın Zoho’da eşleştirecek bir şeyi yoktur.
Zoho’dan gelen fiyatlar ve vergiler
Her satır, Zoho’nun o müşteriye verdiği fiyatı alır: müşterinin fiyat listesindeki oran, yoksa kalemin oranı. Zoho kalemin varsayılan vergisini kendisi uygular. E-postadaki fiyat yalnızca Zoho’da kalem için fiyat yoksa kullanılır.
Belgeye başka neler girer
- Reference#: müşterinin PO numarası.
- Sevk tarihi satış siparişlerinde talep edilen teslim tarihinden alınır; tekliflerde talep edilen tarih bir yorumda not edilir.
- Sevk adresi: e-posta bir adres belirttiğinde teslimat için seçilen müşteri adresi.
- Notlar ve dosyalar: müşterinin mesajı notlara girer; e-posta metni yorum olarak eklenir; orijinal dosyalar eklenir. Eklerin tümü yüklenemezse taslak, yarım bırakılmak yerine yeniden kaldırılır.
Tekliften satış siparişine ve mükerrer kayıtlar
RFQ Tespiti açıkken, teklif numaranızı anan ve açıkça sipariş veren bir yanıt, teklifi aynı satırlara sahip açık bir satış siparişine dönüştürür ve teklif kabul edildi olarak işaretlenir. Müşteri farklı miktarlar isterse teklifin tamamı siparişe çevrilir ve ekibiniz için bir not eklenir. Mail2ERP bir şey oluşturmadan önce ne oluşturacağını kaydeder ve yarıda kesilen bir çalıştırmanın ardından onu arar; böylece asla ikinci bir satış siparişi oluşturulmaz. Ek güvenlik için tekliflere ve satış siparişlerine BOTS4.me ID adlı bir metin özel alanı ekleyin; Mail2ERP’nin oluşturduğu her belge bununla işaretlenir.
🛠️ Adım Adım Kurulum
- Adım 1 — Ücretsiz Discovery ayınızı başlatın: bots4.me/bots adresinde oturum açın, Mail2ERP kartında Ücretsiz Discovery ayını başlat’a tıklayın ve Koşulları bir kez kabul edin. Kart gerekmez.
- Adım 2 — Posta kutunuzu bağlayın: Ayarlar → Mail2ERP → Access Manager → Kaynak Ekle. Gmail, Microsoft 365 ve Zoho Mail, Secure Quick Connect kullanır; diğer sağlayıcılar IMAP üzerinden bağlanır. Bkz. Bağlantı Kurma. Ya da posta kutusu bağlamadan siparişleri mail2erp@bots4.me adresine iletin.
- Adım 3 — Zoho’yu bağlayın: Hedef Ekle → Zoho Books / Inventory kutucuğu → Zoho’ya Bağlan. Oturum açın, Accept’e tıklayın; BOTS4.me veri merkezinizi ve organizasyonunuzu kendiliğinden bulur. Oturumunuzda birden fazla organizasyon varsa Zoho kartında birini seçin ve Organizasyonu kaydet’e tıklayın.
- Adım 4 — İsteğe bağlı mükerrer kayıt alanı: Zoho’da tekliflere ve satış siparişlerine BOTS4.me ID metin özel alanını ekleyin.
- Adım 5 — DEMO’da çalıştırın, ardından LIVE’a geçin: Mail2ERP Demo Modu’nda başlar ve ne oluşturacağını size e-postayla bildirir. Raporlar doğru göründüğünde Kontrol sekmesinde Mod ayarını LIVE yapın.
Her Zoho veri merkezi çalışır (.com, .eu, .in ve diğerleri). Zoho, organizasyon başına günlük API çağrılarını sınırlar; BOTS4.me bu sınırı diğer Zoho entegrasyonlarınızla paylaşır ve sınıra ulaşıldığında Zoho yeniden çağrıya izin verene kadar duraklar.
🧭 Discovery Ayındaki İlk Haftanız
- Mod: DEMO e-postalarınızı ve Zoho verilerinizi okur, hiçbir şey yazmaz; LIVE, ilk DEMO rapor e-postasından sonra kullanılabilir olur.
- Çalışma Saatleri ve Hafta Sonları: Mail2ERP bu saatler içinde çalışır; başlangıçta hafta içi mesai saatleri.
- Discovery anahtarları: Discovery etiketli anahtarlar ücretsiz ayınıza dahildir ve kapalı başlar. Zoho’da faydalı olanlar Barkodlar, Üretici Parça Numarası, RFQ Tespiti ve Harici Ayır’dır.
- Test siparişi: bir müşterinin adresinden miktarlarıyla iki üç SKU içeren bir e-posta, ardından yalnızca fiyat soran ikinci bir e-posta gönderin. DEMO raporları bir satış siparişi ve bir teklif gösterir; kararlar ayrıca Günlükler sekmesinde ve _Mail2ERP/LOGS klasöründedir.
- Öğretin: bir e-postayı o türde yeniden denemek için _Mail2ERP/TEKLIF veya _Mail2ERP/SIPARISLER klasörüne, o tür e-postaları gelecekte atlamak için _Mail2ERP/ATLA klasörüne sürükleyin.
📅 Discovery ayı sona erdiğinde
Ay sona erdiğinde Mail2ERP kendiliğinden küçük bir aylık kotayla ücretsiz planda devam eder: kota dolduğunda yeni öğeler bir sonraki aya veya bir plan seçene kadar bekler; başlamış bir öğe her zaman tamamlanır. Tüm özellikleri korumak için bir plan seçin — Mail2ERP ürün sayfasındaki plan tablosuna bakın.
Ücretsiz plan e-posta metnini, PDF, CSV ve HTML dosyalarını okur; taranmış PDF’ler, görseller, Excel, Word ve Discovery anahtarları bir plan gerektirir. İçe aktardığınız hiçbir şey geri alınmaz.
📅 Belirsiz E-postalar ve Sonraki Adımlar
Mail2ERP, şablon olmadan PDF, Excel, Word, CSV, HTML, görselleri ve taranmış belgeleri OCR ile — her dilde okur.
- İçe aktarıldı: e-posta _Mail2ERP/ISLENDI klasörüne taşınır ve satış siparişi Zoho’da açık, paketlemeye hazırdır.
- Belirsiz: e-posta, nedeni günlükte yazılı olarak INBOX’ınızda okunmamış halde kalır — örneğin müşteri olmayan bir gönderen veya hiçbir kalemle eşleşmeyen bir kod. Zoho’da düzeltin ve yeniden denemek için e-postayı _Mail2ERP/TEKLIF veya _Mail2ERP/SIPARISLER klasörüne sürükleyin.
- Belirsiz miktarlar atlanır, asla tahmin edilmez ve bunları elle eklemeniz istenir.
- Paketleme ve faturalama: bir satış siparişinde BOTS4.me raporlama etiketinin bir seçeneğini (Full veya Partial) seçin; AutoERP Zoho Inventory’de paketi ve sevkiyatı, ayrıca faturayı oluşturur ve Zoho müşterinize e-posta gönderir. AutoERP teslimatları aynı organizasyonda Zoho Inventory gerektirir, raporlama etiketleri de Zoho Books Standard veya üstünü gerektirir.
Platform AB’de barındırılır, GDPR için tasarlanmıştır ve 2FA sunar; raporlar, günlükler ve posta kutusu klasörleri 31 dilde gelir.
❓ Sıkça Sorulan Sorular
Zoho Inventory, e-postayla gelen satın alma siparişlerinden satış siparişi oluşturabilir mi?
Ekten kendi başına değil. Mail2ERP PDF’yi, elektronik tabloyu veya e-posta metnini okur, müşteriyi ve SKU’larınızı eşleştirir ve satış siparişini Zoho organizasyonunuzda oluşturur; Zoho Inventory onu hemen görür.
Zoho Books mu, Zoho Inventory mi, yoksa ikisi birden mi gerekir?
Mail2ERP için ikisinden biri yeterlidir. Satış siparişleri Zoho Books Professional veya üstünü ya da Zoho Inventory’yi gerektirir; bunlar olmadan siparişler teklif olarak kaydedilir. AutoERP ile paketleme ve sevkiyat, aynı organizasyonda Zoho Inventory gerektirir.
Fiyat listelerimizi kullanır mı?
Evet. Her satır, Zoho’daki müşteri fiyat listesinden oranı, yoksa kalemin oranını alır ve Zoho kalemin varsayılan vergisini uygular. E-posta fiyatı yalnızca Zoho’da fiyat yoksa kullanılır.
Müşteriler barkod veya parça numarasıyla sipariş veriyor. Bu işe yarar mı?
Evet. SKU’nun yanı sıra Mail2ERP, ilgili anahtarlar açıkken kalemlerinizin UPC, EAN ve ISBN değerlerini ve üretici parça numaralarını eşleştirir.
Satış siparişi onaylanır mı, yoksa taslak olarak mı bırakılır?
Onaylanır. Mail2ERP satış siparişini oluşturur ve açar, böylece paketlemeye hazır olur. Fiyat talepleri için teklifler taslak olarak kalır.
Zoho hesabımız AB veri merkezinde. Bu bir sorun mu?
Hayır. BOTS4.me oturum açtığınızda veri merkezinizi bulur ve hepsiyle çalışır.
Bir müşteri aynı siparişi iki kez e-postayla gönderirse ne olur?
Bir kez içe aktarılır. Mail2ERP tekrarlanan veya iletilen bir siparişi tanır ve oluşturduklarına dair kayıtları, yarıda kesilen bir çalıştırmanın ardından bile ikinci bir satış siparişini engeller.
📚 İlgili Okumalar
- Özellikler ve planlar: Mail2ERP ürün sayfası ve Mail2ERP kılavuzu.
- Paketleme, sevkiyat ve faturalama: AutoERP kılavuzu.
- Yalnızca muhasebe sistemleri: E-postadan QuickBooks Online teklifleri ve E-postadan Xero teklifleri.
- Seçenekleri karşılaştırma: Parseur, Docparser veya Nanonets ile Mail2ERP karşılaştırması.
- Stoku doğru tutmak: AutoSTOCK kılavuzu.
🔗 Kaynaklar ve Ek Okumalar
Bu kılavuzda başvurulan resmi belgeler. Harici bağlantılar yeni sekmede açılır.
Gelen Kutusundan Paketleme Listesine, Yazmadan
Posta kutunuzu ve Zoho’yu birkaç dakikada bağlayın, Mail2ERP’nin Demo Modu’nda çalışmasını izleyin ve yalnızca emin olduğunuzda canlıya geçin. İlk ay ücretsiz bir Discovery ayıdır, kart gerekmez.
Otomatikleştirilecek birden fazla süreç mi var, yoksa ERP’niz listemizde değil mi? We build it for you: book a free call →