E-postayla Gelen Siparişleri Otomatik Olarak Xero Tekliflerine Dönüştürün
Siparişler ve fiyat talepleri e-postayla gelir — taslak teklif Xero’da zaten bekliyor
Xero’da teklifler ve faturalar vardır ama satış siparişi yoktur; bu nedenle bir müşterinin e-postayla gönderdiği sipariş genellikle birinin elle yazdığı bir teklife dönüşür. Bu kılavuz, Mail2ERP’nin bu yazma işini nasıl üstlendiğini gösterir: e-postayı ve ekini okur, Xero’da ilgili kişiyi ve stok kalemlerinizi bulur ve bir taslak teklif oluşturur — kesin bir siparişse “Customer order” başlıklı — incelemeniz ve Accepted olarak işaretlemeniz için. Demo Modu’nda başlarsınız ve ilk ay ücretsiz bir Discovery ayıdır.
🎯 “Her Sipariş E-postası Kendim Yazdığım Bir Teklife Dönüşüyor”
Xero kullanan küçük toptancılar, ticari tedarikçiler ve üreticiler aynı rutini anlatır. Sipariş bir PDF veya elektronik tablo olarak ya da e-postada birkaç satır halinde gelir. Xero bir şey yapabilmeden önce birinin teklifi hazırlaması gerekir: ilgili kişiyi bulmak, her kalemi eklemek, miktarları yazmak, müşterinin referansını eklemek.
- Her gün zaman alır: on satırlık bir sipariş birkaç dakikalık dikkatli yazma demektir ve iş her yeni müşteriyle büyür.
- Hatalar yayılır: teklifteki yanlış bir kalem kodu, teklif kabul edildiğinde yanlış bir faturaya dönüşür.
- Siparişler ve fiyat talepleri birbirine benzer: ikisi de teklif olarak biter ve hangilerinin gerçek sipariş olduğunu gözden kaçırmak kolaydır.
- Geç teklifler anlaşma kaybettirir: yarın yanıtlanan bir fiyat talebi çoğu zaman bugün yanıt veren tedarikçiye gider.
🔍 Xero Kullanıcılarının Genellikle İlk Denediği Yöntemler
Önceki bir teklifi kopyalamak
Xero önceki bir teklifi kopyalamanıza izin verir; bu, bir müşteri aynı şeyleri yeniden sipariş ettiğinde işe yarar. Satırları bir PDF ekinde olan yeni bir sipariş için ise işe yaramaz — o satırların yine okunup yazılması gerekir.
Otomasyon tarifleri ve ayrıştırıcılar
İş akışı araçları yapılandırılmış verilerden teklif oluşturabilir, belge ayrıştırıcıları da bilinen bir düzenden alanları çekebilir. Aralarında işin zor kısmı durur: bilinmeyen bir düzeni anlamak, Xero kalem kodlarınızı ve ilgili kişilerinizi eşleştirmek ve siparişi fiyat talebinden ayırmak. Bu boşluğu Parseur, Docparser veya Nanonets ile Mail2ERP karşılaştırması yazımızda inceliyoruz.
⚠️ İşin gerçekte gerektirdikleri
Her düzeni şablonsuz okumak, Xero’da ilgili kişiyi ve kalem kodlarını bulmak, Xero fiyatlarınızı ve vergi oranlarınızı kullanmak, hangi tekliflerin gerçek sipariş olduğunu işaretlemek — ve kabul etmeyi size bırakmak.
⚙️ Mail2ERP Xero ile Nasıl Çalışır
Müşteri e-postası gelir
Mail2ERP okur ve eşleştirir
Xero’da taslak teklif
Siz Accepted olarak işaretlersiniz
Fiyat talepleri ve siparişler için taslak teklifler
- Fiyat talebi taslak bir teklif olur.
- Kesin sipariş, Customer order başlıklı ve “Customer order (BOTS4.me Mail2ERP)” geçmiş notlu taslak bir teklif olur. Mail2ERP onu asla kabul etmez: siz inceler ve Xero’da Accepted olarak işaretlersiniz.
Teklife neler girer
- İlgili kişi: gönderenin e-posta adresi Xero’daki bir müşteri kişisine veya onun ilgili kişilerinden birine ait olmalıdır. Mail2ERP asla kişi oluşturmaz.
- Kalemler: e-postadaki kodlar Xero kalemlerinizin Code alanıyla eşleştirilir; kodu olmayan kalemler eşleştirilemez. Xero kalemleri barkod, tedarikçi kodu veya müşteri kodu taşımaz, bu nedenle bunlar kullanılmaz. Mail2ERP asla kalem oluşturmaz.
- Fiyatlar ve vergi: her satır, kalemin satış birim fiyatını alır ve her satırda bir vergi oranı bulunur. E-postadaki fiyat yalnızca bir kalemin satış fiyatı yoksa kullanılır. Müşteriye özel fiyat listeleri Xero API’si üzerinden mevcut değildir.
- Referans: müşterinin PO numarası teklifin Reference alanına girer.
- Notlar: müşterinin mesajı, teklifin üzerinde basılan teklif özetine dönüşür. E-posta metni ve talep edilen teslim tarihi, dahili olan teklif geçmişi notlarına girer. Orijinal dosyalar teklife eklenir.
- Adres: Xero teklifleri ilgili kişinin adresini alır.
Teklif neden taslak olarak kalır
Taslak bir teklif kimseye gönderilmez. Bu bilinçli bir tercihtir: sipariş bir yazılım tarafından okundu ve müşterinizden önce sizin görmeniz gerekir. Customer order başlıklı taslakları günde bir iki kez açın, satırları ekli orijinalle karşılaştırın ve teklifi Accepted olarak işaretleyin. Fiyat talepleri de taslak olarak kalır; böylece teklifi Xero’dan müşteriye göndermeden önce bir fiyatı ayarlayabilir veya not ekleyebilirsiniz.
Müşteri teklifinize karşılık sipariş verdiğinde
RFQ Tespiti açıkken, teklif numaranızı anan ve açıkça sipariş veren bir yanıt, o teklifi müşteri siparişi olarak işaretler. Teklif hâlâ taslak veya gönderilmiş durumdayken müşterinin belirli satırlar için belirttiği miktar değişiklikleri uygulanır; aksi halde teklifin tamamı bir notla siparişe çevrilir. Kabul edilmiş bir teklif Xero’da dondurulur, bu nedenle Mail2ERP ona yalnızca bir geçmiş notu ekler.
Belirsiz e-postalar ve mükerrer kayıtlar
İçe aktarılamayan bir e-posta — bilinmeyen bir gönderen, eşleşen kalemi olmayan bir kod — nedeni günlükte yazılı olarak INBOX’ınızda okunmamış halde kalır. Güvenle okunamayan miktarlar tahmin edilmez, atlanır ve bunları eklemeniz istenir. Her teklif bir idempotency anahtarıyla oluşturulur ve yarıda kesilen bir çalıştırma, ikinci bir teklif oluşturmak yerine zaten oluşturduğu teklifi bulur; aynı siparişin iletilen bir kopyası yalnızca bir kez içe aktarılır.
🛠️ Adım Adım Kurulum
- Adım 1 — Ücretsiz Discovery ayınızı başlatın: bots4.me/bots adresinde oturum açın, Mail2ERP kartında Ücretsiz Discovery ayını başlat’a tıklayın ve Koşulları bir kez kabul edin. Kart gerekmez.
- Adım 2 — Posta kutunuzu bağlayın: Ayarlar → Mail2ERP → Access Manager → Kaynak Ekle. Gmail ve Microsoft 365, Secure Quick Connect kullanır; diğer tüm sağlayıcılar IMAP üzerinden bağlanır. Bkz. Bağlantı Kurma. Ya da posta kutusu bağlamadan siparişleri mail2erp@bots4.me adresine iletin.
- Adım 3 — Xero’yu bağlayın: Hedef Ekle → Xero kutucuğu → Xero ile oturum açın. Xero, BOTS4.me’nin hangi organizasyonu kullanabileceğini sorar; onu seçin ve Allow access’e tıklayın. Birden fazla organizasyon bağladıysanız Xero kartında organizasyonu seçin. Hiçbir parola veya API anahtarı saklanmaz.
- Adım 4 — Kalem kodlarınızı kontrol edin: müşterilerinizin sipariş ettiği kalemlerin Xero’da, müşterilerin yazdıklarıyla eşleşen bir Code değerine sahip olduğundan emin olun.
- Adım 5 — DEMO’da çalıştırın, ardından LIVE’a geçin: Mail2ERP Demo Modu’nda başlar ve oluşturacağı teklifi size e-postayla gönderir. Raporlar doğru göründüğünde Kontrol sekmesinde Mod ayarını LIVE yapın.
🧪 Xero’nun Demo Company’sinde deneyin
Xero’nun Demo Company’si BOTS4.me’yi denemek için kullanılabilir. Xero onu zaman zaman sıfırlar — o zaman yeniden oturum açın — ve ondan e-posta göndermez.
🧭 Discovery Ayındaki İlk Haftanız
- Mod: DEMO e-postalarınızı ve Xero verilerinizi okur, hiçbir şey yazmaz; LIVE, ilk DEMO rapor e-postasından sonra kullanılabilir olur.
- Çalışma Saatleri ve Hafta Sonları: Mail2ERP bu saatler içinde çalışır; başlangıçta hafta içi mesai saatleri.
- Discovery anahtarları: Discovery etiketli anahtarlar ücretsiz ayınıza dahildir ve kapalı başlar. Xero’da faydalı olanlar RFQ Tespiti ve Harici Ayır’dır; Akıllı çoklu kod eşleştirme anahtarlarının Xero’da üzerinde çalışacağı kod yoktur.
- Test siparişi: bir müşteri kişisinin adresinden miktarlarıyla iki üç kalem kodu içeren bir e-posta, ardından yalnızca fiyat soran ikinci bir e-posta gönderin. DEMO raporları her iki teklifi de gösterir; kararlar ayrıca Günlükler sekmesinde ve _Mail2ERP/LOGS klasöründedir.
- Öğretin: bir e-postayı o türde yeniden denemek için _Mail2ERP/TEKLIF veya _Mail2ERP/SIPARISLER klasörüne, o tür e-postaları gelecekte atlamak için _Mail2ERP/ATLA klasörüne sürükleyin.
📅 Discovery ayı sona erdiğinde
Ay sona erdiğinde Mail2ERP kendiliğinden küçük bir aylık kotayla ücretsiz planda devam eder: kota dolduğunda yeni öğeler bir sonraki aya veya bir plan seçene kadar bekler; başlamış bir öğe her zaman tamamlanır. Tüm özellikleri korumak için bir plan seçin — Mail2ERP ürün sayfasındaki plan tablosuna bakın.
Ücretsiz plan e-posta metnini, PDF, CSV ve HTML dosyalarını okur; taranmış PDF’ler, görseller, Excel, Word ve Discovery anahtarları bir plan gerektirir. İçe aktardığınız hiçbir şey geri alınmaz.
🧾 Kabul Ettikten Sonra: AutoERP ile Faturalama
Mail2ERP taslak teklifte durur. Faturanın kendiliğinden gelmesi gerekiyorsa, AutoERP Xero’da yalnızca faturalama yapar: Accepted olarak işaretlediğiniz her teklifi, üzerindeki her kalem stokta olduğunda faturalar ve BOTS4.me faturayı müşterinize e-postayla gönderir. Yalnızca AutoERP’nin ilk LIVE çalıştırmasından sonra kabul edilen teklifler faturalanır. Xero’nun API’sinde teslimat belgesi ve ön ödeme faturası yoktur, bu nedenle sevkiyat adımı yoktur ve ön ödeme gerektiren siparişler sizde kalır.
- Günlük işleyiş: içe aktarılan e-postalar _Mail2ERP/ISLENDI klasörüne taşınır; Customer order başlıklı taslak teklifleri kontrol edip kabul edersiniz.
- API sınırları: Xero, organizasyon başına dakikalık ve günlük API çağrılarını sınırlar. BOTS4.me bu sınırı diğer Xero uygulamalarınızla paylaşır, Xero istediğinde yavaşlar ve günlük sınır dolduğunda ertesi gün devam eder.
- Platform: AB’de barındırılır, GDPR için tasarlanmıştır, 2FA sunar; raporlar, günlükler ve posta kutusu klasörleri 31 dildedir.
❓ Sıkça Sorulan Sorular
Xero, e-postayla gelen bir siparişten otomatik olarak teklif oluşturabilir mi?
Kendi başına değil. Mail2ERP e-postayı ve PDF’sini veya elektronik tablosunu okur, ilgili kişiyi ve kalem kodlarınızı eşleştirir ve Xero’da bir taslak teklif oluşturur — kesin bir siparişse Customer order başlıklı.
Mail2ERP teklifi gönderir veya kabul eder mi?
Hayır. Teklif taslak olarak kalır. Müşteriye gönderip göndermeyeceğinize ve ne zaman Accepted olarak işaretleyeceğinize siz karar verirsiniz.
Neden satış siparişi değil de teklif?
Xero’da satış siparişi yoktur. Customer order başlıklı taslak bir teklif en yakın belgedir ve onu Xero’da kabul etmek, faturalama için sizin onayınızdır.
Hangi fiyatları kullanır?
Her Xero kaleminin satış birim fiyatını, her satırda bir vergi oranıyla. E-postada yazan fiyat yalnızca bir kalemin satış fiyatı yoksa kullanılır.
Müşterimizin PO numarası — nereye gider?
Teklifin Reference alanına; böylece onu bulabilirsiniz ve müşteri de tanır.
Xero API sınırımızı tüketir mi?
BOTS4.me hızını Xero’nun dakikalık sınırının altında tutar ve günlük sınırı diğer Xero uygulamalarınızla paylaşır. Günlük sınır dolduğunda durur ve ertesi gün devam eder.
Gerçek organizasyonuma dokunmadan önce test edebilir miyim?
Evet. Demo Modu Xero’ya hiçbir şey yazmaz ve önce Xero’nun Demo Company’sini bağlayabilirsiniz.
📚 İlgili Okumalar
- Özellikler ve planlar: Mail2ERP ürün sayfası ve Mail2ERP kılavuzu.
- QuickBooks mu kullanıyorsunuz? Müşteri Sipariş E-postalarını QuickBooks Online Tekliflerine Dönüştürün.
- Stok ve satış siparişleri mi gerekiyor? E-posta Siparişleri Zoho Inventory ve Zoho Books’a Nasıl Aktarılır.
- Seçenekleri karşılaştırma: Parseur, Docparser veya Nanonets ile Mail2ERP karşılaştırması.
- Önce panoyu deneyin: BOTS4.me panosu canlı demo.
🔗 Kaynaklar ve Ek Okumalar
Bu kılavuzda başvurulan resmi sayfalar. Harici bağlantılar yeni sekmede açılır.
Xero Teklifleri Kendi Kendini Yazsın
Posta kutunuzu ve Xero’yu birkaç dakikada bağlayın, Mail2ERP’nin Demo Modu’nda çalışmasını izleyin ve yalnızca emin olduğunuzda canlıya geçin. İlk ay ücretsiz bir Discovery ayıdır, kart gerekmez.
Otomatikleştirilecek birden fazla süreç mi var, yoksa ERP’niz listemizde değil mi? We build it for you: book a free call →