Müşteri Sipariş E-postalarını Otomatik Olarak QuickBooks Online Tekliflerine Dönüştürün

🎯 “Bir Müşterinin PO’sunu Yeniden Yazmadan QuickBooks’a Nasıl Aktarırım?”

QuickBooks Online kullanan küçük distribütörlerden ve ticari işletmelerden gelen en yaygın sorulardan biridir. Siparişler müşterinin satın alma sisteminden PDF olarak, elektronik tablo olarak veya e-posta gövdesinde bir liste olarak gelir. QuickBooks ancak biri teklifi yazdıktan sonra devreye girer.

• Elle hazırlanan teklifler: PDF’yi açın, müşteriyi bulun, her ürün satırını ekleyin, miktarları kontrol edin, müşterinin PO numarasını ekleyin — sonra sıradaki e-posta için tekrarlayın.
• Siparişi bekletecek bir satış siparişi yok: QuickBooks Online hem fiyat teklifleri hem de onaylanmış siparişler için teklif (estimate) kullanır; bu yüzden hangi tekliflerin gerçek sipariş olduğunu kaçırmak kolaydır.
• Hatalar faturada ortaya çıkar: yanlış yazılmış bir miktar veya ürün, yanlış bir faturaya ve sonradan bir düzeltmeye dönüşür.
• Teklifler geç çıkar: gün sonuna kadar bekleyen bir fiyat talebi çoğu zaman siparişe dönüşmez.

🔍 QuickBooks Kullanıcılarının Genellikle İlk Denediği Yöntemler

Teklifi elle yazmak

Hacim düşükken doğrudur, değilken tam zamanlı bir iştir. Ayrıca her müşterinin alışkanlıklarını bilen tek bir kişiye bağlıdır.

Genel otomasyon tarifleri

Tetikleyici-eylem araçları bir e-posta geldiğinde teklif oluşturabilir, ancak verilerin önceden yapılandırılmış olmasını gerektirir. Bilinmeyen bir PDF düzenini okumak, doğru ürünleri bulmak ve e-postanın fiyat talebi mi sipariş mi olduğuna karar vermek işin zor kısmıdır ve bu size kalır.

Belge ayrıştırıcıları

Ayrıştırıcılar, bir düzen üzerinde eğittiğinizde belgeden alanları çıkarır. Sonucu QuickBooks müşterilerine ve ürünlerine eşlemek yine sizin işinizdir. Daha yakından bakmak için Parseur, Docparser veya Nanonets ile Mail2ERP karşılaştırması yazımıza göz atın.

⚙️ Mail2ERP QuickBooks Online ile Nasıl Çalışır

Tek belge türü: teklif (estimate)

QuickBooks Online, satış siparişleri veya teslimatlar içermeyen bir muhasebe yazılımıdır, bu nedenle Mail2ERP tekliflerle çalışır:

• Fiyat talebi bekleyen bir teklif olur.
• Kesin sipariş aynı türde, sipariş olarak işaretlenmiş bir teklif olur: müşteri mesajı ve özel not her ikisi de “Customer order (BOTS4.me Mail2ERP)” der. Mail2ERP onu asla kabul etmez. Siparişi siz inceler ve QuickBooks’ta Accepted olarak işaretlersiniz — bu sizin onayınızdır.

Teklife neler girer

• Müşteri: gönderenin e-posta adresi QuickBooks’taki etkin bir müşteriye ait olmalıdır. QuickBooks API’sinde ayrı ilgili kişiler yoktur, bu nedenle müşterinin kendi e-posta adresleri kullanılır. Mail2ERP asla müşteri oluşturmaz.
• Ürünler ve hizmetler: e-postadaki kodlar kalemlerinizin SKU’suyla, kalemin SKU’su yoksa kalem adıyla eşleştirilir. QuickBooks kalemleri API’de barkod, tedarikçi kodu veya müşteri kodu taşımaz, bu nedenle bunlar kullanılmaz. Mail2ERP asla kalem oluşturmaz.
• Fiyatlar ve vergiler: satır fiyatı, kalemin QuickBooks’taki satış fiyatından gelir; e-postadaki fiyat yalnızca kalemin satış fiyatı yoksa kullanılır. QuickBooks kendi vergilerini uygular. Müşteriye özel fiyat listeleri QuickBooks API’sinde mevcut değildir.
• Müşterinin referansı: PO numarası müşteri mesajında (“Your reference: …”) ve özel notta görünür. QuickBooks kendi teklif numarasını korur.
• Teslim tarihi ve adresi: bir siparişte talep edilen tarih sevk tarihi olur; müşterinin kendi sevk adresi korunur.
• E-postanın kendisi: e-posta metni özel nota girer ve orijinal dosyalar teklife eklenir.

Müşteri teklifinize karşılık sipariş verdiğinde

RFQ Tespiti açıkken, teklif numaranızı anan ve açıkça “order” (sipariş) diyen bir yanıt, o teklifi müşteri siparişi olarak işaretler. Teklif hâlâ beklemedeyken müşteri belirli satırların miktarlarını değiştirirse bu miktarlar güncellenir; aksi halde teklifin tamamı ekibiniz için bir notla siparişe çevrilir. Yine de kabul etmeniz için bekler.

Belirsiz e-postalar ve mükerrer kayıtlar

Mail2ERP’nin içe aktaramadığı bir e-posta — bilinmeyen bir gönderen, hiçbir kalemle eşleşmeyen bir kod — nedeni günlükte yazılı olarak INBOX’ınızda okunmamış halde kalır. Güvenle okunamayan bir miktar tahmin edilmez, atlanır ve onu eklemeniz istenir. Her teklif özel notta bir Mail2ERP işareti taşır ve her oluşturma isteği bir istek kimliğiyle gönderilir; böylece yarıda kesilen bir çalıştırma veya iletilen bir kopya asla ikinci bir teklif oluşturmaz.

🛠️ Adım Adım Kurulum

• Adım 1 — Ücretsiz Discovery ayınızı başlatın: bots4.me/bots adresinde oturum açın, Mail2ERP kartında Ücretsiz Discovery ayını başlat’a tıklayın ve Koşulları bir kez kabul edin. Kart gerekmez.
• Adım 2 — Posta kutunuzu bağlayın: Ayarlar → Mail2ERP → Access Manager → Kaynak Ekle. Gmail ve Microsoft 365, Secure Quick Connect ile bağlanır; diğer sağlayıcılar bir uygulama parolasıyla IMAP üzerinden. Tüm sağlayıcılar Bağlantı Kurma sayfasında anlatılır. Bunun yerine siparişleri mail2erp@bots4.me adresine de iletebilirsiniz.
• Adım 3 — QuickBooks Online’ı bağlayın: Hedef Ekle → QuickBooks kutucuğu → QuickBooks ile oturum açın. Şirketinizin yönetici kullanıcısıyla oturum açın; oturumunuzda birden fazla şirket varsa QuickBooks hangisinin bağlanacağını sorar. Hiçbir parola veya API anahtarı saklanmaz.
• Adım 4 — Kalemlerinizi kontrol edin: müşterilerinizin kullandığı kodların ürün ve hizmetlerinizin SKU alanında bulunduğundan veya kalem adlarının müşterilerin yazdıklarıyla eşleştiğinden emin olun.
• Adım 5 — DEMO’da çalıştırın, ardından LIVE’a geçin: Mail2ERP Demo Modu’nda başlar ve oluşturacağı teklifi size e-postayla gönderir. Raporlar doğru göründüğünde Kontrol sekmesinde Mod ayarını LIVE yapın.

Yalnızca QuickBooks Online — QuickBooks Desktop’ın bulut API’si yoktur ve bağlanamaz.

🧭 Discovery Ayındaki İlk Haftanız

• Mod: DEMO e-postalarınızı ve QuickBooks verilerinizi okur, hiçbir şey yazmaz; LIVE, ilk DEMO rapor e-postasından sonra kullanılabilir olur.
• Çalışma Saatleri ve Hafta Sonları: Mail2ERP bu saatler içinde çalışır; başlangıçta hafta içi mesai saatleri.
• Discovery anahtarları: Discovery etiketli anahtarlar ücretsiz ayınıza dahildir ve kapalı başlar. QuickBooks’ta faydalı olanlar RFQ Tespiti ve Harici Ayır’dır; Akıllı çoklu kod eşleştirme anahtarlarının QuickBooks’ta üzerinde çalışacağı kod yoktur.
• Test siparişi: bir müşterinin adresinden miktarlarıyla iki üç SKU içeren bir e-posta, ardından yalnızca fiyat soran ikinci bir e-posta gönderin. İki DEMO raporu tekliflerin nasıl görüneceğini gösterir; kararlar ayrıca Günlükler sekmesinde ve _Mail2ERP/LOGS klasöründedir.
• Öğretin: bir e-postayı o türde yeniden denemek için _Mail2ERP/TEKLIF veya _Mail2ERP/SIPARISLER klasörüne, o tür e-postaları gelecekte atlamak için _Mail2ERP/ATLA klasörüne sürükleyin.

🧾 Kabul Ettikten Sonra: AutoERP ile Faturalama

Teklifin kabulü, Mail2ERP’nin durduğu yerdir. Faturanın da kendiliğinden gelmesini istiyorsanız, AutoERP QuickBooks’ta yalnızca faturalama yapar: Accepted olarak işaretlediğiniz her teklifi, üzerindeki her kalem stokta olduğunda faturalar ve BOTS4.me faturayı müşterinize e-postayla gönderir. Yalnızca AutoERP’nin ilk LIVE çalıştırmasından sonra kabul edilen teklifler faturalanır — daha önce kabul edilenler sizde kalır. QuickBooks’un API’sinde teslimat belgesi ve ön ödeme faturası yoktur, bu nedenle sevkiyat adımı yoktur ve ön ödeme gerektiren siparişler sizde kalır.

• Günlük işleyiş: içe aktarılan e-postalar _Mail2ERP/ISLENDI klasörüne taşınır; müşteri siparişi olarak işaretlenmiş bekleyen teklifleri açar, kontrol eder ve kabul edersiniz.
• API sınırları: QuickBooks, şirket başına API çağrılarını sınırlar. BOTS4.me her listeyi çalıştırma başına bir kez okur ve QuickBooks yavaşlamasını istediğinde bekler.
• Platform: AB’de barındırılır, GDPR için tasarlanmıştır, 2FA sunar; raporlar, günlükler ve posta kutusu klasörleri 31 dildedir.

📚 İlgili Okumalar

• Özellikler ve planlar: Mail2ERP ürün sayfası ve Mail2ERP kılavuzu.
• Xero mu kullanıyorsunuz? E-postayla Gelen Siparişleri Otomatik Olarak Xero Tekliflerine Dönüştürün.
• Seçenekleri karşılaştırma: Parseur, Docparser veya Nanonets ile Mail2ERP karşılaştırması.
• Kabul edilen siparişleri faturalama: AutoERP kılavuzu.
• Küçük işletmeler için genel bakış: Küçük İşletmeler için E-posta Otomasyonu.

🔗 Kaynaklar ve Ek Okumalar

Bu kılavuzda başvurulan resmi belgeler. Harici bağlantılar yeni sekmede açılır.

• QuickBooks Help — Create and send estimates in QuickBooks Online