E-posta Siparişleri ve RFQ’lar SAP Business One’a Nasıl Aktarılır

🎯 “Satış Masamızın Yarısı Veri Girişi”

SAP Business One kullanan şirketler genellikle istikrarlı bir B2B sipariş akışına sahip distribütörler, toptancılar ve üreticilerdir. Bu siparişlerin çoğu hâlâ e-postayla gelir ve gelen kutusu ile satış belgesi arasındaki boşluğu insanlar kapatır:

• Bitmeyen formatlar: müşterinin ERP’sinden PDF’ler, özel sütunlu Excel sayfaları, taranmış formlar, e-posta gövdesine yazılmış kalem listeleri, birkaç dilde.
• Uyuşmayan kodlar: müşteri kendi parça numarasını veya bir barkodu yazar, biri de sizin ItemCode’unuzu elle arar.
• RFQ’lar ve siparişler karışık: her e-posta, kimse yazmaya başlamadan önce bir karar gerektirir — satış teklifi mi, satış siparişi mi.
• Yavaş yanıtlar: ertesi gün yanıtlanan fiyat talepleri daha hızlı rakiplere kaybedilir, günün geç saatinde alınan siparişler bir gün sonra sevk edilir.

Yüksek hacimde bu bir ekip işine dönüşür. Bir Mail2ERP müşterisi olan IMP Kontakt, ayda binlerce e-posta siparişini ve RFQ’yu yeniden yazmadan işliyor.

🔍 SAP Business One Kullanıcılarının Genellikle İlk Denediği Yöntemler

Kopyala-yapıştır ile elle giriş

Varsayılan yöntem. İnsanların zamanı olduğunda doğrudur, olmadığında hataya açıktır ve yalnızca işe alımla ölçeklenir.

Eklentiler ve iş ortağı yapımı içe aktarmalar

İş ortakları bir müşterinin dosya formatı için içe aktarma hazırlayabilir. Bunlar hazırlandıkları düzenler için çalışır. Her yeni müşteri düzeni, sütun değişikliği veya dil yeni bir projedir ve içe aktarma yine de fiyat talebini siparişten ayıramaz.

Şablon tabanlı OCR ve ayrıştırma hizmetleri

Belge ayrıştırıcıları bir PDF’den alanları çekebilir, ancak sonucu iş ortaklarına ve ItemCode’lara eşlemeniz, belge türüne karar vermeniz ve SAP Business One’a göndermeniz yine size kalır. Bu yaklaşımı Parseur, Docparser veya Nanonets ile Mail2ERP karşılaştırması yazımızda karşılaştırıyoruz.

⚙️ Mail2ERP SAP Business One ile Nasıl Çalışır

Hangi belgeyi oluşturur

Fiyat talebi 30 gün geçerli bir satış teklifi olur, kesin sipariş ise satış siparişi olur. SAP Business One’da açık bir satış siparişi ayrı bir onay gerektirmez, bu nedenle oluşturulduğu haliyle kalır. Müşterinin PO numarası müşteri referans numarasına (NumAtCard), talep edilen teslim tarihi satır teslim tarihlerine girer ve e-postayı gönderen ilgili kişi belgeye atanır.

Müşteriler, ilgili kişiler ve sevk adresleri

Gönderenin e-posta adresi bir iş ortağına — bir müşteriye veya bir potansiyel müşteriye — ya da onun ilgili kişilerinden birine ait olmalıdır. Etkin olmayan iş ortakları reddedilir ve Mail2ERP asla müşteri oluşturmaz. E-posta, iş ortağının sevk adreslerinden biriyle eşleşen bir teslimat adresi belirtiyorsa o adres kullanılır; aksi halde SAP Business One’ın varsayılan sevk adresi korunur.

Kalem eşleştirme: ItemCode, barkodlar, katalog numaraları

• ItemCode — her zaman.
• Barkodlar — kalemin barkodu ve kalemin ek barkodları (anahtar Barkodlar).
• Tedarikçi kodları — kalemin tedarikçi katalog numarası ve tedarikçilerinizin BP katalog numaraları (anahtar Tedarikçi Kodları).
• Müşteri referansları — bir müşteri için tuttuğunuz BP katalog numaraları, yalnızca o müşteri için kullanılır (anahtar Müşteri Referansları).

Etkin olmayan kalemler ve satış kalemi olmayan kalemler reddedilir ve Mail2ERP asla kalem oluşturmaz. Mail2ERP bir müşterinin kendi kodunu tanımadığı ama ürünü önerebildiği durumlarda size tek düğmeli bir e-posta gönderir: düğme müşterinin kodunu SAP Business One’da o ürüne kaydeder ve e-postayı kendiliğinden yeniden içe aktarır. O andan itibaren kod otomatik olarak tanınır.

SAP Business One’dan gelen fiyatlar

Mail2ERP, SAP Business One’ın o müşteriye o kalem ve miktar için verdiği net fiyatı arar ve gerekirse kalemin varsayılan fiyat listesine döner. E-postadaki fiyat varsayılan fiyatla eşleştiğinde fiyat gönderilmez; böylece fiyat listeleriniz ve özel fiyatlarınız geçerli kalır. SAP Business One kendi vergilerini uygular. E-posta fiyatı yalnızca SAP Business One’da fiyat yoksa kullanılır.

Notlar, dosyalar ve onay prosedürleri

• Dosyalar: orijinal ekler ve e-posta metni (metin dosyası olarak) belgeye eklenir. Bunun için SAP Business One sunucunuzda ek klasörünün ayarlanmış olması gerekir; bu olmadan dosyalar atlanır ve belge yine de oluşturulur.
• Onaylar: onay prosedürleri BOTS4.me kullanıcısına uygulandığında SAP Business One belgeyi taslak olarak kaydeder. Mail2ERP bunu onay bekliyor olarak raporlar ve asla iki kez oluşturmaz. Bunu istemiyorsanız BOTS4.me kullanıcısını prosedürlerin dışında bırakın.
• Hiçbir şey silinmez: BOTS4.me, SAP Business One’da asla belge silmez.

Tekliften siparişe ve mükerrer kayıtlar

RFQ Tespiti açıkken, teklif numaranızı anan ve açıkça sipariş veren bir yanıt, o tekliften kopyalanan bir satış siparişine dönüşür. Müşteri belirli satırların miktarlarını değiştirirse bu miktarlar kullanılır; aksi halde teklifin tamamı siparişe çevrilir ve ekibiniz için bir not eklenir. Her belge, açıklamaların başında (veya oluşturursanız U_B4M_ID alanında) Mail2ERP’nin işaretini taşır; böylece yarıda kesilen bir çalıştırma veya iletilen bir kopya asla ikinci bir belge oluşturmaz.

🛠️ Adım Adım Kurulum

• Adım 1 — Ücretsiz Discovery ayınızı başlatın: bots4.me/bots adresinde oturum açın, Mail2ERP kartında Ücretsiz Discovery ayını başlat’a tıklayın ve Koşulları bir kez kabul edin. Kart gerekmez.
• Adım 2 — Posta kutunuzu bağlayın: Ayarlar → Mail2ERP → Access Manager → Kaynak Ekle. Gmail ve Microsoft 365, Secure Quick Connect kullanır; diğer sağlayıcılar IMAP üzerinden bağlanır. Bkz. Bağlantı Kurma. Ya da posta kutusu bağlamadan siparişleri mail2erp@bots4.me adresine iletin.
• Adım 3 — Bir Service Layer kullanıcısı hazırlayın: BOTS4.me için Service Layer erişimine izin veren bir lisansa sahip özel bir SAP Business One kullanıcısı (örneğin B4M_API) oluşturun ve ona iş ortakları ile kalemler (okuma) ve satış teklifleri ile satış siparişleri (oluşturma) yetkisi verin.
• Adım 4 — Service Layer’ı erişilebilir yapın: Service Layer SAP sunucunuzda, genellikle 50000 numaralı bağlantı noktasında çalışır ve internetten https üzerinden erişilebilir olmalıdır — genellikle bir ters proxy veya barındırma iş ortağınız aracılığıyla. Özel ağ adresleri kullanılamaz.
• Adım 5 — SAP Business One’ı bağlayın: Hedef Ekle → SAP Business One, ardından Service Layer adresini, şirket veritabanını (oturum açma ekranındaki gibi), kullanıcıyı ve parolayı girin. Parola, kaydettiğiniz anda şifrelenir. Sunucu kendi sertifikasını kullanıyorsa kontrol, SHA-256 parmak izini gösterir; bunu sunucunuzunkiyle karşılaştırın ve onaylamak için yapıştırın.
• Adım 6 — DEMO’da çalıştırın, ardından LIVE’a geçin: Mail2ERP Demo Modu’nda başlar ve ne oluşturacağını size e-postayla bildirir. Raporlar doğru göründüğünde Kontrol sekmesinde Mod ayarını LIVE yapın.

SQL Server veya SAP HANA üzerinde SAP Business One 10.0 veya daha yenisi desteklenir. SAP S/4HANA farklı bir üründür ve talep üzerine bağlanır.

🧭 Discovery Ayındaki İlk Haftanız

• Mod: DEMO e-postalarınızı ve SAP Business One verilerinizi okur, hiçbir şey yazmaz; oluşturacağı teklifi veya siparişi gösteren bir e-posta alırsınız. LIVE, ilk DEMO rapor e-postasından sonra kullanılabilir olur.
• Discovery anahtarları: Discovery etiketli anahtarlar ücretsiz ayınıza dahildir ve kapalı başlar. SAP Business One’da Barkodlar, Tedarikçi Kodları, Müşteri Referansları ve RFQ Tespiti’nin hepsinin üzerinde çalışacağı veri vardır — kullandıklarınızı açın.
• Test siparişi: bir müşteri iş ortağının ilgili kişisinden iki üç ItemCode ve miktar içeren bir e-posta, ardından yalnızca fiyat soran ikinci bir e-posta gönderin. DEMO raporları bir satış siparişi ve bir satış teklifi gösterir; kararlar ayrıca Günlükler sekmesinde ve _Mail2ERP/LOGS klasöründe görünür.
• Öğretin: bir e-postayı o türde yeniden denemek için _Mail2ERP/TEKLIF veya _Mail2ERP/SIPARISLER klasörüne, o tür e-postaları gelecekte atlamak için _Mail2ERP/ATLA klasörüne sürükleyin.

📅 Belirsiz E-postalar ve Günlük İşleyiş

Mail2ERP, belirlediğiniz çalışma saatleri içinde, şablon olmadan PDF, Excel, Word, CSV, HTML, görselleri ve taranmış belgeleri OCR ile — her dilde okur.

• İçe aktarıldı: e-posta _Mail2ERP/ISLENDI klasörüne taşınır ve belge SAP Business One’dadır.
• Belirsiz: e-posta, nedeni günlükte yazılı olarak INBOX’ınızda okunmamış halde kalır — örneğin iş ortağı olmayan bir gönderen, bilinmeyen bir kod veya satış kalemi olmayan bir kalem. Nedeni giderin ve yeniden denemek için e-postayı _Mail2ERP/TEKLIF veya _Mail2ERP/SIPARISLER klasörüne sürükleyin.
• Belirsiz miktarlar asla tahmin edilmez: satır atlanır ve onu elle eklemeniz istenir.
• Onay bekleyenler: onay prosedürleri kapsamında oluşturulan taslaklar bekliyor olarak raporlanır, böylece nereye bakacağınızı bilirsiniz.

Platform AB’de barındırılır, GDPR için tasarlanmıştır ve 2FA sunar; raporlar, günlükler ve posta kutusu klasörleri 31 dilde gelir. Aynı SAP Business One bağlantısı diğer BOTS4.me uygulamalarına da hizmet eder; örneğin hangi satış siparişlerini teslim edip faturalayabileceğini bilmek için kullanıcı tanımlı U_B4M_AUTOERP alanını kullanan AutoERP.

📚 İlgili Okumalar

• Özellikler ve planlar: Mail2ERP ürün sayfası ve Mail2ERP kılavuzu.
• Seçenekleri karşılaştırma: ERP sipariş girişi için Parseur, Docparser veya Nanonets ile Mail2ERP karşılaştırması.
• Diğer ERP’ler: E-posta siparişlerini Business Central’a aktarma ve E-posta siparişlerini Zoho Inventory’ye aktarma.
• Gerçek bir örnek: Vaka çalışması: IMP Kontakt.
• Güvenlik: verilerinizi nasıl koruduğumuz — Güvenlik.

🔗 Kaynaklar ve Ek Okumalar

Bu kılavuzda başvurulan resmi belgeler. Harici bağlantılar yeni sekmede açılır.

• SAP Help — Working with SAP Business One Service Layer (PDF)