Odoo’da Ödeme Hatırlatmaları Nasıl Otomatikleştirilir (Kademeli Tahsilat Takibi)
Vadesi geçen faturaların peşinden elle koşmayı bırakın — o can sıkıcı işi kademeli kurallara bırakın
Ödeme vadesiyle çalışan her işletmenin aynı cuma öğleden sonrası işi vardır: Odoo’dan vadesi geçmiş fatura listesini çekmek, kimin zaten hatırlatma aldığını çıkarmak ve kibar ama kararlı e-postaları tek tek yazmak. Bu kılavuz, Odoo’da ödeme hatırlatmalarının AutoCASH ile nasıl otomatikleştirileceğini gösterir: ERP’nizdeki vadesi geçmiş faturaları bulan, doğru hatırlatmayı doğru seviyede zamanlamanıza göre gönderen ve ödeme Odoo’ya kaydedilir kaydedilmez duran 4 seviyeli, kademeli bir tahsilat takip motoru. Kurulum yaklaşık beş dakika sürer ve ilk ay ücretsizdir.
🎯 Elle Fatura Takibi Nakit Akışını Sessizce Nasıl Tüketir
Ödenmemiş faturalar sadece muhasebeyi uğraştıran bir sorun değildir — işletme sermayeniz başka birinin banka hesabında beklemektedir. Elle yapılan tahsilat takibi öngörülebilir şekillerde başarısız olur:
- Ya geç yapılır ya da hiç yapılmaz. Hatırlatmalar kimsenin sevdiği bir iş değildir, bu yüzden ihmal edilir. İlk hatırlatmadaki her haftalık gecikme, tüm ödeme döngüsünü bir hafta geriye iter.
- Tutarsızdır. Bir müşteri 30 günde kararlı bir bildirim alırken, bir diğerinden 90 gün boyunca ses çıkmaz — bu, o an kimin yoğun olduğuna bağlıdır. Müşteriler hangi tedarikçinin geç ödemeye göz yumduğunu çabuk öğrenir.
- Hataya açıktır. Dün ödeme yapmış bir müşteriye hatırlatma göndermek utandırıcıdır; kişisel olarak ilgilenmeyi planladığınız kilit bir hesaba hatırlatma göndermek ilişkiye zarar verebilir; bir hafta içinde iki hatırlatma göndermek profesyonelce görünmez.
- Ölçeklenmez. Her faturayı banka ekstreleri, önceki hatırlatmalar ve hesap durumuyla karşılaştırmak gerçek zaman alır — bu süre müşteri tabanınızla doğru orantılı olarak büyür.
Etkili bir tahsilat takibi aslında tutarlı biçimde uygulanan bir politikadan ibarettir: kime hatırlatma yapılacağı, ne zaman, ne kadar kararlı bir dille ve ne zaman durulacağı. Politikalar, yazılımın insanlardan daha iyi uyguladığı tam da bu tür şeylerdir.
🔍 Alışılagelmiş Yaklaşımlar — ve Nerede Yetersiz Kaldıkları
Elektronik tablolar ve takvim hatırlatmaları
Çoğu KOBİ’nin varsayılan yöntemi: bir elektronik tabloya aktarılan yaşlandırma raporu, renkli hücreler ve kopyala-yapıştır e-posta şablonları. Ayda on faturada işe yarar, yüzde çöker — ve bekleme sürelerini, istisnaları veya kademe geçmişini hiç hatırlamaz.
Odoo’nun yerleşik takip özellikleri
Odoo Enterprise’ın takip raporları, hatırlatma seviyelerini vade tarihinden sonraki günlere göre tanımlar ve basit durumlarda işe yarar (Odoo Community’de takip modülü yoktur). Uygulamada ekipler çoğu zaman kutudan çıktığı hâliyle sunulandan daha fazla operasyonel kontrol ister: herhangi bir şey gönderilmeden önce tam olarak kimlerle iletişime geçileceğinin önizlemesi, şirket bazında hariç tutmalar ve tekrar aralıkları, minimum bir tutar, her döngüden sonra çalıştırma raporları ve gelen ödemeler hâlâ kaydedilirken bir duraklama. Bunu güvenilir şekilde kurmak genellikle özelleştirme gerektirir.
Genel amaçlı e-posta otomasyon araçları
Zapier tarzı bağlayıcılar ve pazarlama e-posta araçları zamanlanmış e-postalar gönderebilir, ancak Odoo’dan fatura durumunu okumaz, şirket başına kademe düzeyini takip etmez veya fatura ödendiğinde durmaz. Canlı ERP verisiyle yönlendirilmeyen bir tahsilat takibi, er ya da geç zaten ödeme yapmış birine hatırlatma gönderir.
⚠️ Güvenilir bir tahsilat takibinin standardı
Ödeme yapan müşterilerinize para konusunda e-posta göndermeyi bir yazılıma bırakıyorsunuz. Bu da her çalıştırmadan önce önizleme, sonrasında eksiksiz günlükler, katı istisna listeleri, çift gönderime karşı bekleme süreleri ve ödemeyi fark eden bir durdurma anahtarı gerektirir. AutoCASH, tam olarak bu güvencelerin üzerine kuruludur.
⚙️ Otomatikleştirilmiş Yol: AutoCASH’in 4 Düzeyli Kademeli Motoru
Düzey 0 — müşteriye açık faturaların listesi gönderilir
Düzey 1 — nazik hatırlatma
Düzey 2 — daha kararlı takip
Düzey 3 — son hatırlatma
Her düzeyin kendi e-posta şablonu vardır. Yalnızca Düzey 1 ile başlayın ve kendinizi hazır hissettiğinizde daha kararlı düzeyleri etkinleştirin. Kurulumun tamamı şöyledir:
- Adım 1 — Ücretsiz Discovery ayınızı başlatın: bots4.me/bots adresinde oturum açın, AutoCASH kartında Ücretsiz Discovery ayını başlat düğmesine tıklayın ve Koşulları bir kez kabul edin — kredi kartı gerekmez.
- Adım 2 — Odoo’yu bağlayın: Ayarlar (dişli) → AutoCASH → Access Manager → Kaynak Ekle → ERP → Odoo yolunu açın (AutoCASH için ERP’niz kaynaktır). Odoo.sh ve on-premise, ücretsiz ve tek tıklık BOTS4.me Connect modülünü kullanır (Odoo 13–19); Odoo Online ise Ayarlar → Kullanıcılar ve Şirketler → Kullanıcılar → kullanıcınız → Hesap Güvenliği altından alınan bir API anahtarıyla sıfır kodlu bir XML yardımcısı kullanır (sekme gizliyse geliştirici modunu açın). Odoo Online, API erişimi için Odoo’nun Custom planını gerektirir. Odoo kullanıcısının Faturalama haklarına sahip olması gerekir. Tek bir bağlantı, Odoo ile çalışan tüm BOTS4.me uygulamalarına hizmet eder.
- Adım 3 — Tahsilat takip politikanızı Kontrol sekmesinde belirleyin: Şu günlerde çalıştır (önceden 1,15 olarak doldurulmuştur; friday gibi gün adları da çalışır; boş bir alan, AutoCASH’in hiç kimseyle iletişime geçmeyeceği anlamına gelir), Yalnızca şu süreden sonra takip et (vadeden sonraki gün sayısı), Şu tutarın altındaki borçları yok say (bir müşterinin vadesi geçmiş toplamı) ve Bu müşterileri asla takip etme (kilit müşterilerin veya iç kuruluşların Odoo müşteri kimlikleri). Şuraya kadar yükselt ve Hatırlatmaları şu sıklıkla tekrarla Family planı ayarlarıdır; araç ipuçları bunların ücretsiz Discovery ayınıza dahil olduğunu belirtir.
- Adım 4 — Demo Modu’nda çalıştırın: AutoCASH gerçek faturalarınızı okur ama hiçbir şey göndermez — birine hatırlatma yapılacağı her seferinde, tam olarak hangi şirketlere ve hangi düzeyde yapılacağını gösteren bir önizleme raporu alırsınız.
- Adım 5 — Kademeli olarak canlıya geçin: DEMO raporları doğru göründüğünde Kontrol sekmesinde Mod ayarını LIVE yapın — bu seçenek ilk DEMO rapor e-postasından sonra açılır. Şuraya kadar yükselt ayarını başlangıçta 1. hatırlatma üzerinde tutun ve güveniniz arttıkça yükseltin. Personal planından itibaren — Discovery ayınız dahil — Önizlemeleri Gönder, her çalıştırmadan bir gün önce size tam olarak kimlerle iletişime geçileceğini e-postayla bildirir; böylece birini hâlâ listeden çıkarabilirsiniz.
Hatırlatmaları kim gönderir — ve kimin adına
Odoo ile AutoCASH, fatura listelerini ve hatırlatmaları her müşterinin dilinde ve şirketinizin adına kendisi gönderir. Access Manager’da kendi posta kutunuzu AutoCASH hedefi olarak ekleyin, hatırlatmalar sizin adresinizden gider; eklemezseniz BOTS4.me posta kutusundan gider ve yanıtlar hesap e-postanıza veya belirlediğiniz Hatırlatmalar için Reply-To adresi adresine gelir. Kontrol sekmesinde Hatırlatmalardaki ödeme bilgileri (para birimi başına bir banka hesabı) ve Hatırlatmalardaki imza alanlarını doldurun ya da Odoo’nun bildiği hesapları ve şirket adınızı kullanmak için boş bırakın.
📅 Günlük İşleyiş: Önizlemeler, Raporlar ve Bir Durdurma Anahtarı
Canlıya geçtikten sonra AutoCASH, belirlediğiniz günlerde çalışır: Odoo’dan vadesi geçmiş faturaları sorgular, eşiklerinizi ve istisnalarınızı uygular, her şirketin bekleme süresini ve mevcut kademe düzeyini kontrol eder ve uygun hatırlatmayı gönderir. Her çalıştırmadan sonra bir çalıştırma raporu alırsınız — kaç şirkete, hangi düzeylerde hatırlatma yapıldığı, toplam vadesi geçmiş tutarlar ve varsa hatalar. Kontrol panelindeki Günlükler sekmesi tüm karar geçmişini tutar.
Güvenlik önlemleri canlı kullanımda da çalışmaya devam eder: hatırlatmalar arasındaki tekrar aralığı yanlışlıkla çift gönderimi önler, hariç tutulan müşterilerle asla iletişime geçilmez, vadesi geçmiş toplamı minimumunuzun altında olan veya faturaları henüz vade günü eşiğinizi geçmemiş müşteriler atlanır ve açık alacak dekontları faturalarını karşılayan bir müşteriye asla hatırlatma gönderilmez. Bot Gücü uygulamayı anında kapatır ve her özellik ayrı ayrı açılıp kapatılabilir. Platform AB’de barındırılır, GDPR için tasarlanmıştır, 2FA sunar ve raporlarını 31 dilde gönderir.
💳 Öldürücü kombinasyon: AutoCASH + Pay2ERP
En kötü tahsilat hatası, zaten ödeme yapmış bir müşteriye hatırlatma göndermektir. AutoCASH’i, banka bildirim e-postalarından ve Wise ile Revolut Business API’lerinden gelen ödemeleri okuyup Odoo’daki açık faturalara kaydeden Pay2ERP ile birlikte kullanın — böylece ödeme yapmış bir müşteri bir sonraki çalıştırmadan önce AutoCASH’in listesinden çıkar. Ödemeler işlenmemişken hatırlatmaları beklet seçeneğini açık tutun (varsayılan olarak açıktır): Pay2ERP’nin henüz bitirmediği ödeme bildirimleri varken AutoCASH, ödemesi hâlâ yolda olan birine hatırlatma göndermek yerine çalıştırmayı bekletir ve daha sonra yeniden dener; asla birkaç günden fazla bekletmez. Odoo’da banka ödemelerini faturalarla otomatik eşleştirme hakkındaki tamamlayıcı kılavuza bakın.
🎁 Ücretsiz Discovery Ayınızda Deneyin
İlk AutoCASH ayınız ücretsiz bir Discovery ayıdır: Personal planının kullanım hakkı, denemeniz için açılan Family planı ayarları Şuraya kadar yükselt ve Hatırlatmaları şu sıklıkla tekrarla ile birlikte ve kredi kartı gerekmeden. AutoCASH hiç yapay zekâ kullanmaz; bu nedenle müşterilerinize ait hiçbir bilgi bir yapay zekâ sağlayıcısına gitmez — ne ücretsiz ayda ne de sonrasında.
- 1. Gün — Başlatın ve bağlayın: bots4.me/bots adresinde oturum açın, AutoCASH kartında Ücretsiz Discovery ayını başlat düğmesine tıklayın ve Koşulları bir kez kabul edin — kredi kartı gerekmez. Ardından Ayarlar (dişli) → AutoCASH → Access Manager → Kaynak Ekle → ERP → Odoo yolunu açın ve isteğe bağlı olarak, hatırlatmaların sizin adresinizden gitmesi için kendi posta kutunuzla Hedef Ekle’yi kullanın.
- 1. Gün — Kuralları belirleyin: Kontrol sekmesinde Şu günlerde çalıştır, Yalnızca şu süreden sonra takip et, Şu tutarın altındaki borçları yok say ve Bu müşterileri asla takip etme ayarlarını kontrol edin; Hatırlatmalardaki ödeme bilgileri ve Hatırlatmalardaki imza alanlarını doldurun. Şuraya kadar yükselt ayarını şimdilik 1. hatırlatma üzerinde bırakın.
- 1–2. Gün — DEMO raporunu okuyun: AutoCASH DEMO’da başlar ve başlattıktan kısa süre sonra, Çalışma Saatleri içinde ilk DEMO raporunu gönderir — bir çalışma gününü beklemeniz gerekmez. Rapor parayı (toplam açık, vadesi geçmiş ve bunun seviyelere dağılımı), kimlerle iletişime geçileceğini ve kimlerle geçilmeyeceğini ve nedenini listeler. Hiçbir müşteri bir şey duymaz.
- İlk çalışma gününden önce — LIVE’a geçin: DEMO raporları doğru göründüğünde Kontrol sekmesinde Mod ayarını LIVE yapın — bu seçenek ilk DEMO rapor e-postasından sonra açılır. Önizlemeleri Gönder açıkken, her çalıştırmadan bir gün önce tam olarak kimlerle iletişime geçilmek üzere olduğunu gösteren bir e-posta alırsınız; birini listeden çıkarmak için müşteri kimliğini Bu müşterileri asla takip etme alanına ekleyin, bu ertesi günkü çalıştırmaya uygulanır.
- 2–4. Haftalar — Discovery’nin açtıklarını deneyin: Şuraya kadar yükselt ayarını 2. hatırlatma veya Son hatırlatma olarak yükseltin ve Hatırlatmaları şu sıklıkla tekrarla ayarını müşterilerinize uygun aralığa getirin — araç ipuçları bunların ücretsiz Discovery ayınıza dahil olduğunu belirtir. Pay2ERP’yi de kullanıyorsanız Ödemeler işlenmemişken hatırlatmaları beklet seçeneğini açık tutun — varsayılan olarak açıktır.
- İşe yarayıp yaramadığını kontrol edin: her çalıştırmadan sonra yürütme raporunu ve Günlükler sekmesini okuyun — her müşteri, seviye, tutar ve hatırlatmanın gittiği adres. Dashboard’daki Seviye 0–3 sayaçlarının ve Hatırlatılan Toplam Tutar’ın artışını izleyin.
- Aydan sonra: ay sona erdiğinde AutoCASH kendiliğinden küçük bir aylık kotayla ücretsiz planda devam eder: kota dolduğunda yeni öğeler bir sonraki aya veya bir plan seçene kadar bekler; başlamış bir öğe her zaman tamamlanır. Bir gün önceki önizlemeler ve Family yükseltme ayarları bir plan gerektirir — AutoCASH ürün sayfasındaki plan tablosuna bakın.
🌍 Odoo’nun Ötesinde de Çalışır
AutoCASH bugün Odoo (13–19), ERPNext (15–16), Zoho (Books / Inventory), Dolibarr (23 ve üzeri), Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero ve SAP Business One ile çalışır. API’si olan diğer tüm ERP’ler — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite ve daha fazlası — talep üzerine bağlanır. Sizinki eksikse bize ulaşın.
❓ Sıkça Sorulan Sorular
Odoo, kutudan çıktığı haliyle ödeme hatırlatmalarını otomatik olarak gönderir mi?
Kısmen. Odoo Enterprise’ın takip raporları, vade tarihinden sonraki günlerle tanımladığınız düzeylerde hatırlatma gönderir; Odoo Community’de takip modülü yoktur. Genellikle özelleştirme gerektiren kısım operasyonel katmandır: bir gün önceden kiminle tam olarak iletişime geçileceğinin önizlemesi (her ücretli paket), şirket bazında istisnalar ve tekrar aralıkları, minimum tutar eşikleri, her çalıştırmadan sonra çalıştırma raporları ve eşleşen bir ödeme zaten işlemdeyken hatırlatmaları otomatik olarak beklemeye alma. AutoCASH bunların tümünü geliştirme çalışması gerektirmeden sunar.
Kademe düzeyleri nelerdir ve kademelendirme nasıl ilerler?
Dört seviye: Seviye 0 müşteriye açık faturalarının dostane bir listesini gönderir (ilk temas); Seviye 1 nazik bir ilk hatırlatma gönderir; Seviye 2 daha kararlı bir takip; Seviye 3 son bir hatırlatma. Yükseltme sıralıdır — son hatırlatmasındaki herhangi bir fatura hâlâ ödenmemişken her planlı çalıştırma müşteriyi bir seviye yukarı taşır ve en üst seviye tekrarlanır. Giriş eşiğini Yalnızca şu süreden sonra takip et ile belirlersiniz (varsayılan 14 gün) ve Şuraya kadar yükselt (Family planı, ücretsiz Discovery ayınızda denemeye açık) yükseltmeyi kademeli olarak devreye almanızı sağlar.
Kilit hesapları veya belirli müşterileri otomatik hatırlatmaların dışında tutabilir miyim?
Evet. Kilit hesapları, ana şirketleri veya iç kuruluşları otomatik tahsilat takibinin tamamen dışında tutmak için Odoo’daki müşteri kimliklerini “Bu müşterileri asla takip etme” alanına ekleyin — bu ilişkileri siz kişisel olarak yönetirken AutoCASH geri kalan herkesi kapsar. Ayrıca bir minimum vadesi geçmiş tutar ve minimum vade günüyle küçük borçları da atlayabilirsiniz.
Müşteriler zaten ödeme yaptıktan sonra hatırlatma alır mı?
Ödeme Odoo’ya kaydedildiyse hayır — AutoCASH her çalıştırmada canlı fatura durumunu ERP’nizden okur. Pay2ERP, gelen ödemeleri Odoo’ya otomatik olarak kaydederek bu boşluğu kapatır ve Ödemeler işlenmemişken hatırlatmaları beklet açıkken (varsayılan), AutoCASH ödemesi hâlâ yolda olan bir müşteriye hatırlatma göndermek yerine Pay2ERP’nin henüz bitirmediği ödeme bildirimleri olduğu sürece bekler. Asla birkaç günden fazla bekletmez ve yine de gönderdiğinde rapor bunu belirtir.
Ödeme hatırlatmalarını gönderilmeden önce önizleyebilir miyim?
Evet, iki kez. DEMO’da AutoCASH gerçek faturalarınızı okur ancak hiçbir şey göndermez — yalnızca tam olarak neyi göndereceğini gösteren raporlar alırsınız. LIVE’da Personal planından itibaren (Discovery ayınız dahil) Önizlemeleri Gönder, her çalıştırmadan bir gün önce hatırlatma gönderilmek üzere olan şirketleri ve seviyelerini size e-postayla bildirir; böylece herhangi bir şey gönderilmeden önce birini hâlâ listeden çıkarabilirsiniz.
Hatırlatmalar ne sıklıkla gönderilir?
Seçtiğiniz zamanlamaya göre — klasik ayın 1’i ve 15’i, haftalık veya istediğiniz herhangi bir özel gün seti. Şirket başına bekleme süreleri, döngüler arasında çift gönderimi önler, bu yüzden daha sık bir zamanlama hiçbir zaman bir müşterinin yinelenen e-postalarla bombalanması anlamına gelmez.
Gönderebileceğim ödeme hatırlatması sayısında bir sınır var mı?
Her plan, her faturalandırma döneminde yenilenen aylık bir kullanım hakkı içerir; hatırlatmalar, hatırlatma gönderilen müşteri başına bu haktan düşülür ve istediğiniz zaman ek kullanım satın alabilirsiniz — ürün sayfasındaki plan tablosuna bakın. İlk ayınız kredi kartı gerektirmeyen ücretsiz bir Discovery ayıdır; böylece herhangi bir ödeme yapmadan önce gerçek alacaklarınız üzerinde tam bir tahsilat döngüsü çalıştırabilirsiniz. Ay sona erdiğinde AutoCASH kendiliğinden küçük bir aylık kotayla ücretsiz planda devam eder: kota dolduğunda yeni öğeler bir sonraki aya veya bir plan seçene kadar bekler; başlamış bir öğe her zaman tamamlanır.
📚 İlgili Odoo Otomasyon Kılavuzları
- Doğal ikili: Banka Ödemeleri Odoo’da Faturalarla Otomatik Olarak Nasıl Eşleştirilir — Pay2ERP ödemeleri tespit eder, böylece AutoCASH hatırlatmayı bırakır.
- Faturalar nereden geliyor: Odoo’da Sipariş Onayı, Teslimat ve Faturalama Nasıl Otomatikleştirilir.
- Zincirin başlangıcı: E-posta Siparişleri ve RFQ’lar Odoo’ya Otomatik Olarak Nasıl Aktarılır.
- Büyük resim: Odoo Uçtan Uca Nasıl Otomatikleştirilir: E-posta Siparişinden Ödenmiş Faturaya.
🔗 Kaynaklar ve Ek Okumalar
Bu kılavuzda referans verilen resmi belgeler ve standartlar. Harici bağlantılar yeni sekmede açılır.
Peşinden Koşmadan Ödemenizi Alın
Odoo’yu beş dakikada bağlayın, AutoCASH’in tam olarak neyi göndereceğini gösteren DEMO raporunu inceleyin ve politikaya güvendiğinizde canlı hatırlatmaları açın. İlk ayınız ücretsiz bir Discovery ayıdır — kredi kartı gerekmez.