Supplier2ERP
Guida utente – Aggiornare gli ordini di acquisto senza riscrivere le conferme
🎯 Il sistema di estrazione a 3 livelli
Supplier2ERP prova prima il metodo più economico e affidabile e ricorre all’IA solo quando ne ha davvero bisogno. Ogni documento passa attraverso gli stessi tre livelli, in ordine.
| Livello | Che cosa fa | Quando viene eseguito |
|---|---|---|
| 1 | Ancoraggio dei codici — trova i suoi codici prodotto nel documento confrontandoli con il suo catalogo articoli dell’ERP. | Sempre tentato per primo. Non servono modelli — funziona dal primo giorno, con il layout di qualsiasi fornitore. |
| 2 | Apprendimento dei modelli — le regole di estrazione vengono salvate automaticamente dopo che il formato di un fornitore è stato elaborato una volta. | Usato automaticamente una volta che il layout di un fornitore è già stato visto in precedenza — più veloce e senza IA. |
| 3 | Verifica tramite IA — legge l’e-mail e gli allegati per estrarre o confermare i dati. | Solo quando l’ancoraggio dei codici e i modelli appresi non bastano. |
🔄 Come funziona Supplier2ERP – Flusso visivo
del fornitore
trovati
e date
il suo ordine di acquisto
il report
I codici vengono sempre individuati in relazione al suo catalogo articoli, cosicché quantità e prezzi vengono letti nelle righe intorno a ciascun codice anziché in una posizione di colonna fissa — è questo che permette a Supplier2ERP di funzionare già alla primissima e-mail di un fornitore, prima che esista per lui un modello.
⚖️ Convalida delle differenze – La sua rete di sicurezza
Ogni quantità, prezzo e data estratti vengono confrontati con il suo ordine di acquisto prima di scrivere qualsiasi cosa. Una differenza piccola e prevedibile — del tipo che capita ogni giorno — può essere accettata automaticamente. Qualsiasi cosa di più ampio le viene segnalata e l’ordine di acquisto resta invariato finché non lo esamina.
I valori estratti vengono anche sottoposti a un controllo di coerenza a sé stante: una quantità negativa o un prezzo assurdo non raggiungono mai il suo ERP, con o senza conferma.
_Supplier2ERP/MANUALE se è arrivata tramite _Supplier2ERP/IMPORTA. La revisione in sospeso non viene mai nascosta.
🚀 Per iniziare
- Colleghi la sua casella nella dashboard. Supplier2ERP la monitora per le conferme dei fornitori in arrivo. Oppure aggiunga la BOTS4.me Mailbox e ci inoltri le conferme — veda Inoltri a noi di seguito.
- Attivi Supplier2ERP. Inizia in DEMO — legge le conferme dei suoi fornitori e riferisce cosa aggiornerebbe; nel suo ERP non viene scritto nulla. Senza una casella di posta legge le conferme che lei inoltra alla BOTS4.me Mailbox.
- Indichi a Supplier2ERP da quali fornitori importare. Una volta collegato il suo ERP, rileva i fornitori con ordini di acquisto aperti e le invia l’elenco via e-mail; vengono letti anche i contatti configurati nel suo ERP solo come fornitori. Per qualsiasi altro fornitore, trascini una delle sue e-mail in
_Supplier2ERP/IMPORTA— la cartella compare dopo la prima esecuzione. Da nessun altro mittente viene importato nulla. - Imposti le sue soglie di tolleranza — quanto grande può essere una differenza di prezzo o quantità perché venga accettata automaticamente prima di essere segnalata.
- Colleghi il suo ERP. Sempre in DEMO, le conferme reali vengono abbinate a ordini di acquisto reali, ma non viene scritto nulla.
- Esamini alcuni report. Ciò che vede è esattamente ciò che cambierebbe una volta passati all’operatività.
- Imposti la Modalità su LIVE (con Aggiornamenti nell’ERP attivo). Da quel momento, le quantità, i prezzi e le date confermati aggiornano automaticamente i suoi ordini di acquisto.
⚙️ Riferimento delle impostazioni della dashboard
Funzionalità principali
| Impostazione | Piano | Che cosa fa |
|---|---|---|
| Abbinamento con l’ERP | Personal | Abbina i dati del fornitore estratti agli ordini di acquisto esistenti utilizzando numeri d’ordine, codici prodotto e informazioni sul fornitore. |
| Report via e-mail | Tutti i piani | Come viene informato delle conferme andate a buon fine senza problemi, comprese quelle confermate esattamente come ordinate: Dopo ogni conferma, Un’e-mail per esecuzione, un Riepilogo giornaliero o un Riepilogo settimanale. I riepiloghi elencano ogni fornitore, ordine e riga d’ordine del periodo, con una copia in Excel, e lo segnalano quando non è arrivato nulla. Le conferme che richiedono la sua attenzione le vengono sempre inviate subito via e-mail. |
| Aggiornamenti nell’ERP | Personal | Scrive nel suo ERP le quantità e i prezzi confermati. Disattivato significa sola lettura: le differenze vengono solo segnalate, anche in LIVE. |
| Estrazione tramite modelli | Personal | Utilizza modelli appresi dalle e-mail precedenti dello stesso fornitore per un’estrazione più rapida e accurata. |
| Avvisi giornalieri di ritardo | Tutti i piani | Una volta al giorno invia via e-mail le consegne scadute o a rischio. Scelga Disattivata, Solo ordini confermati dal fornitore (gli ordini di cui Supplier2ERP ha elaborato la conferma del fornitore) oppure Tutti gli ordini di acquisto aperti — ogni ordine aperto nel suo ERP, anche senza una conferma via e-mail, più un riepilogo settimanale (dal piano Personal). |
| Estrazione di riserva con IA | Personal | Quando l’ancoraggio dei codici e i modelli appresi non trovano prodotti, l’IA legge l’e-mail e gli allegati come ultima risorsa (fatturata per utilizzo). |
| File PDF scansionati | Personal | Legge tramite OCR le conferme dei fornitori che arrivano come scansione o fotografia anziché come testo. Disattivato significa che una conferma scansionata viene segnalata per l’inserimento manuale invece di essere letta. |
| Pre-elaborazione | Family | Legge da una cartella di coda nascosta gestita da AutoSPAM invece che dalla sua INBOX. Richiede AutoSPAM con la pre-elaborazione attivata. |
| Aggiorna automaticamente le quantità | Family | Consente di scrivere automaticamente le differenze di quantità confermate. Disattivato significa che le differenze vengono segnalate ma mai applicate. |
| Aggiorna automaticamente i prezzi | Business | Consente di scrivere automaticamente le differenze di prezzo confermate. Disattivato significa che le differenze vengono segnalate ma mai applicate. |
| Riacquisto automatico | Business | Le quantità rifiutate, ridotte o scadute vengono proposte come ordine bozza da un fornitore alternativo dello stesso prodotto. |
| Riacquisto: ordini reali | Enterprise | Crea effettivamente gli ordini bozza di riacquisto nel suo ERP invece di limitarsi a segnalarli. Non ha effetto se il Riacquisto automatico non è anch’esso attivato. |
Parametri di tolleranza e reportistica
| Impostazione | Predefinito | Che cosa fa |
|---|---|---|
| Differenze massime per articolo | 5 articoli | Quante righe d’ordine possono differire dalla conferma prima che l’intero ordine venga segnalato per la revisione manuale invece di essere aggiornato automaticamente. |
| Variazione massima di prezzo/quantità | 15% | La variazione massima accettabile, in percentuale, per il prezzo o la quantità di una singola riga. Qualsiasi cosa di più ampio viene segnalata per la revisione. |
| Orizzonte di rischio consegna | 7 giorni | Una data di consegna confermata entro questo numero di giorni viene considerata a rischio e compare negli avvisi giornalieri di ritardo prima di essere effettivamente in ritardo. |
| Periodo di osservazione del report ritardi | 90 giorni | Gli ordini di acquisto più vecchi di questo periodo non vengono monitorati quando Avvisi giornalieri di ritardo è impostato su Tutti gli ordini di acquisto aperti. |
| Invia i report degli ordini aggiornati a | — | Chi riceve i report delle conferme dei fornitori andate a buon fine senza problemi e il riepilogo giornaliero o settimanale. Indirizzi separati da virgola; se vuoto, viene usato l’indirizzo e-mail del suo account. |
| Invia le conferme da gestire a mano a | — | Chi riceve il report di una conferma applicata solo in parte, non riuscita o in attesa della sua verifica. Inviato sempre subito, qualunque cosa abbia scelto in Report via e-mail. Indirizzi separati da virgola; se vuoto, viene usato l’indirizzo e-mail del suo account. |
| Invia i report delle consegne in ritardo a | l’e-mail del suo account | Chi riceve i report delle consegne in ritardo e dei riacquisti. Separati da virgola. Se vuoto, il report delle consegne in ritardo va all’e-mail del suo account e alle e-mail della direzione. |
🛡️ Modalità di accesso
Tre modalità le permettono di testare al suo ritmo, ciascuna concedendo a Supplier2ERP un po’ più di accesso della precedente.
| Modalità | Accesso | Cosa succede |
|---|---|---|
| Demo Sandbox | Nessuno | Solo documenti fornitore di esempio, su BOTS4.me/demo. Non serve alcuna connessione all’ERP. |
| Modalità demo | Casella di posta + lettura ERP | Le conferme reali vengono abbinate a ordini di acquisto reali. Non viene scritto nulla — i report mostrano esattamente ciò che cambierebbe. |
| Modalità LIVE | Casella di posta + lettura e scrittura ERP | Automazione completa: le conferme vengono elaborate e gli ordini di acquisto aggiornati automaticamente. |
⌛ Consegne in ritardo e riacquisto automatico
Due funzionalità guardano oltre la conferma appena ricevuta, verso gli ordini di acquisto ancora in attesa di una.
Avvisi giornalieri di ritardo
Un’unica e-mail giornaliera elenca le righe d’ordine di acquisto scadute, o prossime a mancare la data di consegna confermata entro il suo orizzonte di rischio. Lei sceglie quali ordini monitorare: solo quelli di cui Supplier2ERP ha elaborato la conferma del fornitore, oppure ogni ordine aperto nel suo ERP — compresi gli ordini il cui fornitore non ha mai inviato alcuna conferma. I ritardi nelle consegne emergono prima di raggiungere la sua linea di produzione.
Riacquisto automatico
Quando un fornitore rifiuta o riduce una quantità confermata, o una consegna va in ritardo, la quantità mancante può essere proposta come ordine di acquisto bozza da un fornitore alternativo dello stesso prodotto. Si parte in modalità simulazione: la proposta viene solo segnalata via e-mail. Attivando Riacquisto: ordini reali, l’ordine bozza viene creato nel suo ERP per la sua revisione — non viene mai confermato automaticamente.
📊 Come leggere il report
✅ Riuscite
Conferme completamente abbinate e, in Modalità automazione, già applicate al suo ordine di acquisto.
⚠️ Parziali
Alcune righe sono state abbinate, altre hanno superato la sua tolleranza o non hanno potuto essere lette — segnalate per la sua revisione.
❌ Non riuscite / Ignorate
Non è stato estratto nulla di utilizzabile, oppure l’e-mail non era affatto una conferma del fornitore — lasciata nella sua INBOX, oppure spostata in _Supplier2ERP/MANUALE se è arrivata tramite _Supplier2ERP/IMPORTA.
❓ Risoluzione dei problemi
| Che cosa vede | Che cosa significa |
|---|---|
| Una conferma non è stata abbinata a nessun ordine di acquisto | L’ancoraggio dei codici non ha trovato alcun codice prodotto riconosciuto dal suo catalogo dell’ERP — verifichi che i codici presenti nel documento esistano davvero nel suo ERP. |
| È stata segnalata una variazione di quantità o prezzo ma non è stata applicata | O Aggiorna automaticamente le quantità / Aggiorna automaticamente i prezzi è disattivato, oppure la variazione supera la sua soglia di Variazione massima di prezzo/quantità. |
| È stato segnalato l’intero ordine invece di una sola riga | Sono differite più righe di quante ne consenta la sua impostazione Differenze massime per articolo. |
| È stato segnalato un ordine di riacquisto ma non è mai stato creato | Questo perché Riacquisto: ordini reali è disattivato — il Riacquisto automatico si limita per impostazione predefinita alla sola simulazione. |
| Il formato di un fornitore continua a passare ogni volta attraverso l’IA | L’apprendimento dei modelli salva un modello dopo aver visto un formato una volta; se continua a fallire, il layout potrebbe variare abbastanza tra un’e-mail e l’altra da impedire di trovare un modello stabile. |
📨 Inoltri a noi — nessun collegamento della casella necessario
Non è affatto necessario collegare una casella. In BOTS4.me/bots → Impostazioni → Supplier2ERP, clicchi su Aggiungi origine e aggiunga la BOTS4.me Mailbox — un clic, niente da collegare, nessuna password. Poi inoltri le e-mail a supplier2erp@bots4.me. Finché la Modalità demo è attiva riceve un’anteprima via e-mail; una volta disattivata, Supplier2ERP aggiorna realmente l’ordine di acquisto nel suo ERP. Così ci serve solo l’accesso al suo ERP, mai alla sua casella.
Chi può inoltrare: lo imposti in Supplier2ERP → Controlli → Inoltri a noi – accetta e-mail da. Vuoto: solo l’indirizzo e-mail del suo account. Compilato: esattamente gli indirizzi che inserisce (fino a 6) — sostituiscono l’indirizzo del suo account, quindi aggiunga anche quello se inoltra anche lei.
Prima che qualcosa venga scritto nel suo ERP verifichiamo che l’e-mail provenga davvero dal suo indirizzo (DKIM). Se il suo provider di posta non firma la posta in uscita, confermi l’e-mail una volta con un clic. Ogni e-mail inoltrata viene eliminata dalla nostra casella subito dopo l’elaborazione — al più tardi dopo 7 giorni se non è stato possibile elaborarla. Lo usi mentre ci valuta, oppure in modo permanente se preferisce non condividere mai l’accesso alla sua casella.
La stessa e-mail inoltrata due volte viene elaborata una sola volta. Con la Modalità demo disattivata, il mittente riceve via e-mail una breve ricevuta dopo ogni e-mail inoltrata: elaborata, oppure non elaborata e dove vederne il motivo.
📬 Registri nella sua casella di posta
- Dove: ogni casella di posta riceve una cartella LOGS all’interno della cartella del bot stesso, per esempio _Mail2ERP/LOGS. Ogni bot ha la propria.
- Cosa: le stesse righe della scheda Registri, un messaggio per riga. Non viene inviato nulla per e-mail — le righe vengono scritte direttamente nella cartella.
- Non letto significa che serve il suo intervento: arrivano non lette solo le righe che richiedono una sua decisione. Tutte le altre righe, avvisi compresi, arrivano già lette.
- Pulsanti con un clic: le righe relative a un’e-mail hanno gli stessi pulsanti della dashboard. Un pulsante che archivia l’e-mail prende il nome della cartella di destinazione, per esempio CONSENTI o SPAM. Un pulsante apre una breve pagina di conferma, senza bisogno di accedere, e funziona per 7 giorni. Il risultato arriva come nuova riga, con un pulsante di annullamento dove disponibile.
- Decidere dal registro: una riga che richiede la sua decisione mostra anche i nomi degli allegati dell’e-mail e le sue prime righe, così raramente occorre aprire l’e-mail stessa.
- Gestione dello spazio: la cartella conserva le ultime 100 righe per un massimo di 30 giorni. Il registro completo resta nella sua dashboard.
- Sicuro fin dalla progettazione: i messaggi di registro autentici si trovano solo nelle cartelle LOGS, mai nella sua posta in arrivo, e la pagina di conferma non chiede mai una password.
- Interruttore: Registri nella sua casella di posta, nell’elenco delle funzioni del bot nella scheda Controlli. Attivo per impostazione predefinita dal piano Personal.
❓ Domande frequenti
💡 Le cartelle che iniziano con _ (ad es. _Supplier2ERP) vengono create automaticamente dall’app — non le rinomini e non le elimini.
Quali formati di documento sono supportati?
PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx), HTML, testo del corpo dell’e-mail e immagini tramite OCR — praticamente qualsiasi formato inviato da un fornitore.
Con quali ERP funziona?
Odoo, ERPNext, Zoho, Dolibarr, Business Central online, QuickBooks Online, Xero e SAP Business One, ciascuno con la propria strategia di aggiornamento — a lotti, ordine intero o articolo singolo. Qualsiasi altro ERP dotato di API viene collegato su richiesta.
Come trova i miei codici prodotto senza un modello?
L’ancoraggio dei codici cerca nel documento codici presenti nel suo catalogo dell’ERP, poi legge la quantità e il prezzo intorno a ciascuno di quelli trovati. Non serve alcun modello per la prima e-mail di un fornitore.
Cosa succede se i prezzi o le quantità differiscono dal mio ordine?
Le piccole differenze entro la sua tolleranza possono essere accettate automaticamente; quelle più grandi vengono segnalate e l’aggiornamento viene rimandato finché non lo esamina. L’e-mail di conferma resta non letta — nella sua INBOX, oppure in _Supplier2ERP/MANUALE se è arrivata tramite _Supplier2ERP/IMPORTA — in modo che la revisione in sospeso sia visibile a colpo d’occhio.
Impara il formato di un fornitore?
Sì. Dopo aver elaborato una volta il layout di un fornitore, le regole di estrazione vengono salvate. I documenti futuri dello stesso fornitore vengono elaborati più rapidamente, senza bisogno di IA.
Dove finiscono le e-mail segnalate o non riuscite?
Restano non lette nella sua INBOX, così non le perde — oppure, se sono arrivate tramite _Supplier2ERP/IMPORTA, vengono spostate in _Supplier2ERP/MANUALE. Le conferme elaborate correttamente vengono archiviate in _Supplier2ERP/ELABORATO.
Supplier2ERP ha saltato una conferma. Posso farlo riprovare?
Sì. Trascini l’e-mail in _Supplier2ERP/IMPORTA e verrà letta all’esecuzione successiva — in Modalità automazione anche se un tentativo precedente non era riuscito. Da quel momento Supplier2ERP importa anche tutto ciò che arriva da quel mittente, e il mittente viene contrassegnato come fornitore, così Mail2ERP lo ignora. La cartella viene creata automaticamente finché Supplier2ERP è attivo.
Non voglio che Supplier2ERP importi un determinato fornitore. Come lo fermo?
Trascini un’e-mail di quel fornitore in _Supplier2ERP/NON_IMPORTARE. Dall’esecuzione successiva Supplier2ERP non importa più nulla da quel mittente e l’e-mail viene riportata nella sua INBOX (o in _Supplier2ERP/MANUALE quando Separa i fornitori è attivo). Il mittente resta contrassegnato come fornitore, quindi nemmeno Mail2ERP lo importa. I report dei ritardi e il riacquisto per quel fornitore continuano a funzionare. Per annullare, trascini un’e-mail dello stesso mittente in _Supplier2ERP/IMPORTA.
Posso fare delle prove senza toccare il mio ERP?
Sì. In DEMO Supplier2ERP legge i suoi ordini di acquisto ma non scrive nulla, con report completi che mostrano cosa cambierebbe. Primo mese gratuito.
Funziona con Mail2ERP?
Sì. Mail2ERP gestisce gli ordini clienti in arrivo sul lato vendite; Supplier2ERP gestisce le conferme fornitore in arrivo sul lato acquisti. Entrambi monitorano la sua casella di posta.
Questo usa l’IA? A noi non è consentito.
Imposti la Modalità IA su Disattivata e nessun modello linguistico viene chiamato, nessun documento viene inviato a un fornitore di IA. Le conferme che elencano i suoi codici prodotto con le quantità in una tabella leggibile vengono lette normalmente, confrontandole con il suo catalogo dell’ERP. I layout scansionati o insoliti le vengono passati per l’inserimento manuale invece di essere indovinati. Se il suo team di conformità ne ha bisogno per iscritto, ci chieda e glielo confermeremo per la sua pratica.
Come gestisce le date di consegna?
Supplier2ERP estrae dal documento le date di consegna confermate e aggiorna le righe corrispondenti del suo ordine di acquisto. Supporta più formati di data.
🔒 Ciò che Supplier2ERP non farà mai
- Scrivere nel suo ERP mentre è in DEMO.
- Creare un ordine di riacquisto reale a meno che «Riacquisto: ordini reali» non sia attivato — l’impostazione predefinita è la sola segnalazione.
- Abbinare un documento a un ordine di acquisto senza prima verificare i codici prodotto rispetto al suo catalogo.
- Applicare una variazione di prezzo o quantità oltre la tolleranza che Lei ha impostato senza segnalarla per la revisione.
- Confermare un ordine di riacquisto per suo conto — viene sempre creato come bozza.
- Nasconderle una conferma segnalata o illeggibile — resta non letta nella sua INBOX o in
_Supplier2ERP/MANUALE.