Automatizzare ERPNext dalle e-mail: ordini, conferme dei fornitori e pagamenti

🎯 Dove le aziende con ERPNext digitano ancora a mano

ERPNext è molto bravo in ciò che accade dopo che un documento esiste: regole di prezzo, prenotazioni di magazzino, consegne, fatture e contabilità generale derivano tutte da un ordine di vendita o d’acquisto corretto. Il punto debole è il passaggio precedente. La maggior parte dei documenti nasce come e-mail di qualcuno esterno alla sua azienda, ed ERPNext non può leggere quelle e-mail al posto suo.

• Ordini dei clienti e richieste di offerta arrivano come allegati PDF, Excel o scansionati, ogni cliente con il proprio layout. Qualcuno apre ogni e-mail e digita articoli, quantità e riferimenti in un preventivo o in un ordine di vendita.
• Le conferme d’ordine dei fornitori tornano con quantità modificate, nuovi prezzi o una data di consegna posticipata. Qualcuno le confronta riga per riga con il suo ordine d’acquisto e lo aggiorna, oppure le differenze sfuggono del tutto.
• Gli incassi si presentano come notifiche bancarie o file di estratto conto. Qualcuno trova la fattura di vendita giusta per ogni pagamento e registra un pagamento, spesso per un’ora o due al giorno.

Quasi nulla di tutto ciò richiede discernimento, ma tutto richiede attenzione, perché una quantità sbagliata o un pagamento registrato sulla fattura sbagliata crea problemi settimane dopo. È proprio il tipo di lavoro di cui si occupano i tre bot qui sotto.

🤖 Quali bot di BOTS4.me funzionano con ERPNext

Tutte le app ERP di BOTS4.me funzionano su ERPNext 15 e 16. Questa pagina si concentra sulle tre che trasformano le e-mail in documenti ERPNext. La tabella mostra cosa legge e cosa scrive ciascuna.

AutoERP (conferma, spedisce e fattura gli ordini contrassegnati), AutoCASH (solleciti di pagamento), Bill2ERP (fatture dei fornitori come bozze di fattura d’acquisto), AutoSTOCK e AutoPURCHASE funzionano anch’essi su ERPNext. Un’unica connessione ERPNext li serve tutti, quindi avviare un altro bot in seguito non richiede nuovo lavoro di integrazione.

📧 Mail2ERP: dalle e-mail dei clienti a preventivi e ordini di vendita

Mail2ERP legge la sua casella vendite e decide per ogni e-mail se è una richiesta di offerta, un ordine fermo o nessuno dei due. Più segnali indipendenti votano questa decisione, e una sua correzione manuale vince sempre. Poi legge le righe di prodotto dal testo dell’e-mail e da ogni allegato, senza modelli, e abbina ogni codice ai suoi articoli ERPNext.

Cosa crea in ERPNext

• Richiesta → preventivo in bozza. Il suo team vendite lo verifica, lo adatta e lo invia come di consueto.
• Ordine fermo → ordine di vendita, confermato. Mail2ERP crea prima l’ordine in bozza e poi lo conferma, così la logica di prezzi e stati di ERPNext viene eseguita esattamente come per un ordine inserito da una persona.
• Risposta al suo preventivo → ordine di vendita. Con Rilevamento RFQ attivo, una risposta del cliente che cita uno dei suoi numeri di preventivo e chiede di procedere trasforma quel preventivo in un ordine di vendita confermato.
• File e contesto: gli allegati originali del cliente vengono allegati al documento, e il testo dell’e-mail viene aggiunto come commento, così chiunque apra il preventivo o l’ordine di vendita vede da dove proviene.
• Nessun doppio inserimento: quando l’utente di integrazione può aggiungere campi personalizzati, Mail2ERP contrassegna ogni documento che crea con l’e-mail di origine, così lo stesso ordine inoltrato due volte o inviato a due indirizzi viene creato una sola volta.

Cosa non fa mai

Mail2ERP non crea mai un cliente o un articolo in ERPNext. Il mittente deve appartenere a un cliente esistente, e ogni riga deve corrispondere a un articolo del suo catalogo. Una riga la cui quantità non può essere letta con certezza viene saltata anziché indovinata, e lei riceve un’e-mail che le chiede di aggiungerla a mano. Con l’Abbinamento intelligente multi-codice, le righe possono essere abbinate anche tramite codici fornitore, codici a barre, codici articolo del produttore e i codici articolo dei suoi clienti, che ERPNext memorizza come codici articolo cliente.

📦 Supplier2ERP: conferme riportate sui suoi ordini d’acquisto

Supplier2ERP è l’immagine speculare di Mail2ERP sul lato acquisti. Legge le conferme e gli avvisi di consegna inviati dai suoi fornitori e riporta ciò che hanno confermato sull’ordine d’acquisto ERPNext corrispondente.

• Solo i mittenti che gli ha insegnato. Supplier2ERP legge la posta dei mittenti del suo elenco fornitori. Si aggiunge un fornitore trascinando una delle sue e-mail nella cartella _AutoSPAM/FORNITORE; finché l’elenco è vuoto, non viene filtrato nulla.
• Trovare l’ordine giusto. Quando l’e-mail cita il numero del suo ordine d’acquisto, vince quel numero. Altrimenti Supplier2ERP confronta i codici prodotto nell’e-mail con i suoi ordini d’acquisto aperti per quel fornitore. Se due ordini corrispondono ugualmente bene, non viene scritto nulla e lei riceve un report.
• Controlli prima di ogni scrittura: i dati devono essere plausibili, e il numero di righe divergenti, ogni singola differenza di prezzo e ogni singola differenza di quantità devono restare entro i limiti che lei imposta. Se un controllo non riesce, lei riceve un report invece di un aggiornamento.
• Come viene aggiornato ERPNext: un ordine d’acquisto in bozza viene salvato con i nuovi valori. Un ordine d’acquisto confermato viene modificato tramite la funzione Update Items di ERPNext, con l’elenco completo delle righe, e una data confermata diventa anche la data di consegna prevista. Gli ordini chiusi, completati e annullati non vengono toccati.
• Le sue regole restano al comando: gli aggiornamenti automatici di quantità e prezzi hanno ciascuno il proprio interruttore. Un fornitore che conferma esattamente ciò che lei ha ordinato viene registrato come confermato, senza nulla da modificare.

Le conferme elaborate vengono spostate nella cartella _Supplier2ERP/ELABORATO della sua casella di posta; tutto ciò che richiede una persona resta non letto nella sua INBOX.

💶 Pay2ERP: incassi registrati sulle fatture giuste

Pay2ERP legge gli incassi, stabilisce quale delle sue fatture di vendita aperte salda ciascuno e registra il pagamento in ERPNext. Lavora solo con il denaro in entrata; i pagamenti in uscita vengono ignorati.

Da dove arrivano i pagamenti

• E-mail bancarie: le notifiche o gli estratti che la sua banca già invia. I file strutturati come MT940, MT942, CAMT.053, BAI2 e OFX vengono letti movimento per movimento; le altre e-mail vengono lette dal testo.
• Connessioni bancarie e di pagamento: per esempio Revolut, Wise, Qonto, Mercury, Stripe, PayPal o Square.
• Transazioni bancarie ERPNext: le transazioni in entrata, non ancora riconciliate, dei conti bancari ERPNext che sceglie.

Come un pagamento viene abbinato e registrato

Pay2ERP cerca prima un riferimento di fattura insieme all’importo. Quando il pagamento non riporta un riferimento utilizzabile, cerca il pagatore tra i nomi aziendali che ha imparato e verifica quale combinazione di fatture aperte di quel cliente corrisponde all’importo. Ogni abbinamento riuscito gli insegna qualcosa, ed è per questo che il secondo mese richiede molta meno attenzione del primo.

Per ogni fattura pagata crea e conferma un pagamento tramite la mappatura di ERPNext, senza mai pagare più di quanto resta aperto. Quando il pagamento proviene da una transazione bancaria ERPNext, la transazione viene riconciliata con quelle registrazioni. I pagamenti che non riesce ad abbinare vengono elencati in un’e-mail separata con il messaggio originale allegato, così possono essere registrati a mano.

⚙️ Configurazione passo per passo per ERPNext

• Passo 1 — Inizi il suo mese Discovery gratuito: acceda a bots4.me/bots e faccia clic su Inizia il mese Discovery gratuito nella scheda del bot desiderato, per esempio Mail2ERP. Non serve alcuna carta.
• Passo 2 — Crei un utente di integrazione in ERPNext: in Utenti, crei un utente come “BOTS4.me Integration” con i ruoli Sales User, Purchase User, Stock User, Accounts User, Sales Master Manager e Purchase Master Manager. Senza i due ruoli Master Manager, ERPNext nasconde i prezzi all’API.
• Passo 3 — Generi la chiave API e il secret: apra l’utente, vada alla scheda Settings → API Access → Generate Keys. Copi il secret API, mostrato una sola volta, e la chiave API.
• Passo 4 — Colleghi ERPNext su bots4.me: in Impostazioni → il bot → Access Manager → Aggiungi destinazione → ERP → ERPNext, inserisca l’URL del suo sito ERPNext, la chiave API e il secret API. La procedura completa è in Come collegarsi.
• Passo 5 — Colleghi la sua casella di posta: Gmail e Microsoft 365 si collegano con Secure Quick Connect; gli altri provider via IMAP con una password per le app. Per Mail2ERP e Supplier2ERP può anche non collegare alcuna casella: aggiunga la casella BOTS4.me come origine e vi inoltri le e-mail.
• Passo 6 — Legga i report Demo, poi passi in LIVE: ogni bot parte in Modalità demo e le invia via e-mail ciò che avrebbe scritto. Quando i report la convincono, imposti Modalità su LIVE nella scheda Controlli.

🧪 Modalità demo ed e-mail che i bot non riescono a gestire

Ogni bot parte in Modalità demo. Legge le sue e-mail reali e i suoi dati ERPNext reali e le invia un report di ciò che avrebbe esattamente creato o modificato, ma non scrive nulla. LIVE si sblocca dopo il primo report Demo. Può vedere come funziona in generale nella pagina Modalità demo, oppure provare prima la demo dal vivo della dashboard con dati di esempio.

Cosa succede alle e-mail poco chiare

• Nulla scompare: un’e-mail che un bot non è riuscito a elaborare resta non letta nella sua INBOX. Le e-mail importate vengono spostate nella cartella ELABORATO del bot.
• Ogni decisione viene registrata nella scheda Registri della dashboard e nella cartella LOGS della sua casella di posta, con il motivo, per esempio un mittente che non è cliente in ERPNext o un codice articolo che non esiste. Veda la guida alla cartella LOGS.
• Corregga Mail2ERP con le cartelle: trascini un’e-mail in _Mail2ERP/PREVENTIVO o _Mail2ERP/ORDINI per rielaborarla come preventivo o come ordine, oppure in _Mail2ERP/SALTA per saltare quel tipo di e-mail in futuro. La correzione viene ricordata per quel mittente.
• I pagamenti non abbinati le vengono inviati via e-mail con il messaggio bancario originale, e le conferme dei fornitori fuori dai suoi limiti restano nella INBOX finché qualcuno non le esamina.

📅 Il mese Discovery gratuito e il piano gratuito

Il primo mese di ogni bot è un mese Discovery gratuito, senza carta. Gli interruttori contrassegnati con Discovery nella scheda Controlli sono inclusi in quel mese e partono disattivati, così decide lei cosa provare.

📚 Letture correlate

• Prodotti: Mail2ERP, Supplier2ERP e Pay2ERP.
• Guide: Guida di Mail2ERP, Guida di Supplier2ERP, Guida di Pay2ERP e Come collegarsi.
• Un altro ERP open source: Automatizzare Dolibarr: ordini via e-mail, fatturazione e solleciti di pagamento.
• Confrontare gli approcci: Parseur, Docparser o Nanonets vs Mail2ERP per l’inserimento ordini nell’ERP.
• Altri ERP: Business Central, SAP Business One, Zoho Inventory e Zoho Books e Odoo.
• Approfondimento: Capire i sistemi ERP e CRM e i numeri reali del caso di studio IMP Kontakt.