Come trasformare gli ordini d’acquisto ricevuti via e-mail in ordini di vendita di Business Central
Basta ridigitare ordini d’acquisto PDF ed Excel in Dynamics 365 Business Central
I suoi clienti inviano i loro ordini d’acquisto via e-mail come PDF, fogli di calcolo e scansioni, e qualcuno del suo team apre ciascuno di essi e digita le righe in un ordine di vendita di Business Central. Questa guida mostra come Mail2ERP svolge questo passaggio al posto suo: legge l’e-mail e i suoi allegati, trova il cliente e gli articoli in Business Central e crea un ordine di vendita per un ordine o un’offerta di vendita per una richiesta di prezzo. Collega la sua casella di posta e Business Central online in pochi minuti, parte in Modalità demo, e il primo mese è un mese Discovery gratuito.
🎯 “Digitiamo ancora in Business Central ogni ordine d’acquisto ricevuto via e-mail”
È la frase che sentiamo più spesso da distributori e grossisti che usano Business Central. L’ERP in sé va bene. Il problema sta a monte: gli ordini arrivano via e-mail, nel formato prodotto dal sistema acquisti di ciascun cliente, e nulla trasforma quegli allegati in righe di vendita se non una persona.
- Ogni cliente ha un layout diverso. Uno invia un PDF pulito dal suo ERP, uno un file Excel con il proprio ordine di colonne, uno un modulo scansionato, e uno elenca semplicemente i codici articolo nel corpo dell’e-mail.
- Il lavoro è lento e soggetto a errori. Codici articolo, quantità, numero d’ordine del cliente e data di consegna richiesta devono essere copiati correttamente. Una cifra invertita diventa una spedizione sbagliata e poi una correzione.
- Gli ordini aspettano le persone. Un ordine che arriva fuori orario resta fermo finché qualcuno non torna alla scrivania, e una richiesta di prezzo evasa con un giorno di ritardo è spesso una richiesta di prezzo persa.
- Richieste di prezzo e ordini sono mescolati. Per ogni e-mail qualcuno deve decidere se serve un’offerta di vendita o un ordine di vendita prima ancora di iniziare a digitare.
Il volume cresce in fretta. Un cliente di Mail2ERP, IMP Kontakt, riceve ogni mese migliaia di ordini e richieste di offerta via e-mail — un carico di lavoro che richiederebbe un team dedicato all’inserimento dati se fosse digitato a mano.
🔍 Cosa provano di solito per primo i team che usano Business Central
Copia e incolla dall’allegato
Il metodo più comune è ancora il più vecchio: il PDF su uno schermo, l’ordine di vendita sull’altro, e copiare riga per riga. Funziona con cinque ordini al giorno. Con cinquanta diventa il lavoro a tempo pieno di qualcuno, e il tasso di errore cresce con il volume.
Modelli di importazione e flussi creati per cliente
Alcuni team creano un’importazione o un flusso di lavoro per i file dei loro clienti più grandi. Ognuno capisce un solo layout. Quando il cliente cambia il suo modello, aggiunge una colonna o arriva un nuovo cliente, l’importazione si rompe o qualcuno deve crearne un’altra.
Funzioni di IA dentro Business Central
Microsoft sta aggiungendo l’IA a Business Central, tra cui un Sales Order Agent. Se lo sta confrontando con uno strumento esterno, legga il nostro confronto Mail2ERP vs Sales Order Agent di Business Central. Questa guida spiega come Mail2ERP stesso lavora con Business Central.
⚠️ Ciò di cui il lavoro ha davvero bisogno
Uno strumento che legga qualsiasi layout in qualsiasi lingua senza modelli, distingua una richiesta di prezzo da un ordine, trovi il cliente e i codici articolo giusti nella sua società di Business Central, lasci i prezzi a Business Central e non crei mai lo stesso documento due volte.
⚙️ Come Mail2ERP lavora con Business Central
Arriva l’e-mail del cliente
Mail2ERP legge e abbina
Ordine di vendita o offerta di vendita in Business Central
E-mail archiviata in ELABORATO
Quale documento crea
Mail2ERP classifica ogni e-mail come richiesta di prezzo, ordine o nessuno dei due. Una richiesta di prezzo diventa un’offerta di vendita, e un ordine fermo diventa un ordine di vendita — un documento per e-mail, testata e righe in un solo passaggio. L’API di Business Central non prevede un passaggio di rilascio separato, quindi l’ordine di vendita resta così come è stato creato.
Come vengono abbinati clienti e articoli
- Cliente: l’indirizzo e-mail del mittente deve appartenere a un cliente in Business Central o a una persona di contatto collegata a un cliente. Mail2ERP non crea mai clienti e rifiuta i clienti bloccati.
- Articoli: i codici prodotto nell’e-mail vengono abbinati ai suoi numeri articolo. Con l’interruttore Codici a barre attivo, viene confrontato anche il GTIN dell’articolo. L’API di Business Central non offre riferimenti articolo, codici articolo del fornitore né codici del produttore, quindi l’abbinamento usa solo numero articolo e GTIN. Gli articoli bloccati vengono rifiutati, e Mail2ERP non crea mai articoli.
- Quantità: una riga la cui quantità non può essere letta con certezza viene saltata, non indovinata, e lei riceve un’e-mail che le chiede di aggiungerla a mano.
I prezzi vengono da Business Central
Mail2ERP non copia il prezzo del cliente nella riga quando corrisponde al prezzo unitario dell’articolo. Business Central calcola allora da solo il prezzo della riga, così i suoi prezzi cliente e sconti di riga restano validi, e Business Central applica le proprie imposte. Il prezzo dell’e-mail viene usato solo quando l’articolo non ha un prezzo unitario.
Cos’altro finisce sul documento
- N. documento esterno: il numero d’ordine del cliente, così il suo team e il cliente parlano dello stesso riferimento.
- Data di consegna: la data richiesta viene riportata sull’ordine di vendita come data di consegna richiesta e come data di spedizione della riga.
- Note e file: una nota del cliente diventa righe di commento sul documento; il testo dell’e-mail viene allegato come file di testo e gli allegati originali vengono allegati all’ordine di vendita o all’offerta.
- Indirizzo di spedizione: resta l’indirizzo di spedizione predefinito del cliente, perché l’API non offre codici di indirizzo di spedizione tra cui scegliere.
Quando il cliente ordina sulla base della sua offerta
Con Rilevamento RFQ attivo, una risposta che cita il numero della sua offerta di vendita e dice chiaramente “ordine” trasforma quell’offerta in un ordine di vendita con l’azione Crea ordine di Business Central. Mail2ERP ordina l’intera offerta; se il cliente modifica le quantità, all’ordine viene allegata una nota per il suo team.
Nessun duplicato
Prima di creare qualsiasi cosa, Mail2ERP registra ciò che sta per creare e inserisce un proprio contrassegno nel N. documento esterno quando il cliente non indica un numero d’ordine. Se un’esecuzione si interrompe, quella successiva trova il documento invece di crearne un secondo. Lo stesso ordine inviato a due indirizzi o inoltrato di nuovo viene importato una sola volta; con AutoSPAM la copia viene spostata in _AutoSPAM/DUPLICATI.
🛠️ Configurazione passo per passo
- Passo 1 — Inizi il suo mese Discovery gratuito: acceda a bots4.me/bots, faccia clic su Inizia il mese Discovery gratuito nella scheda di Mail2ERP e accetti i Termini una volta. Non serve alcuna carta.
- Passo 2 — Colleghi la sua casella di posta: apra Impostazioni → Mail2ERP → Access Manager → Aggiungi origine. Microsoft 365 e Gmail usano Secure Quick Connect; gli altri provider si collegano via IMAP con una password per le app. I dettagli per ogni provider sono in Come collegarsi. Può anche fare a meno della casella di posta e inoltrare gli ordini a mail2erp@bots4.me dall’indirizzo del suo account.
- Passo 3 — Colleghi Business Central: faccia clic su Aggiungi destinazione, scelga il riquadro Dynamics 365 Business Central e Accedi con Microsoft con un account aziendale che abbia una licenza Business Central. Non vengono memorizzate password né chiavi API. BOTS4.me lavora con le autorizzazioni di quell’utente.
- Passo 4 — Scelga l’ambiente e la società: BOTS4.me elenca i suoi ambienti (produzione e sandbox) e le relative società. Se c’è una sola società, viene scelta per lei; altrimenti la scelga nella scheda di Business Central e faccia clic su Salva.
- Passo 5 — Verifichi le autorizzazioni: Mail2ERP deve poter leggere clienti, contatti e articoli e creare offerte di vendita e ordini di vendita. Il set di autorizzazioni standard D365 BUS FULL ACCESS copre tutte le app di BOTS4.me.
- Passo 6 — Lavori in DEMO, poi passi in LIVE: Mail2ERP parte in Modalità demo e le invia via e-mail ciò che creerebbe. Quando i report la convincono, imposti Modalità su LIVE nella scheda Controlli.
🔐 Se Microsoft chiede un amministratore
Molte organizzazioni consentono solo a un amministratore di approvare nuove app. Faccia clic su Chieda al suo amministratore Microsoft nel modulo di Business Central e invii il link al suo amministratore di Microsoft 365; una sola approvazione vale per tutta l’organizzazione. I commercialisti che lavorano come ospiti nel Business Central di un cliente inseriscono il dominio o il Tenant ID del cliente in Tenant (dominio o ID) prima di accedere.
Business Central online è supportato; le installazioni on-premises no.
🧭 La sua prima settimana: Modalità demo, ordine di prova, LIVE
Verifichi la scheda Controlli
- Modalità: DEMO legge le sue e-mail reali e i dati di Business Central e non scrive nulla in Business Central — lei riceve un’e-mail con l’offerta o l’ordine che avrebbe creato. LIVE diventa disponibile dopo la prima e-mail di report DEMO.
- Orario di funzionamento e fine settimana: Mail2ERP lavora entro questi orari, che all’inizio corrispondono all’orario d’ufficio dei giorni feriali. Li ampli se vanno importati anche gli ordini della sera e del fine settimana.
- Interruttori Discovery: gli interruttori con l’etichetta Discovery sono inclusi nel suo mese gratuito e partono disattivati. Per Business Central, quelli utili sono Codici a barre (abbinamento GTIN), Rilevamento RFQ e Separa gli esterni (i mittenti sconosciuti finiscono in _Mail2ERP/ESTERNO invece di restare nella sua INBOX).
Invii un ordine di prova
Invii un’e-mail da un indirizzo che appartiene a un cliente in Business Central e indichi due o tre numeri articolo con le quantità — nel testo o come allegato PDF o Excel. Dopo l’esecuzione successiva arriva il report DEMO, e la decisione compare nella scheda Registri e nella cartella _Mail2ERP/LOGS della sua casella di posta (veda la guida alla cartella LOGS). Invii una seconda e-mail che chiede solo un prezzo per vedere un’offerta di vendita.
Corregga con le cartelle, poi passi in LIVE
Trascini un’e-mail in _Mail2ERP/PREVENTIVO o _Mail2ERP/ORDINI per rielaborarla come offerta o come ordine, oppure in _Mail2ERP/SALTA per saltare quel tipo di e-mail in futuro. Ogni spostamento insegna anche a Mail2ERP come trattare quel mittente. Quando i report DEMO la convincono, passi in LIVE.
📅 Alla fine del mese Discovery
Alla fine del mese, Mail2ERP prosegue da solo con il piano gratuito e una piccola quota mensile: quando è esaurita, i nuovi elementi attendono il mese successivo o finché non sceglie un piano, e un elemento già avviato viene sempre completato. Scelga un piano per mantenere tutte le funzioni — veda la tabella dei piani nella pagina prodotto di Mail2ERP.
Il piano gratuito legge testo delle e-mail, PDF, CSV e HTML; PDF scansionati, immagini, Excel, Word e gli interruttori Discovery richiedono un piano. Nulla di ciò che ha importato viene annullato.
📅 E-mail poco chiare e operatività quotidiana
Una volta in LIVE, Mail2ERP legge PDF, Excel, Word, CSV, HTML, immagini e documenti scansionati con OCR — in qualsiasi lingua, senza modelli, entro l’orario di funzionamento che imposta.
- Le e-mail importate vengono spostate in _Mail2ERP/ELABORATO; l’ordine di vendita o l’offerta è già in Business Central, con i file originali allegati.
- Le e-mail poco chiare restano nella sua INBOX, non lette. La riga di registro spiega il motivo — per esempio un mittente che non è cliente, un numero articolo che non esiste o un articolo bloccato. Risolva la causa in Business Central e trascini l’e-mail in _Mail2ERP/PREVENTIVO o _Mail2ERP/ORDINI; verrà rielaborata all’esecuzione successiva.
- Un’e-mail spostata che continua a non riuscire invia alla sua casella di posta una breve spiegazione del motivo e di cosa fare. Il suo cliente non la riceve mai.
- Limiti API: Business Central limita le chiamate API per utente. BOTS4.me distribuisce le sue chiamate e attende quando Business Central gli chiede di rallentare.
La piattaforma è ospitata nell’UE, progettata per il GDPR e offre la 2FA. Report, registri e cartelle della casella di posta sono disponibili in 31 lingue. La stessa connessione a Business Central serve anche le altre app di BOTS4.me — per esempio AutoERP, che registra le fatture degli ordini spediti (veda Fatturazione automatica in Business Central).
❓ Domande frequenti
Business Central può creare ordini di vendita da allegati PDF nelle e-mail?
Mail2ERP fa esattamente questo: legge l’allegato PDF, Excel, Word o scansionato, abbina il cliente e i numeri articolo nella sua società di Business Central e crea l’ordine di vendita tramite l’API di Business Central. Le richieste di prezzo diventano invece offerte di vendita.
Funziona con Business Central on-premises?
No. Mail2ERP si collega a Business Central online tramite l’accesso Microsoft. Le installazioni on-premises non sono supportate.
Userà i nostri prezzi cliente e i nostri sconti?
Sì. Quando il prezzo nell’e-mail corrisponde al prezzo unitario dell’articolo, Mail2ERP non invia alcun prezzo, così Business Central calcola il prezzo della riga con i suoi prezzi cliente e sconti di riga e applica le proprie imposte. Il prezzo dell’e-mail viene usato solo quando l’articolo non ha un prezzo unitario in Business Central.
I nostri clienti usano i propri codici articolo. Mail2ERP può abbinarli?
In Business Central, Mail2ERP confronta il suo numero articolo e il codice a barre GTIN dell’articolo. L’API non espone i riferimenti articolo, quindi i codici cliente memorizzati lì non vengono usati. Se un’e-mail contiene solo i codici del cliente, resta nella sua INBOX con il motivo nel registro.
Di quali autorizzazioni di Business Central ha bisogno la connessione?
BOTS4.me agisce con le autorizzazioni dell’utente con licenza che accede. Per Mail2ERP quell’utente deve poter leggere clienti, contatti e articoli e creare offerte di vendita e ordini di vendita. D365 BUS FULL ACCESS copre tutte le app di BOTS4.me.
Cosa succede se lo stesso ordine d’acquisto arriva due volte via e-mail?
Viene importato una sola volta. Mail2ERP registra ogni documento prima di crearlo e lo ritrova all’esecuzione successiva, così un’esecuzione interrotta o una copia inoltrata non produce mai un secondo ordine di vendita.
Posso provarlo senza toccare la nostra società in produzione?
Sì, in due modi. La Modalità demo non scrive nulla in Business Central e le invia via e-mail ciò che creerebbe. Può anche scegliere un ambiente sandbox nella scheda di Business Central e provare lì prima.
📚 Letture correlate
- L’elenco completo delle funzioni: pagina prodotto di Mail2ERP e la guida di Mail2ERP.
- Dopo l’inserimento dell’ordine: Fatturazione automatica in Business Central — AutoERP registra e invia le fatture degli ordini spediti.
- Confrontare le opzioni: Mail2ERP vs Sales Order Agent di Business Central e Parseur, Docparser o Nanonets vs Mail2ERP.
- Un esempio reale: Caso di studio: IMP Kontakt.
- Approfondimento: Capire i sistemi ERP e CRM.
🔗 Fonti e approfondimenti
Documentazione ufficiale citata in questa guida. I link esterni si aprono in una nuova scheda.
Lasci che Business Central riceva da solo i suoi ordini
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