Fatturazione automatica in Business Central: registrare e inviare le fatture degli ordini spediti

🎯 “Spedito ieri, ancora non fatturato”

Nella maggior parte delle società con Business Central, la fatturazione è un’abitudine manuale più che un processo. Il magazzino registra la spedizione, e la fattura dipende da qualcuno in ufficio che si ricordi di completare l’ordine. Il risultato è lo stesso ovunque:

• Spedito ma non fatturato: ordini con quantità spedite che nessuno ha ancora fatturato. Ogni giorno di attesa è un giorno in più prima che il cliente paghi.
• Clic ripetitivi: aprire l’ordine, controllare le quantità da fatturare, registrare, trovare la fattura registrata, inviarla via e-mail — per ogni ordine, ogni giorno.
• Righe di servizio dimenticate: le righe senza nulla da spedire, come servizi o trasporto, si dimenticano facilmente quando il resto dell’ordine è gestito dal magazzino.
• Tempi irregolari: alcuni clienti ricevono la fattura il giorno stesso, altri una settimana dopo, a seconda di chi è in ufficio.

Niente di tutto questo richiede discernimento. “Fatturare ciò che è stato spedito e inviarlo al cliente” è una regola, e una regola può funzionare da sola.

🔍 Cosa offre Business Central da solo

Registrare ordine per ordine

Il modo standard è aprire ogni ordine di vendita e registrarlo. È affidabile, ma lo fa una persona, quando quella persona ha tempo. L’e-mail della fattura è un ulteriore passaggio.

Registrazione in batch e processi pianificati

Business Central può registrare più ordini di vendita in un batch, e i partner possono pianificare processi. Qualcuno deve comunque scegliere quali ordini entrano nel batch, mantenere corretti i filtri e assicurarsi che le fatture arrivino davvero ai clienti. Cambiare una regola — “raggruppare le fatture settimanalmente per questo gruppo” — di solito significa rivolgersi a un partner.

⚙️ Come lavora AutoERP in Business Central

La dimensione BOTS4ME al posto dei tag

In altri ERP si affida un ordine ad AutoERP con un tag. Business Central non ha tag per gli ordini, quindi AutoERP legge la dimensione BOTS4ME nella testata dell’ordine di vendita. Lei crea la dimensione una sola volta, con quattro valori, e ne assegna uno a ogni ordine che AutoERP può gestire:

• FULL — AutoERP elabora l’intero ordine.
• PARTIAL — sono consentite consegne parziali.
• SMALLOK — l’intero ordine viene elaborato anche sotto la sua soglia per i piccoli ordini.
• PARTIAL-SMALLOK — sono consentite consegne parziali, anche sotto la sua soglia per i piccoli ordini.

Gli ordini senza la dimensione non vengono mai toccati. Come ogni dimensione, il valore confluisce anche nei movimenti C/G dei documenti registrati, il che rende facile trovare nei report le fatture di AutoERP. I valori restano FULL, PARTIAL e SMALLOK anche se ha rinominato i tag nella sua dashboard.

Cosa registra AutoERP

• Spedito, non ancora fatturato: sulle righe di magazzino, AutoERP fattura esattamente la quantità spedita e non ancora fatturata, usando la registrazione propria di Business Central.
• Righe senza nulla da spedire: i servizi e le altre righe non di magazzino vengono spediti e fatturati insieme, così non restano indietro.
• Subito o raggruppato: fatturi ogni ordine subito dopo la sua spedizione, oppure raggruppi gli ordini di un cliente per giorno, settimana o mese con un importo minimo. L’API di Business Central mette un ordine su una fattura, quindi un raggruppamento registra una fattura per ordine nello stesso momento.
• Gli ordini in revisione (in attesa di approvazione) vengono esclusi finché il suo processo di approvazione non li rilascia.

L’e-mail al cliente

L’azione di invio di Business Central non può contenere il testo di AutoERP, quindi BOTS4.me invia da sé l’e-mail della fattura, con il PDF della fattura di Business Central allegato. Se collega una casella di posta ad AutoERP, l’e-mail parte dal suo indirizzo; altrimenti arriva dalla casella di sistema di BOTS4.me e le risposte vanno a lei. L’API di Business Central non contiene la lingua del cliente, quindi l’e-mail è scritta nella lingua del suo account.

Cosa AutoERP oggi non fa in Business Central

• Spedire senza fatturare: l’API di Business Central spedisce e fattura in un’unica azione. AutoERP spedisce senza fatturare solo dopo che questo è stato verificato con Business Central; fino ad allora lascia a lei la spedizione, la segnala nel suo report e fattura l’ordine non appena lei ha registrato la spedizione.
• Fatture di acconto: l’API non prevede la fattura di acconto, quindi gli ordini che richiedono un anticipo restano a lei.
• Correzioni: i documenti di rettifica delle fatture registrate li crea lei in Business Central.

Mai due volte

Prima di registrare, AutoERP annota ciò che sta per registrare. Se un’esecuzione si interrompe dopo che Business Central ha registrato la fattura, l’esecuzione successiva trova quella fattura e non ne registra un’altra. I contrassegni di avanzamento di AutoERP sono conservati presso BOTS4.me e mai scritti nei suoi ordini.

🛠️ Configurazione passo per passo

• Passo 1 — Inizi il suo mese Discovery gratuito: acceda a bots4.me/bots, faccia clic su Inizia il mese Discovery gratuito nella scheda di AutoERP e accetti i Termini una volta. Non serve alcuna carta.
• Passo 2 — Colleghi Business Central: apra Impostazioni → AutoERP → Access Manager → Aggiungi origine (per AutoERP il suo ERP è l’origine), scelga il riquadro Dynamics 365 Business Central e Accedi con Microsoft con un utente con licenza. Scelga l’ambiente e la società se ne ha più di uno. La procedura completa, inclusa l’approvazione dell’amministratore, è in Come collegarsi.
• Passo 3 — Dia all’utente le autorizzazioni giuste: AutoERP deve poter modificare e registrare ordini di vendita e leggere le dimensioni. Il set di autorizzazioni standard D365 BUS FULL ACCESS copre tutte le app di BOTS4.me.
• Passo 4 — Crei la dimensione una volta: in Business Central apra Dimensioni → Nuovo, codice BOTS4ME, con i valori FULL, PARTIAL, SMALLOK e PARTIAL-SMALLOK. Le dimensioni non si possono creare tramite l’API, quindi questo passaggio spetta a lei. Se manca, il report di AutoERP glielo segnala.
• Passo 5 — Contrassegni un ordine e lavori in DEMO: imposti BOTS4ME = FULL su un ordine di vendita spedito ma non ancora fatturato. In DEMO, AutoERP legge i suoi ordini e non scrive nulla in Business Central; dopo l’esecuzione successiva il suo report mostra cosa avrebbe fatturato e perché qualcosa è stato trattenuto.
• Passo 6 — Passi in LIVE: quando i report DEMO la convincono, imposti Modalità su LIVE nella scheda Controlli — diventa disponibile dopo la prima e-mail di report DEMO.

🧭 Lo provi nel suo mese Discovery gratuito

Verifichi la scheda Controlli

• Modulo di fatturazione e Report via e-mail sono attivi. Per il primo test, imposti Fatturazione ai clienti su Subito (senza raggruppare) così vede una fattura subito dopo la spedizione; per impostazione predefinita le fatture vengono raggruppate settimanalmente.
• Orari: AutoERP lavora solo entro l’orario di funzionamento (all’inizio l’orario d’ufficio dei giorni feriali), e la fatturazione ha una propria fascia oraria. Tenga la fascia di fatturazione all’interno dell’orario di funzionamento, altrimenti non viene creata alcuna fattura.
• Prodotti digitali è per software e servizi che non richiedono magazzino.
• Gli interruttori con l’etichetta Discovery sono inclusi nel suo mese gratuito e partono disattivati — attivi quelli che vuole provare.

Settimana 1 — ampli il test, poi passi in LIVE

Contrassegni qualche altro ordine spedito, incluso uno con una riga di servizio, e un cliente i cui ordini vuole raggruppare settimanalmente. Legga ogni report: cosa è stato fatturato, cosa è stato saltato e perché. Le stesse decisioni compaiono nella scheda Registri. Quando tutto corrisponde a ciò che avrebbe fatto a mano, passi in LIVE.

📅 Nel quotidiano: cosa cambia per il suo team

Dopo l’avvio, il lavoro del suo team è contrassegnare gli ordini e registrare le spedizioni, come prima. Le fatture seguono secondo la pianificazione delle esecuzioni di AutoERP, entro i suoi orari, e il cliente riceve ciascuna via e-mail con il PDF allegato. Un breve report le arriva ogni volta che AutoERP ha fatto qualcosa o ha bisogno di lei, e l’Accensione del bot spegne tutto in una volta.

• Contrassegni all’inserimento: imposti il valore BOTS4ME quando l’ordine viene creato, oppure lasci che se ne occupi la sua acquisizione ordini. Gli ordini che Mail2ERP ha importato dalle e-mail ricevono lo stesso valore dal suo team.
• Legga le righe “saltato”: le dicono quale ordine aspetta cosa — una spedizione non ancora registrata, un ordine in revisione o una fascia oraria fuori dai suoi orari.
• Limiti API: Business Central limita le chiamate API per utente. BOTS4.me distribuisce le sue chiamate e attende quando Business Central gli chiede di rallentare; il limite è condiviso con le altre integrazioni che usano lo stesso utente.

In combinazione con Mail2ERP per Business Central, il percorso dall’ordine d’acquisto inviato via e-mail dal cliente fino alla fattura inviata richiede una persona solo per la spedizione.

📚 Letture correlate

• Ogni impostazione spiegata: guida di AutoERP e la pagina prodotto di AutoERP.
• Il passaggio precedente: Come trasformare gli ordini d’acquisto ricevuti via e-mail in ordini di vendita di Business Central.
• Confrontare le opzioni: Mail2ERP vs Sales Order Agent di Business Central.
• La stessa idea in Odoo: Come automatizzare conferma degli ordini, consegna e fatturazione in Odoo.
• Farsi pagare: la guida di AutoCASH tratta i solleciti di pagamento per le fatture che AutoERP registra.

🔗 Fonti e approfondimenti

Documentazione ufficiale citata in questa guida. I link esterni si aprono in una nuova scheda.

• Microsoft Learn — Work with dimensions in Business Central
• Microsoft Learn — Invoice sales in Business Central
• Microsoft Learn — Business Central API v2.0