AutoCASH
Guida utente – farsi pagare senza rincorrere nessuno a mano
💰 I quattro livelli
Ogni cliente in ritardo finisce su un solo livello, stabilito da quanti giorni è insoluta la sua fattura scaduta più vecchia. Il Livello 0 non è una richiesta di pagamento — è un cortese riepilogo di ciò che è aperto, e risolve da solo la maggior parte dei casi.
| Livello | Che cosa riceve il cliente | Soglia predefinita |
|---|---|---|
| 0 | Un elenco delle sue fatture aperte. Un promemoria, non una richiesta di pagamento. | sotto il livello 1 |
| 1 | 1º sollecito. | 30 giorni di ritardo |
| 2 | 2º sollecito. | 45 giorni di ritardo |
| 3 | Sollecito finale. | 60 giorni di ritardo |
🔄 Come funziona AutoCASH – schema visivo
pianificato
vengono lette dal suo ERP
riceve un livello
le lettere
il report
Le lettere vere e proprie vengono prodotte e inviate dal suo ERP, con la sua numerazione, le sue formule e il suo marchio, nella lingua del cliente. AutoCASH decide chi e quando — il suo ERP decide che aspetto hanno. Nulla viene mai inviato da un indirizzo BOTS4.me.
🔐 L’anteprima – la sua rete di sicurezza
Il giorno prima di un’esecuzione pianificata, AutoCASH invia via e-mail a lei l’elenco esatto di chi sta per essere contattato, a quale livello e per quale importo. È la sua finestra per togliere qualcuno dall’elenco — un cliente che ha appena promesso di pagare, uno con cui è in corso una contestazione o un conto su cui il suo reparto vendite sta trattando.
Per togliere qualcuno, aggiunga il suo ID cliente in Non sollecitare mai questi clienti nella sua dashboard. Ha effetto immediato, anche per l’esecuzione di domani.
🚀 Per iniziare
- Colleghi il suo ERP nella dashboard oppure installi l’app BOTS4.me dallo store Odoo Apps.
- Accenda AutoCASH. Parte in Modalità demo — legge tutto e non contatta nessuno.
- Imposti Aumenta l’intensità fino a su 1º sollecito e per iniziare lo lasci lì.
- Controlli i giorni di esecuzione (1 e 15 per impostazione predefinita) e l’importo minimo che le interessa.
- Attenda il report. Elenca esattamente chi sarebbe stato contattato.
- Soddisfatto dell’elenco? Porti la Modalità da DEMO a LIVE. Da quel momento i suoi clienti iniziano a ricevere le lettere.
⚙️ Riferimento delle impostazioni della dashboard
Quando viene eseguito
| Impostazione | Predefinito | Che cosa fa |
|---|---|---|
| Esegui in questi giorni del mese | 1, 15 | Gli unici giorni in cui AutoCASH contatterà qualcuno. Un giorno oltre la fine di un mese corto (ad es. 31) viene riportato all’ultimo giorno, così febbraio non viene mai saltato. Lo lasci vuoto per eseguirlo ogni volta che l’intervallo qui sotto lo consente. |
| Intervallo minimo tra le esecuzioni | 14 giorni | Una misura di sicurezza che si aggiunge ai giorni indicati sopra: non eseguire mai di nuovo entro questo numero di giorni, qualunque cosa dica la pianificazione. |
Chi viene sollecitato
| Impostazione | Predefinito | Che cosa fa |
|---|---|---|
| Sollecita solo dopo | 14 giorni | Quanto deve essere trascorso dalla scadenza perché AutoCASH prenda in considerazione una fattura. |
| Ignora i debiti inferiori a | 50 | Non sollecitare un cliente il cui totale scaduto è inferiore a questo — raramente vale la pena rovinare il rapporto. |
| Valuta dell’importo indicato sopra | EUR | La valuta in cui è espresso il suo importo minimo. Una fattura in un’altra valuta semplicemente non viene confrontata con esso — non convertiamo mai a sua insaputa. |
| Non sollecitare mai questi clienti | (vuoto) | ID cliente del suo ERP, separati da virgola. I clienti che vuole sempre gestire di persona. |
Protezione note di credito
Un cliente le cui note di credito aperte coprono le sue fatture non riceve mai solleciti — in realtà siete voi a dovergli, non il contrario. Sempre attivo, a ogni livello, con ogni azienda saltata elencata nel report.
Fin dove arriva l’escalation
| Impostazione | Predefinito | Che cosa fa |
|---|---|---|
| Aumenta l’intensità fino a | 1º sollecito | Il tetto massimo invalicabile. Nessuno viene portato oltre questo livello, per quanto sia in ritardo. |
| 1º / 2º / sollecito finale dopo | 30 / 45 / 60 | I giorni di ritardo che attivano ciascun livello. Vengono mantenuti automaticamente in ordine crescente, così un errore di battitura non può mai far saltare un cliente direttamente al sollecito finale. |
Con quale frequenza si può sollecitare lo stesso cliente
| Impostazione | Predefinito | Che cosa fa |
|---|---|---|
| Ripeti l’elenco delle fatture dopo | 7 giorni | Intervallo minimo prima che lo stesso cliente riceva di nuovo lo stesso livello. |
| Ripeti il 1º / 2º / sollecito finale dopo | 14 / 21 / 30 | Stessa logica, per ogni livello. È questo che impedisce di sollecitare due volte la stessa persona per lo stesso debito. |
Che cosa riceve lei
| Impostazione | Predefinito | Che cosa fa |
|---|---|---|
| Invia il report a | l’e-mail del suo account | Chi riceve il report a posteriori. Separati da virgola se sono più persone. |
| Invia l’anteprima a | l’e-mail del suo account | Chi riceve l’elenco del giorno prima. |
| Invia l’anteprima con questo anticipo | 1 giorno | Si dia più tempo se il suo team ha bisogno di più margine per la revisione. |
🔍 Modalità demo
Ogni account AutoCASH parte in Modalità demo e la sua prima esecuzione è sempre una demo. Legge le sue fatture, applica ogni regola e calcola con precisione chi verrebbe contattato e a quale livello — poi le invia quell’elenco via e-mail invece di contattare qualcuno. Nemmeno un cliente riceve nulla.
Una volta ricevuto almeno un report demo, si sblocca il passaggio a LIVE. Può tornare in Demo quando vuole — prima di un periodo intenso o mentre modifica le regole.
📊 Come leggere il report
💰 Il denaro
Totale aperto, totale scaduto e come l’importo scaduto si distribuisce sui quattro livelli. È il suo scadenzario a colpo d’occhio.
👤 Chi è stato contattato
Ogni cliente, il suo livello, l’importo, le fatture citate nella lettera e l’indirizzo a cui è stata inviata.
⚠️ Chi non lo è stato
Altrettanto utile: i clienti esclusi, i debiti sotto il suo minimo e chiunque si trovi ancora dentro la propria finestra di ripetizione.
❓ Risoluzione dei problemi
| Che cosa vede | Che cosa significa |
|---|---|
| In un giorno pianificato non succede nulla | O non è ancora trascorso l’intervallo minimo tra le esecuzioni dall’ultima esecuzione, oppure al momento nessuno raggiunge il suo importo minimo e i suoi giorni minimi di ritardo. Il report le dice quale dei due. |
| Un cliente non è stato sollecitato | Controlli, nell’ordine: è nell’elenco dei clienti da non sollecitare mai, il suo totale è sotto il suo minimo, si trova dentro la finestra di ripetizione di quel livello e la sua fattura più vecchia supera davvero i suoi giorni minimi di ritardo. |
| Sono tutti fermi al livello 1 | È Aumenta l’intensità fino a che sta facendo il suo lavoro. Lo alzi a 2 o 3 quando è pronto. |
| Non arriva nessuna anteprima | L’anteprima è un processo giornaliero separato. Se non è mai arrivata, ci chieda di verificare che sia pianificata per il suo account. Inoltre resta in silenzio in tutti i giorni che non sono la vigilia di un’esecuzione. |
| Un cliente dice di aver già pagato | AutoCASH legge ciò che il suo ERP considera non pagato. Se un pagamento non è ancora registrato lì, la fattura risulta comunque scaduta — Pay2ERP colma questa lacuna importando i pagamenti automaticamente. |
❓ Domande frequenti
Quali ERP sono supportati?
Molti ERP, tra cui SAP Business One, SAP S/4HANA, Odoo, Microsoft Dynamics 365, Oracle NetSuite, QuickBooks, Xero, ERPNext, Zoho, Sage, Epicor, Infor, Acumatica e Offeris. Nuove integrazioni vengono aggiunte regolarmente.
Come funziona la fatturazione?
Ad abbonamento — tariffa mensile fissa con solleciti illimitati. Nessun costo per e-mail o per azienda. Primo mese gratis.
Posso fare prove senza inviare solleciti reali?
Sì! La Modalità demo legge le sue fatture ma non invia alcun sollecito — solo report di anteprima che mostrano esattamente che cosa farebbe. Primo mese gratis.
Quali sono i livelli di escalation?
4 livelli: Livello 0 — elenco delle fatture (solo monitoraggio), Livello 1 — 1º sollecito (30+ giorni di ritardo), Livello 2 — 2º sollecito (45+ giorni), Livello 3 — sollecito finale (60+ giorni). Tutte le soglie sono configurabili.
Posso escludere determinati clienti?
Sì. Le esclusioni di aziende le permettono di saltare clienti strategici, società capogruppo o entità interne. Le configuri in /bots → Impostazioni → AutoCASH.
Funziona con Pay2ERP?
Sì! AutoCASH e Pay2ERP lavorano insieme — quando Pay2ERP rileva un pagamento in arrivo, AutoCASH smette automaticamente di sollecitare quella fattura. Ciclo del flusso di cassa completamente automatizzato.
Con quale frequenza viene eseguito?
Nei giorni di esecuzione che ha configurato (ad es. il 1º e il 15 di ogni mese). Riceve inoltre le notifiche di anteprima il giorno prima di ogni esecuzione.
Qual è l’importo minimo scaduto?
Configurabile — il valore predefinito è 50 EUR. Le fatture al di sotto di questa soglia vengono saltate. Può anche impostare i giorni minimi di ritardo (predefiniti 14 giorni) per evitare di sollecitare fatture scadute da poco.
Questo usa l’IA? A noi non è consentito.
No. AutoCASH non contiene alcun modello di IA, in nessuna modalità e in nessun piano, e nessun dato di clienti o fatture viene mai inviato a un fornitore di IA. Ogni sollecito segue le soglie che impostate, quindi lo stesso partitario produce sempre lo stesso elenco. Se il vostro team compliance lo vuole per iscritto, chiedetecelo e lo confermeremo per il vostro fascicolo.
🔒 Che cosa AutoCASH non farà mai
- Contattare qualcuno mentre la Modalità demo è attiva.
- Contattare un cliente presente nel suo elenco dei clienti da non sollecitare mai.
- Aumentare l’intensità oltre il livello che ha impostato.
- Sollecitare lo stesso cliente due volte per la stessa cosa entro la finestra di ripetizione che ha scelto.
- Scrivere ai suoi clienti a proprio nome — ogni lettera parte dal suo ERP, con il suo marchio.
- Modificare qualcosa nel suo ERP. AutoCASH si limita a leggere; non modifica mai una fattura né registra un pagamento.