AutoCASH
Guida utente – farsi pagare senza rincorrere nessuno a mano
💰 I quattro livelli
Ogni cliente in ritardo finisce su un solo livello, stabilito da quanti giorni è insoluta la sua fattura scaduta più vecchia. Il Livello 0 non è una richiesta di pagamento — è un cortese riepilogo di ciò che è aperto, e risolve da solo la maggior parte dei casi.
| Livello | Che cosa riceve il cliente | Soglia predefinita |
|---|---|---|
| 0 | Un elenco delle sue fatture aperte. Un promemoria, non una richiesta di pagamento. | sotto il livello 1 |
| 1 | 1º sollecito. | primo passo dell’escalation |
| 2 | 2º sollecito. | un’esecuzione più tardi, se ancora non pagata |
| 3 | Sollecito finale. | ultimo passo, si ripete fino al pagamento |
🔄 Come funziona AutoCASH – flusso visivo
pianificato
vengono lette dal suo ERP
riceve un livello
partono
il report
Dove il suo ERP è in grado di inviare i solleciti da solo (OFFERIS), le lettere vengono prodotte e inviate dal suo ERP, con la sua numerazione, le sue formule e il suo marchio. Con qualsiasi altro ERP, o quando attiva Invia i solleciti da BOTS4.me invece che dal suo ERP, è AutoCASH a inviarli nella lingua del cliente, con i suoi dati di pagamento e la sua firma: dalla sua casella di posta, se ne aggiunge una come destinazione di AutoCASH nell’Access Manager, altrimenti dalla casella di BOTS4.me, con le risposte indirizzate all’e-mail del suo account o all’indirizzo Reply-To che ha impostato. In entrambi i casi, AutoCASH decide chi e quando.
🔐 L’anteprima – la sua rete di sicurezza
In ogni piano a pagamento, il giorno prima di un’esecuzione pianificata AutoCASH invia via e-mail a lei l’elenco esatto di chi sta per essere contattato, a quale livello e per quale importo. È la sua finestra per togliere qualcuno dall’elenco — un cliente che ha appena promesso di pagare, uno con cui è in corso una contestazione o un conto su cui il suo reparto vendite sta trattando.
Per togliere qualcuno, aggiunga il relativo ID cliente in Non sollecitare mai questi clienti nella sua dashboard. Ha effetto immediato, anche per l’esecuzione di domani.
🚀 Per iniziare
- Colleghi il suo ERP nella dashboard oppure installi l’app BOTS4.me dallo store Odoo Apps.
- Accenda AutoCASH. Parte in Modalità demo — legge tutto e non contatta nessuno.
- Imposti Aumenta l’intensità fino a su 1º sollecito e per iniziare lo lasci lì.
- Controlli i giorni di esecuzione (1 e 15 per impostazione predefinita) e l’importo minimo che le interessa.
- Attenda il report. Elenca esattamente chi sarebbe stato contattato.
- Soddisfatto dell’elenco? Porti la Modalità da DEMO a LIVE. Da quel momento i suoi clienti iniziano a ricevere le lettere.
⚙️ Riferimento delle impostazioni della dashboard
Quando viene eseguito
| Impostazione | Predefinito | Che cosa fa |
|---|---|---|
| Esegui in questi giorni | 1,15 | Gli unici giorni in cui AutoCASH contatta qualcuno: giorni del mese e/o giorni della settimana, separati da virgola (ad esempio 1,15 oppure friday). Precompilato con 1,15; se svuota il campo, AutoCASH non fa nulla. Un giorno oltre la fine di un mese corto (ad es. 31) ricade sull’ultimo giorno, quindi febbraio non viene mai saltato. Per i giorni del fine settimana occorre anche spuntare la casella Fine settimana in Orari di funzionamento. |
Chi viene sollecitato
| Impostazione | Predefinito | Che cosa fa |
|---|---|---|
| Sollecita solo dopo | 14 giorni | Quanto deve essere trascorso dalla scadenza perché AutoCASH prenda in considerazione una fattura. |
| Ignora i debiti inferiori a | 0 | Non sollecitare un cliente il cui totale scaduto è inferiore a questo importo, nella valuta principale del suo ERP — raramente vale la pena di incrinare il rapporto. 0 sollecita tutti. |
| Non sollecitare mai questi clienti | (vuoto) | ID cliente del suo ERP, separati da virgola. I clienti che vuole sempre gestire di persona. |
Protezione note di credito
Un cliente le cui note di credito aperte coprono le sue fatture non riceve mai solleciti — in realtà è Lei a essere in debito con lui, non il contrario. Sempre attiva, a ogni livello, e ogni azienda saltata è elencata nel report.
Fin dove arriva l’escalation
| Impostazione | Predefinito | Che cosa fa |
|---|---|---|
| Aumenta l’intensità fino a (Family) | 1º sollecito | Il tetto massimo invalicabile. Nessuno viene portato oltre questo livello, per quanto sia in ritardo. Personal resta sul valore predefinito. |
| Solleciti solo le fatture scadute da almeno | 14 giorni | La soglia di ingresso. Al di sotto, una fattura viene ignorata del tutto. Non esistono soglie di giorni per livello: ogni esecuzione pianificata fa salire il cliente di un livello finché una fattura del suo ultimo sollecito resta non pagata. |
Con quale frequenza si può sollecitare lo stesso cliente
| Impostazione | Predefinito | Che cosa fa |
|---|---|---|
| Ripeti i solleciti ogni (Family) | 7 giorni | Un unico numero per tutti i livelli: l’intervallo minimo prima di contattare di nuovo lo stesso cliente. È questo che impedisce di sollecitare due volte la stessa persona per lo stesso debito. Personal resta sul valore predefinito. |
Che cosa riceve lei
| Impostazione | Predefinito | Che cosa fa |
|---|---|---|
| Chi riceve report e anteprime | l’e-mail del suo account | Il report a posteriori e l’anteprima del giorno prima vanno all’e-mail del suo account e agli indirizzi impostati in E-mail della direzione nella Dashboard generale. Non esiste un elenco di destinatari separato per AutoCASH. |
🔍 Modalità demo
Ogni account AutoCASH parte in Modalità demo e la sua prima esecuzione è sempre una demo. Legge le sue fatture, applica ogni regola e calcola con precisione chi verrebbe contattato e a quale livello — poi le invia quell’elenco via e-mail invece di contattare qualcuno. Nemmeno un cliente riceve nulla.
Una volta ricevuto almeno un report demo, si sblocca il passaggio a LIVE. Può tornare in Demo quando vuole — prima di un periodo intenso o mentre modifica le regole.
📊 Come leggere il report
💰 Gli importi
Totale aperto, totale scaduto e come l’importo scaduto si distribuisce sui quattro livelli. È il suo scadenzario a colpo d’occhio.
👤 Chi è stato contattato
Ogni cliente, il suo livello, l’importo, le fatture citate nella lettera e l’indirizzo a cui è stata inviata.
⚠️ Chi non lo è stato
Altrettanto utile: i clienti esclusi, i debiti sotto il suo minimo e chiunque si trovi ancora dentro la propria finestra di ripetizione.
❓ Risoluzione dei problemi
| Che cosa vede | Che cosa significa |
|---|---|
| In un giorno pianificato non succede nulla | O oggi non è uno dei giorni di esecuzione che ha pianificato, oppure al momento nessuno raggiunge il suo importo minimo e i suoi giorni minimi di ritardo. Il report le dice quale dei due. |
| Un cliente non è stato sollecitato | Controlli, nell’ordine: se il cliente è nell’elenco dei clienti da non sollecitare mai, se il suo totale è sotto il suo importo minimo, se si trova ancora nella finestra di ripetizione e se la sua fattura più vecchia supera davvero i giorni minimi di ritardo da lei impostati. |
| Sono tutti fermi al livello 1 | È Aumenta l’intensità fino a che sta facendo il suo lavoro. Dal livello Family può alzarlo a 2 o 3 quando è pronto. |
| Non arriva nessuna anteprima | Le anteprime sono incluse dal piano Personal quando Invia anteprime è attivo. L’anteprima parte dalla normale esecuzione oraria e resta in silenzio in tutti i giorni che non sono la vigilia di un’esecuzione, così come quando non ci sarebbe nessuno da sollecitare. |
| Un cliente dice di aver già pagato | AutoCASH legge ciò che il suo ERP considera non pagato. Se un pagamento non è ancora registrato lì, la fattura risulta comunque scaduta — Pay2ERP colma questa lacuna importando i pagamenti automaticamente. |
❓ Domande frequenti
Quali ERP sono supportati?
Odoo (13–19), ERPNext (15–16), Zoho (Books / Inventory), Dolibarr (23 e successivi), Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero e SAP Business One oggi. Qualsiasi altro ERP dotato di API — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite e altri — viene collegato su richiesta.
Come funziona la fatturazione?
In abbonamento — una tariffa mensile fissa che include un volume di utilizzo mensile, ricaricato a ogni periodo di fatturazione. I solleciti vengono conteggiati per cliente sollecitato e può ricaricare utilizzo aggiuntivo in qualsiasi momento — veda la tabella dei piani nella pagina prodotto. Il suo primo mese è un mese Discovery gratuito — nessuna carta di credito necessaria.
Posso fare prove senza inviare solleciti reali?
Sì! La Modalità demo legge le sue fatture ma non invia alcun sollecito — solo report di anteprima che mostrano esattamente che cosa farebbe. Primo mese gratis.
Quali sono i livelli di escalation?
4 livelli: Livello 0 — elenco fatture (un cordiale elenco delle fatture aperte), Livello 1 — 1º sollecito, Livello 2 — 2º sollecito, Livello 3 — sollecito finale. L’escalation è sequenziale: ogni esecuzione pianificata fa salire il cliente di un livello finché una fattura del suo ultimo sollecito resta non pagata, e il livello più alto si ripete. La soglia di ingresso la imposta lei; l’intervallo di ripetizione e il livello attivo più alto sono impostazioni del livello Family.
Posso escludere determinati clienti?
Sì. Aggiunga i loro ID cliente a “Non sollecitare mai questi clienti” in /bots → Controlli → AutoCASH per saltare clienti strategici, società capogruppo o entità interne.
Funziona con Pay2ERP?
Sì! AutoCASH e Pay2ERP lavorano insieme — quando Pay2ERP rileva un pagamento in arrivo, AutoCASH smette automaticamente di sollecitare quella fattura. Ciclo del flusso di cassa completamente automatizzato.
Con quale frequenza viene eseguito?
Nei giorni impostati in “Esegui in questi giorni” (il 1º e il 15 di ogni mese per impostazione predefinita, oppure giorni della settimana come ogni venerdì). Se svuota il campo, AutoCASH non fa nulla. In ogni piano a pagamento riceve inoltre un’e-mail di anteprima il giorno prima di ogni esecuzione.
Qual è l’importo minimo scaduto?
Configurabile — il valore predefinito è 0, quindi ogni fattura scaduta viene sollecitata. Se lo alza, i clienti il cui totale scaduto è sotto la soglia vengono saltati. Può anche impostare i giorni minimi di ritardo (predefiniti 14 giorni) per evitare di sollecitare fatture scadute da poco.
Questo usa l’IA? A noi non è consentito.
No. AutoCASH non contiene alcun modello di IA, in nessuna modalità e in nessun piano, e nessun dato di clienti o fatture viene mai inviato a un fornitore di IA. Ogni sollecito segue le soglie che imposta Lei, quindi lo stesso partitario produce sempre lo stesso elenco. Se il suo team compliance lo vuole per iscritto, ce lo chieda e lo confermeremo per la sua documentazione.
🔒 Che cosa AutoCASH non farà mai
- Contattare qualcuno mentre la Modalità demo è attiva.
- Contattare un cliente presente nel suo elenco dei clienti da non sollecitare mai.
- Aumentare l’intensità oltre il livello che ha impostato.
- Sollecitare lo stesso cliente due volte per la stessa cosa entro la finestra di ripetizione che ha scelto.
- Sollecitare un cliente senza i suoi dati — ogni lettera porta il nome della sua azienda, i suoi dati di pagamento e la sua firma, che la invii il suo ERP o BOTS4.me.
- Modificare qualcosa nel suo ERP. AutoCASH si limita a leggere; non modifica mai una fattura né registra un pagamento.