Mail2ERP

📂 _Mail2ERP/PREVENTIVO

Scopo: importare come richiesta di preventivo (preventivo nell’ERP)

Da usare quando: è stata importata automaticamente come ordine, anche se doveva essere un preventivo. Così insegna al sistema a memorizzare gli schemi di questo mittente.

Risultato: Mail2ERP estrae i dettagli dei prodotti, le quantità e i dati del cliente e crea una RFQ nel suo sistema ERP

Destinazione: passa in ELABORATO se va a buon fine; resta nella INBOX se serve una verifica manuale. Se anche il nuovo tentativo fallisce, l’e-mail viene inoltrata al nostro amministratore per un controllo.

📂 _Mail2ERP/ORDINI

Scopo: importare come ordine di acquisto

Da usare quando: è stata importata automaticamente come preventivo, anche se doveva essere un ordine di acquisto. Così insegna al sistema a memorizzare gli schemi di questo mittente.

Risultato: Mail2ERP estrae i dettagli dell’ordine, le righe di prodotto e i prezzi e crea un ordine di acquisto nel suo sistema ERP

Destinazione: passa in ELABORATO se va a buon fine; resta nella INBOX se serve una verifica manuale. Se anche il nuovo tentativo fallisce, l’e-mail viene inoltrata al nostro amministratore per un controllo.

📂 _Mail2ERP/NON_IMPORTARE

Scopo: apprendere gli schemi delle e-mail da escludere dall’elaborazione

Da usare quando: un mittente invia e-mail che sembrano ordini o RFQ ma non devono essere elaborate (newsletter, e-mail promozionali, notifiche automatiche)

Come funziona: Mail2ERP analizza lo schema dell’e-mail e impara a saltare automaticamente le e-mail simili di questo mittente in futuro

Importante: è diverso da _AutoSPAM/FORNITORE, che blocca l’elaborazione di tutte le e-mail di un mittente. NON_IMPORTARE salta solo le e-mail che corrispondono allo schema appreso.

Destinazione: l’e-mail resta nella INBOX, ma lo schema viene appreso per i filtri futuri

🌍 Qualsiasi formato. Qualsiasi impaginazione. Qualsiasi lingua.

E-mail in tutte le lingue — compresi gli alfabeti non latini (thailandese, arabo, giapponese, cinese, russo, ebraico, coreano, hindi). Qualsiasi formato di file, qualsiasi impaginazione dei documenti. Ogni PDF può avere un aspetto diverso. Ogni Excel ha colonne diverse. Mail2ERP si adatta automaticamente — senza modelli.

Interfaccia dell’app disponibile in 31 lingue.

Traduzione delle cartelle: quando seleziona la sua lingua in Impostazioni su BOTS4.me/bots → Impostazioni → Dati di fatturazione → Lingua dell’app, tutte le cartelle di Mail2ERP e di AutoSPAM vengono tradotte automaticamente nella sua lingua. La lingua può essere cambiata una volta al giorno.

🏭 _AutoSPAM/FORNITORE – escludere completamente un mittente

Scopo: contrassegnare un mittente in modo che le sue e-mail non vengano MAI elaborate da Mail2ERP

Da usare quando: riceve e-mail da fornitori che non vuole importare nell’ERP

Risultato: tutte le e-mail future di questo mittente aggirano completamente l’elaborazione di Mail2ERP

Destinazione: le e-mail vanno direttamente nella INBOX senza alcuna elaborazione ERP

Funziona: sempre (anche senza abbonamento ad AutoSPAM)

ℹ️ Come rimuovere lo stato FORNITORE

Lo stato FORNITORE è indipendente — CONSENTI non lo rimuove. Per rimuovere lo stato FORNITORE, gestisca il suo elenco SUPPLIERS su /bots → Impostazioni → Mail2ERP.

⚖️ FORNITORE vs NON_IMPORTARE — quando usare l’uno o l’altro?

⭐ VIP e funzioni avanzate (richiede AutoSPAM)

Quando ha attivi sia Mail2ERP sia AutoSPAM, sblocca queste potenti funzioni:

• Instradamento prioritario VIP: i clienti VIP ricevono un trattamento speciale — le importazioni non riuscite finiscono nella cartella di primo livello _VIP per un intervento immediato
• Instradamento dei non clienti: i non clienti restano nella sua INBOX per impostazione predefinita. Attivi Separa gli esterni nelle impostazioni di Mail2ERP per instradarli invece in _ESTERNO.
• Rilevamento dello spam con IA: individua automaticamente lo spam dei mittenti sconosciuti prima che raggiunga Mail2ERP
• Filtro basato sulla frequenza: blocca i mittenti che inviano troppe e-mail in poco tempo
• Protezione dai mittenti falsi: rileva e blocca gli indirizzi falsi che fingono di essere qualcun altro
• Instradamento intelligente: i clienti VIP hanno la priorità sia nella consegna delle e-mail sia nell’elaborazione ERP

Nota: le funzioni di base (CONSENTI, SPAM, FORNITORE) funzionano anche senza abbonamento ad AutoSPAM.

🛡️ Perché il pacchetto AutoSPAM + Mail2ERP?

Mail2ERP include un controllo di base delle e-mail: le cartelle manuali CONSENTI, RIFIUTA e SPAM. Funzionano senza abbonamento ad AutoSPAM.

Per un filtro intelligente basato sull’IA PRIMA che le e-mail raggiungano il suo ERP — con protezione dalla frequenza, rilevamento dei mittenti falsi, analisi intelligente del testo, analisi dei nuovi mittenti e altro ancora — le consigliamo di acquistare il pacchetto AutoSPAM + Mail2ERP.

⚠️ Senza un filtro intelligente, e-mail di spam o di phishing potrebbero finire come voci false nel suo sistema ERP.

🎯 Altre cartelle di AutoSPAM che funzionano con Mail2ERP

Queste cartelle di AutoSPAM controllano la consegna delle e-mail prima dell’elaborazione di Mail2ERP:

• _AutoSPAM/CONSENTI: approva il mittente e azzera tutte le decisioni precedenti (VIP, elenchi personalizzati). L’elenco SUPPLIERS non viene modificato. Le e-mail vanno nella INBOX e possono essere elaborate da Mail2ERP
• _AutoSPAM/RIFIUTA: contrassegna come mittente sconosciuto – le e-mail vanno nella cartella RIFIUTATO per la verifica
• _AutoSPAM/SPAM: blocca il mittente per sempre – le e-mail vanno direttamente in _CESTINO/SPAM e non vengono mai elaborate
• _AutoSPAM/VIP: (richiede AutoSPAM) contrassegna come VIP — ottiene un instradamento prioritario sia nelle e-mail sia nell’elaborazione ERP
• Rimuovere lo stato VIP: sposti una qualsiasi e-mail di quel mittente in _AutoSPAM/CONSENTI. Questo azzera tutte le decisioni precedenti (VIP, elenchi personalizzati). L’elenco SUPPLIERS non viene modificato.

✅ ELABORATO

Contiene: le e-mail importate con successo

Significato: Mail2ERP ha estratto tutti i dati e creato le voci nell’ERP

Azione necessaria: nessuna – sono completamente elaborate. Le verifichi ogni tanto per controllarne la correttezza.

📥 INBOX (conservate per la verifica)

Contiene: le e-mail di clienti noti che Mail2ERP non è riuscito a elaborare completamente in automatico

Significato: Mail2ERP non è riuscito a estrarre tutti i dati necessari o ha trovato delle ambiguità. L’e-mail viene lasciata volutamente nella sua INBOX, così resta visibile.

Azione necessaria: la verifichi nella sua INBOX e completi manualmente la voce nell’ERP, oppure trascini l’e-mail in _Mail2ERP/PREVENTIVO o _Mail2ERP/ORDINI per forzare un nuovo tentativo (utile dopo aver aggiunto al suo ERP il prodotto o il contatto mancante).

Cache delle e-mail saltate: Mail2ERP ricorda di averci già provato e non rielabora la stessa e-mail a ogni ciclo del cron — la cache dimentica dopo 14 giorni, oppure subito quando Lei trascina l’e-mail in una cartella di nuovo tentativo.

🌐 ESTERNO (facoltativa)

Contiene: le e-mail di mittenti che non sono nel suo database clienti — solo quando Separa gli esterni è attivo nelle impostazioni di Mail2ERP.

Comportamento predefinito: disattivato. Le e-mail dei mittenti esterni restano nella sua INBOX, così nulla sparisce dalla vista.

Azione necessaria: le verifichi e decida se si tratta di un nuovo cliente o se vanno ignorate.

Attivazione in: Dashboard → Mail2ERP → Funzioni → Separa gli esterni (disponibile dal livello Family).

⭐ _VIP

Contiene: le e-mail non riuscite di mittenti contrassegnati come VIP (tramite _AutoSPAM/VIP).

Significato: cartella prioritaria di primo livello — le e-mail VIP aggirano la regola che le trattiene nella INBOX, così le individua subito.

Richiede: AutoSPAM con elenco VIP attivo.

📥 INBOX

Contiene: le e-mail normali, quelle dei mittenti approvati e quelle dei mittenti contrassegnati come FORNITORE

Significato: consegna normale delle e-mail – queste aggirano l’elaborazione di Mail2ERP

Con AutoSPAM: le e-mail VIP vanno nella sottocartella INBOX/VIP per un intervento prioritario

🎯 Guida rapida alla configurazione

Configurare Mail2ERP richiede solo 5 minuti:

• Passo 1: vada su BOTS4.me/bots e acceda
• Passo 2: vada su Impostazioni → Mail2ERP
• Passo 3: aggiunga i suoi account di posta e scelga da quale cartella Mail2ERP deve importare
• Passo 4: configuri la connessione al suo ERP (credenziali API)
• Passo 5: selezioni la sua lingua per la traduzione automatica delle cartelle in Dati di fatturazione
• Passo 6: controlli che cosa è stato importato – con la Modalità demo attiva non viene creato nulla — la disattivi quando è pronto a partire.

📧 Configurazione degli account di posta

Account supportati: Gmail, Outlook, Office 365, Exchange, IMAP/SMTP e qualsiasi provider di posta

Monitoraggio delle cartelle: per impostazione predefinita Mail2ERP controlla la sua posta in arrivo principale. Può configurarlo perché controlli sottocartelle specifiche.

Più account: può collegare più account di posta ed elaborarli tutti da un’unica dashboard Mail2ERP!

🔧 Integrazione ERP — molti ERP supportati

Dove si configura: l’accesso all’ERP si configura su BOTS4.me/bots → Impostazioni → Mail2ERP → ERP Access

ERP supportati: SAP Business One, SAP S/4HANA, Odoo, Salesforce, Microsoft Dynamics 365, Oracle NetSuite, QuickBooks, Xero, ERPNext, HubSpot, Zoho, SugarCRM, Sage, Epicor, Infor, Acumatica, Workday, Freshworks, Pipedrive, Zendesk, Offeris

Non trova il suo ERP? Aggiungiamo nuove integrazioni regolarmente. Ci contatti.

🔑 Livelli di accesso — inizi in sicurezza, attivi gradualmente

Consigliamo di iniziare dal Livello 2 (solo accesso alla posta). Disattivi la Modalità demo solo quando si sente sicuro. Il primo mese è gratis.

Maggiori informazioni: visiti BOTS4.me/demo per la guida alla Modalità demo.

📊 Controllo e monitoraggio dalla dashboard

Controllo completo: configuri e gestisca tutto dalla nostra dashboard intuitiva su BOTS4.me/bots

Monitoraggio in tempo reale:

• Statistiche di elaborazione: tenga traccia di quante e-mail vengono elaborate ogni giorno, ogni settimana e ogni mese
• Monitoraggio dell’utilizzo illimitato: controlli il suo volume di elaborazione, senza limiti sul suo abbonamento
• Tassi di successo: veda le metriche di precisione e individui gli aspetti da migliorare
• Interruttore IA/senza IA: passi dall’estrazione avanzata con IA a metodi di elaborazione più semplici
• Notifiche di errore: riceva un avviso quando un’e-mail richiede una verifica manuale o quando si verificano problemi

💡 Consigli utili

• Inizi in piccolo: parta solo dalle RFQ o dagli ordini, poi estenda ad altri tipi di documento
• Controlli ogni ora la INBOX non letta: le e-mail non riuscite restano nella INBOX (non lette) — le verifichi e completi manualmente la voce nell’ERP, oppure le trascini in _Mail2ERP/PREVENTIVO / _Mail2ERP/ORDINI per forzare un nuovo tentativo
• Usi NON_IMPORTARE con criterio: aiuta l’IA a imparare CHE COSA non elaborare, migliorando la precisione nel tempo
• Usi FORNITORE: aiuta l’IA a imparare CHI non elaborare, migliorando la precisione nel tempo
• Lo combini con AutoSPAM: ottenga i risultati migliori usando entrambi i prodotti insieme, per un’automazione completa delle e-mail
• Imposti presto i VIP: contrassegni come VIP i suoi clienti più importanti, così le loro e-mail ricevono un trattamento prioritario

📋 Che cosa mostra ogni voce di registro

• Data e ora: quando è avvenuta l’elaborazione
• E-mail del mittente: chi ha inviato l’e-mail
• Azione eseguita: ELABORATO, conservata nella INBOX, _VIP o ESTERNO (se attivo)
• Formati di file rilevati: quali tipi di allegato sono stati trovati
• Stato dell’importazione nell’ERP: se i dati sono stati scritti correttamente nel suo ERP

🔍 Messaggi di registro più comuni

• STARTED — il ciclo di elaborazione è iniziato
• PROCESSING — l’e-mail è in fase di analisi ed estrazione
• IMPORTED_TO_ERP — dati scritti correttamente nel suo ERP
• MANUAL_REVIEW_NEEDED — l’e-mail richiede la sua attenzione nella INBOX
• DUPLICATE_DETECTED — e-mail/ordine già elaborato, saltato
• COMPLETED — ciclo di elaborazione terminato

⚠️ Che cosa fare in caso di errore

• Errori di connessione alla posta: controlli le sue credenziali di posta su /bots → Impostazioni
• Errori di connessione all’ERP: verifichi i dati di connessione al suo ERP e l’accesso API
• Importazioni non riuscite: controlli che la Modalità demo sia disattivata (con la Modalità demo attiva non viene scritto nulla nell’ERP)
• Problemi persistenti: contatti l’assistenza su BOTS4.me/contact

Filtri i registri per livello (success, info, warning, error) per trovare rapidamente ciò che richiede attenzione.

Settimana 1 — modalità addestramento

Controlli la INBOX (non letta) e la cartella _VIP più volte al giorno — le e-mail non riuscite restano nella INBOX per la verifica. Sposti le e-mail classificate male nelle cartelle Mail2ERP corrette (PREVENTIVO/ORDINI/NON_IMPORTARE) per forzare un nuovo tentativo e addestrare il sistema. Contrassegni come FORNITORE i mittenti da non elaborare. Il sistema impara da ogni correzione.

Settimana 2 in poi — modalità mantenimento

Il sistema ha imparato la maggior parte degli schemi dei mittenti. Dia un’occhiata alla INBOX non letta una volta al giorno e a _VIP quando vuole — la precisione migliora di continuo man mano che il sistema impara.

🏆 Buona pratica

Lo combini con AutoSPAM per filtrare lo spam prima che raggiunga Mail2ERP. Imposti i VIP per i suoi clienti più importanti — le loro e-mail ricevono un trattamento prioritario.