Automatizzare Dolibarr: ordini via e-mail, fatturazione e solleciti di pagamento

🎯 I passaggi dall’ordine all’incasso che Dolibarr lascia a lei

Dolibarr ha tutti i documenti di cui ha bisogno un’azienda commerciale: proposte commerciali, ordini cliente, spedizioni, fatture e pagamenti. Ciò che non ha è qualcuno che porti ogni ordine da un documento al successivo. Nella maggior parte delle aziende con Dolibarr è ancora una persona, e gli stessi pochi passaggi si ripetono per ogni ordine:

• Inserimento dell’ordine: un cliente invia via e-mail un ordine PDF o Excel, e qualcuno digita prodotti e quantità in una proposta o in un ordine.
• Convalida e spedizione: qualcuno convalida l’ordine, controlla le giacenze, crea la spedizione e la convalida.
• Fatturazione: qualcuno crea la fattura dall’ordine, si assicura che vengano fatturate solo le merci spedite e la invia al cliente.
• Solleciti: a fine mese, qualcuno passa in rassegna le fatture non pagate e scrive i solleciti, oppure non ci arriva.

Ogni passaggio, preso da solo, è rapido. Insieme, e ripetuti per ogni ordine, richiedono ore alla settimana, e il passaggio che viene dimenticato è di solito quello costoso: una fattura mai inviata, o un sollecito che parte con un mese di ritardo.

🤖 Quali bot di BOTS4.me funzionano con Dolibarr

Tutte le app ERP di BOTS4.me funzionano su Dolibarr 23 e successivi. Questa pagina tratta le tre che insieme gestiscono il lato vendite dall’e-mail al pagamento.

Supplier2ERP, Pay2ERP, Bill2ERP, AutoSTOCK e AutoPURCHASE funzionano anch’essi su Dolibarr, e Pay2ERP può usare come input le righe bancarie di Dolibarr. Un’unica connessione Dolibarr serve ogni bot che avvia.

📧 Mail2ERP: dagli ordini via e-mail a proposte e ordini cliente

Mail2ERP legge la sua casella vendite, decide se ogni e-mail è una richiesta di offerta, un ordine fermo o nessuno dei due, e legge le righe di prodotto dal testo dell’e-mail e da ogni allegato: PDF, Excel, Word, CSV, HTML, immagini e documenti scansionati, in qualsiasi layout e lingua, senza modelli. Ogni codice prodotto viene abbinato ai riferimenti prodotto del suo catalogo Dolibarr.

• Richiesta → proposta commerciale in bozza, pronta perché il suo team vendite la prezzi, la adatti e la invii.
• Ordine fermo → ordine cliente, creato in bozza e poi convalidato.
• Contatti: la persona che ha scritto l’e-mail diventa il contatto cliente del documento, e un indirizzo di consegna indicato nell’e-mail diventa il contatto di spedizione.
• File: gli allegati del cliente vengono allegati alla proposta o all’ordine.
• Nessun duplicato: ogni documento viene contrassegnato con la sua e-mail di origine nel campo di riferimento esterno di Dolibarr, così lo stesso ordine inviato due volte viene creato una sola volta.

Mail2ERP non crea mai soggetti terzi né prodotti. Il mittente deve appartenere a un cliente esistente e ogni riga deve corrispondere a un prodotto esistente. Un’e-mail che non può essere importata resta non letta nella sua INBOX, e il registro le dice perché.

🐙 AutoERP: convalidare, spedire e fatturare gli ordini contrassegnati

AutoERP si occupa dei passaggi di routine dopo l’ordine. Lavora solo sugli ordini che lei gli affida, e la consegna avviene tramite un campo, non per supposizione.

Come affidare un ordine ad AutoERP

Dolibarr non consente ad altri programmi di leggere i tag di un ordine cliente, quindi AutoERP usa un campo dell’ordine chiamato BOTS4.me tags (codice b4mtags). Quando l’utente di integrazione è amministratore, AutoERP aggiunge il campo da solo. Altrimenti lo aggiunga una volta: Setup → Modules → Sales Orders → Complementary attributes → New attribute, etichetta BOTS4.me tags, codice b4mtags, tipo String (1 line), lunghezza 255, sempre modificabile. Poi digiti AutoERP nel campo per elaborare l’intero ordine, oppure AutoERP_partial per elaborarlo riga per riga. AutoERP aggiunge i propri tag di avanzamento nello stesso campo.

Cosa succede a ogni esecuzione

• Conferma: un ordine in bozza contrassegnato viene convalidato. Quando la condizione di pagamento dell’ordine richiede il pagamento anticipato, per esempio “Due on order” o una condizione con acconto del 100 %, AutoERP emette anche una fattura d’acconto convalidata per l’intero ordine, collegata a esso.
• Spedizione: non appena la merce è disponibile e la data di consegna è arrivata, AutoERP crea dall’ordine una spedizione convalidata con le quantità che possono partire. Dolibarr movimenta il magazzino alla convalida quando la configurazione del suo modulo Magazzino lo prevede. In caso di spedizioni parziali, il resto rimane sull’ordine.
• Fatturazione: AutoERP crea dall’ordine una fattura convalidata, fatturando i prodotti a magazzino per le quantità effettivamente spedite e i servizi per le quantità ordinate, e detrae gli acconti pagati. Può anche scegliere una fattura cumulativa per cliente al giorno, alla settimana o al mese.

Con il piano Business, AutoERP può anche trattenere le spedizioni per i clienti con fatture scadute, sollecitandoli una volta, e spedire gli ordini in più parti. Veda la guida di AutoERP per ogni opzione.

💰 AutoCASH: solleciti di pagamento per le fatture Dolibarr scadute

Nei giorni del mese che sceglie, AutoCASH legge le sue fatture cliente non pagate da Dolibarr, le raggruppa per cliente e stabilisce quanto è in ritardo ciascun cliente. Per impostazione predefinita l’escalation è graduale:

• Iniziare con delicatezza: può attivare solo il livello 1, abituarsi e abilitare i livelli 2 e 3 in seguito.
• Mai due volte per la stessa cosa: lo stesso livello si ripete solo dopo un periodo di attesa, e un’esecuzione che si interrompe a metà non può inviare un sollecito due volte.
• Filtri: un importo minimo, un numero minimo di giorni di ritardo e un elenco di clienti che non vuole mai sollecitare automaticamente.
• Due e-mail per lei: un’anteprima il giorno prima, con l’elenco di chi verrà sollecitato, e un report dopo, con chi è stato contattato, a quale livello e per quali fatture.
• Inviati da BOTS4.me: poiché Dolibarr non può inviare e-mail tramite la sua API, i solleciti vengono inviati da BOTS4.me, nella lingua del cliente. Le fatture d’acconto emesse da AutoERP per gli ordini prepagati non vengono sollecitate da AutoCASH.

⚙️ Configurazione passo per passo per Dolibarr

• Passo 1 — Inizi il suo mese Discovery gratuito: acceda a bots4.me/bots e faccia clic su Inizia il mese Discovery gratuito nella scheda del bot desiderato. Non serve alcuna carta.
• Passo 2 — Abiliti l’API REST in Dolibarr: Home → Setup → Modules/Applications → abiliti API REST (server).
• Passo 3 — Crei un utente di integrazione: in Users & Groups crei un utente come “BOTS4.me Integration” e gli dia i permessi dei bot che usa: Mail2ERP — soggetti terzi, prodotti, proposte commerciali, ordini cliente; AutoERP — ordini cliente, spedizioni, fatture cliente, magazzino; AutoCASH — fatture cliente, pagamenti, banche. Ogni bot ha inoltre bisogno dell’accesso in lettura a Banche e alla propria scheda utente.
• Passo 4 — Generi la chiave API: apra la scheda utente → Modify → campo API key → genera → Save, e copi la chiave.
• Passo 5 — Colleghi Dolibarr su bots4.me: inserisca l’URL del suo sito Dolibarr e la chiave API, più il numero di entità se usa il modulo Multicompany. La procedura completa è in Come collegarsi.
• Passo 6 — Solo AutoERP: aggiunga il campo dell’ordine BOTS4.me tags come descritto sopra, a meno che l’utente di integrazione non sia amministratore.
• Passo 7 — Colleghi la sua casella di posta per Mail2ERP (Gmail e Microsoft 365 con Secure Quick Connect, gli altri via IMAP con una password per le app), oppure inoltri invece gli ordini alla casella BOTS4.me.

🧪 Modalità demo, e-mail poco chiare ed errori

Ogni bot parte in Modalità demo. Mail2ERP le invia via e-mail la proposta o l’ordine che avrebbe creato, AutoERP riferisce quali ordini avrebbe convalidato, spedito e fatturato, e AutoCASH le invia l’elenco completo dei clienti che avrebbe sollecitato, senza contattarne nessuno. Nulla viene scritto in Dolibarr finché non imposta Modalità su LIVE, che si sblocca dopo il primo report Demo. La pagina Modalità demo spiega l’idea, e la demo dal vivo della dashboard mostra ogni impostazione con dati di esempio.

• Le e-mail che Mail2ERP non è riuscito a importare restano non lette nella sua INBOX. Quelle importate vengono spostate in _Mail2ERP/ELABORATO.
• Il motivo viene sempre registrato nella scheda Registri e nella cartella LOGS della sua casella di posta, per esempio un mittente che non è cliente in Dolibarr o un riferimento prodotto che non esiste. Veda la guida alla cartella LOGS.
• Corregga con le cartelle: trascini un’e-mail in _Mail2ERP/PREVENTIVO o _Mail2ERP/ORDINI per rielaborarla come proposta o come ordine, oppure in _Mail2ERP/SALTA per saltare quel tipo di e-mail in futuro.
• I problemi di configurazione di AutoERP, come un campo BOTS4.me tags mancante o il modulo Spedizioni disattivato, sono indicati nel report dell’esecuzione, così sa esattamente cosa correggere.

📅 Il mese Discovery gratuito e il piano gratuito

Il primo mese di ogni bot è un mese Discovery gratuito, senza carta. Gli interruttori contrassegnati con Discovery nella scheda Controlli sono inclusi e partono disattivati, così sceglie lei cosa provare.

📚 Letture correlate

• Prodotti: Mail2ERP, AutoERP e AutoCASH.
• Guide: Guida di Mail2ERP, Guida di AutoERP, Guida di AutoCASH e Come collegarsi.
• Un altro ERP open source: Automatizzare ERPNext dalle e-mail: ordini, conferme dei fornitori e pagamenti.
• Confrontare gli approcci: Parseur, Docparser o Nanonets vs Mail2ERP per l’inserimento ordini nell’ERP.
• Gli stessi passaggi in altri ERP: Spedire e fatturare automaticamente gli ordini di Business Central e Come automatizzare conferma degli ordini, consegna e fatturazione in Odoo.
• Approfondimento: Capire i sistemi ERP e CRM e perché abbiamo creato BOTS4.me.