Come importare in SAP Business One ordini e richieste di offerta ricevuti via e-mail

🎯 “Metà del nostro ufficio vendite fa inserimento dati”

Le aziende con SAP Business One sono in genere distributori, grossisti e produttori con un flusso costante di ordini B2B. La maggior parte di questi ordini arriva ancora via e-mail, e il divario tra la casella di posta e il documento di vendita lo colmano le persone:

• Formati senza fine: PDF dall’ERP del cliente, fogli Excel con colonne personalizzate, moduli scansionati, elenchi di articoli digitati nel corpo dell’e-mail, in più lingue.
• Codici che non corrispondono: il cliente scrive il proprio codice articolo o un codice a barre, e qualcuno cerca a mano il suo ItemCode.
• Richieste di offerta e ordini mescolati: ogni e-mail richiede prima una decisione — offerta cliente o ordine cliente — prima che qualcuno inizi a digitare.
• Risposte lente: le richieste di prezzo evase il giorno dopo perdono contro concorrenti più rapidi, e gli ordini ricevuti a fine giornata partono un giorno più tardi.

Con questi volumi diventa un intero team. Un cliente di Mail2ERP, IMP Kontakt, gestisce ogni mese migliaia di ordini e richieste di offerta ricevuti via e-mail senza ridigitarli.

🔍 Cosa provano di solito per primo gli utenti di SAP Business One

Inserimento manuale con copia e incolla

La soluzione predefinita. Precisa quando le persone hanno tempo, soggetta a errori quando non ce l’hanno, e scalabile solo assumendo.

Add-on e importazioni sviluppate dai partner

I partner possono sviluppare importazioni per il formato di file di un cliente. Funzionano per i layout per cui sono state create. Ogni nuovo layout cliente, modifica di colonna o lingua è un nuovo progetto, e l’importazione continua a non saper distinguere una richiesta di prezzo da un ordine.

Servizi di OCR e parsing basati su modelli

I parser di documenti possono estrarre campi da un PDF, ma lei deve comunque abbinare il risultato a business partner e ItemCode, decidere il tipo di documento e inviarlo a SAP Business One. Confrontiamo questo approccio in Parseur, Docparser o Nanonets vs Mail2ERP.

⚙️ Come Mail2ERP lavora con SAP Business One

Quale documento crea

Una richiesta di prezzo diventa un’offerta cliente, valida 30 giorni, e un ordine fermo diventa un ordine cliente. In SAP Business One un ordine cliente aperto non richiede una conferma separata, quindi resta così come è stato creato. Il numero d’ordine del cliente va nel numero di riferimento cliente (NumAtCard), la data di consegna richiesta nelle date di consegna delle righe, e la persona di contatto che ha inviato l’e-mail viene impostata sul documento.

Clienti, persone di contatto e indirizzi di spedizione

L’indirizzo e-mail del mittente deve appartenere a un business partner — un cliente o un lead — o a una delle sue persone di contatto. I business partner inattivi vengono rifiutati, e Mail2ERP non crea mai clienti. Quando l’e-mail indica un indirizzo di consegna che corrisponde a uno degli indirizzi di spedizione del partner, viene usato quell’indirizzo; altrimenti resta l’indirizzo di spedizione predefinito di SAP Business One.

Abbinamento articoli: ItemCode, codici a barre, numeri di catalogo

• ItemCode — sempre.
• Codici a barre — il codice a barre dell’articolo e i suoi codici a barre aggiuntivi (interruttore Codici a barre).
• Codici fornitore — il numero di catalogo del fornitore sull’articolo e i numeri di catalogo BP dei suoi fornitori (interruttore Codici fornitore).
• Riferimenti cliente — numeri di catalogo BP che lei gestisce per un cliente, usati solo per quel cliente (interruttore Riferimenti cliente).

Gli articoli inattivi e quelli che non sono articoli di vendita vengono rifiutati, e Mail2ERP non crea mai articoli. Quando Mail2ERP non riconosce un codice del cliente ma può suggerire il prodotto, le invia un’e-mail con un pulsante: salva il codice del cliente su quel prodotto in SAP Business One e reimporta l’e-mail da solo. Da quel momento il codice viene riconosciuto automaticamente.

Prezzi da SAP Business One

Mail2ERP ricava il prezzo netto che SAP Business One applica a quel cliente per quell’articolo e quella quantità, e in alternativa usa il listino prezzi predefinito dell’articolo. Quando il prezzo nell’e-mail corrisponde al prezzo predefinito, non viene inviato alcun prezzo, così i suoi listini e prezzi speciali restano validi. SAP Business One applica le proprie imposte. Il prezzo dell’e-mail viene usato solo quando SAP Business One non ha un prezzo.

Note, file e procedure di approvazione

• File: gli allegati originali e il testo dell’e-mail (come file di testo) vengono allegati al documento. Per questo la cartella degli allegati deve essere configurata sul suo server SAP Business One; senza di essa i file vengono saltati e il documento viene comunque creato.
• Approvazioni: quando all’utente BOTS4.me si applicano procedure di approvazione, SAP Business One salva il documento come bozza. Mail2ERP lo segnala come in attesa di approvazione e non lo crea mai due volte. Escluda l’utente BOTS4.me dalle procedure se non lo desidera.
• Nulla viene eliminato: BOTS4.me non elimina mai documenti in SAP Business One.

Dall’offerta all’ordine, e duplicati

Con Rilevamento RFQ attivo, una risposta che cita il numero della sua offerta e la ordina chiaramente diventa un ordine cliente copiato da quell’offerta. Se il cliente modifica le quantità di righe specifiche, vengono usate quelle quantità; altrimenti viene ordinata l’intera offerta e viene allegata una nota per il suo team. Ogni documento porta il contrassegno di Mail2ERP all’inizio delle osservazioni (o nel campo U_B4M_ID se lo crea), così un’esecuzione interrotta o una copia inoltrata non crea mai un secondo documento.

🛠️ Configurazione passo per passo

• Passo 1 — Inizi il suo mese Discovery gratuito: acceda a bots4.me/bots, faccia clic su Inizia il mese Discovery gratuito nella scheda di Mail2ERP e accetti i Termini una volta. Non serve alcuna carta.
• Passo 2 — Colleghi la sua casella di posta: Impostazioni → Mail2ERP → Access Manager → Aggiungi origine. Gmail e Microsoft 365 usano Secure Quick Connect; gli altri provider si collegano via IMAP. Veda Come collegarsi. Oppure inoltri gli ordini a mail2erp@bots4.me senza collegare una casella di posta.
• Passo 3 — Prepari un utente Service Layer: crei un utente SAP Business One dedicato a BOTS4.me (per esempio B4M_API) con una licenza che consenta l’accesso al Service Layer, e gli dia business partner e articoli (lettura) e offerte cliente e ordini cliente (creazione).
• Passo 4 — Renda raggiungibile il Service Layer: gira sul suo server SAP, di solito sulla porta 50000, e deve essere raggiungibile da Internet via https — di solito tramite un reverse proxy o il suo partner di hosting. Non si possono usare indirizzi di rete privati.
• Passo 5 — Colleghi SAP Business One: Aggiungi destinazione → SAP Business One, poi inserisca l’indirizzo del Service Layer, il database della società (come nella schermata di accesso), l’utente e la password. La password viene cifrata nel momento in cui salva. Se il server usa un proprio certificato, la verifica mostra la sua impronta SHA-256; la confronti con quella del suo server e la incolli per confermare.
• Passo 6 — Lavori in DEMO, poi passi in LIVE: Mail2ERP parte in Modalità demo e le invia via e-mail ciò che creerebbe. Quando i report la convincono, imposti Modalità su LIVE nella scheda Controlli.

È supportato SAP Business One 10.0 o successivo, su SQL Server o SAP HANA. SAP S/4HANA è un prodotto diverso e si collega su richiesta.

🧭 La sua prima settimana nel mese Discovery

• Modalità: DEMO legge le sue e-mail e i dati di SAP Business One e non scrive nulla; lei riceve un’e-mail con l’offerta o l’ordine che avrebbe creato. LIVE diventa disponibile dopo la prima e-mail di report DEMO.
• Interruttori Discovery: gli interruttori con l’etichetta Discovery sono inclusi nel suo mese gratuito e partono disattivati. Su SAP Business One, Codici a barre, Codici fornitore, Riferimenti cliente e Rilevamento RFQ hanno tutti dati su cui lavorare — attivi quelli che usa.
• Ordine di prova: invii un’e-mail da una persona di contatto di un business partner cliente con due o tre ItemCode e quantità, poi una seconda e-mail che chiede solo i prezzi. I report DEMO mostrano un ordine cliente e un’offerta cliente; le decisioni compaiono anche nella scheda Registri e nella cartella _Mail2ERP/LOGS.
• Lo istruisca: trascini un’e-mail in _Mail2ERP/PREVENTIVO o _Mail2ERP/ORDINI per rielaborarla come quel tipo, oppure in _Mail2ERP/SALTA per saltare quel tipo di e-mail in futuro.

📅 E-mail poco chiare e operatività quotidiana

Mail2ERP legge PDF, Excel, Word, CSV, HTML, immagini e documenti scansionati con OCR — in qualsiasi lingua, senza modelli, entro l’orario di funzionamento che imposta.

• Importata: l’e-mail viene spostata in _Mail2ERP/ELABORATO e il documento è in SAP Business One.
• Poco chiara: l’e-mail resta nella sua INBOX, non letta, con il motivo nel registro — per esempio un mittente che non è un business partner, un codice sconosciuto o un articolo che non è di vendita. Risolva la causa e trascini l’e-mail in _Mail2ERP/PREVENTIVO o _Mail2ERP/ORDINI per rielaborarla.
• Le quantità incerte non vengono mai indovinate: la riga viene saltata e le viene chiesto di aggiungerla a mano.
• In attesa di approvazione: le bozze create nell’ambito di procedure di approvazione vengono segnalate come in attesa, così sa dove guardare.

La piattaforma è ospitata nell’UE, progettata per il GDPR e offre la 2FA; report, registri e cartelle della casella di posta sono disponibili in 31 lingue. La stessa connessione a SAP Business One serve anche le altre app di BOTS4.me, come AutoERP, che usa il campo definito dall’utente U_B4M_AUTOERP per sapere quali ordini cliente può consegnare e fatturare.

📚 Letture correlate

• Funzioni e piani: pagina prodotto di Mail2ERP e la guida di Mail2ERP.
• Confrontare le opzioni: Parseur, Docparser o Nanonets vs Mail2ERP per l’inserimento ordini nell’ERP.
• Altri ERP: Ordini via e-mail in Business Central e Ordini via e-mail in Zoho Inventory.
• Un esempio reale: Caso di studio: IMP Kontakt.
• Sicurezza: come proteggiamo i suoi dati — Sicurezza.

🔗 Fonti e approfondimenti

Documentazione ufficiale citata in questa guida. I link esterni si aprono in una nuova scheda.

• SAP Help — Working with SAP Business One Service Layer (PDF)