Mail2CLOUD

Mail2CLOUD ist ein automatisierter E-Mail-Backup-Dienst. Er verbindet sich per IMAP oder OAuth mit Ihrem Postfach, lädt Ihre E-Mails herunter und lädt sie direkt in Ihren eigenen Cloud-Speicher oder auf Ihren FTP-Server hoch, optional verschlüsselt. Wir speichern Ihre Daten nie — sie gehen direkt in Ihr Konto. Sie richten es einmal ein und es läuft dauerhaft.

• 100 % regelbasiert — keine KI liest Ihre E-Mails
• Doppelte Verschlüsselung — Dateien im Ruhezustand verschlüsselt + optionales AES-256-ZIP-Passwort
• Ohne Festplattenzugriff — die Komprimierung erfolgt im Arbeitsspeicher, nichts wird auf der Festplatte entschlüsselt
• Progressiv — nach dem ersten Backup werden nur noch neue E-Mails verarbeitet
• 12+ Cloud-Ziele — Google Drive, Dropbox, OneDrive, S3, FTP, SFTP und mehr

Das Mail2CLOUD-Dashboard unter BOTS4.me/bots hat dasselbe Layout wie alle BOTS4.me-Produkte: drei Panels.

Zusätzlich verbinden Sie im Tab Einstellungen (Zahnrad-Symbol) E-Mail-Konten und Cloud-Konten (Access Manager). Das Sicherungspasswort, „E-Mails sichern für die letzten“ und „Gelöschte E-Mails aufbewahren für“ legen Sie im Mail2CLOUD-Bereich des Tabs Steuerung fest.

Der Tab Protokolle zeigt die Aktivität in Echtzeit: was Mail2CLOUD bei jedem Lauf getan hat, etwaige Fehler und die Ergebnisse der Vorgänge.

Funktionen schalten Sie im Panel Funktionen ein und aus. Einige Funktionen erfordern einen kostenpflichtigen Tarif (im kostenlosen Tarif und in kleineren Tarifen als gesperrt angezeigt).

Reihenfolge der Ordnerverarbeitung

Mail2CLOUD verarbeitet zuerst kleinere Ordner. So werden kleine Ordner (etwa „Privat“ oder „Projekte“) vollständig gesichert, bevor große Ordner (etwa INBOX) das E-Mail-Limit pro Lauf aufbrauchen. Die Ordner Trash, Junk und Spam sowie die Arbeitsordner von AutoSPAM werden übersprungen; Sent und Drafts werden gesichert.

Progressives Backup

Nach dem ersten vollständigen Backup verfolgt Mail2CLOUD über Manifeste (interne Statusdateien), was bereits synchronisiert wurde. Bei weiteren Läufen werden bereits synchronisierte Ordner vollständig übersprungen. Es werden nur neue und geänderte E-Mails verarbeitet — das spart Zeit und Bandbreite.

Filterung nach E-Mail-Alter

Die Einstellung „E-Mails sichern für die letzten“ (standardmäßig 3 Jahre; Ihr Tarif kann den Zeitraum verkürzen) legt fest, wie weit zurückgeschaut wird. Nur E-Mails innerhalb dieses Zeitraums werden gesichert, und wird eine E-Mail älter, wird ihre Sicherungskopie entfernt — die E-Mail selbst bleibt in Ihrem Postfach. So werden keine uralten E-Mails gesichert, die Sie nicht mehr brauchen, während Ihr jüngerer Verlauf sicher bleibt.

Limits pro Lauf

Jeder Lauf verarbeitet einen begrenzten Stapel von E-Mails über alle Ordner hinweg, innerhalb der Limits Ihres Tarifs. Das verhindert eine Überlastung Ihres Mailservers oder Cloud-Speichers. Mehrere Läufe sichern nach und nach Ihr gesamtes Postfach.

Dateistruktur

Jede gesicherte E-Mail wird zu einem Ordner (oder komprimierten ZIP) mit dem E-Mail-Text (HTML), Metadaten (JSON), der Rohquelle und allen Anhängen. Die Ordnerstruktur in der Cloud spiegelt die Ordner Ihres Postfachs wider.

Ihr Backup folgt Ihrem Postfach und Ihren Einstellungen: Kopien werden entfernt, wenn „E-Mails sichern für die letzten“ oder „Gelöschte E-Mails aufbewahren für“ es vorgeben. Das Monatsarchiv (ab dem Tarif Family, Backup-Modus, ausgeschaltet, bis Sie es einschalten) bewahrt eine zweite Kopie auf, die Mail2CLOUD nie entfernt: Einmal im Monat erhält jede seit dem letzten Archiv gesicherte E-Mail eine Kopie in einem Monatsordner auf jedem Ihrer Cloud-Ziele. Es wird in jedem Monat beim ersten Lauf ausgeführt, bei dem das Backup nichts mehr zu tun hat (das erste Mal an dem Tag, an dem Sie es einschalten); ein verpasster Tag wird beim nächsten Lauf nachgeholt, und kein Monat wird zweimal archiviert. Jede Archivkopie (eine pro E-Mail und Ziel) zählt wie eine gesicherte E-Mail gegen die Limits und Credits Ihres Tarifs.

Wo Sie es finden

Neben Ihrem laufenden Backup, im selben Cloud-Ordner: Archive/YYYY-MM/, darin derselbe Postfachordner und dieselben Mail-Ordner wie in Ihrem Backup — zum Beispiel Archive/2026-10/john_example_com/INBOX/. Jede E-Mail wird wie in Ihrem Backup gespeichert: als Ordner mit message.eml und den Anhängen oder als eine ZIP-Datei. Das Archiv bleibt erhalten, bis Sie es selbst löschen.

Jeden Monat nur neue E-Mails

The archive is incremental: a month folder holds only the emails that are not in an earlier month folder yet, so nothing is stored twice. Each mailbox’s month folder also gets an index file, M2C_archive_YYYY-MM.json, once that month’s archive is complete: it lists every email in the mailbox’s backup at that time and the month folder that holds its copy. With a Backup Password the index is stored as M2C_archive_YYYY-MM.json.zip, encrypted with the same password.

Wiederherstellung aus dem Archiv

At BOTS4.me/bots → Mail2CLOUD → Restore emails, choose Restore from: Archive YYYY-MM instead of Live backup. You get your mailbox as it was backed up that month — also emails the live backup no longer keeps — and the restore works as usual: only the emails missing from your mailbox, into the RESTORED folder, within your plan’s daily restore limit. The choice appears once a month’s archive is complete and offers the last 12 monthly archives; archives you made stay restorable after a plan change.

Without the dashboard, use a mail client that can import .eml files into an IMAP mailbox: download a month folder and import its .eml files folder by folder into the matching mailbox folder. Start with the oldest month and work forward, because each month holds only that month’s new emails.

Wenn Ihre E-Mails ZIP-Dateien sind (Komprimierung eingeschaltet oder ein Sicherungspasswort festgelegt), entpacken Sie zuerst jede einzelne — mit dem Sicherungspasswort, mit dem sie erstellt wurde, falls eines festgelegt war (mit einem beliebigen ZIP-Programm, das AES-256 unterstützt) — und importieren Sie dann die darin enthaltene message.eml.

In keinem Archiv: eine E-Mail, deren Backup-Kopie — durch „Gelöschte E-Mails aufbewahren für“ oder „E-Mails sichern für die letzten“ — entfernt wurde, bevor das nächste Monatsarchiv lief.

• Verschlüsselung im Ruhezustand: Alle Dateien im temporären Puffer werden mit systemweiter Verschlüsselung gesichert. Keine E-Mail-Daten im Klartext gelangen auf die Festplatte.
• ZIP-Verschlüsselung mit AES-256: Wenn Sie ein Sicherungspasswort festlegen, werden E-Mails in AES-256-verschlüsselte ZIP-Archive komprimiert. Standard-WinZip-AES — kompatibel mit jedem ZIP-Tool.
• Komprimierung ohne Festplattenzugriff: Die Komprimierung erfolgt vollständig im Arbeitsspeicher (BytesIO). Das verschlüsselte ZIP wird direkt geschrieben — ohne unverschlüsselte Zwischendateien.
• Puffer-Bereinigung: Nach erfolgreichem Upload zu ALLEN Cloud-Zielen wird der lokale Puffer sofort gelöscht. Schlägt ein Upload fehl, bleiben die Dateien für einen erneuten Versuch erhalten.
• Ihre Backups gehören Ihnen: Sie gehen direkt in Ihr eigenes Cloud-Konto oder auf Ihren FTP-Server. Wir behalten keine Kopie, und niemand bei BOTS4.me liest oder analysiert Ihre E-Mail-Inhalte.

Der Tab Protokolle zeigt, was Mail2CLOUD bei jedem Lauf getan hat. Häufige Meldungen:

Mail2CLOUD schickt Ihnen nicht nach jedem Backup-Lauf eine E-Mail. Jeder Lauf schreibt eine Zeile in das Bot-Protokoll — sichtbar im Tab Protokolle des Dashboards und als Nachricht im LOGS-Ordner in Ihrem Postfach.

Stattdessen erhalten Sie eine Zusammenfassungs-E-Mail — standardmäßig einmal pro Woche (Montagmorgen) oder einmal täglich bzw. einmal im Monat. Wählen Sie das unter Zusammenfassungs-E-Mail in den Mail2CLOUD-Einstellungen; ausschalten können Sie sie mit dem Schalter E-Mail-Berichte. Sie geht an die E-Mail-Adresse Ihres Kontos und an die Adressen unter E-Mails an die Geschäftsleitung im Allgemeinen Dashboard. Die Zusammenfassung zeigt:

• Wie viel gesichert ist: für jeden Ordner die E-Mails in Ihrem Postfach, wie viele davon gesichert sind und den Prozentsatz. Ordner, die noch nicht vollständig sind, stehen oben.
• Dieser Zeitraum: gesicherte E-Mails, Fehler und der Zeitpunkt des letzten Backups
• Wohin Ihr Backup geht: jedes Ziel und ob es funktioniert, gerade aufholt oder erneut verbunden werden muss
• Ihr Tarif und seine Limits: heute und in diesem Monat gesicherte E-Mails im Vergleich zu den Limits Ihres Tarifs, wie lange Backups aufbewahrt werden, das Wiederherstellungslimit und an wie vielen Tagen ein Limit das Backup pausiert hat
• E-Mails, die nicht gesichert werden konnten: jede mit ihrem Ordner und dem Grund

Synchronisierung und Wiederherstellung senden weiterhin ihren eigenen Bericht, wenn sie laufen, und Probleme (ein Ziel, das nicht mehr funktioniert, Backups, die in Ihrer Cloud fehlen) werden einmalig per E-Mail gemeldet, wenn sie auftreten.

• Wo: Jedes Postfach erhält einen LOGS-Ordner im eigenen Ordner des Bots, zum Beispiel _Mail2ERP/LOGS. Jeder Bot hat seinen eigenen.
• Was: Dieselben Zeilen wie im Tab Protokolle, eine Nachricht pro Zeile. Es wird nichts per E-Mail versendet — die Zeilen werden direkt in den Ordner geschrieben.
• Ungelesen bedeutet Handlungsbedarf: Nur Zeilen, die Ihre Entscheidung brauchen, kommen ungelesen an. Alle anderen Zeilen, Warnungen eingeschlossen, kommen bereits gelesen an.
• Aufräumen: Der Ordner behält die neuesten 100 Zeilen für bis zu 30 Tage. Das vollständige Protokoll bleibt in Ihrem Dashboard.
• Von Grund auf sicher: Echte Protokollnachrichten gibt es nur in LOGS-Ordnern, nie in Ihrem Posteingang, und die Bestätigungsseite fragt niemals nach einem Passwort.
• Schalter: Protokoll in Ihrem Postfach, in der Funktionsliste des Bots im Tab Steuerung. Ab dem Tarif Personal standardmäßig eingeschaltet.