Tự động hóa ERPNext từ email: đơn hàng, xác nhận của nhà cung cấp và thanh toán

🎯 Những chỗ các công ty dùng ERPNext vẫn phải gõ tay

ERPNext làm rất tốt những gì diễn ra sau khi chứng từ đã tồn tại: quy tắc giá, giữ hàng tồn kho, giao hàng, hóa đơn và sổ cái đều đi theo một đơn bán hàng hoặc đơn mua hàng chính xác. Điểm yếu là bước trước đó. Phần lớn chứng từ khởi đầu là một email từ ai đó bên ngoài công ty bạn, và ERPNext không thể đọc những email đó thay bạn.

• Đơn hàng và RFQ của khách hàng đến dưới dạng tệp đính kèm PDF, Excel hoặc bản quét, mỗi khách hàng một bố cục riêng. Ai đó mở từng email và gõ mặt hàng, số lượng và số tham chiếu vào báo giá hoặc đơn bán hàng.
• Xác nhận đơn hàng của nhà cung cấp gửi về với số lượng thay đổi, giá mới hoặc ngày giao muộn hơn. Ai đó so sánh từng dòng với đơn mua hàng của bạn và cập nhật, hoặc các chênh lệch đơn giản là bị bỏ sót.
• Các khoản thanh toán đến xuất hiện dưới dạng thông báo ngân hàng hoặc tệp sao kê. Ai đó tìm đúng hóa đơn bán hàng cho từng khoản thanh toán và ghi một bút toán thanh toán (Payment Entry), thường mất một hai giờ mỗi ngày.

Phần lớn công việc này không cần phán đoán, nhưng tất cả đều cần cẩn thận, vì một số lượng sai hoặc một khoản thanh toán ghi nhầm hóa đơn sẽ gây ra rắc rối nhiều tuần sau. Đó chính là loại công việc mà ba bot dưới đây đảm nhận.

🤖 Những bot BOTS4.me nào hoạt động với ERPNext

Mọi ứng dụng ERP của BOTS4.me đều chạy trên ERPNext 15 và 16. Trang này tập trung vào ba ứng dụng biến email thành chứng từ ERPNext. Bảng cho thấy mỗi ứng dụng đọc gì và ghi gì.

AutoERP (xác nhận, giao hàng và xuất hóa đơn cho đơn hàng được gắn thẻ), AutoCASH (nhắc thanh toán), Bill2ERP (hóa đơn nhà cung cấp thành hóa đơn mua hàng nháp), AutoSTOCK và AutoPURCHASE cũng chạy trên ERPNext. Một kết nối ERPNext phục vụ tất cả, nên việc bắt đầu một bot khác sau này không cần thêm công việc tích hợp nào.

📧 Mail2ERP: từ email khách hàng thành báo giá và đơn bán hàng

Mail2ERP đọc hộp thư bán hàng của bạn và quyết định với mỗi email xem đó là yêu cầu báo giá, đơn hàng chắc chắn hay không phải cả hai. Nhiều tín hiệu độc lập cùng bỏ phiếu cho quyết định đó, và chỉnh sửa thủ công của bạn luôn được ưu tiên. Sau đó nó đọc các dòng sản phẩm từ nội dung email và mọi tệp đính kèm, không cần mẫu, và đối chiếu từng mã với các mặt hàng ERPNext của bạn.

Nó tạo gì trong ERPNext

• Yêu cầu hỏi giá → bản nháp báo giá. Đội bán hàng của bạn xem xét, điều chỉnh và gửi đi như thường lệ.
• Đơn hàng chắc chắn → đơn bán hàng, đã submit. Mail2ERP tạo đơn hàng dưới dạng bản nháp trước rồi submit, nên logic giá và trạng thái của chính ERPNext chạy đúng như với một đơn hàng do người nhập.
• Thư trả lời báo giá của bạn → đơn bán hàng. Khi bật Phát hiện RFQ, một thư trả lời của khách hàng nêu một trong các số báo giá của bạn và đề nghị bạn tiến hành sẽ biến báo giá đó thành một đơn bán hàng đã submit.
• Tệp và ngữ cảnh: các tệp đính kèm gốc của khách hàng được đính kèm vào chứng từ, và nội dung email được thêm dưới dạng bình luận, nên ai mở báo giá hoặc đơn bán hàng cũng thấy nó đến từ đâu.
• Không nhập trùng: khi người dùng tích hợp được phép thêm trường tùy chỉnh, Mail2ERP đánh dấu mọi chứng từ nó tạo bằng email nguồn, nên cùng một đơn hàng được chuyển tiếp hai lần hoặc gửi đến hai địa chỉ chỉ được tạo một lần.

Những gì nó không bao giờ làm

Mail2ERP không bao giờ tạo khách hàng hay mặt hàng trong ERPNext. Người gửi phải thuộc về một khách hàng đã có, và mỗi dòng phải khớp với một mặt hàng trong danh mục của bạn. Dòng có số lượng không đọc được một cách chắc chắn sẽ bị bỏ qua, không đoán, và bạn nhận được email đề nghị thêm dòng đó bằng tay. Với Đối chiếu đa mã thông minh, các dòng còn có thể được đối chiếu theo mã nhà cung cấp, mã vạch, mã phụ tùng của nhà sản xuất và mã hàng riêng của khách hàng, mà ERPNext lưu dưới dạng customer item code.

📦 Supplier2ERP: xác nhận được ghi vào đơn mua hàng của bạn

Supplier2ERP là hình ảnh phản chiếu của Mail2ERP ở phía mua hàng. Nó đọc các xác nhận và thông báo giao hàng mà nhà cung cấp gửi và ghi những gì họ đã xác nhận vào đơn mua hàng ERPNext tương ứng.

• Chỉ những người gửi bạn đã dạy. Supplier2ERP đọc thư từ những người gửi trong danh sách nhà cung cấp của bạn. Bạn thêm một nhà cung cấp bằng cách thả một email của họ vào thư mục _AutoSPAM/NHA_CUNG_CAP; khi danh sách còn trống, không có gì bị lọc ra.
• Tìm đúng đơn hàng. Khi email nêu số đơn mua hàng của bạn, số đó được ưu tiên. Khi không có, Supplier2ERP so sánh mã sản phẩm trong email với các đơn mua hàng đang mở của bạn cho nhà cung cấp đó. Nếu hai đơn hàng khớp như nhau, không có gì được ghi và bạn nhận được một báo cáo.
• Kiểm tra trước mọi lần ghi: dữ liệu phải hợp lý, và số dòng chênh lệch, mỗi chênh lệch giá và mỗi chênh lệch số lượng phải nằm trong giới hạn bạn đặt. Nếu một bước kiểm tra thất bại, bạn nhận được báo cáo thay vì cập nhật.
• ERPNext được cập nhật như thế nào: đơn mua hàng ở dạng nháp được lưu với giá trị mới. Đơn mua hàng đã submit được thay đổi qua chức năng Update Items của chính ERPNext, với danh sách đầy đủ các dòng, và ngày được xác nhận cũng trở thành ngày giao hàng dự kiến. Đơn hàng đã đóng, đã hoàn tất và đã hủy được giữ nguyên.
• Quy tắc của bạn vẫn quyết định: cập nhật tự động số lượng và giá mỗi loại có công tắc riêng. Nhà cung cấp xác nhận đúng những gì bạn đã đặt được ghi nhận là đã xác nhận, không có gì phải thay đổi.

Các xác nhận đã xử lý được chuyển vào thư mục _Supplier2ERP/DA_XU_LY trong hộp thư; mọi thứ cần đến người thì nằm lại chưa đọc trong INBOX.

💶 Pay2ERP: thanh toán đến được ghi vào đúng hóa đơn

Pay2ERP đọc các khoản thanh toán đến, xác định mỗi khoản tất toán hóa đơn bán hàng đang mở nào của bạn và ghi nhận thanh toán trong ERPNext. Nó chỉ làm việc với tiền vào; các khoản thanh toán đi bị bỏ qua.

Các khoản thanh toán đến từ đâu

• Email ngân hàng: các thông báo hoặc sao kê mà ngân hàng của bạn đã gửi sẵn. Các tệp có cấu trúc như MT940, MT942, CAMT.053, BAI2 và OFX được đọc theo từng bút toán; các email khác được đọc từ nội dung văn bản.
• Kết nối ngân hàng và thanh toán: ví dụ Revolut, Wise, Qonto, Mercury, Stripe, PayPal hoặc Square.
• Giao dịch ngân hàng ERPNext: các giao dịch đến, chưa đối soát của những tài khoản ngân hàng ERPNext bạn chọn.

Một khoản thanh toán được đối chiếu và ghi nhận như thế nào

Pay2ERP trước hết tìm số tham chiếu hóa đơn cùng với số tiền. Khi khoản thanh toán không có số tham chiếu dùng được, nó tra người trả tiền trong các tên công ty đã học và kiểm tra tổ hợp nào trong các hóa đơn đang mở của khách hàng đó có tổng bằng số tiền. Mỗi lần đối chiếu thành công lại dạy nó thêm điều gì đó, vì vậy tháng thứ hai cần ít sự chú ý hơn nhiều so với tháng đầu.

Với mỗi hóa đơn được thanh toán, nó tạo và submit một bút toán thanh toán qua cơ chế ánh xạ của chính ERPNext, không bao giờ thanh toán nhiều hơn số còn mở. Khi khoản thanh toán đến từ một giao dịch ngân hàng ERPNext, giao dịch đó được đối soát với các bút toán này. Những khoản không đối chiếu được sẽ được liệt kê trong một email riêng kèm thư gốc, để có thể ghi nhận bằng tay.

⚙️ Thiết lập từng bước cho ERPNext

• Bước 1 — Bắt đầu tháng Discovery miễn phí của bạn: đăng nhập tại bots4.me/bots và nhấp Bắt đầu tháng Discovery miễn phí trên thẻ của bot bạn muốn, ví dụ Mail2ERP. Không cần thẻ.
• Bước 2 — Tạo người dùng tích hợp trong ERPNext: trong Users, tạo một người dùng như “BOTS4.me Integration” với các vai trò Sales User, Purchase User, Stock User, Accounts User, Sales Master Manager và Purchase Master Manager. Không có hai vai trò Master Manager, ERPNext sẽ ẩn giá khỏi API.
• Bước 3 — Tạo API key và secret: mở người dùng đó, vào tab Settings → API Access → Generate Keys. Sao chép API secret, chỉ hiển thị một lần, và API key.
• Bước 4 — Kết nối ERPNext tại bots4.me: trong Cài đặt → bot → Access Manager → Thêm Đích đến → ERP → ERPNext, nhập URL trang ERPNext của bạn, API key và API secret. Hướng dẫn đầy đủ có trong Kết nối.
• Bước 5 — Kết nối hộp thư của bạn: Gmail và Microsoft 365 kết nối bằng Secure Quick Connect; các nhà cung cấp khác kết nối qua IMAP bằng mật khẩu ứng dụng. Với Mail2ERP và Supplier2ERP, bạn cũng có thể không kết nối hộp thư nào: thêm BOTS4.me Mailbox làm nguồn và chuyển tiếp email đến đó.
• Bước 6 — Đọc báo cáo Demo, rồi chuyển sang LIVE: mỗi bot bắt đầu ở Chế độ Demo và gửi email cho bạn biết nó sẽ ghi gì. Khi các báo cáo trông đúng, hãy đặt Chế độ thành LIVE trên tab Điều khiển.

🧪 Chế độ Demo và những email bot không xử lý được

Mỗi bot đều bắt đầu ở Chế độ Demo. Nó đọc email thật và dữ liệu ERPNext thật của bạn và gửi email báo cáo chính xác những gì nó sẽ tạo hoặc thay đổi, nhưng không ghi gì cả. LIVE được mở khóa sau báo cáo Demo đầu tiên. Bạn có thể xem cách hoạt động chung trên trang Chế độ Demo, hoặc thử trước bản demo trực tiếp bảng điều khiển với dữ liệu mẫu.

Điều gì xảy ra với email chưa rõ ràng

• Không có gì biến mất: email mà bot không xử lý được nằm lại chưa đọc trong INBOX. Email đã nhập được chuyển vào thư mục DA_XU_LY của bot.
• Mọi quyết định đều được ghi nhật ký trong tab Nhật ký của bảng điều khiển và trong thư mục LOGS của hộp thư, kèm lý do, ví dụ người gửi không phải khách hàng trong ERPNext hoặc mã hàng không tồn tại. Xem hướng dẫn thư mục LOGS trong hộp thư.
• Sửa Mail2ERP bằng thư mục: kéo email vào _Mail2ERP/BAO_GIA hoặc _Mail2ERP/DON_HANG để thử lại dưới dạng báo giá hoặc đơn hàng, hoặc vào _Mail2ERP/BO_QUA để bỏ qua loại email đó trong tương lai. Chỉnh sửa này được ghi nhớ cho người gửi đó.
• Thanh toán không đối chiếu được được gửi email cho bạn kèm thư ngân hàng gốc, và các xác nhận của nhà cung cấp nằm ngoài giới hạn của bạn sẽ ở lại INBOX cho đến khi có người xem xét.

📅 Tháng Discovery miễn phí và gói miễn phí

Tháng đầu tiên của mỗi bot là tháng Discovery miễn phí, không cần thẻ. Các công tắc có nhãn Discovery trên tab Điều khiển được bao gồm trong tháng đó và ban đầu ở trạng thái tắt, để bạn tự quyết định thử gì.

📚 Bài đọc liên quan

• Sản phẩm: Mail2ERP, Supplier2ERP và Pay2ERP.
• Hướng dẫn: Hướng dẫn Mail2ERP, Hướng dẫn Supplier2ERP, Hướng dẫn Pay2ERP và Kết nối.
• Một ERP mã nguồn mở khác: Tự động hóa Dolibarr: đơn hàng email, xuất hóa đơn và nhắc thanh toán.
• So sánh các cách tiếp cận: Parseur, Docparser hay Nanonets so với Mail2ERP cho việc nhập đơn hàng vào ERP.
• Các ERP khác: Business Central, SAP Business One, Zoho Inventory và Zoho Books và Odoo.
• Kiến thức nền: Tìm hiểu hệ thống ERP và CRM và các con số thực tế trong nghiên cứu điển hình IMP Kontakt.