Tự động hóa Dolibarr: đơn hàng email, xuất hóa đơn và nhắc thanh toán

🎯 Các bước từ đơn hàng đến thu tiền mà Dolibarr để lại cho bạn

Dolibarr có mọi chứng từ một công ty thương mại cần: đề xuất thương mại, đơn đặt hàng của khách, lô giao hàng, hóa đơn và thanh toán. Thứ nó không có là người chuyển từng đơn hàng từ chứng từ này sang chứng từ tiếp theo. Ở hầu hết các công ty dùng Dolibarr, đó vẫn là con người, và vài bước giống nhau lặp lại với mọi đơn hàng:

• Nhập đơn hàng: khách hàng gửi đơn PDF hoặc Excel qua email, và ai đó gõ sản phẩm và số lượng vào một đề xuất hoặc đơn hàng.
• Xác nhận và giao hàng: ai đó xác nhận đơn hàng, kiểm tra tồn kho, tạo lô giao hàng và xác nhận nó.
• Xuất hóa đơn: ai đó tạo hóa đơn từ đơn hàng, đảm bảo chỉ tính tiền hàng đã giao và gửi cho khách hàng.
• Đòi nợ: cuối tháng, ai đó rà soát các hóa đơn chưa thanh toán và viết thư nhắc, hoặc không kịp làm.

Riêng từng bước thì nhanh. Gộp lại và lặp lại với mọi đơn hàng, chúng tốn hàng giờ mỗi tuần, và bước bị quên thường lại là bước tốn kém: một hóa đơn không bao giờ được gửi, hoặc một lời nhắc gửi đi muộn một tháng.

🤖 Những bot BOTS4.me nào hoạt động với Dolibarr

Mọi ứng dụng ERP của BOTS4.me đều chạy trên Dolibarr 23 trở lên. Trang này trình bày ba ứng dụng cùng nhau vận hành phía bán hàng từ email đến thanh toán.

Supplier2ERP, Pay2ERP, Bill2ERP, AutoSTOCK và AutoPURCHASE cũng chạy trên Dolibarr, và Pay2ERP có thể dùng các dòng ngân hàng của chính Dolibarr làm đầu vào. Một kết nối Dolibarr phục vụ mọi bot bạn khởi chạy.

📧 Mail2ERP: từ đơn hàng email thành đề xuất và đơn đặt hàng của khách

Mail2ERP đọc hộp thư bán hàng của bạn, quyết định mỗi email là yêu cầu báo giá, đơn hàng chắc chắn hay không phải cả hai, và đọc các dòng sản phẩm từ nội dung email và mọi tệp đính kèm: PDF, Excel, Word, CSV, HTML, hình ảnh và tài liệu quét, ở mọi bố cục và ngôn ngữ, không cần mẫu. Mỗi mã sản phẩm được đối chiếu với mã tham chiếu sản phẩm trong danh mục Dolibarr của bạn.

• Yêu cầu hỏi giá → bản nháp đề xuất thương mại, sẵn sàng để đội bán hàng định giá, điều chỉnh và gửi đi.
• Đơn hàng chắc chắn → đơn đặt hàng của khách, được tạo dưới dạng bản nháp rồi xác nhận.
• Liên hệ: người viết email trở thành người liên hệ khách hàng của chứng từ, và địa chỉ giao hàng nêu trong email trở thành người liên hệ giao hàng.
• Tệp: các tệp đính kèm của khách hàng được đính kèm vào đề xuất hoặc đơn hàng.
• Không trùng lặp: mỗi chứng từ được đánh dấu bằng email nguồn trong trường tham chiếu bên ngoài của Dolibarr, nên cùng một đơn hàng gửi hai lần chỉ được tạo một lần.

Mail2ERP không bao giờ tạo bên thứ ba (third party) hay sản phẩm. Người gửi phải thuộc về một khách hàng đã có và mỗi dòng phải khớp với một sản phẩm đã có. Email không nhập được nằm lại chưa đọc trong INBOX, và nhật ký cho bạn biết lý do.

🐙 AutoERP: xác nhận, giao hàng và xuất hóa đơn cho đơn hàng được gắn thẻ

AutoERP đảm nhận các bước thường lệ sau đơn hàng. Nó chỉ làm việc với những đơn hàng bạn giao cho nó, và việc giao được thực hiện bằng một trường, không phải bằng phỏng đoán.

Cách bạn giao một đơn hàng cho AutoERP

Dolibarr không cho chương trình khác đọc thẻ của đơn bán hàng, nên AutoERP dùng một trường đơn hàng có tên BOTS4.me tags (mã b4mtags). Khi người dùng tích hợp là quản trị viên, AutoERP tự thêm trường này. Nếu không, hãy thêm một lần: Setup → Modules → Sales Orders → Complementary attributes → New attribute, nhãn BOTS4.me tags, mã b4mtags, kiểu String (1 line), độ dài 255, luôn có thể chỉnh sửa. Sau đó gõ AutoERP vào trường để xử lý toàn bộ đơn hàng, hoặc AutoERP_partial để xử lý từng dòng. AutoERP thêm các thẻ tiến trình riêng vào cùng trường đó.

Điều gì xảy ra ở mỗi lần chạy

• Xác nhận: một đơn hàng nháp được gắn thẻ sẽ được xác nhận. Khi điều khoản thanh toán của đơn hàng yêu cầu trả trước, ví dụ “Due on order” hoặc điều khoản đặt cọc 100 %, AutoERP còn xuất một hóa đơn đặt cọc đã xác nhận cho toàn bộ đơn hàng, liên kết với đơn đó.
• Giao hàng: khi đã có hàng trong kho và đến ngày giao, AutoERP tạo một lô giao hàng đã xác nhận từ đơn hàng với số lượng có thể xuất. Dolibarr trừ tồn kho khi xác nhận nếu thiết lập mô-đun Stock của bạn quy định như vậy. Giao từng phần sẽ để phần còn lại trên đơn hàng.
• Xuất hóa đơn: AutoERP tạo một hóa đơn đã xác nhận từ đơn hàng, tính tiền sản phẩm tồn kho theo số lượng thực giao và dịch vụ theo số lượng đặt, đồng thời khấu trừ các khoản đặt cọc đã trả. Bạn cũng có thể chọn gộp một hóa đơn cho mỗi khách hàng theo ngày, tuần hoặc tháng.

Trên gói Business, AutoERP còn có thể giữ lại việc giao hàng cho khách hàng có hóa đơn quá hạn, nhắc họ một lần, và giao đơn hàng thành nhiều phần. Xem Hướng dẫn AutoERP để biết mọi tùy chọn.

💰 AutoCASH: nhắc thanh toán cho hóa đơn Dolibarr quá hạn

Vào những ngày trong tháng bạn chọn, AutoCASH đọc các hóa đơn khách hàng chưa thanh toán từ Dolibarr, nhóm theo khách hàng và xác định mỗi khách hàng quá hạn đến mức nào. Mặc định, việc nâng cấp nhắc nhở diễn ra dần dần:

• Bắt đầu nhẹ nhàng: bạn có thể chỉ bật mức 1, chạy thật với nó, rồi bật mức 2 và 3 sau.
• Không bao giờ hai lần cho cùng một việc: cùng một mức chỉ được lặp lại sau một khoảng thời gian chờ, và một lần chạy dừng giữa chừng không thể gửi một lời nhắc hai lần.
• Bộ lọc: số tiền tối thiểu, số ngày quá hạn tối thiểu và danh sách khách hàng bạn không bao giờ muốn nhắc tự động.
• Hai email cho bạn: bản xem trước vào ngày hôm trước, liệt kê những ai sẽ được nhắc, và báo cáo sau đó, liệt kê những ai đã được liên hệ, ở mức nào và cho những hóa đơn nào.
• Do BOTS4.me gửi: vì Dolibarr không thể gửi email qua API của nó, các lời nhắc được BOTS4.me gửi bằng ngôn ngữ của khách hàng. Hóa đơn đặt cọc mà AutoERP tạo cho đơn hàng trả trước không bị AutoCASH nhắc.

⚙️ Thiết lập từng bước cho Dolibarr

• Bước 1 — Bắt đầu tháng Discovery miễn phí của bạn: đăng nhập tại bots4.me/bots và nhấp Bắt đầu tháng Discovery miễn phí trên thẻ của bot bạn muốn. Không cần thẻ.
• Bước 2 — Bật REST API trong Dolibarr: Home → Setup → Modules/Applications → bật API REST (server).
• Bước 3 — Tạo người dùng tích hợp: trong Users & Groups, tạo một người dùng như “BOTS4.me Integration” và cấp cho người dùng đó quyền của các bot bạn dùng: Mail2ERP — bên thứ ba, sản phẩm, đề xuất thương mại, đơn bán hàng; AutoERP — đơn bán hàng, lô giao hàng, hóa đơn khách hàng, tồn kho; AutoCASH — hóa đơn khách hàng, thanh toán, ngân hàng. Mỗi bot cũng cần quyền đọc Banks và thẻ người dùng của chính nó.
• Bước 4 — Tạo API key: mở thẻ người dùng → Modify → trường API key → tạo → Save, rồi sao chép khóa.
• Bước 5 — Kết nối Dolibarr tại bots4.me: nhập URL trang Dolibarr của bạn và API key, cùng số thực thể (entity) nếu bạn dùng mô-đun Multicompany. Hướng dẫn đầy đủ có trong Kết nối.
• Bước 6 — Chỉ cho AutoERP: thêm trường đơn hàng BOTS4.me tags như mô tả ở trên, trừ khi người dùng tích hợp là quản trị viên.
• Bước 7 — Kết nối hộp thư của bạn cho Mail2ERP (Gmail và Microsoft 365 bằng Secure Quick Connect, các nhà cung cấp khác qua IMAP bằng mật khẩu ứng dụng), hoặc thay vào đó chuyển tiếp đơn hàng đến BOTS4.me Mailbox.

🧪 Chế độ Demo, email chưa rõ ràng và sai sót

Mỗi bot đều bắt đầu ở Chế độ Demo. Mail2ERP gửi email cho bạn đề xuất hoặc đơn hàng mà nó sẽ tạo, AutoERP báo cáo những đơn hàng nó sẽ xác nhận, giao và xuất hóa đơn, còn AutoCASH gửi cho bạn danh sách đầy đủ những khách hàng nó sẽ nhắc, mà không liên hệ ai trong số họ. Không có gì được ghi vào Dolibarr cho đến khi bạn đặt Chế độ thành LIVE, tùy chọn được mở khóa sau báo cáo Demo đầu tiên. Trang Chế độ Demo giải thích ý tưởng này, và bản demo trực tiếp bảng điều khiển hiển thị mọi cài đặt với dữ liệu mẫu.

• Email Mail2ERP không nhập được nằm lại chưa đọc trong INBOX. Email đã nhập được chuyển vào _Mail2ERP/DA_XU_LY.
• Lý do luôn được ghi nhật ký trong tab Nhật ký và thư mục LOGS của hộp thư, ví dụ người gửi không phải khách hàng trong Dolibarr hoặc mã tham chiếu sản phẩm không tồn tại. Xem hướng dẫn thư mục LOGS trong hộp thư.
• Sửa bằng thư mục: kéo email vào _Mail2ERP/BAO_GIA hoặc _Mail2ERP/DON_HANG để thử lại dưới dạng đề xuất hoặc đơn hàng, hoặc vào _Mail2ERP/BO_QUA để bỏ qua loại email đó trong tương lai.
• Sự cố thiết lập AutoERP, như thiếu trường BOTS4.me tags hoặc mô-đun Shipments đang tắt, được nêu tên trong báo cáo lần chạy để bạn biết chính xác cần sửa gì.

📅 Tháng Discovery miễn phí và gói miễn phí

Tháng đầu tiên của mỗi bot là tháng Discovery miễn phí, không cần thẻ. Các công tắc có nhãn Discovery trên tab Điều khiển được bao gồm và ban đầu ở trạng thái tắt, để bạn chọn thử gì.

📚 Bài đọc liên quan

• Sản phẩm: Mail2ERP, AutoERP và AutoCASH.
• Hướng dẫn: Hướng dẫn Mail2ERP, Hướng dẫn AutoERP, Hướng dẫn AutoCASH và Kết nối.
• Một ERP mã nguồn mở khác: Tự động hóa ERPNext từ email: đơn hàng, xác nhận của nhà cung cấp và thanh toán.
• So sánh các cách tiếp cận: Parseur, Docparser hay Nanonets so với Mail2ERP cho việc nhập đơn hàng vào ERP.
• Cùng các bước trong ERP khác: Tự động giao hàng và xuất hóa đơn cho đơn hàng Business Central và Cách tự động hóa xác nhận đơn hàng, giao hàng và xuất hóa đơn trong Odoo.
• Kiến thức nền: Tìm hiểu hệ thống ERP và CRM và vì sao chúng tôi xây dựng BOTS4.me.