Mail2ERP

📂 _Mail2ERP/BAO_GIA

Mục đích: Nhập dưới dạng Yêu cầu báo giá (Báo giá trong ERP)

Sử dụng khi: một email bị tự động nhập thành đơn hàng nhưng thực chất là yêu cầu báo giá. Thao tác này dạy hệ thống ghi nhớ mẫu của người gửi này.

Kết quả: Mail2ERP trích xuất chi tiết sản phẩm, số lượng, thông tin khách hàng và tạo một báo giá trong hệ thống ERP của bạn

Đích đến: Chuyển vào DA_XU_LY nếu thành công; giữ lại trong INBOX nếu cần kiểm tra thủ công. Nếu thử lại vẫn thất bại, email sẽ được chuyển tiếp cho quản trị viên của chúng tôi để xem xét.

📂 _Mail2ERP/DON_HANG

Mục đích: Nhập dưới dạng Đơn hàng (Đơn bán hàng trong ERP)

Sử dụng khi: một email bị tự động nhập thành yêu cầu báo giá nhưng thực chất là đơn đặt hàng. Thao tác này dạy hệ thống ghi nhớ mẫu của người gửi này.

Kết quả: Mail2ERP trích xuất chi tiết đơn hàng, các dòng sản phẩm, giá cả và tạo một đơn bán hàng trong hệ thống ERP của bạn

Đích đến: Chuyển vào DA_XU_LY nếu thành công; giữ lại trong INBOX nếu cần kiểm tra thủ công. Nếu thử lại vẫn thất bại, email sẽ được chuyển tiếp cho quản trị viên của chúng tôi để xem xét.

📂 _Mail2ERP/KHONG_NHAP

Mục đích: Học các mẫu email cần loại trừ khỏi xử lý

Sử dụng khi: Người gửi gửi email trông giống đơn hàng/RFQ nhưng không nên được xử lý (bản tin, email quảng cáo, thông báo tự động)

Cách hoạt động: Mail2ERP phân tích mẫu email và học cách tự động bỏ qua các email tương tự từ người gửi này trong tương lai

Quan trọng: Điều này khác với _Mail2ERP/NHA_CUNG_CAP (hoặc _AutoSPAM/NHA_CUNG_CAP), vốn chặn xử lý tất cả email từ một người gửi. KHONG_NHAP chỉ bỏ qua những email khớp với mẫu đã học.

Đích đến: Email vẫn ở lại trong INBOX, nhưng mẫu được ghi nhớ để lọc trong tương lai

🌍 Mọi Định dạng. Mọi Bố cục. Mọi Ngôn ngữ.

Email bằng mọi ngôn ngữ — kể cả các bảng chữ cái không phải Latinh (Thái, Ả Rập, Nhật, Trung, Nga, Do Thái, Hàn, Hindi). Mọi định dạng tệp, mọi bố cục tài liệu. Mỗi tệp PDF có thể trông khác nhau. Mỗi tệp Excel có các cột khác nhau. Mail2ERP tự động thích ứng — không cần mẫu có sẵn.

Giao diện ứng dụng có sẵn bằng 31 ngôn ngữ.

Dịch thư mục: Khi bạn chọn ngôn ngữ của mình trong Settings tại BOTS4.me/bots → Settings → Billing Information → App Language, tất cả các thư mục Mail2ERP và AutoSPAM sẽ tự động được dịch sang ngôn ngữ của bạn. Ngôn ngữ có thể được thay đổi một lần mỗi ngày.

🏭 _Mail2ERP/NHA_CUNG_CAP (hoặc _AutoSPAM/NHA_CUNG_CAP) – Loại trừ hoàn toàn người gửi

Mục đích: Đánh dấu một người gửi để email của họ KHÔNG BAO GIỜ được Mail2ERP xử lý

Sử dụng khi: Bạn nhận email từ nhà cung cấp/đối tác mà bạn không muốn nhập vào ERP

Kết quả: Mọi email trong tương lai từ người gửi này sẽ hoàn toàn bỏ qua việc xử lý của Mail2ERP

Đích đến: Email đi thẳng vào INBOX mà không qua bất kỳ xử lý ERP nào

Hoạt động: Luôn luôn (kể cả khi không có gói AutoSPAM)

ℹ️ Cách gỡ bỏ trạng thái NHA_CUNG_CAP

Chuyển bất kỳ email nào của người gửi đó vào _AutoSPAM/CHO_PHEP hoặc _Mail2ERP/CHO_PHEP: thao tác này xóa trạng thái NHA_CUNG_CAP cùng với các quyết định AutoSPAM khác về người gửi (spam, VIP, danh sách tùy chỉnh). Bạn cũng có thể nhấn CHO_PHEP trên dòng của người gửi đó trong tab Nhật ký tại /bots hoặc trong _Mail2ERP/LOGS.

⚖️ NHA_CUNG_CAP so với KHONG_NHAP — Khi nào Dùng Cái nào?

⭐ Tính năng VIP & Nâng cao (Yêu cầu AutoSPAM)

Khi bạn kích hoạt cả Mail2ERP và AutoSPAM, bạn sẽ mở khóa các tính năng mạnh mẽ sau:

• Định tuyến ưu tiên VIP: Khách hàng VIP được xử lý đặc biệt — các lượt nhập không thành công sẽ vào thư mục cấp cao nhất _VIP để được chú ý ngay lập tức
• Định tuyến người không phải khách hàng: Theo mặc định, người không phải khách hàng vẫn ở trong INBOX của bạn. Bật Separate External trong cài đặt Mail2ERP để chuyển họ sang _Mail2ERP/BEN_NGOAI thay thế.
• Phát hiện spam bằng AI: Tự động nhận diện thư rác từ người gửi không xác định trước khi chúng đến Mail2ERP
• Lọc theo tần suất: Chặn những người gửi gửi quá nhiều email trong thời gian quá ngắn
• Bảo vệ chống người gửi giả mạo: Phát hiện và chặn các địa chỉ giả mạo người khác
• Định tuyến thông minh: Khách hàng VIP được ưu tiên cả trong việc gửi email lẫn xử lý ERP

Lưu ý: Các tính năng cơ bản (CHO_PHEP, SPAM, NHA_CUNG_CAP) vẫn hoạt động kể cả khi không có gói AutoSPAM.

🛡️ Tại sao nên dùng gói AutoSPAM + Mail2ERP?

Mail2ERP đi kèm kiểm soát email cơ bản: các thư mục thủ công CHO_PHEP, TU_CHOI và SPAM. Những thư mục này hoạt động mà không cần gói AutoSPAM.

Để có bộ lọc thông minh dựa trên AI TRƯỚC KHI email đến ERP của bạn — bao gồm bảo vệ theo tần suất, phát hiện người gửi giả mạo, phân tích văn bản thông minh, phân tích người gửi mới và nhiều hơn nữa — chúng tôi khuyên bạn nên mua gói AutoSPAM + Mail2ERP.

⚠️ Nếu không có bộ lọc thông minh, email spam hoặc lừa đảo có thể trở thành các mục sai lệch trong hệ thống ERP của bạn.

🎯 Các thư mục AutoSPAM khác hoạt động cùng Mail2ERP

Các thư mục AutoSPAM này kiểm soát việc gửi email trước khi Mail2ERP xử lý:

• _AutoSPAM/CHO_PHEP hoặc _Mail2ERP/CHO_PHEP: Phê duyệt người gửi & đặt lại mọi quyết định trước đó (VIP, NHA_CUNG_CAP, danh sách tùy chỉnh). Email sẽ vào INBOX và có thể được Mail2ERP xử lý
• _AutoSPAM/TU_CHOI: Đánh dấu là người gửi không xác định – email sẽ vào thư mục DA_TU_CHOI để xem xét
• _AutoSPAM/SPAM: Chặn người gửi vĩnh viễn – email sẽ đi thẳng vào _THUNG_RAC/SPAM và không bao giờ được xử lý
• _AutoSPAM/VIP: (Yêu cầu AutoSPAM) Đánh dấu là VIP — được ưu tiên định tuyến cả trong xử lý email lẫn ERP
• Gỡ trạng thái VIP: Chuyển bất kỳ email nào của người gửi đó vào _AutoSPAM/CHO_PHEP hoặc _Mail2ERP/CHO_PHEP. Thao tác này đặt lại mọi quyết định trước đó (VIP, NHA_CUNG_CAP, danh sách tùy chỉnh).

✅ DA_XU_LY

Chứa: Các email đã nhập thành công

Ý nghĩa: Mail2ERP đã trích xuất thành công toàn bộ dữ liệu và tạo các mục trong ERP

Hành động cần thực hiện: Không có – những email này đã được xử lý hoàn tất. Thỉnh thoảng kiểm tra lại để đảm bảo độ chính xác.

📥 INBOX (giữ lại để xem xét)

Chứa: Email của khách hàng đã biết mà Mail2ERP không thể tự động xử lý hoàn toàn

Ý nghĩa: Mail2ERP không thể trích xuất đầy đủ dữ liệu cần thiết hoặc phát hiện sự mơ hồ. Email này được cố tình để lại trong INBOX để bạn dễ dàng nhìn thấy.

Hành động cần thực hiện: Xem xét trong INBOX của bạn và tự hoàn tất mục ERP theo cách thủ công, hoặc kéo email vào _Mail2ERP/BAO_GIA hoặc _Mail2ERP/DON_HANG để buộc thử lại (hữu ích sau khi bạn đã thêm sản phẩm/liên hệ còn thiếu vào ERP).

Bộ nhớ đệm bỏ qua: Mail2ERP ghi nhớ rằng đã thử xử lý và sẽ không xử lý lại cùng một email ở mỗi chu kỳ cron — bộ nhớ đệm sẽ quên sau 14 ngày, hoặc quên ngay lập tức khi bạn kéo email vào thư mục buộc thử lại.

🌐 BEN_NGOAI (tùy chọn)

Chứa: Email từ những người gửi không có trong cơ sở dữ liệu khách hàng của bạn — chỉ khi Separate External được bật trong cài đặt Mail2ERP.

Hành vi mặc định: Tắt. Email từ người gửi bên ngoài vẫn ở lại trong INBOX của bạn để không có gì biến mất khỏi tầm nhìn.

Hành động cần thực hiện: Xem xét và quyết định đây có phải là khách hàng mới hay nên bỏ qua.

Bật tại: Dashboard → Mail2ERP → Features → Separate External (có từ gói Family trở lên).

⭐ _VIP

Chứa: Email lỗi từ những người gửi được đánh dấu là VIP (thông qua _AutoSPAM/VIP).

Ý nghĩa: Thư mục ưu tiên cấp cao nhất — email VIP bỏ qua quy tắc giữ trong INBOX để bạn phát hiện ngay lập tức.

Yêu cầu: AutoSPAM có bật danh sách VIP.

📥 INBOX

Chứa: Email thông thường, người gửi đã được chấp thuận và email từ những người gửi được đánh dấu là NHA_CUNG_CAP

Ý nghĩa: Gửi email bình thường – những email này bỏ qua việc xử lý của Mail2ERP

Với AutoSPAM: Email VIP sẽ vào thư mục _VIP để được chú ý ưu tiên

🎯 Hướng dẫn Thiết lập Nhanh

Thiết lập Mail2ERP chỉ mất 5 phút:

• Bước 1: Vào BOTS4.me/bots và đăng nhập
• Bước 2: Điều hướng đến Settings → Mail2ERP
• Bước 3: Thêm tài khoản email của bạn và chọn thư mục mà Mail2ERP sẽ nhập từ đó
• Bước 4: Cấu hình kết nối ERP của bạn (thông tin xác thực API)
• Bước 5: Chọn ngôn ngữ của bạn để tự động dịch tên thư mục trong Billing Information
• Bước 6: Kiểm tra những gì đã được nhập – khi bật Chế độ Demo, không có gì được tạo ra — tắt Chế độ Demo khi bạn sẵn sàng để hoạt động thực tế.

📧 Cấu hình Tài khoản Email

Tài khoản được hỗ trợ: Gmail, Outlook, Office 365, Exchange, IMAP/SMTP và mọi nhà cung cấp email khác

Giám sát thư mục: Theo mặc định, Mail2ERP giám sát hộp thư chính của bạn. Bạn có thể cấu hình để giám sát các thư mục con cụ thể.

Nhiều tài khoản: Bạn có thể kết nối nhiều tài khoản email và xử lý tất cả thông qua một dashboard Mail2ERP duy nhất!

📨 Chuyển tiếp cho chúng tôi — không cần kết nối hộp thư

Bạn hoàn toàn không cần kết nối hộp thư. Trong BOTS4.me/bots → Cài đặt → Mail2ERP, nhấp Thêm Nguồn và thêm BOTS4.me Mailbox — một cú nhấp, không cần kết nối gì, không cần mật khẩu. Sau đó chuyển tiếp email đến mail2erp@bots4.me. Khi Chế độ Demo đang bật, bạn nhận được bản xem trước qua email; khi bạn tắt nó, Mail2ERP tạo báo giá hoặc đơn bán hàng thật trong ERP của bạn. Vì vậy chúng tôi chỉ cần quyền truy cập ERP của bạn, không bao giờ cần truy cập hộp thư của bạn.

Ai được phép chuyển tiếp: thiết lập trong Mail2ERP → Điều khiển → Chuyển tiếp cho chúng tôi – chấp nhận email từ. Để trống: chỉ địa chỉ email tài khoản của bạn. Đã điền: chính xác các địa chỉ bạn nhập (tối đa 6) — chúng thay thế địa chỉ tài khoản của bạn, vì vậy hãy thêm cả địa chỉ đó nếu bạn cũng chuyển tiếp.

Trước khi bất kỳ dữ liệu nào được ghi vào ERP của bạn, chúng tôi xác minh rằng email đó thực sự đến từ địa chỉ của bạn (DKIM). Khi nhà cung cấp email của bạn không ký thư gửi đi, bạn xác nhận email đó một lần bằng một cú nhấp chuột. Mọi email được chuyển tiếp đều bị xóa khỏi hộp thư của chúng tôi ngay sau khi xử lý — chậm nhất là sau 7 ngày nếu không thể xử lý được. Hãy sử dụng tính năng này trong khi bạn đánh giá chúng tôi, hoặc lâu dài nếu bạn không bao giờ muốn chia sẻ quyền truy cập hộp thư.

Cùng một email được chuyển tiếp hai lần chỉ được xử lý một lần. Khi Chế độ Demo tắt, người gửi nhận được một biên nhận ngắn qua email sau mỗi email được chuyển tiếp: đã xử lý, hoặc chưa xử lý và nơi xem lý do.

🔧 Tích hợp ERP — Hỗ trợ nhiều hệ thống ERP

Vị trí thiết lập: Quyền truy cập ERP được cấu hình tại BOTS4.me/bots → Settings → Mail2ERP → Access Manager

Các ERP được hỗ trợ: Odoo 13–19, ERPNext 15–16, Zoho (Books / Inventory), Dolibarr 23 trở lên, Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero và SAP Business One. Mọi ERP khác có API — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite và nhiều hệ thống khác — đều được kết nối theo yêu cầu.

Không thấy ERP của bạn? Mọi ERP có API đều được kết nối theo yêu cầu. Liên hệ với chúng tôi.

🔑 Cấp độ truy cập — Bắt đầu an toàn, Kích hoạt dần dần

Chúng tôi khuyên bạn nên bắt đầu với Cấp độ 2 (chỉ truy cập email). Chỉ tắt Chế độ Demo khi bạn đã tự tin. Miễn phí tháng đầu tiên.

Tìm hiểu thêm: Truy cập BOTS4.me/demo để xem hướng dẫn Chế độ Demo.

📊 Kiểm soát & Giám sát Dashboard

Kiểm soát toàn diện: Thiết lập và quản lý mọi thứ từ dashboard trực quan của chúng tôi tại BOTS4.me/bots

Giám sát theo thời gian thực:

• Thống kê xử lý: Theo dõi số lượng email được xử lý theo ngày, tuần và tháng
• Theo dõi sử dụng: Giám sát khối lượng xử lý của bạn so với hạn mức hằng tháng đi kèm gói đăng ký
• Tỷ lệ thành công: Xem các chỉ số độ chính xác và xác định những điểm cần cải thiện
• Chuyển đổi AI/Không AI: Chuyển đổi giữa trích xuất AI nâng cao và các phương pháp xử lý đơn giản hơn
• Thông báo lỗi: Nhận cảnh báo khi email cần kiểm tra thủ công hoặc khi có sự cố xảy ra

💡 Mẹo Chuyên nghiệp

• Bắt đầu từ quy mô nhỏ: Bắt đầu chỉ với RFQ hoặc Đơn hàng, sau đó mở rộng sang các loại tài liệu khác
• Kiểm tra INBOX chưa đọc mỗi giờ: Email lỗi vẫn ở lại trong INBOX (chưa đọc) — xem xét và tự hoàn tất mục ERP theo cách thủ công, hoặc kéo vào _Mail2ERP/BAO_GIA / _Mail2ERP/DON_HANG để buộc thử lại
• Sử dụng KHONG_NHAP một cách khôn ngoan: Điều này giúp AI học được CÁI GÌ không nên xử lý, cải thiện độ chính xác theo thời gian
• Sử dụng NHA_CUNG_CAP: Điều này giúp AI học được NGƯỜI NÀO không nên xử lý, cải thiện độ chính xác theo thời gian
• Kết hợp với AutoSPAM: Đạt kết quả tốt nhất bằng cách sử dụng cả hai sản phẩm cùng nhau để tự động hóa email hoàn toàn
• Thiết lập VIP sớm: Đánh dấu những khách hàng quan trọng nhất của bạn là VIP để đảm bảo email của họ được xử lý ưu tiên

📬 Nhật ký trong hộp thư của bạn

• Ở đâu: mỗi hộp thư đều có một thư mục LOGS nằm trong thư mục riêng của bot, ví dụ _Mail2ERP/LOGS. Mỗi bot giữ thư mục riêng của mình.
• Nội dung gì: cùng những dòng như ở tab Nhật ký, mỗi dòng là một thư. Không có gì được gửi qua email — các dòng được ghi thẳng vào thư mục.
• Chưa đọc nghĩa là cần bạn xử lý: chỉ những dòng cần một quyết định của bạn mới đến ở trạng thái chưa đọc. Tất cả các dòng khác, kể cả cảnh báo, đến ở trạng thái đã đọc.
• Nút một lần nhấp: các dòng về một email có cùng các nút như trên bảng điều khiển. Nút chuyển email vào thư mục được đặt tên theo thư mục đích, ví dụ CHO_PHEP hoặc SPAM. Mỗi nút mở một trang xác nhận ngắn, không cần đăng nhập, và có hiệu lực trong 7 ngày. Kết quả xuất hiện dưới dạng một dòng mới, kèm nút hoàn tác nếu có.
• Quyết định ngay từ nhật ký: dòng cần bạn quyết định cũng hiển thị tên các tệp đính kèm của email và vài dòng đầu tiên của email, nên bạn hiếm khi cần mở chính email đó.
• Dọn dẹp: thư mục giữ 100 dòng mới nhất trong tối đa 30 ngày. Nhật ký đầy đủ vẫn nằm trong bảng điều khiển của bạn.
• An toàn ngay từ thiết kế: các thư nhật ký thật chỉ tồn tại bên trong những thư mục LOGS, không bao giờ nằm trong hộp thư đến của bạn, và trang xác nhận không bao giờ hỏi mật khẩu.
• Công tắc: Nhật ký trong hộp thư của bạn, trong danh sách tính năng của bot ở tab Điều khiển. Bật sẵn từ gói Personal.

📋 Mỗi mục nhật ký hiển thị gì

• Dấu thời gian: Thời điểm xử lý diễn ra
• Email người gửi: Ai đã gửi email
• Hành động đã thực hiện: DA_XU_LY, giữ lại trong INBOX, _VIP, hoặc BEN_NGOAI (nếu được bật)
• Định dạng tệp được phát hiện: Loại tệp đính kèm nào đã được tìm thấy
• Trạng thái nhập ERP: Dữ liệu có được ghi thành công vào ERP của bạn hay không

🔍 Các thông báo nhật ký thường gặp

• … imported successfully (items: N) — đơn hàng hoặc yêu cầu đã được ghi vào ERP của bạn
• PROCESSING — Email đang được phân tích và trích xuất
• … left in INBOX — not a registered customer, nothing imported — người gửi không phải là khách hàng trong ERP của bạn
• … no product codes found, left for manual review — email cần bạn chú ý trong INBOX của bạn
• … was already imported earlier — duplicate create skipped — cùng một đơn hàng đã được xử lý trước đó
• COMPLETED — Chu kỳ xử lý đã hoàn tất

⚠️ Phải làm gì khi có lỗi

• Lỗi kết nối email: Kiểm tra thông tin xác thực email của bạn tại /bots → Settings
• Lỗi kết nối ERP: Kiểm tra lại thông tin kết nối ERP và quyền truy cập API
• Nhập thất bại: Kiểm tra xem Chế độ Demo đã được tắt chưa (Chế độ Demo BẬT sẽ ngăn việc ghi vào ERP)
• Sự cố kéo dài: Liên hệ hỗ trợ tại BOTS4.me/contact

Lọc nhật ký theo cấp độ (thành công, thông tin, cảnh báo, lỗi) để nhanh chóng tìm ra những gì cần chú ý.

Tuần 1 — chế độ huấn luyện

Kiểm tra INBOX (chưa đọc) và thư mục _VIP của bạn vài lần mỗi ngày — các email xử lý thất bại vẫn nằm trong INBOX để bạn xem lại. Chuyển các email bị phân loại sai vào đúng thư mục Mail2ERP (BAO_GIA/DON_HANG/KHONG_NHAP) để buộc hệ thống thử lại và dạy cho hệ thống. Nếu bạn cũng dùng Supplier2ERP, ứng dụng này có cặp thư mục riêng — _Supplier2ERP/NHAP và _Supplier2ERP/KHONG_NHAP — dành cho xác nhận của nhà cung cấp. Đánh dấu những người gửi không thể xử lý là NHA_CUNG_CAP (_Mail2ERP/NHA_CUNG_CAP). Hệ thống học hỏi từ mọi lần chỉnh sửa.

Tuần 2+ — chế độ duy trì

Hệ thống đã học được hầu hết các mẫu người gửi. Chỉ cần lướt qua INBOX chưa đọc một lần mỗi ngày và _VIP bất cứ khi nào bạn muốn — độ chính xác sẽ liên tục cải thiện khi hệ thống học hỏi.

🏆 Thực hành tốt nhất

Kết hợp với AutoSPAM để lọc thư rác trước khi chúng đến Mail2ERP. Thiết lập VIP cho những khách hàng quan trọng nhất của bạn — email của họ sẽ được xử lý ưu tiên.