Tự động xuất hóa đơn trong Business Central: ghi sổ và gửi hóa đơn cho các đơn hàng đã giao

🎯 “Đã giao hôm qua, vẫn chưa xuất hóa đơn”

Ở hầu hết các công ty dùng Business Central, xuất hóa đơn là một thói quen thủ công chứ không phải một quy trình. Kho ghi sổ lô giao hàng, còn hóa đơn phụ thuộc vào việc ai đó ở văn phòng nhớ hoàn tất đơn hàng. Kết quả ở đâu cũng giống nhau:

• Đã giao nhưng chưa xuất hóa đơn: đơn hàng nằm đó với số lượng đã giao mà chưa ai xuất hóa đơn. Mỗi ngày chờ đợi là một ngày khách hàng thanh toán muộn hơn.
• Những cú nhấp lặp đi lặp lại: mở đơn hàng, kiểm tra số lượng cần xuất hóa đơn, ghi sổ, tìm hóa đơn đã ghi sổ, gửi qua email — cho mọi đơn hàng, mỗi ngày.
• Dòng dịch vụ bị quên: các dòng không có gì để giao, như dịch vụ hoặc cước vận chuyển, dễ bị bỏ sót khi phần còn lại của đơn hàng được xử lý từ kho.
• Thời điểm không nhất quán: có khách hàng nhận hóa đơn ngay trong ngày, có người một tuần sau, tùy vào ai đang ở văn phòng.

Không việc nào trong số này cần phán đoán. “Xuất hóa đơn cho những gì đã giao và gửi cho khách hàng” là một quy tắc, và một quy tắc có thể tự chạy.

🔍 Business Central tự cung cấp những gì

Ghi sổ từng đơn hàng một

Cách tiêu chuẩn là mở từng đơn bán hàng và ghi sổ. Cách này đáng tin cậy, nhưng do một người làm, vào lúc người đó có thời gian. Email hóa đơn là một bước nữa ở trên.

Ghi sổ theo lô và tác vụ theo lịch

Business Central có thể ghi sổ nhiều đơn bán hàng trong một lô, và đối tác có thể lên lịch tác vụ. Dù vậy vẫn cần ai đó chọn đơn hàng nào vào lô, giữ bộ lọc đúng, và đảm bảo hóa đơn thực sự đến tay khách hàng. Thay đổi một quy tắc — “gộp hóa đơn hằng tuần cho nhóm này” — thường có nghĩa là phải nhờ đối tác.

⚙️ AutoERP hoạt động trong Business Central như thế nào

Thứ nguyên BOTS4ME thay cho thẻ

Trong các ERP khác, bạn giao một đơn hàng cho AutoERP bằng một thẻ. Business Central không có thẻ đơn hàng, nên AutoERP đọc thứ nguyên BOTS4ME trên phần đầu của đơn bán hàng. Bạn tạo thứ nguyên này một lần, với bốn giá trị, và đặt một trong số đó trên mỗi đơn hàng mà AutoERP được phép xử lý:

• FULL — AutoERP xử lý toàn bộ đơn hàng.
• PARTIAL — cho phép giao hàng từng phần.
• SMALLOK — toàn bộ đơn hàng được xử lý ngay cả khi dưới ngưỡng đơn hàng nhỏ của bạn.
• PARTIAL-SMALLOK — cho phép giao hàng từng phần, ngay cả khi dưới ngưỡng đơn hàng nhỏ của bạn.

Đơn hàng không có thứ nguyên này không bao giờ bị động đến. Như mọi thứ nguyên, giá trị này cũng được chuyển vào các bút toán sổ cái (G/L) của chứng từ đã ghi sổ, giúp dễ tìm hóa đơn của AutoERP trong báo cáo. Các giá trị vẫn là FULL, PARTIAL và SMALLOK ngay cả khi bạn đã đổi tên thẻ trên bảng điều khiển.

AutoERP ghi sổ những gì

• Đã giao, chưa xuất hóa đơn: trên các dòng hàng tồn kho, AutoERP xuất hóa đơn đúng số lượng đã giao và chưa xuất hóa đơn, dùng chính chức năng ghi sổ của Business Central.
• Dòng không có gì để giao: dịch vụ và các dòng không tồn kho khác được giao và xuất hóa đơn cùng lúc, nên không bị bỏ lại.
• Ngay lập tức hoặc gộp: xuất hóa đơn cho từng đơn hàng ngay sau khi giao, hoặc gộp đơn hàng của một khách hàng theo ngày, tuần hoặc tháng với một số tiền tối thiểu. API của Business Central đặt một đơn hàng trên một hóa đơn, nên khi gộp, hệ thống ghi sổ mỗi đơn hàng một hóa đơn vào cùng một thời điểm.
• Đơn hàng đang xem xét (chờ phê duyệt) được để lại cho đến khi quy trình phê duyệt của bạn phát hành chúng.

Email gửi khách hàng

Thao tác gửi của Business Central không thể mang nội dung của AutoERP, nên BOTS4.me tự gửi email hóa đơn, kèm PDF hóa đơn của Business Central. Nếu bạn kết nối hộp thư với AutoERP, email được gửi từ địa chỉ của chính bạn; nếu không, email đến từ hộp thư hệ thống của BOTS4.me và thư trả lời được chuyển cho bạn. API của Business Central không lưu ngôn ngữ của khách hàng, nên email được viết bằng ngôn ngữ tài khoản của bạn.

Những gì AutoERP hiện chưa làm trong Business Central

• Giao hàng mà không xuất hóa đơn: API của Business Central giao hàng và xuất hóa đơn trong một thao tác. AutoERP chỉ giao hàng mà không xuất hóa đơn sau khi việc này được xác minh với Business Central; cho đến lúc đó, nó để việc giao hàng cho bạn, đánh dấu trong báo cáo và xuất hóa đơn cho đơn hàng ngay khi bạn ghi sổ lô giao hàng.
• Hóa đơn trả trước: API không có hóa đơn trả trước, nên các đơn hàng cần đặt cọc vẫn do bạn xử lý.
• Điều chỉnh: chứng từ điều chỉnh cho hóa đơn đã ghi sổ do bạn lập trong Business Central.

Không bao giờ hai lần

Trước khi ghi sổ, AutoERP ghi lại những gì nó sắp ghi sổ. Nếu một lần chạy bị gián đoạn sau khi Business Central đã ghi sổ hóa đơn, lần chạy tiếp theo sẽ tìm thấy hóa đơn đó và không ghi sổ hóa đơn khác. Các dấu tiến trình riêng của AutoERP được lưu ở phía BOTS4.me, không bao giờ được ghi vào đơn hàng của bạn.

🛠️ Thiết lập từng bước

• Bước 1 — Bắt đầu tháng Discovery miễn phí của bạn: đăng nhập tại bots4.me/bots, nhấp Bắt đầu tháng Discovery miễn phí trên thẻ AutoERP và chấp nhận Điều khoản một lần. Không cần thẻ.
• Bước 2 — Kết nối Business Central: mở Cài đặt → AutoERP → Access Manager → Thêm Nguồn (với AutoERP, ERP của bạn là nguồn), chọn ô Dynamics 365 Business Central và Đăng nhập bằng Microsoft với một người dùng có giấy phép. Chọn môi trường và công ty nếu bạn có nhiều. Hướng dẫn đầy đủ, bao gồm phê duyệt của quản trị viên, có trong Kết nối.
• Bước 3 — Cấp đúng quyền cho người dùng: AutoERP cần chỉnh sửa và ghi sổ đơn bán hàng và đọc thứ nguyên. Bộ quyền tiêu chuẩn D365 BUS FULL ACCESS bao gồm mọi ứng dụng BOTS4.me.
• Bước 4 — Tạo thứ nguyên một lần: trong Business Central mở Dimensions → New, mã BOTS4ME, với các giá trị FULL, PARTIAL, SMALLOK và PARTIAL-SMALLOK. Thứ nguyên không thể tạo qua API, nên bước này là của bạn. Nếu thiếu, báo cáo của AutoERP sẽ cho bạn biết.
• Bước 5 — Đánh dấu một đơn hàng và chạy ở DEMO: đặt BOTS4ME = FULL trên một đơn bán hàng đã giao nhưng chưa xuất hóa đơn. Ở DEMO, AutoERP đọc đơn hàng của bạn và không ghi gì vào Business Central; sau lần chạy tiếp theo, báo cáo của nó cho thấy nó sẽ xuất hóa đơn những gì, và vì sao có mục bị giữ lại.
• Bước 6 — Chuyển sang LIVE: khi các báo cáo DEMO trông đúng, hãy đặt Chế độ thành LIVE trên tab Điều khiển — tùy chọn này khả dụng sau email báo cáo DEMO đầu tiên.

🧭 Dùng thử trong tháng Discovery miễn phí

Kiểm tra tab Điều khiển

• Mô-đun Xuất hóa đơn và Báo cáo email đang bật. Cho lần thử đầu tiên, hãy đặt Xuất hóa đơn cho khách hàng thành Ngay lập tức (không gộp) để bạn thấy hóa đơn ngay sau khi giao hàng; theo mặc định, hóa đơn được gộp hằng tuần.
• Giờ: AutoERP chỉ chạy trong Giờ hoạt động (ban đầu là giờ hành chính các ngày trong tuần), và việc xuất hóa đơn có khung giờ riêng. Hãy giữ khung giờ xuất hóa đơn nằm trong Giờ hoạt động, nếu không sẽ không có hóa đơn nào được tạo.
• Sản phẩm Số dành cho phần mềm và dịch vụ không cần tồn kho.
• Các công tắc có nhãn Discovery được bao gồm trong tháng miễn phí và ban đầu ở trạng thái tắt — hãy bật những công tắc bạn muốn thử.

Tuần 1 — mở rộng thử nghiệm, rồi chuyển sang LIVE

Đánh dấu thêm vài đơn hàng đã giao, trong đó có một đơn có dòng dịch vụ, và một khách hàng mà bạn muốn gộp đơn hằng tuần. Đọc từng báo cáo: những gì đã xuất hóa đơn, những gì bị bỏ qua và vì sao. Các quyết định tương tự xuất hiện trong tab Nhật ký. Khi mọi thứ khớp với những gì bạn sẽ làm bằng tay, hãy chuyển sang LIVE.

📅 Hằng ngày: những gì thay đổi với nhóm của bạn

Sau khi chạy thật, công việc của nhóm bạn là đánh dấu đơn hàng và ghi sổ lô giao hàng, như trước đây. Hóa đơn theo sau theo lịch chạy của AutoERP, trong khung giờ của bạn, và khách hàng nhận từng hóa đơn qua email kèm PDF. Bạn nhận được một báo cáo ngắn mỗi khi AutoERP làm điều gì đó hoặc cần đến bạn, và Công tắc bot tắt mọi thứ cùng một lúc.

• Đánh dấu khi nhập: đặt giá trị BOTS4ME khi đơn hàng được tạo, hoặc để quy trình tiếp nhận đơn hàng làm việc đó. Đơn hàng mà Mail2ERP nhập từ email nhận cùng giá trị từ nhóm của bạn.
• Đọc các dòng “bỏ qua”: chúng cho bạn biết đơn hàng nào đang chờ điều gì — một lô giao hàng chưa ghi sổ, một đơn hàng đang xem xét, hoặc một khung giờ nằm ngoài giờ của bạn.
• Giới hạn API: Business Central giới hạn số lệnh gọi API cho mỗi người dùng. BOTS4.me phân bổ các lệnh gọi và chờ khi Business Central yêu cầu chậm lại; giới hạn này được chia sẻ với các tích hợp khác dùng cùng người dùng.

Kết hợp với Mail2ERP cho Business Central, con đường từ PO khách hàng gửi qua email đến hóa đơn đã gửi chỉ cần con người cho khâu giao hàng.

📚 Bài đọc liên quan

• Giải thích mọi cài đặt: Hướng dẫn AutoERP và trang sản phẩm AutoERP.
• Bước trước đó: Cách biến đơn đặt hàng gửi qua email thành đơn bán hàng trong Business Central.
• So sánh các lựa chọn: Mail2ERP và Sales Order Agent của Business Central.
• Cùng ý tưởng trong Odoo: Cách tự động hóa xác nhận đơn hàng, giao hàng và xuất hóa đơn trong Odoo.
• Thu tiền: Hướng dẫn AutoCASH trình bày việc nhắc thanh toán cho các hóa đơn mà AutoERP ghi sổ.

🔗 Nguồn và tài liệu đọc thêm

Tài liệu chính thức được tham chiếu trong hướng dẫn này. Liên kết ngoài mở trong tab mới.

• Microsoft Learn — Work with dimensions in Business Central
• Microsoft Learn — Invoice sales in Business Central
• Microsoft Learn — Business Central API v2.0