Cách biến đơn đặt hàng gửi qua email thành đơn bán hàng trong Business Central

🎯 “Chúng tôi vẫn gõ tay mọi PO gửi qua email vào Business Central”

Đó là câu chúng tôi nghe nhiều nhất từ các nhà phân phối và bán buôn dùng Business Central. Bản thân ERP không có vấn đề gì. Vấn đề nằm ở phía trước nó: đơn hàng đến qua email, ở bất kỳ định dạng nào mà hệ thống mua hàng của từng khách hàng xuất ra, và không có gì biến các tệp đính kèm đó thành dòng bán hàng ngoài con người.

• Mỗi khách hàng một bố cục khác nhau. Người gửi PDF gọn gàng từ ERP của họ, người gửi tệp Excel với thứ tự cột riêng, người gửi biểu mẫu quét, và có người chỉ liệt kê mã hàng trong nội dung email.
• Công việc chậm và dễ sai. Mã hàng, số lượng, số PO của khách hàng và ngày giao hàng yêu cầu đều phải được sao chép chính xác. Một chữ số bị đảo trở thành một lần giao hàng sai và một lần sửa chữa về sau.
• Đơn hàng phải chờ người. Một đơn đến ngoài giờ làm việc nằm chờ cho đến khi có người quay lại bàn làm việc, và một yêu cầu báo giá được trả lời trễ một ngày thường là một yêu cầu báo giá bị mất.
• Yêu cầu báo giá và đơn hàng lẫn lộn với nhau. Với mỗi email, ai đó phải quyết định cần báo giá bán hàng hay đơn bán hàng trước khi bắt đầu gõ.

Khối lượng tăng lên rất nhanh. Một khách hàng của Mail2ERP, IMP Kontakt, nhận hàng nghìn đơn hàng và RFQ mỗi tháng qua email — một khối lượng công việc cần cả một đội nhập liệu riêng nếu phải gõ tay.

🔍 Các nhóm Business Central thường thử gì trước tiên

Sao chép và dán từ tệp đính kèm

Cách phổ biến nhất vẫn là cách lâu đời nhất: mở PDF trên một màn hình, đơn bán hàng trên màn hình kia, và sao chép từng dòng. Cách này ổn với năm đơn mỗi ngày. Đến năm mươi đơn, nó trở thành công việc toàn thời gian của một người, và tỷ lệ lỗi tăng theo khối lượng.

Mẫu nhập và luồng xây dựng riêng cho từng khách hàng

Một số nhóm xây dựng công cụ nhập hoặc quy trình cho tệp của các khách hàng lớn nhất. Mỗi công cụ chỉ hiểu một bố cục. Khi khách hàng đổi mẫu, thêm một cột hoặc có khách hàng mới, công cụ nhập bị hỏng hoặc ai đó phải xây thêm một cái khác.

Tính năng AI bên trong Business Central

Microsoft đang bổ sung AI vào Business Central, bao gồm Sales Order Agent. Nếu bạn đang cân nhắc giữa nó và một công cụ bên ngoài, hãy đọc bài so sánh Mail2ERP và Sales Order Agent của Business Central. Hướng dẫn này trình bày cách Mail2ERP hoạt động với Business Central.

⚙️ Mail2ERP hoạt động với Business Central như thế nào

Nó tạo chứng từ nào

Mail2ERP phân loại mỗi email là yêu cầu báo giá, đơn hàng hoặc không phải cả hai. Yêu cầu báo giá trở thành báo giá bán hàng, và đơn hàng chắc chắn trở thành đơn bán hàng — mỗi email một chứng từ, phần đầu và các dòng trong một bước. API của Business Central không có bước phát hành riêng, nên đơn bán hàng giữ nguyên như khi được tạo.

Khách hàng và mặt hàng được đối chiếu như thế nào

• Khách hàng: địa chỉ email của người gửi phải thuộc về một khách hàng trong Business Central, hoặc một người liên hệ gắn với khách hàng. Mail2ERP không bao giờ tạo khách hàng, và từ chối các khách hàng bị khóa.
• Mặt hàng: mã sản phẩm trong email được đối chiếu với mã hàng của bạn. Khi bật công tắc Mã vạch, GTIN của mặt hàng cũng được đối chiếu. API của Business Central không cung cấp tham chiếu mặt hàng, mã hàng của nhà cung cấp hay mã phụ tùng của nhà sản xuất, nên việc đối chiếu chỉ dùng mã hàng và GTIN. Mặt hàng bị khóa sẽ bị từ chối, và Mail2ERP không bao giờ tạo mặt hàng.
• Số lượng: dòng có số lượng không đọc được một cách chắc chắn sẽ bị bỏ qua, không đoán, và bạn nhận được email đề nghị bạn thêm dòng đó bằng tay.

Giá lấy từ Business Central

Mail2ERP không sao chép giá của khách hàng vào dòng khi giá đó khớp với đơn giá của mặt hàng. Khi đó Business Central tự định giá dòng, nên giá khách hàng và chiết khấu dòng của bạn vẫn có hiệu lực, và Business Central áp dụng thuế của chính nó. Giá trong email chỉ được dùng khi mặt hàng không có đơn giá.

Những gì khác được đưa vào chứng từ

• External Document No.: số PO riêng của khách hàng, để nhóm của bạn và khách hàng cùng nói về một số tham chiếu.
• Ngày giao hàng: ngày yêu cầu được đưa vào đơn bán hàng làm ngày giao hàng yêu cầu và ngày xuất hàng của dòng.
• Ghi chú và tệp: ghi chú từ khách hàng trở thành các dòng bình luận trên chứng từ; nội dung email được đính kèm dưới dạng tệp văn bản và các tệp đính kèm gốc được đính kèm vào đơn bán hàng hoặc báo giá.
• Địa chỉ giao hàng: địa chỉ giao hàng mặc định của khách hàng được giữ nguyên, vì API không có mã địa chỉ giao hàng để chọn.

Khi khách hàng đặt hàng theo báo giá của bạn

Khi bật Phát hiện RFQ, một thư trả lời trích dẫn số báo giá bán hàng của bạn và nói rõ “order” (đặt hàng) sẽ biến báo giá đó thành đơn bán hàng bằng thao tác Make Order của Business Central. Mail2ERP đặt toàn bộ báo giá; nếu khách hàng thay đổi số lượng, một ghi chú cho nhóm của bạn được đính kèm vào đơn hàng.

Không trùng lặp

Trước khi tạo bất cứ thứ gì, Mail2ERP ghi lại những gì nó sắp tạo và đặt dấu hiệu riêng vào External Document No. khi khách hàng không cung cấp số PO. Nếu một lần chạy bị gián đoạn, lần chạy tiếp theo sẽ tìm thấy chứng từ thay vì tạo chứng từ thứ hai. Cùng một đơn hàng gửi đến hai địa chỉ hoặc được chuyển tiếp lại chỉ được nhập một lần; với AutoSPAM, bản sao được chuyển vào _AutoSPAM/TRUNG_LAP.

🛠️ Thiết lập từng bước

• Bước 1 — Bắt đầu tháng Discovery miễn phí của bạn: đăng nhập tại bots4.me/bots, nhấp Bắt đầu tháng Discovery miễn phí trên thẻ Mail2ERP và chấp nhận Điều khoản một lần. Không cần thẻ.
• Bước 2 — Kết nối hộp thư của bạn: mở Cài đặt → Mail2ERP → Access Manager → Thêm Nguồn. Microsoft 365 và Gmail dùng Secure Quick Connect; các nhà cung cấp khác kết nối qua IMAP bằng mật khẩu ứng dụng. Chi tiết cho từng nhà cung cấp có trong Kết nối. Bạn cũng có thể bỏ qua hộp thư và chuyển tiếp đơn hàng đến mail2erp@bots4.me từ địa chỉ tài khoản của bạn.
• Bước 3 — Kết nối Business Central: nhấp Thêm Đích đến, chọn ô Dynamics 365 Business Central và Đăng nhập bằng Microsoft với tài khoản công việc có giấy phép Business Central. Không lưu mật khẩu hay khóa API nào. BOTS4.me làm việc với quyền của người dùng đó.
• Bước 4 — Chọn môi trường và công ty: BOTS4.me liệt kê các môi trường của bạn (production và sandbox) cùng các công ty trong đó. Nếu chỉ có một công ty, công ty đó được chọn sẵn; nếu không, hãy chọn trên thẻ Business Central và nhấp Lưu.
• Bước 5 — Kiểm tra quyền: Mail2ERP cần đọc khách hàng, người liên hệ và mặt hàng, và tạo báo giá bán hàng và đơn bán hàng. Bộ quyền tiêu chuẩn D365 BUS FULL ACCESS bao gồm mọi ứng dụng BOTS4.me.
• Bước 6 — Chạy ở DEMO, rồi chuyển sang LIVE: Mail2ERP bắt đầu ở Chế độ Demo và gửi email cho bạn biết nó sẽ tạo gì. Khi các báo cáo trông đúng, hãy đặt Chế độ thành LIVE trên tab Điều khiển.

🧭 Tuần đầu tiên của bạn: Chế độ Demo, đơn thử nghiệm, LIVE

Kiểm tra tab Điều khiển

• Chế độ: DEMO đọc email thật và dữ liệu Business Central của bạn mà không ghi gì vào Business Central — bạn nhận được email cho thấy báo giá hoặc đơn hàng mà nó sẽ tạo. LIVE khả dụng sau email báo cáo DEMO đầu tiên.
• Giờ hoạt động và cuối tuần: Mail2ERP chạy trong khung giờ này, ban đầu là giờ hành chính các ngày trong tuần. Hãy mở rộng khung giờ nếu đơn hàng buổi tối và cuối tuần cũng cần được nhập.
• Công tắc Discovery: các công tắc có nhãn Discovery được bao gồm trong tháng miễn phí và ban đầu ở trạng thái tắt. Với Business Central, các công tắc hữu ích là Mã vạch (đối chiếu GTIN), Phát hiện RFQ và Tách riêng Bên ngoài (người gửi không xác định được chuyển vào _Mail2ERP/BEN_NGOAI thay vì nằm lại trong INBOX).

Gửi một đơn thử nghiệm

Gửi email từ một địa chỉ thuộc về khách hàng trong Business Central và liệt kê hai hoặc ba mã hàng kèm số lượng — trong nội dung hoặc dưới dạng tệp đính kèm PDF hay Excel. Sau lần chạy tiếp theo, báo cáo DEMO sẽ đến, và quyết định xuất hiện trong tab Nhật ký và trong thư mục _Mail2ERP/LOGS của hộp thư (xem hướng dẫn thư mục LOGS). Gửi email thứ hai chỉ hỏi giá để xem một báo giá bán hàng.

Sửa bằng thư mục, rồi chuyển sang LIVE

Kéo email vào _Mail2ERP/BAO_GIA hoặc _Mail2ERP/DON_HANG để thử lại dưới dạng báo giá hoặc đơn hàng, hoặc vào _Mail2ERP/BO_QUA để bỏ qua loại email đó trong tương lai. Mỗi lần di chuyển cũng dạy Mail2ERP cách xử lý người gửi đó. Khi các báo cáo DEMO trông đúng, hãy chuyển sang LIVE.

📅 Email chưa rõ ràng và vận hành hằng ngày

Khi đã chạy thật, Mail2ERP đọc PDF, Excel, Word, CSV, HTML, hình ảnh và tài liệu quét bằng OCR — bằng mọi ngôn ngữ, không cần mẫu, trong khung giờ hoạt động bạn đặt.

• Email đã nhập được chuyển vào _Mail2ERP/DA_XU_LY; đơn bán hàng hoặc báo giá đã có trong Business Central với các tệp gốc đính kèm.
• Email chưa rõ ràng nằm lại trong INBOX, ở trạng thái chưa đọc. Dòng nhật ký cho biết lý do — ví dụ người gửi không phải khách hàng, mã hàng không tồn tại hoặc mặt hàng bị khóa. Khắc phục nguyên nhân trong Business Central và kéo email vào _Mail2ERP/BAO_GIA hoặc _Mail2ERP/DON_HANG; email sẽ được thử lại ở lần chạy tiếp theo.
• Một email đã di chuyển mà vẫn thất bại sẽ gửi đến hộp thư của bạn một lời giải thích ngắn về lý do và việc cần làm tiếp theo. Khách hàng của bạn không bao giờ nhận được nó.
• Giới hạn API: Business Central giới hạn số lệnh gọi API cho mỗi người dùng. BOTS4.me phân bổ các lệnh gọi và chờ khi Business Central yêu cầu chậm lại.

Nền tảng được lưu trữ tại EU, xây dựng theo GDPR và hỗ trợ 2FA. Báo cáo, nhật ký và thư mục hộp thư có sẵn bằng 31 ngôn ngữ. Cùng một kết nối Business Central phục vụ các ứng dụng BOTS4.me khác — ví dụ AutoERP, ứng dụng ghi sổ hóa đơn cho các đơn hàng đã giao (xem Tự động xuất hóa đơn trong Business Central).

📚 Bài đọc liên quan

• Danh sách tính năng đầy đủ: trang sản phẩm Mail2ERP và Hướng dẫn Mail2ERP.
• Sau khi đơn hàng đã vào: Tự động xuất hóa đơn trong Business Central — AutoERP ghi sổ và gửi hóa đơn cho các đơn hàng đã giao.
• So sánh các lựa chọn: Mail2ERP và Sales Order Agent của Business Central và Parseur, Docparser hay Nanonets so với Mail2ERP.
• Một ví dụ thực tế: Nghiên cứu điển hình: IMP Kontakt.
• Kiến thức nền: Tìm hiểu hệ thống ERP và CRM.

🔗 Nguồn và tài liệu đọc thêm

Tài liệu chính thức được tham chiếu trong hướng dẫn này. Liên kết ngoài mở trong tab mới.

• Microsoft Learn — Make sales quotes in Business Central
• Microsoft Learn — Sell products in Business Central
• Microsoft Learn — Business Central API v2.0