AutoCASH
Hướng dẫn sử dụng – Được thanh toán mà không cần nhắc nhở thủ công
💰 Bốn cấp độ
Mỗi khách hàng quá hạn sẽ rơi vào đúng một cấp độ, được xác định theo số ngày hóa đơn quá hạn lâu nhất của họ đã tồn đọng. Cấp độ 0 không phải là một yêu cầu — đó chỉ là một thông báo thân thiện về những gì đang còn nợ, và nó tự giải quyết được hầu hết các trường hợp.
| Cấp độ | Khách hàng nhận được gì | Ngưỡng kích hoạt mặc định |
|---|---|---|
| 0 | Danh sách các hóa đơn còn nợ của họ. Một lời nhắc nhẹ nhàng, không phải yêu cầu. | dưới cấp độ 1 |
| 1 | Nhắc nhở lần đầu. | bước leo thang đầu tiên |
| 2 | Nhắc nhở lần hai. | một lần chạy sau đó, nếu vẫn chưa thanh toán |
| 3 | Nhắc nhở cuối cùng. | bước cao nhất, lặp lại cho đến khi được thanh toán |
🔄 Cách AutoCASH hoạt động – Sơ đồ trực quan
đến hạn
được đọc từ ERP của bạn
được gán cấp độ
được gửi đi
báo cáo
Khi ERP của bạn có thể tự gửi lời nhắc (OFFERIS), các thư được tạo và gửi bởi chính ERP của bạn, với cách đánh số, nội dung và thương hiệu của bạn. Với bất kỳ ERP nào khác, hoặc khi bạn bật Gửi lời nhắc từ BOTS4.me thay vì từ ERP của bạn, AutoCASH sẽ gửi lời nhắc bằng ngôn ngữ của khách hàng, kèm thông tin thanh toán và chữ ký của bạn: từ hộp thư của chính bạn nếu bạn thêm hộp thư đó làm đích đến của AutoCASH trong Access Manager, nếu không thì từ hộp thư BOTS4.me, với phản hồi được chuyển đến email tài khoản của bạn hoặc địa chỉ Reply-To bạn đặt. Dù theo cách nào, AutoCASH cũng quyết định gửi cho ai và khi nào.
🔐 Bản xem trước – Lưới an toàn của bạn
Ở mọi gói trả phí, một ngày trước khi chạy theo lịch, AutoCASH sẽ gửi email cho bạn danh sách chính xác những ai sắp bị liên hệ, ở cấp độ nào, và với số tiền bao nhiêu. Đó là khoảng thời gian để bạn loại một ai đó ra khỏi danh sách — một khách hàng vừa hứa sẽ thanh toán, một khách hàng đang có tranh chấp, hoặc một tài khoản mà đội ngũ bán hàng của bạn đang thương lượng.
Để loại bỏ ai đó, hãy thêm mã khách hàng của họ vào mục Không bao giờ nhắc các khách hàng này trên bảng điều khiển của bạn. Thay đổi có hiệu lực ngay lập tức, kể cả cho lần chạy vào ngày mai.
🚀 Bắt đầu
- Kết nối ERP của bạn trên bảng điều khiển, hoặc cài đặt ứng dụng BOTS4.me từ Odoo Apps store.
- Bật AutoCASH lên. Nó bắt đầu ở Chế độ Demo — nó đọc mọi thứ và không liên hệ với ai.
- Đặt Leo thang đến thành Nhắc nhở lần 1 và giữ nguyên như vậy lúc ban đầu.
- Kiểm tra các ngày chạy (mặc định là ngày 1 và 15) và số tiền tối thiểu bạn quan tâm.
- Chờ báo cáo. Nó liệt kê chính xác ai sẽ bị liên hệ.
- Hài lòng với danh sách? Chuyển Chế độ từ DEMO sang LIVE. Kể từ thời điểm đó, khách hàng của bạn sẽ bắt đầu nhận được thư.
⚙️ Tài liệu tham khảo cài đặt bảng điều khiển
Khi nào chạy
| Cài đặt | Mặc định | Chức năng |
|---|---|---|
| Chạy vào những ngày này | 1,15 | Những ngày duy nhất AutoCASH liên hệ với ai đó: các ngày trong tháng và/hoặc các thứ trong tuần, phân tách bằng dấu phẩy (ví dụ 1,15 hoặc thứ Sáu). Được điền sẵn 1,15; nếu xóa trống trường này, AutoCASH sẽ không làm gì. Ngày vượt quá cuối của một tháng ngắn (ví dụ 31) sẽ lùi về ngày cuối tháng, nên tháng Hai không bao giờ bị bỏ qua. Các ngày cuối tuần còn cần đánh dấu ô Cuối tuần trong phần Giờ Hoạt động. |
Ai bị nhắc nợ
| Cài đặt | Mặc định | Chức năng |
|---|---|---|
| Chỉ nhắc nợ sau | 14 ngày | Hóa đơn phải quá hạn bao lâu thì AutoCASH mới xem xét đến nó. |
| Bỏ qua công nợ dưới | 0 | Không đòi nợ khách hàng có tổng số tiền quá hạn thấp hơn mức này, tính theo đơn vị tiền tệ chính của ERP của bạn — hiếm khi đáng để đánh đổi mối quan hệ. 0 nghĩa là nhắc tất cả khách hàng. |
| Không bao giờ nhắc nợ những khách hàng này | (trống) | Mã khách hàng từ ERP của bạn, cách nhau bằng dấu phẩy. Các tài khoản mà bạn luôn muốn tự mình xử lý. |
Bảo vệ giấy báo có
Một khách hàng có các hóa đơn điều chỉnh giảm còn mở bù đắp cho các hóa đơn của họ sẽ không bao giờ bị nhắc nợ — thực chất là bạn đang nợ họ, chứ không phải ngược lại. Luôn luôn áp dụng, ở mọi cấp độ, với mọi công ty bị bỏ qua được liệt kê trong báo cáo của bạn.
Mức độ leo thang gắt đến đâu
| Cài đặt | Mặc định | Chức năng |
|---|---|---|
| Tăng cấp tối đa đến (Family) | Lời nhắc thứ 1 | Trần cứng. Không ai bị leo thang quá cấp độ này dù họ có quá hạn đến đâu. Gói Personal giữ ở giá trị mặc định. |
| Chỉ nhắc nợ các hóa đơn quá hạn ít nhất | 14 ngày | Ngưỡng đầu vào. Dưới mức này, một hóa đơn bị bỏ qua hoàn toàn. Không có ngưỡng số ngày riêng cho từng cấp độ: mỗi lần chạy theo lịch sẽ đưa khách hàng lên một cấp độ khi vẫn còn hóa đơn nào từ lời nhắc gần nhất của họ chưa được thanh toán. |
Tần suất một khách hàng có thể bị nhắc nợ lại
| Cài đặt | Mặc định | Chức năng |
|---|---|---|
| Lặp lại lời nhắc mỗi (Family) | 7 ngày | Một con số cho mọi cấp độ: khoảng cách tối thiểu trước khi cùng một khách hàng được liên hệ lại. Đây chính là điều ngăn không ai bị nhắc nợ hai lần cho cùng một khoản nợ. Gói Personal giữ ở giá trị mặc định. |
Bạn nhận được gì
| Cài đặt | Mặc định | Chức năng |
|---|---|---|
| Ai nhận báo cáo và bản xem trước | email tài khoản của bạn | Báo cáo sau khi thực hiện và bản xem trước gửi trước một ngày được gửi đến email tài khoản của bạn và đến các Email ban quản lý được đặt trên Dashboard chung. Không có danh sách người nhận riêng cho AutoCASH. |
🔍 Chế độ Demo
Mọi tài khoản AutoCASH đều bắt đầu ở Chế độ Demo và lần chạy đầu tiên của bạn luôn là một bản demo. Nó đọc hóa đơn của bạn, áp dụng mọi quy tắc và tính toán chính xác ai sẽ bị liên hệ ở cấp độ nào — sau đó gửi email cho bạn danh sách đó thay vì liên hệ với ai. Không một khách hàng nào nghe được gì từ nó.
Sau khi bạn nhận được ít nhất một báo cáo demo, công tắc LIVE sẽ được mở khóa. Bạn có thể quay lại Demo bất cứ khi nào bạn muốn — trước một giai đoạn bận rộn, hoặc trong khi bạn thay đổi các quy tắc.
📊 Đọc báo cáo
💰 Số tiền
Tổng số tiền đang mở, tổng số tiền quá hạn, và cách số tiền quá hạn phân chia theo bốn cấp độ. Đây là bức tranh lão hóa công nợ của bạn chỉ trong một cái nhìn.
👤 Ai đã bị liên hệ
Mỗi khách hàng, cấp độ của họ, số tiền, các hóa đơn được nêu trong thư và địa chỉ đã gửi đến.
⚠️ Ai thì không
Cũng hữu ích không kém: các tài khoản bị loại trừ, các khoản nợ dưới mức tối thiểu của bạn, và bất kỳ ai vẫn còn trong khoảng thời gian lặp lại của họ.
❓ Khắc phục sự cố
| Bạn thấy gì | Nghĩa là gì |
|---|---|
| Không có gì xảy ra vào ngày đã lên lịch | Hoặc hôm nay không phải là một trong những ngày chạy theo lịch của bạn, hoặc không ai hiện đáp ứng số tiền tối thiểu và số ngày quá hạn tối thiểu của bạn. Báo cáo sẽ cho bạn biết đó là trường hợp nào. |
| Một khách hàng không bị nhắc nợ | Kiểm tra lần lượt: họ có nằm trong danh sách không bao giờ nhắc nợ không, tổng số tiền của họ có dưới mức tối thiểu không, họ có đang trong khoảng thời gian lặp lại không, và hóa đơn cũ nhất của họ có thực sự quá hạn hơn số ngày tối thiểu của bạn không. |
| Mọi người đều bị kẹt ở cấp độ 1 | Đó là Leo thang đến đang làm đúng chức năng của nó. Từ gói Family, bạn có thể nâng lên 2 hoặc 3 khi bạn đã sẵn sàng. |
| Không có bản xem trước nào đến | Bản xem trước có từ gói Personal khi bật Gửi Bản xem trước. Bản xem trước được gửi từ lần chạy hằng giờ thông thường, và vẫn im lặng vào bất kỳ ngày nào không phải là ngày trước một lần chạy, hoặc khi không có ai bị nhắc nhở. |
| Một khách hàng nói rằng họ đã thanh toán rồi | AutoCASH đọc những gì ERP của bạn cho là chưa thanh toán. Nếu một khoản thanh toán chưa được ghi nhận ở đó, hóa đơn vẫn được tính là quá hạn — Pay2ERP lấp đầy khoảng trống đó bằng cách tự động nhập các khoản thanh toán. |
❓ Câu hỏi thường gặp
Những ERP nào được hỗ trợ?
Hiện hỗ trợ Odoo (13–19), ERPNext (15–16), Zoho (Books / Inventory), Dolibarr (23 trở lên), Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero và SAP Business One. Mọi ERP khác có API — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite và nhiều hệ thống khác — đều được kết nối theo yêu cầu.
Việc thanh toán hoạt động như thế nào?
Theo gói đăng ký — một mức phí cố định hằng tháng bao gồm hạn mức sử dụng hằng tháng, được làm mới mỗi kỳ thanh toán. Lời nhắc được trừ vào hạn mức này theo từng khách hàng được nhắc, và bạn có thể mua thêm lượt sử dụng bất cứ lúc nào — xem bảng gói trên trang sản phẩm. Tháng đầu tiên của bạn là tháng Discovery miễn phí — không cần thẻ tín dụng.
Tôi có thể kiểm thử mà không gửi nhắc nhở thật không?
Có! Chế độ Demo đọc hóa đơn của bạn nhưng không gửi bất kỳ nhắc nhở nào — chỉ có báo cáo xem trước cho thấy chính xác những gì nó sẽ làm. Miễn phí tháng đầu.
Các cấp độ leo thang là gì?
4 cấp độ: Cấp độ 0 — Danh sách hóa đơn (danh sách thân thiện các hóa đơn còn mở), Cấp độ 1 — Lời nhắc thứ 1, Cấp độ 2 — Lời nhắc thứ 2, Cấp độ 3 — Lời nhắc cuối cùng. Việc leo thang diễn ra tuần tự: mỗi lần chạy theo lịch sẽ đưa khách hàng lên một cấp độ khi vẫn còn hóa đơn nào từ lời nhắc gần nhất của họ chưa được thanh toán, và cấp độ cao nhất sẽ lặp lại. Bạn đặt ngưỡng đầu vào; khoảng cách nhắc lại và cấp độ cao nhất đang bật là các cài đặt của gói Family.
Tôi có thể loại trừ một số khách hàng nhất định không?
Có. Hãy thêm mã khách hàng của họ vào “Không bao giờ nhắc nợ những khách hàng này” tại /bots → Điều khiển → AutoCASH để bỏ qua các tài khoản quan trọng, công ty mẹ hoặc các đơn vị nội bộ.
Nó có hoạt động cùng Pay2ERP không?
Có! AutoCASH + Pay2ERP hoạt động cùng nhau — khi Pay2ERP phát hiện một khoản thanh toán đến, AutoCASH sẽ tự động ngừng nhắc nợ cho hóa đơn đó. Một chu trình dòng tiền được tự động hóa hoàn toàn.
Nó chạy bao lâu một lần?
Vào những ngày bạn đặt trong “Chạy vào những ngày này” (mặc định là ngày 1 và 15 hằng tháng, hoặc các ngày trong tuần như mỗi thứ Sáu). Xóa trống trường này thì AutoCASH sẽ không làm gì cả. Ở mọi gói trả phí, bạn còn nhận được một email xem trước một ngày trước mỗi lần chạy.
Số tiền quá hạn tối thiểu là bao nhiêu?
Có thể tùy chỉnh — mặc định là 0, nên mọi hóa đơn quá hạn đều được nhắc nợ. Nếu bạn nâng lên, các khách hàng có tổng số tiền quá hạn dưới ngưỡng này sẽ bị bỏ qua. Bạn cũng có thể đặt số ngày quá hạn tối thiểu (mặc định 14 ngày) để tránh nhắc nợ cho các hóa đơn vừa mới quá hạn.
Ứng dụng này có sử dụng AI không? Chúng tôi không được phép sử dụng AI.
Không. AutoCASH không chứa bất kỳ mô hình AI nào ở bất kỳ chế độ hay gói nào, và không có dữ liệu khách hàng hay hóa đơn nào từng được gửi đến nhà cung cấp AI. Mọi nhắc nhở đều tuân theo các ngưỡng bạn đã thiết lập, vì vậy cùng một sổ cái luôn tạo ra cùng một danh sách. Nếu đội ngũ tuân thủ của bạn cần xác nhận bằng văn bản, hãy liên hệ với chúng tôi và chúng tôi sẽ xác nhận điều này cho hồ sơ của bạn.
🔒 Những điều AutoCASH sẽ không bao giờ làm
- Liên hệ với bất kỳ ai khi Chế độ Demo đang bật.
- Liên hệ với một khách hàng trong danh sách không bao giờ nhắc nợ của bạn.
- Leo thang vượt quá cấp độ bạn đã đặt.
- Nhắc nợ cùng một khách hàng hai lần cho cùng một việc trong khoảng thời gian lặp lại bạn đã chọn.
- Nhắc nợ khách hàng mà không cần để lộ thông tin của bạn — mọi lá thư đều mang tên công ty, thông tin thanh toán và chữ ký của bạn, dù ERP của bạn hay BOTS4.me gửi đi.
- Thay đổi bất cứ điều gì trong ERP của bạn. AutoCASH chỉ đọc; nó không bao giờ chỉnh sửa một hóa đơn hay ghi nhận một khoản thanh toán.