Cách nhập đơn hàng email và RFQ vào SAP Business One

🎯 “Một nửa bộ phận bán hàng của chúng tôi là nhập liệu”

Các công ty dùng SAP Business One thường là nhà phân phối, bán buôn và nhà sản xuất với dòng đơn hàng B2B đều đặn. Phần lớn các đơn hàng đó vẫn đến qua email, và khoảng trống giữa hộp thư đến và chứng từ bán hàng được lấp bằng con người:

• Định dạng vô tận: PDF từ ERP của khách hàng, bảng Excel với cột tùy chỉnh, biểu mẫu quét, danh sách mặt hàng gõ trong nội dung email, bằng nhiều ngôn ngữ.
• Mã không khớp: khách hàng ghi mã phụ tùng riêng hoặc mã vạch, và ai đó phải tra ItemCode của bạn bằng tay.
• RFQ và đơn hàng lẫn lộn: mỗi email trước hết cần một quyết định — báo giá bán hàng hay đơn bán hàng — trước khi ai đó bắt đầu gõ.
• Trả lời chậm: yêu cầu báo giá được trả lời vào ngày hôm sau sẽ thua đối thủ nhanh hơn, và đơn hàng nhận vào cuối ngày sẽ giao muộn một ngày.

Ở khối lượng lớn, việc này trở thành công việc của cả một nhóm. Một khách hàng của Mail2ERP, IMP Kontakt, xử lý hàng nghìn đơn hàng và RFQ qua email mỗi tháng mà không cần gõ lại.

🔍 Người dùng SAP Business One thường thử gì trước tiên

Nhập thủ công bằng sao chép và dán

Cách mặc định. Chính xác khi mọi người có thời gian và dễ sai khi không có, và chỉ mở rộng được bằng cách tuyển thêm người.

Add-on và công cụ nhập do đối tác xây dựng

Đối tác có thể xây dựng công cụ nhập cho định dạng tệp của một khách hàng. Chúng hoạt động với các bố cục mà chúng được xây dựng cho. Mỗi bố cục khách hàng mới, thay đổi cột hay ngôn ngữ mới là một dự án mới, và công cụ nhập vẫn không phân biệt được yêu cầu báo giá với đơn hàng.

OCR theo mẫu và dịch vụ phân tích tài liệu

Trình phân tích tài liệu có thể trích xuất các trường từ PDF, nhưng bạn vẫn phải ánh xạ kết quả với đối tác kinh doanh và ItemCode, quyết định loại chứng từ và gửi vào SAP Business One. Chúng tôi so sánh cách tiếp cận đó trong Parseur, Docparser hay Nanonets so với Mail2ERP.

⚙️ Mail2ERP hoạt động với SAP Business One như thế nào

Nó tạo chứng từ nào

Yêu cầu báo giá trở thành báo giá bán hàng, có hiệu lực 30 ngày, và đơn hàng chắc chắn trở thành đơn bán hàng. Trong SAP Business One, một đơn bán hàng đang mở không cần xác nhận riêng, nên nó giữ nguyên như khi được tạo. Số PO của khách hàng được đưa vào số tham chiếu khách hàng (NumAtCard), ngày giao hàng yêu cầu vào ngày giao của từng dòng, và người liên hệ đã gửi email được gán vào chứng từ.

Khách hàng, người liên hệ và địa chỉ giao hàng

Địa chỉ email của người gửi phải thuộc về một đối tác kinh doanh — khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng — hoặc một trong những người liên hệ của đối tác đó. Đối tác kinh doanh không hoạt động bị từ chối, và Mail2ERP không bao giờ tạo khách hàng. Khi email nêu một địa chỉ giao hàng khớp với một trong các địa chỉ giao hàng của đối tác, địa chỉ đó được dùng; nếu không, địa chỉ giao hàng mặc định của SAP Business One được giữ nguyên.

Đối chiếu mặt hàng: ItemCode, mã vạch, số catalog

• ItemCode — luôn luôn.
• Mã vạch — mã vạch của mặt hàng và các mã vạch bổ sung của mặt hàng (công tắc Mã vạch).
• Mã nhà cung cấp — số catalog của nhà cung cấp trên mặt hàng và số catalog BP của các nhà cung cấp của bạn (công tắc Mã Nhà cung cấp).
• Mã tham chiếu khách hàng — số catalog BP bạn lưu cho một khách hàng, chỉ dùng cho khách hàng đó (công tắc Mã Tham chiếu Khách hàng).

Mặt hàng không hoạt động và mặt hàng không phải hàng bán bị từ chối, và Mail2ERP không bao giờ tạo mặt hàng. Khi Mail2ERP không nhận ra mã riêng của khách hàng nhưng có thể gợi ý sản phẩm, nó gửi cho bạn một email có một nút: nút đó lưu mã của khách hàng vào sản phẩm đó trong SAP Business One và tự động nhập lại email. Từ đó trở đi, mã được nhận diện tự động.

Giá lấy từ SAP Business One

Mail2ERP tra cứu giá ròng mà SAP Business One áp dụng cho khách hàng đó với mặt hàng và số lượng đó, và dùng bảng giá mặc định của mặt hàng nếu không có. Khi giá trong email khớp với giá mặc định, không có giá nào được gửi, nên bảng giá và giá đặc biệt của bạn vẫn có hiệu lực. SAP Business One áp dụng thuế của chính nó. Giá trong email chỉ được dùng khi SAP Business One không có giá.

Ghi chú, tệp và quy trình phê duyệt

• Tệp: các tệp đính kèm gốc và nội dung email (dưới dạng tệp văn bản) được đính kèm vào chứng từ. Việc này cần thiết lập thư mục đính kèm trên máy chủ SAP Business One của bạn; nếu không có, các tệp bị bỏ qua và chứng từ vẫn được tạo.
• Phê duyệt: khi quy trình phê duyệt áp dụng cho người dùng BOTS4.me, SAP Business One lưu chứng từ dưới dạng bản nháp. Mail2ERP báo cáo nó là đang chờ phê duyệt và không bao giờ tạo nó hai lần. Hãy loại người dùng BOTS4.me khỏi các quy trình nếu bạn không muốn điều này.
• Không xóa gì: BOTS4.me không bao giờ xóa chứng từ trong SAP Business One.

Từ báo giá thành đơn hàng, và trùng lặp

Khi bật Phát hiện RFQ, một thư trả lời trích dẫn số báo giá của bạn và đặt hàng rõ ràng sẽ trở thành một đơn bán hàng được sao chép từ báo giá đó. Nếu khách hàng thay đổi số lượng cho các dòng cụ thể, các số lượng đó được dùng; nếu không, toàn bộ báo giá được đặt hàng và một ghi chú cho nhóm của bạn được đính kèm. Mỗi chứng từ mang dấu hiệu của Mail2ERP ở đầu phần ghi chú (hoặc trong trường U_B4M_ID nếu bạn tạo nó), nên một lần chạy bị gián đoạn hay một bản sao chuyển tiếp không bao giờ tạo chứng từ thứ hai.

🛠️ Thiết lập từng bước

• Bước 1 — Bắt đầu tháng Discovery miễn phí của bạn: đăng nhập tại bots4.me/bots, nhấp Bắt đầu tháng Discovery miễn phí trên thẻ Mail2ERP và chấp nhận Điều khoản một lần. Không cần thẻ.
• Bước 2 — Kết nối hộp thư của bạn: Cài đặt → Mail2ERP → Access Manager → Thêm Nguồn. Gmail và Microsoft 365 dùng Secure Quick Connect; các nhà cung cấp khác kết nối qua IMAP. Xem Kết nối. Hoặc chuyển tiếp đơn hàng đến mail2erp@bots4.me mà không cần kết nối hộp thư.
• Bước 3 — Chuẩn bị người dùng Service Layer: tạo một người dùng SAP Business One riêng cho BOTS4.me (ví dụ B4M_API) với giấy phép cho phép truy cập Service Layer, và cấp cho người dùng đó quyền với đối tác kinh doanh và mặt hàng (đọc) và báo giá bán hàng và đơn bán hàng (tạo).
• Bước 4 — Cho phép truy cập Service Layer: nó chạy trên máy chủ SAP của bạn, thường ở cổng 50000, và phải truy cập được từ internet qua https — thường thông qua reverse proxy hoặc đối tác lưu trữ của bạn. Không thể dùng địa chỉ mạng nội bộ.
• Bước 5 — Kết nối SAP Business One: Thêm Đích đến → SAP Business One, rồi nhập địa chỉ Service Layer, cơ sở dữ liệu công ty (như trên màn hình đăng nhập), người dùng và mật khẩu. Mật khẩu được mã hóa ngay khi bạn lưu. Nếu máy chủ dùng chứng chỉ riêng, bước kiểm tra hiển thị dấu vân tay SHA-256 của nó; hãy so sánh với dấu vân tay của máy chủ bạn và dán vào để xác nhận.
• Bước 6 — Chạy ở DEMO, rồi chuyển sang LIVE: Mail2ERP bắt đầu ở Chế độ Demo và gửi email cho bạn biết nó sẽ tạo gì. Khi các báo cáo trông đúng, hãy đặt Chế độ thành LIVE trên tab Điều khiển.

SAP Business One 10.0 trở lên được hỗ trợ, trên SQL Server hoặc SAP HANA. SAP S/4HANA là một sản phẩm khác và được kết nối theo yêu cầu.

🧭 Tuần đầu tiên của bạn trong tháng Discovery

• Chế độ: DEMO đọc email và dữ liệu SAP Business One của bạn mà không ghi gì; bạn nhận được email cho thấy báo giá hoặc đơn hàng mà nó sẽ tạo. LIVE khả dụng sau email báo cáo DEMO đầu tiên.
• Công tắc Discovery: các công tắc có nhãn Discovery được bao gồm trong tháng miễn phí và ban đầu ở trạng thái tắt. Trên SAP Business One, Mã vạch, Mã Nhà cung cấp, Mã Tham chiếu Khách hàng và Phát hiện RFQ đều có dữ liệu để làm việc — hãy bật những công tắc bạn dùng.
• Đơn thử nghiệm: gửi email từ một người liên hệ của đối tác kinh doanh là khách hàng với hai hoặc ba ItemCode kèm số lượng, rồi gửi email thứ hai chỉ hỏi giá. Các báo cáo DEMO cho thấy một đơn bán hàng và một báo giá bán hàng; các quyết định cũng xuất hiện trong tab Nhật ký và thư mục _Mail2ERP/LOGS.
• Dạy nó: kéo email vào _Mail2ERP/BAO_GIA hoặc _Mail2ERP/DON_HANG để thử lại theo loại đó, hoặc vào _Mail2ERP/BO_QUA để bỏ qua loại email đó trong tương lai.

📅 Email chưa rõ ràng và vận hành hằng ngày

Mail2ERP đọc PDF, Excel, Word, CSV, HTML, hình ảnh và tài liệu quét bằng OCR — bằng mọi ngôn ngữ, không cần mẫu, trong khung giờ hoạt động bạn đặt.

• Đã nhập: email được chuyển vào _Mail2ERP/DA_XU_LY và chứng từ đã có trong SAP Business One.
• Chưa rõ ràng: email nằm lại trong INBOX, chưa đọc, với lý do ghi trong nhật ký — ví dụ người gửi không phải đối tác kinh doanh, mã không xác định hoặc mặt hàng không phải hàng bán. Khắc phục nguyên nhân và kéo email vào _Mail2ERP/BAO_GIA hoặc _Mail2ERP/DON_HANG để thử lại.
• Số lượng không chắc chắn không bao giờ được đoán: dòng bị bỏ qua và bạn được yêu cầu thêm bằng tay.
• Chờ phê duyệt: bản nháp được tạo theo quy trình phê duyệt được báo cáo là đang chờ, để bạn biết cần xem ở đâu.

Nền tảng được lưu trữ tại EU, xây dựng theo GDPR và hỗ trợ 2FA; báo cáo, nhật ký và thư mục hộp thư có bằng 31 ngôn ngữ. Cùng một kết nối SAP Business One phục vụ các ứng dụng BOTS4.me khác, như AutoERP, ứng dụng dùng trường do người dùng định nghĩa U_B4M_AUTOERP để biết những đơn bán hàng nào nó được phép giao và xuất hóa đơn.

📚 Bài đọc liên quan

• Tính năng và gói: trang sản phẩm Mail2ERP và Hướng dẫn Mail2ERP.
• So sánh các lựa chọn: Parseur, Docparser hay Nanonets so với Mail2ERP cho việc nhập đơn hàng vào ERP.
• Các ERP khác: Đơn hàng email vào Business Central và Đơn hàng email vào Zoho Inventory.
• Một ví dụ thực tế: Nghiên cứu điển hình: IMP Kontakt.
• Bảo mật: cách chúng tôi bảo vệ dữ liệu của bạn — Bảo mật.

🔗 Nguồn và tài liệu đọc thêm

Tài liệu chính thức được tham chiếu trong hướng dẫn này. Liên kết ngoài mở trong tab mới.

• SAP Help — Working with SAP Business One Service Layer (PDF)