Mail2CLOUD
Guida utente
Che cos’è Mail2CLOUD
Mail2CLOUD è un servizio automatico di backup delle e-mail. Si collega alla sua casella di posta tramite IMAP o OAuth, scarica le sue e-mail, le cifra e le carica direttamente nel suo spazio di archiviazione cloud o sul suo server FTP. Non conserviamo mai i suoi dati — vanno direttamente nel suo account. Lo configura una volta sola e funziona di continuo.
- 100% basato su regole — nessuna IA legge le sue e-mail
- Doppia crittografia — file cifrati a riposo + password ZIP AES-256 opzionale
- Nessun passaggio su disco — la compressione avviene in memoria, nulla viene decifrato su disco
- Progressivo — dopo il backup iniziale vengono elaborate solo le e-mail nuove
- Oltre 12 destinazioni cloud — Google Drive, Dropbox, OneDrive, S3, FTP, SFTP e altro ancora
Per iniziare — configurazione in 5 minuti
- Si abboni su BOTS4.me/mail2cloud — primo mese gratis
- Aggiunga il suo account e-mail su BOTS4.me/bots → Impostazioni → Mail2CLOUD. Gmail e O365 usano OAuth (un solo clic). Per IMAP servono i dati del server.
- Aggiunga il suo spazio di archiviazione cloud — nella stessa scheda Impostazioni. Google Drive, Dropbox, ecc. usano OAuth. Per FTP/SFTP servono i dati del server.
- Disattivi la Modalità demo quando è pronto — scheda Controlli → Modalità demo → DISATTIVA
- Fatto. Mail2CLOUD viene eseguito automaticamente secondo la pianificazione. Controlli la sua posta per il primo report di backup.
Consiglio: inizi con la Modalità demo ATTIVA. Analizza la sua casella di posta e le invia un report di anteprima che mostra di quante e-mail verrebbe fatto il backup — senza scaricare né caricare effettivamente nulla.
Capire la dashboard
La dashboard di Mail2CLOUD su BOTS4.me/bots ha lo stesso schema di tutti i prodotti BOTS4.me: tre pannelli.
Inoltre, nella scheda Impostazioni (icona a forma di ingranaggio) può configurare gli account e-mail, gli account cloud, la password del backup, l’età massima delle e-mail e l’URL webhook.
La scheda Registri mostra l’attività in tempo reale: che cosa ha fatto Mail2CLOUD a ogni esecuzione, gli eventuali errori e i risultati delle operazioni.
Le tre modalità spiegate
Modalità Backup
In un solo senso: Casella di posta → Cloud
Le sue e-mail vengono scaricate, cifrate e caricate nello spazio di archiviazione cloud. La casella di posta non viene modificata. È la modalità predefinita e più sicura.
Modalità Ripristino
In un solo senso: Cloud → Casella di posta
Ricarica nel suo server di posta le e-mail salvate nel backup nel cloud. La usi per il ripristino di emergenza o per migrare a un nuovo provider di posta.
Sincronizzazione bidirezionale
Nei due sensi: Casella di posta ↔ Cloud
Le modifiche su entrambi i lati (aggiunte, eliminazioni, spostamenti, cambi di contrassegno) vengono propagate all’altro. Richiede il livello Business o Enterprise.
Consiglio: inizi con la modalità Backup. È la più sicura — la sua casella di posta non viene mai modificata. Passi alla Sincronizzazione bidirezionale solo quando le serve la propagazione nei due sensi.
Interruttori delle funzioni — a che cosa serve ciascuno
Attivi o disattivi le funzioni dal pannello Funzioni. Alcune funzioni richiedono un livello a pagamento (compaiono bloccate per gli utenti free/basic).
Le impostazioni spiegate
Come funziona il backup
Ordine di elaborazione delle cartelle
Mail2CLOUD elabora prima le cartelle più piccole. In questo modo le cartelle piccole (come “Personale” o “Progetti”) vengono salvate integralmente nel backup prima che le cartelle grandi (come INBOX) esauriscano il limite di e-mail per esecuzione. Le cartelle Posta indesiderata, Spam, Cestino, Bozze e Posta inviata vengono saltate automaticamente.
Backup progressivo
Dopo il backup completo iniziale, Mail2CLOUD tiene traccia di ciò che è già stato sincronizzato tramite i manifesti (file di stato interni). Nelle esecuzioni successive le cartelle già sincronizzate vengono saltate del tutto. Vengono elaborate solo le e-mail nuove e modificate — con un risparmio di tempo e di banda.
Filtro per età delle e-mail
L’impostazione “Età massima delle e-mail” (360 giorni per impostazione predefinita) determina quanto indietro nel tempo guardare. Vengono salvate nel backup solo le e-mail che rientrano in questa finestra. Così evita di archiviare e-mail antiche che non le servono più, mantenendo al sicuro la sua storia recente.
Limiti per esecuzione
Ogni esecuzione elabora fino a 500 e-mail su tutte le cartelle (configurabile). In questo modo si evita di sovraccaricare il suo server di posta o il suo spazio di archiviazione cloud. Con più esecuzioni il backup dell’intera casella di posta viene completato progressivamente.
Struttura dei file
Ogni e-mail salvata nel backup diventa una cartella (o uno ZIP compresso) che contiene il testo dell’e-mail (HTML), i metadati (JSON), il sorgente originale e tutti gli allegati. La struttura delle cartelle nel cloud rispecchia quella della sua casella di posta.
Sicurezza e crittografia
- Crittografia a riposo: tutti i file nel buffer temporaneo sono cifrati con la crittografia a livello di sistema. Nessun dato di posta in chiaro tocca il disco.
- Crittografia ZIP AES-256: quando imposta una Password del backup, le e-mail vengono compresse in archivi ZIP cifrati con AES-256. AES standard WinZip — compatibile con qualsiasi strumento ZIP.
- Compressione senza passaggio su disco: la compressione avviene interamente in memoria (BytesIO). Lo ZIP cifrato viene scritto direttamente — nessun file intermedio non cifrato.
- Pulizia del buffer: dopo il caricamento riuscito su TUTTE le destinazioni cloud, il buffer locale viene eliminato immediatamente. Se un caricamento non riesce, i file vengono conservati per un nuovo tentativo.
- Noi non abbiamo alcun accesso: i backup vanno direttamente nel suo account cloud o sul suo server FTP. Non conserviamo, non leggiamo e non analizziamo mai il contenuto delle sue e-mail.
Capire i suoi registri
La scheda Registri mostra che cosa ha fatto Mail2CLOUD a ogni esecuzione. Messaggi frequenti:
La sua prima settimana
- Configuri gli account e-mail e cloud
- Lasci la Modalità demo ATTIVA
- Controlli il report di anteprima ricevuto via e-mail
- Verifichi che il numero di e-mail e le cartelle risultino corretti
- Esamini la scheda Registri per eventuali errori
- Disattivi la Modalità demo
- Il primo backup elaborerà per prime le e-mail più vecchie
- Controlli lo spazio di archiviazione cloud — verifichi che i file compaiano
- Monitori l’Avanzamento del backup % nelle Statistiche
- Una volta al 100% — il backup della sua casella di posta è completo
Report via e-mail
Quando la funzione Report via e-mail è attiva, riceve un’e-mail HTML dopo ogni operazione. Il report include:
- Riepilogo dell’operazione: quante e-mail sono state sincronizzate verso il cloud, quante verso la casella di posta, quante eliminate e quante spostate
- Durata: quanto è durata l’operazione
- Errori: eventuali problemi, con i dettagli
- Contrassegno DEMO: in Modalità demo il report indica chiaramente “[DEMO]” e spiega che non è avvenuto alcun trasferimento reale
- Suggerimenti di upgrade: se alcune funzioni sono bloccate al suo livello, il report indica che cosa potrebbe sbloccare
Report DEMO e LIVE a confronto: in modalità DEMO il report dice “X e-mail verrebbero sincronizzate” e mostra un pulsante “Gestisci le impostazioni”. In modalità LIVE dice “X e-mail sincronizzate”, con i conteggi reali dei trasferimenti.
Domande frequenti
Quali provider di posta sono supportati?
Qualsiasi provider IMAP, Gmail (OAuth), Outlook/Office 365 (OAuth) ed Exchange. Se la sua posta supporta IMAP, Mail2CLOUD può eseguirne il backup.
Quali destinazioni di archiviazione cloud funzionano?
Oltre 12 destinazioni: Dropbox, Google Drive, OneDrive, Box, AWS S3, Wasabi, Backblaze B2, Azure Blob, FTP, FTPS, SFTP e WebDAV.
Che differenza c’è tra Backup, Ripristino e Sincronizzazione?
Backup = in un solo senso, casella di posta → cloud. Ripristino = in un solo senso, cloud → casella di posta. Sincronizzazione = bidirezionale, con risoluzione dei conflitti. Inizi con il Backup (il più sicuro).
I miei dati sono cifrati?
Sì, sempre. Tutti i file sono cifrati a riposo durante l’elaborazione. Facoltativamente può impostare una Password del backup per ottenere archivi ZIP cifrati con AES-256 che solo lei può aprire.
Come funziona il backup incrementale?
Dopo il backup completo iniziale, Mail2CLOUD tiene traccia di ciò che è già stato sincronizzato tramite i manifesti. Nelle esecuzioni successive vengono elaborate solo le e-mail nuove e modificate.
Che cosa succede quando elimino un’e-mail?
In Modalità di sincronizzazione, quando un’e-mail viene eliminata dal server, la copia salvata nel backup viene spostata in una cartella REMOVED (non viene eliminata definitivamente); la pulizia automatica rimuove gli elementi vecchi dopo il periodo di conservazione (30 giorni per impostazione predefinita). In modalità Backup, le copie già salvate restano semplicemente nel suo archivio cloud.
Posso ripristinare su un account e-mail diverso?
La funzione di ripristino ricarica le e-mail salvate nel backup sul server di posta che ha configurato. Contatti il supporto per gli scenari di ripristino su un altro account.
Con quale frequenza viene eseguito?
Mail2CLOUD viene eseguito automaticamente ogni notte: non c’è alcuna pianificazione da impostare. Dopo il backup iniziale ogni esecuzione è rapida grazie all’elaborazione progressiva.
Quali cartelle vengono saltate?
Le cartelle Posta indesiderata, Spam, Cestino, Bozze e Posta inviata, oltre a tutte le cartelle gestite da AutoSPAM, vengono escluse automaticamente. Viene eseguito il backup solo delle cartelle di posta significative.
Quali sono i limiti dei livelli?
Freemium: 50 e-mail/giorno, 500/mese. Personal: 500/giorno, 5,000/mese. Family: 2,000/giorno, 15,000/mese. Business: 5,000/giorno, 50,000/mese. Enterprise: senza limiti. Le serve di più in un determinato periodo? Acquisti un pacchetto di extra — gli extra si accumulano finché non li usa (è necessario un abbonamento attivo).
Che cosa significa Avanzamento del backup %?
Indica quale percentuale delle sue e-mail idonee (entro il limite di età) è già stata salvata nel backup. Viene aggiornata ogni giorno. Quando raggiunge il 100%, il backup della sua casella di posta è completo e restano da elaborare solo le e-mail nuove.
Posso usare i webhook per ricevere notifiche?
Sì. Attivi la funzione Webhook e imposti il suo URL in Impostazioni. Riceverà richieste POST con JSON: {event, timestamp, downloaded, uploaded, deleted, errors, duration}. Eventi: backup_completed, sync_completed, restore_completed.
Risoluzione dei problemi
La convalida dell’e-mail continua a non riuscire
Controlli questi punti:
- Gmail/O365: si autentichi di nuovo tramite OAuth in Impostazioni
- IMAP: verifichi l’indirizzo del server, la porta (993) e che SSL sia attivo
- Alcuni provider bloccano l’accesso automatico — attivi “less secure apps” (app meno sicure) oppure crei una password per le app
- L’e-mail di convalida può finire nello Spam — Mail2CLOUD controlla automaticamente le cartelle di Spam
Il caricamento nel cloud non riesce
Controlli questi punti:
- Si autentichi di nuovo al suo spazio di archiviazione cloud (i token OAuth scadono)
- FTP/SFTP: verifichi host, porta e credenziali
- Controlli che la cartella di caricamento esista e che lei disponga dei permessi di scrittura
- Controlli lo spazio disponibile nel suo account cloud
L’Avanzamento del backup resta fermo sotto il 100%
È normale se:
- Ha molte e-mail — servono più esecuzioni per elaborarle tutte (500 per esecuzione)
- Arrivano nuove e-mail tra un’esecuzione e l’altra — il totale continua a crescere
- Controlli la scheda Registri per confermare che i backup vengano eseguiti correttamente
I report mostrano tutti zeri
Controlli questi punti:
- Se la Modalità demo è ATTIVA — è normale (nessun trasferimento reale)
- Se la Modalità demo è DISATTIVA — potrebbe essere già stato fatto il backup di tutte le e-mail (controlli l’Avanzamento del backup %)
- Controlli che l’account e-mail e l’account cloud siano entrambi convalidati in Impostazioni
📚 Risorse aggiuntive
Mail2CLOUD di BOTS4.me
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