Mail2CLOUD

Mail2CLOUD è un servizio automatico di backup delle e-mail. Si collega alla sua casella di posta tramite IMAP o OAuth, scarica le sue e-mail e le carica direttamente nel suo spazio di archiviazione cloud o sul suo server FTP, con crittografia opzionale. Non conserviamo mai i suoi dati — vanno direttamente nel suo account. Lo configura una volta sola e funziona di continuo.

• 100% basato su regole — nessuna IA legge le sue e-mail
• Doppia crittografia — file cifrati a riposo + password ZIP AES-256 opzionale
• Nessun passaggio su disco — la compressione avviene in memoria, nulla viene decifrato su disco
• Progressivo — dopo il backup iniziale vengono elaborate solo le e-mail nuove
• Oltre 12 destinazioni cloud — Google Drive, Dropbox, OneDrive, S3, FTP, SFTP e altro ancora

La dashboard di Mail2CLOUD su BOTS4.me/bots ha lo stesso schema di tutti i prodotti BOTS4.me: tre pannelli.

Inoltre, nella scheda Impostazioni (icona a forma di ingranaggio) collega gli account e-mail e gli account cloud (Access Manager). La password del backup, “Backup delle e-mail degli ultimi” e “Conservazione delle e-mail eliminate per” si impostano nel pannello Mail2CLOUD della scheda Controlli.

La scheda Registri mostra l’attività in tempo reale: che cosa ha fatto Mail2CLOUD a ogni esecuzione, gli eventuali errori e i risultati delle operazioni.

Attivi o disattivi le funzioni dal pannello Funzioni. Alcune funzioni richiedono un livello a pagamento (compaiono bloccate per gli utenti del piano gratuito o base).

Ordine di elaborazione delle cartelle

Mail2CLOUD elabora prima le cartelle più piccole. In questo modo le cartelle piccole (come “Personale” o “Progetti”) vengono salvate integralmente nel backup prima che le cartelle grandi (come INBOX) esauriscano il limite di e-mail per esecuzione. Le cartelle Cestino, Posta indesiderata e Spam e le cartelle di lavoro di AutoSPAM vengono saltate; Posta inviata e Bozze vengono incluse nel backup.

Backup progressivo

Dopo il backup completo iniziale, Mail2CLOUD tiene traccia di ciò che è già stato sincronizzato tramite i manifesti (file di stato interni). Nelle esecuzioni successive le cartelle già sincronizzate vengono saltate del tutto. Vengono elaborate solo le e-mail nuove e modificate — con un risparmio di tempo e di banda.

Filtro per età delle e-mail

L’impostazione «Backup delle e-mail degli ultimi» (3 anni per impostazione predefinita; il suo piano può ridurla) stabilisce quanto indietro nel tempo guardare. Viene salvata solo la posta entro questo periodo e, quando un’e-mail diventa più vecchia, la sua copia di backup viene rimossa — l’e-mail stessa resta nella sua casella. Così si evita di salvare e-mail antiche che non le servono più, mantenendo al sicuro la cronologia recente.

Limiti per esecuzione

Ogni esecuzione elabora un lotto limitato di e-mail su tutte le cartelle, entro i limiti del suo piano. In questo modo si evita di sovraccaricare il suo server di posta o il suo spazio di archiviazione cloud. Con più esecuzioni il backup dell’intera casella di posta viene completato progressivamente.

Struttura dei file

Ogni e-mail salvata nel backup diventa una cartella (o uno ZIP compresso) che contiene il testo dell’e-mail (HTML), i metadati (JSON), il sorgente originale e tutti gli allegati. La struttura delle cartelle nel cloud rispecchia quella della sua casella di posta.

Il suo backup segue la sua casella di posta e le sue impostazioni: le copie vengono rimosse quando lo prevedono «Backup delle e-mail degli ultimi» o «Conservazione delle e-mail eliminate per». L’Archivio mensile (piano Family o superiore, modalità Backup, disattivato finché non lo attiva) conserva una seconda copia che Mail2CLOUD non rimuove mai: una volta al mese ogni e-mail salvata nel backup dall’ultima archiviazione riceve una copia in una cartella del mese su ciascuna delle sue destinazioni cloud. Entra in funzione alla prima esecuzione di ogni mese in cui il backup non ha più nulla da fare (la prima volta nel giorno in cui lo attiva); un giorno saltato viene recuperato all’esecuzione successiva e un mese non viene mai archiviato due volte. Ogni copia d’archivio (una per e-mail e per destinazione) conta come un’e-mail salvata nel backup ai fini dei limiti e dei crediti del suo piano.

Dove si trova

Accanto al suo backup attivo, nella stessa cartella cloud: Archive/YYYY-MM/, seguita dalla stessa cartella della casella e dalle stesse cartelle di posta del backup — per esempio Archive/2026-10/john_example_com/INBOX/. Ogni e-mail è salvata come nel backup: una cartella con message.eml e gli allegati, oppure un unico file ZIP. L’archivio resta finché non lo elimina lei stesso.

Ogni mese solo le e-mail nuove

The archive is incremental: a month folder holds only the emails that are not in an earlier month folder yet, so nothing is stored twice. Each mailbox’s month folder also gets an index file, M2C_archive_YYYY-MM.json, once that month’s archive is complete: it lists every email in the mailbox’s backup at that time and the month folder that holds its copy. With a Backup Password the index is stored as M2C_archive_YYYY-MM.json.zip, encrypted with the same password.

Ripristino dall’archivio

At BOTS4.me/bots → Mail2CLOUD → Restore emails, choose Restore from: Archive YYYY-MM instead of Live backup. You get your mailbox as it was backed up that month — also emails the live backup no longer keeps — and the restore works as usual: only the emails missing from your mailbox, into the RESTORED folder, within your plan’s daily restore limit. The choice appears once a month’s archive is complete and offers the last 12 monthly archives; archives you made stay restorable after a plan change.

Without the dashboard, use a mail client that can import .eml files into an IMAP mailbox: download a month folder and import its .eml files folder by folder into the matching mailbox folder. Start with the oldest month and work forward, because each month holds only that month’s new emails.

Se le sue e-mail sono file ZIP (Compressione attiva o Password del backup impostata), decomprima prima ciascuna — con la password del backup con cui è stata creata, se ne era stata impostata una (con qualsiasi strumento ZIP che supporti AES-256) — poi importi il file message.eml che contiene.

Non presente in nessun archivio: un’e-mail la cui copia di backup è stata rimossa — da «Conservazione delle e-mail eliminate per» o «Backup delle e-mail degli ultimi» — prima che venisse eseguita l’archiviazione mensile successiva.

• Crittografia a riposo: tutti i file nel buffer temporaneo sono cifrati con la crittografia a livello di sistema. Nessun dato di posta in chiaro tocca il disco.
• Crittografia ZIP AES-256: quando imposta una Password del backup, le e-mail vengono compresse in archivi ZIP cifrati con AES-256. AES standard WinZip — compatibile con qualsiasi strumento ZIP.
• Compressione senza passaggio su disco: la compressione avviene interamente in memoria (BytesIO). Lo ZIP cifrato viene scritto direttamente — nessun file intermedio non cifrato.
• Pulizia del buffer: dopo il caricamento riuscito su TUTTE le destinazioni cloud, il buffer locale viene eliminato immediatamente. Se un caricamento non riesce, i file vengono conservati per un nuovo tentativo.
• I suoi backup restano suoi: vanno direttamente nel suo account cloud o sul suo server FTP. Non conserviamo alcuna copia e nessuno in BOTS4.me legge o analizza il contenuto delle sue e-mail.

La scheda Registri mostra che cosa ha fatto Mail2CLOUD a ogni esecuzione. Messaggi frequenti:

Mail2CLOUD non le invia un’e-mail dopo ogni esecuzione del backup. Ogni esecuzione scrive una riga nel registro del bot — visibile nella scheda Registri della dashboard e come messaggio nella cartella LOGS all’interno della sua casella di posta.

Riceve invece un’unica e-mail di riepilogo — una volta alla settimana per impostazione predefinita (lunedì mattina), oppure una volta al giorno o una volta al mese. La scelga in E-mail di riepilogo nelle impostazioni di Mail2CLOUD; la disattivi con l’interruttore Report via e-mail. Viene inviata all’e-mail del suo account e agli indirizzi indicati in E-mail della direzione nella Dashboard generale. Il riepilogo mostra:

• Quanto è nel backup: per ogni cartella, le e-mail nella sua casella di posta, quante di esse sono nel backup e la percentuale. Le cartelle non ancora complete sono elencate per prime.
• Questo periodo: e-mail salvate nel backup, errori e l’ora dell’ultimo backup
• Dove va il suo backup: ogni destinazione e se funziona, sta recuperando o va ricollegata
• Il suo piano e i suoi limiti: e-mail salvate oggi e questo mese rispetto ai limiti del suo piano, per quanto tempo vengono conservati i backup, il limite di ripristino e in quanti giorni un limite ha messo in pausa il backup
• E-mail che non è stato possibile salvare: ciascuna con la sua cartella e il motivo

Sincronizzazione e ripristino continuano a inviare il proprio report quando vengono eseguiti, e i problemi (una destinazione che smette di funzionare, backup mancanti nel suo cloud) vengono segnalati via e-mail una sola volta, quando si verificano.

• Dove: ogni casella di posta riceve una cartella LOGS all’interno della cartella del bot stesso, per esempio _Mail2ERP/LOGS. Ogni bot ha la propria.
• Cosa: le stesse righe della scheda Registri, un messaggio per riga. Non viene inviato nulla per e-mail — le righe vengono scritte direttamente nella cartella.
• Non letto significa che serve il suo intervento: arrivano non lette solo le righe che richiedono una sua decisione. Tutte le altre righe, avvisi compresi, arrivano già lette.
• Gestione dello spazio: la cartella conserva le ultime 100 righe per un massimo di 30 giorni. Il registro completo resta nella sua dashboard.
• Sicuro fin dalla progettazione: i messaggi di registro autentici si trovano solo nelle cartelle LOGS, mai nella sua posta in arrivo, e la pagina di conferma non chiede mai una password.
• Interruttore: Registri nella sua casella di posta, nell’elenco delle funzioni del bot nella scheda Controlli. Attivo per impostazione predefinita dal piano Personal.