Per E-Mail gesendete Bestellungen automatisch in Xero-Angebote verwandeln

🎯 “Jede Bestell-E-Mail wird zu einem Angebot, das ich selbst tippe”

Kleine Großhändler, Fachhändler und Hersteller mit Xero beschreiben dieselbe Routine. Die Bestellung kommt als PDF oder Tabelle oder als ein paar Zeilen in der E-Mail. Bevor Xero etwas tun kann, muss jemand das Angebot aufbauen: den Kontakt suchen, jeden Artikel hinzufügen, die Mengen tippen, die Referenz des Kunden ergänzen.

• Es kostet jeden Tag Zeit: Eine Bestellung mit zehn Zeilen sind mehrere Minuten sorgfältiges Tippen, und die Arbeit wächst mit jedem neuen Kunden.
• Fehler wandern weiter: Ein falscher Artikelcode im Angebot wird zu einer falschen Rechnung, sobald das Angebot angenommen ist.
• Bestellungen und Preisanfragen sehen gleich aus: Beide landen als Angebote, und man verliert leicht aus dem Blick, welche davon echte Bestellungen sind.
• Späte Angebote kosten Aufträge: Eine Preisanfrage, die erst morgen beantwortet wird, geht oft an den Lieferanten, der heute geantwortet hat.

🔍 Was Xero-Anwender meist zuerst versuchen

Ein früheres Angebot kopieren

Xero lässt Sie ein früheres Angebot kopieren, was hilft, wenn ein Kunde dieselben Dinge nachbestellt. Bei einer neuen Bestellung, deren Zeilen in einem PDF-Anhang stehen, hilft es nicht — die müssen weiterhin gelesen und getippt werden.

Automatisierungsrezepte und Parser

Workflow-Tools können ein Angebot aus strukturierten Daten anlegen, und Dokumentparser können Felder aus einem bekannten Layout ziehen. Dazwischen liegt der schwierige Teil: ein unbekanntes Layout verstehen, Ihre Xero-Artikelcodes und Kontakte zuordnen und eine Bestellung von einer Preisanfrage unterscheiden. Diese Lücke betrachten wir in Parseur, Docparser oder Nanonets vs. Mail2ERP.

⚙️ So arbeitet Mail2ERP mit Xero

Angebotsentwürfe für Preisanfragen und Bestellungen

• Eine Preisanfrage wird zu einem Angebotsentwurf.
• Eine feste Bestellung wird zu einem Angebotsentwurf mit dem Titel Customer order und der Verlaufsnotiz “Customer order (BOTS4.me Mail2ERP)”. Mail2ERP nimmt ihn nie an: Sie prüfen ihn und setzen ihn in Xero auf Accepted.

Was auf das Angebot kommt

• Kontakt: Die E-Mail-Adresse des Absenders muss zu einem Kundenkontakt in Xero oder einer seiner Kontaktpersonen gehören. Mail2ERP legt nie Kontakte an.
• Artikel: Codes in der E-Mail werden dem Code Ihrer Xero-Artikel zugeordnet; Artikel ohne Code können nicht zugeordnet werden. Xero-Artikel führen keine Barcodes, Lieferantencodes oder Kundencodes, daher werden diese nicht verwendet. Mail2ERP legt nie Artikel an.
• Preise und Steuer: Jede Zeile übernimmt den Verkaufsstückpreis des Artikels, mit einem Steuersatz auf jeder Zeile. Der Preis aus der E-Mail wird nur verwendet, wenn ein Artikel keinen Verkaufspreis hat. Kundenspezifische Preislisten sind über die Xero-API nicht verfügbar.
• Referenz: Die Bestellnummer des Kunden kommt in das Feld Reference des Angebots.
• Notizen: Eine Nachricht des Kunden wird zur Zusammenfassung des Angebots, die auf das Angebot gedruckt wird. Der E-Mail-Text und das gewünschte Lieferdatum kommen in die Verlaufsnotizen des Angebots, die intern sind. Die Originaldateien werden an das Angebot angehängt.
• Adresse: Xero-Angebote übernehmen die Adresse des Kontakts.

Warum das Angebot ein Entwurf bleibt

Ein Angebotsentwurf wird an niemanden gesendet. Das ist Absicht: Die Bestellung wurde von Software gelesen, und Sie sollten sie sehen, bevor Ihr Kunde sie sieht. Öffnen Sie ein- oder zweimal am Tag die Entwürfe mit dem Titel Customer order, prüfen Sie die Zeilen gegen das angehängte Original und setzen Sie das Angebot auf Accepted. Preisanfragen bleiben ebenfalls Entwürfe, sodass Sie einen Preis anpassen oder eine Notiz ergänzen können, bevor Sie das Angebot aus Xero an den Kunden senden.

Wenn der Kunde auf Ihr Angebot hin bestellt

Mit eingeschalteter Erkennung von Angebotsanfragen kennzeichnet eine Antwort, die Ihre Angebotsnummer nennt und das Angebot klar bestellt, dieses Angebot als Kundenbestellung. Solange das Angebot noch Entwurf oder gesendet ist, werden Mengenänderungen, die der Kunde für bestimmte Zeilen nennt, übernommen; andernfalls wird das gesamte Angebot mit einer Notiz bestellt. Ein angenommenes Angebot ist in Xero eingefroren, daher fügt Mail2ERP ihm nur eine Verlaufsnotiz hinzu.

Unklare E-Mails und Duplikate

Eine E-Mail, die nicht importiert werden kann — ein unbekannter Absender, ein Code ohne passenden Artikel —, bleibt ungelesen in Ihrem INBOX, mit dem Grund im Protokoll. Mengen, die nicht sicher gelesen werden können, werden übersprungen, nicht geraten, und Sie werden gebeten, sie zu ergänzen. Jedes Angebot wird mit einem Idempotenzschlüssel angelegt, und ein unterbrochener Lauf findet das bereits angelegte Angebot, statt ein zweites anzulegen; eine weitergeleitete Kopie derselben Bestellung wird einmal importiert.

🛠️ Einrichtung Schritt für Schritt

• Schritt 1 — Starten Sie Ihren kostenlosen Discovery-Monat: Melden Sie sich bei bots4.me/bots an, klicken Sie auf der Mail2ERP-Karte auf Kostenlosen Discovery-Monat starten und akzeptieren Sie einmalig die Bedingungen. Keine Karte erforderlich.
• Schritt 2 — Postfach verbinden: Einstellungen → Mail2ERP → Access Manager → Quelle hinzufügen. Gmail und Microsoft 365 nutzen Secure Quick Connect; jeder andere Anbieter verbindet sich per IMAP. Siehe Verbindung herstellen. Oder leiten Sie Bestellungen an mail2erp@bots4.me weiter, ohne ein Postfach zu verbinden.
• Schritt 3 — Xero verbinden: Ziel hinzufügen → die Kachel Xero → Mit Xero anmelden. Xero fragt, welche Organisation BOTS4.me verwenden darf; wählen Sie sie und klicken Sie auf Allow access. Haben Sie mehr als eine verbunden, wählen Sie die Organisation auf der Xero-Karte. Es werden keine Passwörter oder API-Schlüssel gespeichert.
• Schritt 4 — Artikelcodes prüfen: Stellen Sie sicher, dass die Artikel, die Ihre Kunden bestellen, in Xero einen Code haben, der dem entspricht, was sie schreiben.
• Schritt 5 — Im DEMO-Modus laufen lassen, dann LIVE gehen: Mail2ERP startet im Demo-Modus und schickt Ihnen per E-Mail das Angebot, das angelegt worden wäre. Wenn die Berichte stimmen, stellen Sie Modus auf dem Tab „Steuerung“ auf LIVE.

🧭 Ihre erste Woche im Discovery-Monat

• Modus: DEMO liest Ihre E-Mails und Xero-Daten und schreibt nichts; LIVE wird nach der ersten DEMO-Berichts-E-Mail verfügbar.
• Betriebszeiten und Wochenenden: Mail2ERP läuft innerhalb dieser Zeiten, zu Beginn die Bürozeiten an Werktagen.
• Discovery-Schalter: Schalter mit dem Tag Discovery sind in Ihrem kostenlosen Monat enthalten und starten ausgeschaltet. Unter Xero sind Erkennung von Angebotsanfragen und Externe trennen die nützlichen; die Schalter der intelligenten Mehrfachcode-Zuordnung haben in Xero keine Codes zum Arbeiten.
• Testbestellung: Senden Sie von der Adresse eines Kundenkontakts zwei oder drei Artikelcodes mit Mengen per E-Mail, dann eine zweite E-Mail, die nur nach Preisen fragt. Die DEMO-Berichte zeigen beide Angebote; die Entscheidungen stehen auch im Tab Protokolle und im Ordner _Mail2ERP/LOGS.
• Anlernen: Ziehen Sie eine E-Mail nach _Mail2ERP/ANGEBOT oder _Mail2ERP/BESTELLUNGEN, um sie erneut als diesen Typ zu verarbeiten, oder nach _Mail2ERP/UEBERSPRINGEN, um diese Art E-Mail künftig zu überspringen.

🧾 Nach Ihrer Annahme: Fakturierung mit AutoERP

Mail2ERP endet beim Angebotsentwurf. Wenn die Rechnung von selbst folgen soll: AutoERP ist unter Xero reine Fakturierung — es fakturiert jedes Angebot, das Sie auf Accepted setzen, sobald jeder Artikel darauf vorrätig ist, und BOTS4.me schickt die Rechnung per E-Mail an Ihren Kunden. Fakturiert werden nur Angebote, die nach dem ersten LIVE-Lauf von AutoERP angenommen wurden. Xero hat in seiner API keine Lieferbelege und keine Vorauszahlungsrechnung, daher gibt es keinen Versandschritt, und Aufträge, die eine Vorauszahlung erfordern, bleiben bei Ihnen.

• Im Alltag: Importierte E-Mails werden nach _Mail2ERP/VERARBEITET verschoben; Sie prüfen die Angebotsentwürfe mit dem Titel Customer order und nehmen sie an.
• API-Limits: Xero begrenzt API-Aufrufe pro Organisation pro Minute und pro Tag. BOTS4.me teilt dieses Limit mit Ihren anderen Xero-Apps, verlangsamt, wenn Xero darum bittet, und macht am nächsten Tag weiter, wenn das Tageslimit aufgebraucht ist.
• Plattform: in der EU gehostet, für die DSGVO ausgelegt, 2FA sowie Berichte, Protokolle und Postfachordner in 31 Sprachen.

📚 Weiterführende Artikel

• Funktionen und Tarife: Mail2ERP-Produktseite und der Mail2ERP-Leitfaden.
• Sie nutzen stattdessen QuickBooks? Kundenbestell-E-Mails in Kostenvoranschläge in QuickBooks Online verwandeln.
• Sie brauchen Lagerbestand und Verkaufsaufträge? So importieren Sie E-Mail-Bestellungen in Zoho Inventory und Zoho Books.
• Optionen im Vergleich: Parseur, Docparser oder Nanonets vs. Mail2ERP.
• Testen Sie zuerst das Dashboard: Live-Demo des BOTS4.me-Dashboards.

🔗 Quellen und weiterführende Literatur

In diesem Leitfaden zitierte offizielle Seiten. Externe Links öffnen sich in einem neuen Tab.

• Xero — Quotes