Mail2KNOW

🔑 Mã Learning của bạn

Định dạng: LEARN-xxxxxxxxxxxx — một mã bí mật riêng biệt cho tài khoản của bạn

Tìm ở đâu: Trong tab Mail2KNOW của bảng điều khiển tại BOTS4.me/bots — kèm nút sao chép tiện lợi. Token được tạo tự động trong lần chạy đầu tiên của gói đăng ký.

Cách sử dụng: Đặt mã ở bất kỳ đâu trong tiêu đề, hoặc trong phần nội dung bạn gõ, của email gửi (hoặc chuyển tiếp) đến địa chỉ email Mail2KNOW của bạn. Trong hộp thư mà Mail2ERP cũng đọc, hãy đặt mã trong tiêu đề — hoặc dùng thư mục LEARN.

Ai được dạy: Các email từ những địa chỉ trong mục Phê duyệt & báo cáo gửi đến và từ đồng nghiệp thuộc tên miền riêng của công ty bạn (người gửi đã xác minh) được chấp nhận làm tài liệu học. Một địa chỉ ngoài tên miền của bạn chỉ được dạy khi bạn liệt kê nó trong Ai được phép dạy và hỏi — chỉ có mã thôi là không đủ (xem phần Bảo mật bên dưới).

📥 Thư mục _Mail2KNOW/LEARN

Mỗi hộp thư đã kết nối có thư mục INBOX/_Mail2KNOW/LEARN. Kéo bất kỳ email nào vào đó — một bảng giá từ nhà cung cấp, một câu trả lời hay do đồng nghiệp viết — và Mail2KNOW sẽ học nó, kể cả tệp đính kèm. Không cần mã.

Sau khi học xong, email được chuyển sang LEARN/DONE, để bạn thấy những gì đã được tiếp nhận. Không email nào được học hai lần.

🔐 Mã luôn được giữ bí mật

Mail2KNOW không bao giờ gửi mã học tập của bạn trong bất kỳ email nào — không trong bản nháp, không trong email [Q-xxxx], không trong email xác nhận. Trả lời một email [Q-xxxx] sẽ dạy mà không cần mã.

Nếu mã xuất hiện trong email từ người không được phép dạy, không có gì được học và mã sẽ tự động được thay. Bạn nhận một email thông báo — mã mới không bao giờ nằm trong email: hãy sao chép nó từ dashboard của bạn.

Nhấn Mã mới bên cạnh mã trong thẻ Mail2KNOW để thay mã bất cứ lúc nào.

📎 Những gì bạn có thể gửi

Mỗi tệp đính kèm được xử lý như một tài liệu riêng biệt:

• Tài liệu Word — sổ tay hướng dẫn, mô tả sản phẩm, hướng dẫn nội bộ (từ gói Personal trở lên)
• Excel / CSV — bảng giá, bảng sản phẩm, bảng thông số (từ gói Personal trở lên)
• PDF — catalogue, thông số kỹ thuật, điều khoản và điều kiện, kể cả PDF quét qua OCR (từ gói Personal trở lên)
• Hình ảnh — tài liệu chụp ảnh, ảnh chụp màn hình (từ gói Personal trở lên, hãy bật Hình ảnh trước)
• Tệp HTML — trang web đã xuất (mọi gói)
• Nội dung email — chỉ cần viết tri thức trực tiếp vào văn bản email (mọi gói)

🗂️ Danh mục tự động

Cách hoạt động: AI chuyển đổi mỗi tài liệu thành một hoặc nhiều bài viết tri thức và gán mỗi bài viết vào một danh mục (ví dụ: “Giá cả”, “Vận chuyển”, “Thông số sản phẩm”).

Không cần thiết lập: Danh mục được tạo và gán tự động — tối đa 15 danh mục để cơ sở tri thức của bạn luôn gọn gàng.

♻️ Cập nhật tri thức — Phiên bản mới sẽ được ưu tiên

Cách chỉnh sửa hoặc cập nhật: Gửi một tài liệu đã cập nhật để tạo ra bài viết có cùng tiêu đề trong cùng danh mục — bài viết mới sẽ tự động thay thế phiên bản cũ.

Không mất gì cả: Phiên bản cũ được lưu trữ, vì vậy bạn luôn có lịch sử.

Bản trùng lặp được bỏ qua: Nếu bạn gửi lại một tài liệu chưa thay đổi, Mail2KNOW sẽ phát hiện nó qua mã băm nội dung và bỏ qua — cơ sở tri thức của bạn luôn gọn gàng, không có bài viết trùng lặp.

✉️ Email xác nhận

Sau mỗi email học tập bạn sẽ nhận được một email xác nhận liệt kê chính xác những gì đã được học: những tài liệu nào đã được xử lý, những bài viết nào đã được tạo hoặc cập nhật và danh mục của chúng.

Mẹo: Lướt qua email xác nhận sau mỗi đợt gửi — đây là cách nhanh nhất để kiểm tra xem cơ sở tri thức của bạn có đúng như bạn nghĩ hay không.

🌍 Dạy bằng một ngôn ngữ, trả lời bằng 31 ngôn ngữ

Bạn có thể dạy Mail2KNOW bằng bất kỳ ngôn ngữ nào — và mỗi khách hàng được trả lời bằng ngôn ngữ họ đã viết, với 31 ngôn ngữ được hỗ trợ. Dạy bằng tiếng Slovakia, trả lời bằng tiếng Đức. Dạy bằng tiếng Anh, trả lời bằng tiếng Pháp. Tri thức được chuyển giao tự động. Khi không nhận diện được ngôn ngữ của khách hàng, câu trả lời sẽ bằng Ngôn ngữ Ứng dụng của bạn.

📁 Thư mục _Mail2KNOW — Giao email cho nó

Bước 1: Trong hộp thư mà Mail2ERP, Supplier2ERP hoặc Pay2ERP cũng đọc, kéo email của khách hàng vào INBOX/_Mail2KNOW — hoặc bấm Trả lời bằng Mail2KNOW trên ghi chú LOGS của email đó. Đó là toàn bộ chỉ dẫn: “AI, xử lý giúp việc này”. Trên điện thoại, trên laptop, trong bất kỳ chương trình email nào.

Bước 2: Trong vài phút câu trả lời đã sẵn sàng. Ở chế độ LIVE nó được gửi tới khách hàng; ở chế độ DEMO, hoặc khi AI không chắc chắn, bản nháp sẽ đến: qua email cho bạn, dưới dạng ghi chú trong _Mail2KNOW/LOGS và trong Nhật ký của bảng điều khiển — câu trả lời đề xuất, kèm các nút.

Bước 3: Gửi câu trả lời — một cú nhấp và khách hàng có câu trả lời. Chỉnh sửa — mở một trang bảo mật trên bots4.me để bạn sửa văn bản; phiên bản của bạn được gửi đi. Từ chối — không có gì được gửi. Câu trả lời được gửi từ hộp thư đó đến khách hàng ban đầu, trong cùng cuộc trao đổi — kể cả khi email bạn chuyển vào là email đồng nghiệp chuyển tiếp. Email trong thư mục này luôn được xử lý như câu hỏi của khách hàng.

Nếu thiếu tri thức: không có gì được gửi — thay vào đó, Vòng lặp hỏi ngược sẽ bắt đầu (xem bên dưới).

🤖 Cách một câu trả lời được tạo ra

Bước 1: AI đọc câu hỏi của khách hàng và chọn ra các bài viết tri thức liên quan từ cơ sở tri thức của bạn

Bước 2: Nó soạn câu trả lời bằng ngôn ngữ mà khách hàng đã viết (hỗ trợ 31 ngôn ngữ)

Bước 3: Nếu AI chắc chắn, câu trả lời sẵn sàng để gửi — cách gửi phụ thuộc vào công tắc DEMO / LIVE được mô tả bên dưới

Nếu thiếu tri thức: Không đoán mò — thay vào đó, Vòng lặp hỏi ngược sẽ bắt đầu (xem phần tiếp theo)

📝 DEMO — bạn duyệt từng câu trả lời (mặc định)

Hành vi mặc định: Mọi gói đăng ký mới đều bắt đầu ở chế độ DEMO — không có gì đến được khách hàng khi chưa có sự đồng ý của bạn: không trả lời tự động, không xác nhận, không chuyển giao.

Bạn nhận được: Một email bản nháp [D-xxxx] với câu trả lời đề xuất và các bài viết tri thức đã dùng, cùng bản nháp đó dưới dạng ghi chú trong _Mail2KNOW/LOGS và trong Nhật ký của bảng điều khiển.

Để gửi nguyên văn: Nhấp Gửi câu trả lời (hoặc trả lời email bản nháp bằng APPROVE) — câu trả lời được gửi đến khách hàng không thay đổi.

Để gửi phiên bản của bạn: Nhấp Chỉnh sửa — một trang bảo mật của bots4.me hiển thị câu trả lời đề xuất; sửa rồi gửi. Trả lời email bản nháp bằng văn bản đã sửa cũng được.

Để hủy bỏ: Nhấp Từ chối (hoặc trả lời REJECT) — bản nháp được đóng và không có gì được gửi cho khách hàng. Với một bản nháp, chỉ nút được bấm đầu tiên mới có hiệu lực.

Chuyển sang LIVE: Bản nháp đầu tiên được tính là báo cáo demo của bạn — sau đó bạn có thể chuyển Mail2KNOW sang LIVE.

🚀 LIVE — trả lời tự động

Chức năng: Ở chế độ LIVE, những câu trả lời chắc chắn dựa trên bài viết tri thức của bạn được gửi ngay cho khách hàng — không bản nháp, không chờ bạn. Bạn vẫn nhận bản nháp khi AI không chắc chắn, không trích dẫn bài viết tri thức nào hoặc không thể xác nhận dữ liệu ERP trực tiếp, và trong hộp thư mà các bot khác của bạn cũng đọc, với các yêu cầu báo giá khi Đưa giá vào câu trả lời đang tắt.

Ở đâu: công tắc DEMO / LIVE trong tab Điều khiển của Mail2KNOW tại BOTS4.me/bots. Chuyển sang LIVE khi bạn đã tin tưởng các bản nháp thấy ở chế độ DEMO.

Khuyến nghị: Giữ chế độ DEMO trong những ngày đầu, gửi vài bản nháp, rồi chuyển sang LIVE.

✍️ Ký câu trả lời bằng tên công ty của bạn (từ gói Personal trở lên)

Câu trả lời chuyên nghiệp: khi bật Ký câu trả lời bằng tên công ty của bạn, các câu trả lời gửi đi kết thúc bằng tên công ty của bạn (thiết lập trong cài đặt Mail2KNOW) — khách hàng sẽ thấy một câu trả lời từ công ty của bạn, không phải từ một con bot.

ℹ️ Những gì không bao giờ được trả lời

Email tự động tạo sẽ được phát hiện và bỏ qua: địa chỉ no-reply, email hoàn trả (bounce), danh sách gửi thư và bản tin. Mail2KNOW không bao giờ bị mắc kẹt trong vòng lặp email và không bao giờ trả lời các hệ thống tự động.

🏢 Ai được xem là đồng nghiệp

• Tên miền riêng của công ty bạn — một địa chỉ thuộc tên miền công ty bạn
• Đồng nghiệp được liệt kê — mọi địa chỉ trong Ai được phép dạy và hỏi
• Người gửi đã xác minh — máy chủ thư nhận đã xác minh email thực sự đến từ địa chỉ đó (DKIM, SPF hoặc DMARC). Người gửi giả mạo không được tin cậy.
• Gửi tới Mail2KNOW — hộp thư Mail2KNOW phải nằm ở trường Đến, không chỉ ở Cc hoặc Bcc

⚡ Đồng nghiệp nhận được gì

• Câu trả lời gửi thẳng lại — không bản nháp, không xác nhận, không chuyển giao. Bên dưới câu trả lời: các bài viết tri thức làm cơ sở.
• Thông tin nội bộ — khi bật Trả lời bằng dữ liệu ERP hiện tại, đồng nghiệp còn nhận được số liệu tồn kho, bao gồm số lượng đang trên đường và đã đặt, cùng trạng thái đơn hàng của bất kỳ khách hàng nào theo số đơn hàng.
• Khi thiếu tri thức — email [Q-xxxx] được gửi tới đồng nghiệp đã hỏi, không phải tới bạn. Câu trả lời của họ dạy Mail2KNOW và họ nhận được câu trả lời. Vẫn chưa đủ? Email [Q-xxxx] sẽ đến lại với những gì hiện còn thiếu. Một lời nhắc sau 1 ngày; sau đó câu hỏi được đóng lại mà không gửi tin nhắn cho bất kỳ ai khác.
• Chống vòng lặp — tối đa 30 câu trả lời tự động cho mỗi đồng nghiệp mỗi ngày.

📋 Bốn trường hợp tóm tắt

ℹ️ Trong hộp thư mà các bot khác của bạn cũng đọc

Ở đó chỉ những email mà ai đó chuyển vào _Mail2KNOW mới được trả lời — và email như vậy luôn được xử lý như câu hỏi của khách hàng, kể cả khi do đồng nghiệp chuyển tiếp. Khi đó khách hàng ban đầu sẽ được trả lời.

🙏 Bước 1 — Khách hàng nhận được xác nhận

Khách hàng nhận ngay một email lịch sự “chúng tôi đã nhận được câu hỏi của bạn” bằng ngôn ngữ của chính họ, để biết tin nhắn của mình không bị thất lạc.

📨 Bước 2 — Bạn nhận được một email hỏi ngược

Tiêu đề: [Q-xxxx] — mô tả chính xác thông tin nào còn thiếu để trả lời khách hàng.

Việc cần làm: Chỉ cần nhấn Trả lời và viết thông tin bằng lời lẽ đơn giản — hoặc đính kèm tài liệu chứa thông tin đó. Câu trả lời của bạn dạy Mail2KNOW mà không cần mã. Hoặc nhấp Chỉnh sửa (Dạy & trả lời) và gõ câu trả lời trên một trang bots4.me an toàn. Đóng gửi ngay cho khách hàng lời chuyển giao lịch sự.

⚡ Bước 3 — Học VÀ Trả lời, tự động

Câu trả lời của bạn được chuyển đổi thành các bài viết tri thức và khách hàng đang chờ sẽ tự động nhận được câu trả lời của họ — bạn không bao giờ phải tự mình viết cho khách hàng.

Hiệu ứng lâu dài: Khách hàng tiếp theo hỏi cùng một điều sẽ nhận được câu trả lời tức thì. Mỗi lần hỏi ngược đều làm cho cơ sở tri thức của bạn thông minh hơn.

⏰ Nhắc nhở & Chuyển giao lịch sự

Sau 1 ngày bạn chưa trả lời, bạn nhận một lời nhắc.

Sau 2 ngày (có thể cấu hình qua cài đặt Các yêu cầu đang mở hết hạn sau), khách hàng nhận được một email chuyển giao lịch sự, gợi ý họ liên hệ trực tiếp với bạn qua hộp thư mà họ đã viết đến — nhờ vậy không câu hỏi nào bị bỏ ngỏ mãi mãi.

✅ Xác nhận học tập (gửi cho bạn)

Khi nào: Sau mỗi email học tập bạn gửi

Chứa: Những tài liệu nào đã được xử lý và những bài viết tri thức nào đã được tạo hoặc cập nhật, cùng danh mục của chúng

Hành động cần thực hiện: Không có – lướt qua để kiểm tra kết quả học tập

📝 Câu trả lời nháp [D-xxxx] (gửi cho bạn)

Khi nào: Một câu hỏi của khách hàng đã được soạn câu trả lời ở chế độ DEMO — hoặc ở chế độ LIVE khi AI không chắc chắn, không trích dẫn bài viết tri thức nào hoặc không thể xác nhận dữ liệu ERP trực tiếp

Nội dung: Câu hỏi của khách hàng, câu trả lời đề xuất và các bài viết tri thức làm cơ sở

Việc cần làm: Nhấp Gửi câu trả lời, Chỉnh sửa hoặc Từ chối — trong email, trên ghi chú LOGS hoặc trong bảng điều khiển — hoặc trả lời APPROVE hay bằng văn bản đã sửa

🤔 Thư hỏi lại [Q-xxxx] (gửi đến bạn)

Khi nào: Thiếu tri thức để trả lời câu hỏi của khách hàng (với câu hỏi của đồng nghiệp, email này được gửi tới đồng nghiệp đã hỏi)

Nội dung: Mô tả chính xác thông tin còn thiếu

Việc cần làm: Trả lời kèm thông tin hoặc đính kèm tài liệu, hoặc nhấp Chỉnh sửa (Dạy và trả lời) — hệ thống học và tự động trả lời khách hàng

⏰ Thư nhắc (gửi đến bạn)

Khi nào: 1 ngày sau một email hỏi lại mà bạn chưa trả lời

Cần thực hiện: Trả lời thư [Q-xxxx] gốc trước khi câu hỏi đang chờ hết hạn

Cả bản nháp câu trả lời: 1 ngày sau một bản nháp [D-xxxx] mà bạn chưa gửi, bạn nhận một lời nhắc với cùng các nút Gửi câu trả lời, Chỉnh sửa và Từ chối cùng thời điểm mà nếu không, khách hàng của bạn sẽ được đề nghị liên hệ trực tiếp với bạn

👍 Khách hàng đánh giá mọi câu trả lời

Dưới mỗi câu trả lời, người hỏi thấy hai liên kết, 👍 Có và 👎 Không, và có thể thêm một tin nhắn ngắn.

Mỗi đánh giá xuất hiện thành một dòng trong INBOX/_Mail2KNOW/FEEDBACK của hộp thư và trong Logs của dashboard. Dòng 👎 có nút Chỉnh sửa & gửi lại: sửa câu trả lời, và nó được gửi lại cho khách hàng và được học.

⏱️ Các nút hoạt động trong vài phút

Một cú nhấp vào bất kỳ nút nào — Gửi câu trả lời, Chỉnh sửa, Từ chối, Quên, Chỉnh sửa & gửi lại — được thực hiện trong vài phút, kể cả ngoài Giờ hoạt động của bạn. Giờ hoạt động chỉ giới hạn các câu trả lời tự động.

🙏 Xác nhận & Chuyển giao (gửi đến khách hàng của bạn)

Xác nhận: “Chúng tôi đã nhận được câu hỏi của bạn”, bằng ngôn ngữ của khách hàng — chỉ ở chế độ LIVE: gửi ngay khi thiếu tri thức, và với bản nháp chỉ khi bạn chưa phê duyệt trong vòng một giờ

Chuyển giao: Sau 2 ngày (có thể cấu hình) không có phản hồi của bạn, hoặc khi bạn nhấp Đóng, khách hàng được lịch sự đề nghị liên hệ trực tiếp với bạn — chỉ ở chế độ LIVE; ở chế độ DEMO khách hàng không tự nhận được gì

Cần thực hiện: Không cần — đây là chăm sóc khách hàng tự động trong khi bạn bận

📊 Xem những gì đang diễn ra ở đâu

Khi nào: Bất cứ lúc nào — mỗi tuần bạn nhận một email về những gì Mail2KNOW đã học trong tuần đó, với nút Chỉnh sửa và Quên trên mỗi bài viết mới, và mỗi tháng một lần bản tổng quan cơ sở tri thức của bạn (mỗi bài viết kèm ID, và toàn bộ cơ sở dưới dạng tệp đính kèm). Gửi email có [LIST] trong tiêu đề để nhận theo yêu cầu.

Ở đâu: Tab Nhật ký trên bảng điều khiển của bạn liệt kê những gì đã học, những gì đã trả lời và những gì còn đang chờ

Việc cần làm: Không — dùng Quên trên một bài viết đã học, hoặc [FORGET A0007] trong tiêu đề, để xóa bài viết

🎯 Hướng dẫn Thiết lập Nhanh

Thiết lập Mail2KNOW chỉ mất vài phút:

• Bước 1: Mua hoặc kích hoạt Mail2KNOW tại BOTS4.me/product/mail2know (tháng đầu tiên miễn phí)
• Bước 2: Thêm tài khoản email của bạn trong Access Manager tại BOTS4.me/bots — IMAP/SMTP hoặc OAuth, được xác thực tự động
• Bước 3: Mở tab Mail2KNOW và sao chép token học của bạn (được tạo tự động trong lần chạy đầu tiên)
• Bước 4: Gửi email đầu tiên có mã trong tiêu đề và vài tài liệu đính kèm — hoặc kéo một email vào _Mail2KNOW/LEARN — rồi kiểm tra thư xác nhận
• Bước 5: Gửi một câu hỏi thử đến hộp thư (hoặc, trong hộp thư mà các bot khác của bạn cũng đọc, chuyển một email thử vào thư mục _Mail2KNOW), mở bản nháp và nhấp Gửi câu trả lời
• Bước 6: Khi bạn đã tin tưởng các câu trả lời, hãy chuyển Mail2KNOW từ DEMO sang LIVE trong tab Điều khiển
• Bước 7: Công bố địa chỉ này cho khách hàng của bạn (ví dụ: support@your-company.com)

📧 Cấu hình Tài khoản Email

Cơ sở tri thức riêng hoặc dùng chung: mỗi tài khoản email bạn thêm cho Mail2KNOW trong Access Manager có cơ sở tri thức riêng. Trong mục Cơ sở kiến thức ở thẻ Mail2KNOW, nhiều hộp thư có thể dùng chung một cơ sở: điều một hộp thư học được, tất cả đều dùng để trả lời. Hộp thư tham gia mang theo các bài viết của mình; hộp thư rời đi giữ lại một bản sao. Bạn dạy một hộp thư bằng cách gửi email học đến chính hộp thư đó.

Nhà cung cấp được hỗ trợ: Gmail, Outlook, Office 365, Exchange và bất kỳ nhà cung cấp IMAP/SMTP nào — kết nối được xác thực tự động khi bạn thêm vào.

Lịch chạy: Chạy vài phút một lần, suốt ngày đêm, kể cả cuối tuần — không có cài đặt tần suất chạy để thay đổi. Giờ làm việc có thể cấu hình nếu bạn muốn việc xử lý chỉ diễn ra trong giờ làm việc.

🔧 Cài đặt Mail2KNOW

Cấu hình tại: tab Mail2KNOW tại BOTS4.me/bots

• Phê duyệt & báo cáo gửi đến: Một hoặc nhiều địa chỉ email, phân cách bằng dấu phẩy (tối đa 5). Mọi bản nháp, câu hỏi lại, xác nhận và báo cáo đều được gửi đến tất cả các địa chỉ này, và bất kỳ địa chỉ nào trong số đó cũng có thể phê duyệt bản nháp và dạy cơ sở tri thức. Để trống = email tài khoản của bạn
• Ai được phép dạy và hỏi: Chỉ cần cho các địa chỉ ngoài tên miền công ty bạn (tối đa 20) — đồng nghiệp thuộc tên miền của bạn đã có thể dạy và hỏi. Các địa chỉ được liệt kê có thể dạy, duyệt bản nháp và rút lại tri thức; câu hỏi của họ được trả lời thẳng cho họ. Địa chỉ tài khoản của bạn luôn được phép. Bạn và các địa chỉ được liệt kê cũng có thể chuyển tiếp đến hộp thư của chúng tôi — xem Chuyển tiếp cho chúng tôi bên dưới
• Tên công ty: Được dùng trong chữ ký của câu trả lời
• Các yêu cầu đang mở hết hạn sau: Một bản nháp hoặc thư hỏi lại chưa được trả lời sẽ mở trong bao lâu trước khi bị đóng — ở chế độ LIVE khách hàng khi đó nhận được lời chuyển giao lịch sự (mặc định 2 ngày)
• DEMO / LIVE: Công tắc chế độ trong tab Điều khiển — DEMO (mặc định) gửi cho bạn mọi câu trả lời cho khách hàng dưới dạng bản nháp, LIVE tự động trả lời khách hàng
• Học từ câu trả lời đã phê duyệt: BẬT theo mặc định — mỗi câu trả lời bạn phê duyệt hoặc sửa được lưu thành bài viết hỏi-đáp (không bao giờ lưu câu trả lời có dữ liệu tồn kho hoặc đơn hàng hiện tại)
• Trả lời bằng dữ liệu ERP hiện tại: BẬT theo mặc định từ gói Business — câu hỏi về tồn kho và giao hàng được trả lời từ ERP của bạn; trạng thái đơn hàng chỉ cho người gửi được chứng minh là thuộc khách hàng đó
• Đưa giá vào câu trả lời: TẮT theo mặc định — các yêu cầu báo giá đến với bạn dưới dạng bản nháp

📨 Chuyển tiếp cho chúng tôi — Không cần kết nối hộp thư

Trong BOTS4.me/bots → Cài đặt → Mail2KNOW, nhấp Thêm Nguồn và thêm BOTS4.me Mailbox — một cú nhấp, không cần kết nối gì, không cần mật khẩu. Sau đó, các email mà bạn hoặc những đồng nghiệp được liệt kê trong Ai được phép dạy và hỏi chuyển tiếp đến mail2know@bots4.me sẽ được xử lý mà không cần bất kỳ kết nối hộp thư nào. Nếu có token LEARN trong tiêu đề, email đó sẽ dạy cho cơ sở tri thức; nếu không có, đó là một câu hỏi nội bộ được trả lời lại cho người gửi — ví dụ: chúng ta đã từng xử lý một khiếu nại như thế này trước đây như thế nào? Không ai khác có thể truy cập Mail2KNOW qua hộp thư của chúng tôi, vì vậy việc trả lời khách hàng của bạn vẫn cần một hộp thư đã kết nối.

Trước khi một email được chuyển tiếp được dùng để dạy hoặc được trả lời (ở cả chế độ DEMO và LIVE), chúng tôi xác minh rằng nó đến từ địa chỉ của bạn hoặc một địa chỉ đã liệt kê (DKIM); nếu nhà cung cấp email của bạn không ký thư gửi đi, bạn xác nhận một lần bằng một cú nhấp chuột. Mọi email được chuyển tiếp đều bị xóa khỏi hộp thư của chúng tôi ngay sau khi xử lý — chậm nhất là sau 7 ngày nếu không thể xử lý được. Cùng một email được chuyển tiếp hai lần chỉ được xử lý một lần.

🔒 Bảo mật — Học tập được bảo vệ kép

• Hai lớp khóa khi dạy: Email học phải chứa mã bí mật của bạn VÀ đến từ một địa chỉ trong mục Phê duyệt & báo cáo gửi đến, từ một đồng nghiệp đã xác minh thuộc tên miền của bạn hoặc từ một địa chỉ bạn đã liệt kê — không ai khác có thể đưa tri thức vào cơ sở của bạn. Mã không bao giờ được gửi trong bất kỳ email nào; nếu nó xuất hiện trong email của người khác, nó sẽ tự động được thay
• Lưu trữ mã hóa: Tri thức của bạn được lưu trữ mã hóa, tách riêng theo từng khách hàng và từng hộp thư (hoặc theo từng cơ sở tri thức dùng chung bạn thiết lập) — không bao giờ chia sẻ với khách hàng khác, không bao giờ dùng cho khách hàng của người khác
• Chống lặp vòng: Email tự động tạo (no-reply, thư trả lại, danh sách gửi thư hàng loạt) không bao giờ được trả lời

💳 Gói & Thanh toán

Cùng hệ thống như mọi ứng dụng BOTS4.me: Chọn gói phù hợp với khối lượng của bạn và chuyển sang gói lớn hơn bất cứ lúc nào.

• Học và trả lời: Cả hai đều nằm trong gói của bạn — không cần thiết lập riêng hay tiện ích bổ sung
• Bản trùng lặp được bỏ qua: Tài liệu gửi lại mà không thay đổi được phát hiện qua mã băm nội dung và không được xử lý lại
• Miễn phí tháng đầu tiên: Mọi khách hàng mới đều bắt đầu với một tháng Discovery miễn phí

Xem các gói trên trang sản phẩm Mail2KNOW.

💡 Mẹo Chuyên nghiệp

• Bắt đầu với FAQ của bạn: Hãy chuyển tiếp trang FAQ, bảng giá và điều khoản hiện có trước tiên — chúng bao quát hầu hết câu hỏi của khách hàng
• Trả lời thư hỏi lại nhanh chóng: Mỗi phản hồi [Q-xxxx] sẽ dạy cho hệ thống vĩnh viễn — vài phản hồi trong tuần đầu tiết kiệm hàng giờ về sau
• Hãy giữ DEMO trước: Gửi vài bản nháp [D-xxxx] trước khi chuyển sang LIVE
• Cập nhật bằng cách gửi lại: Có bảng giá mới? Chỉ cần chuyển tiếp lại — các bài viết cùng tiêu đề sẽ tự động thay thế phiên bản cũ
• Hai cơ sở tri thức? Kết nối hộp thư thứ hai — mỗi hộp thư có cơ sở tri thức riêng, ví dụ một cho khách hàng và một cho tri thức nội bộ công ty

📬 Nhật ký trong hộp thư của bạn

• Ở đâu: mỗi hộp thư đều có một thư mục LOGS nằm trong thư mục riêng của bot, ví dụ _Mail2ERP/LOGS. Mỗi bot giữ thư mục riêng của mình.
• Nội dung gì: cùng những dòng như ở tab Nhật ký, mỗi dòng là một thư. Không có gì được gửi qua email — các dòng được ghi thẳng vào thư mục.
• Chưa đọc nghĩa là cần bạn xử lý: chỉ những dòng cần một quyết định của bạn mới đến ở trạng thái chưa đọc. Tất cả các dòng khác, kể cả cảnh báo, đến ở trạng thái đã đọc.
• Dọn dẹp: thư mục giữ 100 dòng mới nhất trong tối đa 30 ngày. Nhật ký đầy đủ vẫn nằm trong bảng điều khiển của bạn.
• An toàn ngay từ thiết kế: các thư nhật ký thật chỉ tồn tại bên trong những thư mục LOGS, không bao giờ nằm trong hộp thư đến của bạn, và trang xác nhận không bao giờ hỏi mật khẩu.
• Công tắc: Nhật ký trong hộp thư của bạn, trong danh sách tính năng của bot ở tab Điều khiển. Bật sẵn từ gói Personal.
• Các nút của Mail2KNOW: bản nháp có Gửi câu trả lời, Chỉnh sửa và Từ chối; câu hỏi đang mở có Chỉnh sửa (Dạy và trả lời) và Đóng; bài viết đã học có Quên. Các nút này cũng có trong email bản nháp và trong Nhật ký của bảng điều khiển.

📋 Mỗi mục nhật ký hiển thị gì

• Dấu thời gian: Thời điểm xử lý diễn ra
• Email người gửi: Ai đã gửi email
• Hành động đã thực hiện: Đã học, đã trả lời, đã tạo bản nháp, đã gửi thư hỏi lại, hoặc bị bỏ qua (tự động tạo)
• Tài liệu được phát hiện: Loại tệp đính kèm nào đã được xử lý trong quá trình học

⚠️ Phải làm gì khi có lỗi

• Lỗi kết nối email: Kiểm tra tài khoản email của bạn trong Access Manager tại /bots — xác thực lại thông tin đăng nhập IMAP/SMTP hoặc OAuth
• Email học không được xử lý: Kiểm tra rằng mã nằm trong tiêu đề hoặc trong nội dung (trong hộp thư mà Mail2ERP cũng đọc: trong tiêu đề) và email được gửi từ một địa chỉ trong mục Phê duyệt & báo cáo gửi đến, từ một đồng nghiệp thuộc tên miền của bạn hoặc từ một địa chỉ được liệt kê trong Ai được phép dạy và hỏi. Khi chuyển tiếp đến mail2know@bots4.me, hãy kiểm tra thêm rằng Hộp thư BOTS4.me đã được thêm vào Mail2KNOW.
• Câu trả lời chưa được gửi: Hãy kiểm tra xem Mail2KNOW có đang ở chế độ DEMO không — có lẽ câu trả lời đang chờ dưới dạng bản nháp [D-xxxx] trong hộp thư khách hàng của bạn. Ở chế độ LIVE, bản nháp cũng đến khi AI không chắc chắn, không trích dẫn bài viết tri thức nào hoặc không thể xác nhận dữ liệu ERP trực tiếp. Câu hỏi của đồng nghiệp cần hộp thư Mail2KNOW ở trường Đến, không chỉ ở Cc. Trong hộp thư mà Mail2ERP, Supplier2ERP hoặc Pay2ERP cũng đọc, chỉ các email trong thư mục _Mail2KNOW mới được trả lời, trừ khi Cũng trả lời thư mà Mail2ERP không nhập được bật.
• Sự cố kéo dài: Liên hệ hỗ trợ tại BOTS4.me/contact

Lọc nhật ký theo cấp độ (thành công, thông tin, cảnh báo, lỗi) để nhanh chóng tìm ra những gì cần chú ý.

Tuần 1 — Nạp Dữ liệu & Huấn luyện

Chuyển tiếp tài liệu sẵn có theo từng đợt — FAQ, bảng giá, điều khoản, tài liệu sản phẩm — và lướt qua từng email xác nhận. Giữ chế độ DEMO: xem lại từng bản nháp [D-xxxx] và nhấp Gửi câu trả lời hoặc Chỉnh sửa. Trả lời nhanh từng câu hỏi lại [Q-xxxx] — mỗi câu lấp vĩnh viễn một khoảng trống tri thức.

Tuần 2 trở đi — Chế độ Tự động

Khi các bản nháp luôn đúng, hãy chuyển sang LIVE. Từ đó bạn chỉ thấy những bản nháp mà AI không chắc chắn và các thư hỏi lại cho câu hỏi thực sự mới; mọi thứ khác nằm trong nhật ký của bảng điều khiển. Cập nhật tri thức mỗi khi có thay đổi — chỉ cần chuyển tiếp tài liệu mới kèm token của bạn.

🏆 Thực hành tốt nhất

Khi đã bật chế độ tự vận hành, hãy công bố địa chỉ Mail2KNOW làm địa chỉ hỗ trợ chính thức (vd. support@your-company.com). Cần cơ sở tri thức thứ hai cho bí quyết nội bộ? Kết nối hộp thư thứ hai — mỗi hộp thư có cơ sở tri thức riêng, tách biệt hoàn toàn.