Mail2CLOUD

Mail2CLOUD là một dịch vụ sao lưu email tự động. Nó kết nối với hộp thư của bạn qua IMAP hoặc OAuth, tải xuống email của bạn, và tải lên trực tiếp kho lưu trữ cloud hoặc máy chủ FTP của riêng bạn, với tùy chọn mã hóa. Chúng tôi không bao giờ lưu trữ dữ liệu của bạn — nó đi thẳng đến tài khoản của bạn. Bạn thiết lập một lần và nó hoạt động liên tục.

• 100% dựa trên quy tắc — không có AI nào đọc email của bạn
• Mã hóa kép — tệp được mã hóa khi lưu trữ + mật khẩu ZIP AES-256 tùy chọn
• Không chạm ổ đĩa — việc nén diễn ra trong bộ nhớ, không có gì được giải mã trên ổ đĩa
• Tiến trình dần dần — sau lần sao lưu ban đầu, chỉ các email mới được xử lý
• Hơn 12 điểm đến cloud — Google Drive, Dropbox, OneDrive, S3, FTP, SFTP, và nhiều hơn nữa

Bảng điều khiển Mail2CLOUD tại BOTS4.me/bots có cùng bố cục với tất cả các sản phẩm BOTS4.me: ba bảng.

Ngoài ra, tab Cài đặt (biểu tượng bánh răng) là nơi bạn kết nối tài khoản email và tài khoản cloud (Access Manager). Mật khẩu sao lưu, “Sao lưu email từ khoảng thời gian gần nhất” và “Giữ email đã xóa trong” được đặt trong bảng Mail2CLOUD của tab Điều khiển.

Tab Logs hiển thị hoạt động theo thời gian thực: những gì Mail2CLOUD đã làm trong mỗi lần chạy, mọi lỗi, và kết quả thao tác.

Bật/tắt các tính năng từ bảng Features. Một số tính năng yêu cầu gói trả phí (hiển thị dạng khóa đối với người dùng miễn phí/cơ bản).

Thứ tự Xử lý Thư mục

Mail2CLOUD xử lý các thư mục nhỏ hơn trước. Điều này đảm bảo các thư mục nhỏ (như «Personal» hoặc «Projects») được sao lưu đầy đủ trước khi các thư mục lớn (như INBOX) tiêu tốn hết giới hạn email cho mỗi lần chạy. Các thư mục THUNG_RAC, Thư rác và Spam cùng các thư mục làm việc của AutoSPAM sẽ được bỏ qua; Mục đã gửi và Drafts được sao lưu.

Sao lưu Tiến trình

Sau lần sao lưu đầy đủ ban đầu, Mail2CLOUD theo dõi những gì đã được đồng bộ thông qua manifest (tệp trạng thái nội bộ). Trong các lần chạy tiếp theo, các thư mục đã đồng bộ sẽ được bỏ qua hoàn toàn. Chỉ các email mới và đã thay đổi mới được xử lý — tiết kiệm thời gian và băng thông.

Lọc theo Tuổi Email

Cài đặt “Sao lưu email trong vòng” (mặc định 3 năm; gói của bạn có thể rút ngắn) xác định khoảng thời gian cần xem lại. Chỉ những email trong khoảng thời gian này mới được sao lưu, và khi một email trở nên cũ hơn khoảng đó, bản sao lưu của nó sẽ bị xóa — bản thân email vẫn nằm trong hộp thư của bạn. Điều này giúp tránh sao lưu những email quá cũ mà bạn không còn cần, đồng thời giữ an toàn cho lịch sử gần đây của bạn.

Giới hạn Mỗi Lần chạy

Mỗi lần chạy xử lý một lô email giới hạn trên tất cả các thư mục, trong phạm vi giới hạn của gói của bạn. Điều này ngăn quá tải máy chủ email hoặc kho lưu trữ cloud của bạn. Nhiều lần chạy sẽ dần dần sao lưu toàn bộ hộp thư của bạn.

Cấu trúc Tệp

Mỗi email đã sao lưu trở thành một thư mục (hoặc tệp ZIP nén) chứa nội dung email (HTML), siêu dữ liệu (JSON), mã nguồn thô, và tất cả tệp đính kèm. Cấu trúc thư mục trên cloud phản chiếu các thư mục hộp thư của bạn.

Bản sao lưu của bạn đi theo hộp thư và cài đặt của bạn: các bản sao sẽ bị xóa khi “Sao lưu email trong vòng” hoặc “Giữ email đã xóa trong” quy định như vậy. Kho lưu trữ hằng tháng (gói Family trở lên, chế độ Sao lưu, tắt cho đến khi bạn bật) giữ một bản sao thứ hai mà Mail2CLOUD không bao giờ xóa: mỗi tháng một lần, mọi email được sao lưu kể từ lần lưu trữ trước đều được sao chép vào một thư mục tháng trên từng đích đến cloud của bạn. Việc lưu trữ được thực hiện ở lần chạy đầu tiên của mỗi tháng mà quá trình sao lưu không còn việc gì phải làm (lần đầu tiên là vào ngày bạn bật tính năng này); nếu lỡ một ngày, việc này sẽ được bù vào lần chạy tiếp theo, và không tháng nào được lưu trữ hai lần. Mỗi bản sao lưu trữ (một bản cho mỗi email và mỗi đích đến) được tính như một email đã sao lưu vào giới hạn và tín dụng của gói của bạn.

Vị trí lưu trữ

Nằm cạnh bản sao lưu hiện hành của bạn, trong cùng thư mục cloud: Archive/YYYY-MM/, tiếp theo là cùng thư mục hộp thư và các thư mục thư như trong bản sao lưu — ví dụ Archive/2026-10/john_example_com/INBOX/. Mỗi email được lưu giống như trong bản sao lưu: một thư mục chứa message.eml và các tệp đính kèm, hoặc một tệp ZIP. Kho lưu trữ được giữ nguyên cho đến khi bạn tự xóa.

Mỗi tháng chỉ lưu email mới

The archive is incremental: a month folder holds only the emails that are not in an earlier month folder yet, so nothing is stored twice. Each mailbox’s month folder also gets an index file, M2C_archive_YYYY-MM.json, once that month’s archive is complete: it lists every email in the mailbox’s backup at that time and the month folder that holds its copy. With a Backup Password the index is stored as M2C_archive_YYYY-MM.json.zip, encrypted with the same password.

Khôi phục từ kho lưu trữ

At BOTS4.me/bots → Mail2CLOUD → Restore emails, choose Restore from: Archive YYYY-MM instead of Live backup. You get your mailbox as it was backed up that month — also emails the live backup no longer keeps — and the restore works as usual: only the emails missing from your mailbox, into the RESTORED folder, within your plan’s daily restore limit. The choice appears once a month’s archive is complete and offers the last 12 monthly archives; archives you made stay restorable after a plan change.

Without the dashboard, use a mail client that can import .eml files into an IMAP mailbox: download a month folder and import its .eml files folder by folder into the matching mailbox folder. Start with the oldest month and work forward, because each month holds only that month’s new emails.

Nếu email của bạn là các tệp ZIP (đã bật Nén hoặc đã đặt Mật khẩu Sao lưu), trước tiên hãy giải nén từng tệp — bằng mật khẩu sao lưu đã dùng khi tạo tệp đó, nếu có đặt (bằng bất kỳ công cụ ZIP nào hỗ trợ AES-256) — sau đó nhập tệp message.eml bên trong.

Không có trong kho lưu trữ nào: email có bản sao lưu đã bị xóa — theo “Giữ email đã xóa trong” hoặc “Sao lưu email trong vòng” — trước khi lần lưu trữ hằng tháng tiếp theo chạy.

• Mã hóa khi lưu trữ: Tất cả các tệp trong bộ đệm tạm thời được mã hóa bằng mã hóa cấp hệ thống. Không có dữ liệu email dạng văn bản thuần nào chạm vào ổ đĩa.
• Mã hóa ZIP AES-256: Khi bạn thiết lập Mật khẩu Sao lưu, email sẽ được nén thành các tệp ZIP mã hóa AES-256. Chuẩn WinZip AES — tương thích với mọi công cụ ZIP.
• Nén không chạm ổ đĩa: Việc nén diễn ra hoàn toàn trong bộ nhớ (BytesIO). Tệp ZIP đã mã hóa được ghi trực tiếp — không có tệp trung gian chưa mã hóa nào.
• Dọn dẹp bộ đệm: Sau khi tải lên thành công đến TẤT CẢ các điểm đến cloud, bộ đệm cục bộ sẽ bị xóa ngay lập tức. Nếu bất kỳ lần tải lên nào thất bại, các tệp sẽ được giữ lại để thử lại.
• Bản sao lưu vẫn thuộc về bạn: chúng đi thẳng đến tài khoản cloud hoặc máy chủ FTP của riêng bạn. Chúng tôi không giữ bản sao nào, và không ai tại BOTS4.me đọc hay phân tích nội dung email của bạn.

Tab Logs hiển thị những gì Mail2CLOUD đã làm trong mỗi lần chạy. Các thông báo thường gặp:

Mail2CLOUD không gửi email cho bạn sau mỗi lượt sao lưu. Mỗi lượt chạy ghi một dòng vào nhật ký bot — hiển thị ở tab Nhật ký trên bảng điều khiển và dưới dạng tin nhắn trong thư mục LOGS bên trong hộp thư của bạn.

Thay vào đó, bạn nhận một email tóm tắt — mặc định mỗi tuần một lần (sáng thứ Hai), hoặc mỗi ngày một lần hay mỗi tháng một lần. Chọn tại Email tóm tắt trong cài đặt Mail2CLOUD; tắt bằng công tắc Báo cáo Email. Email được gửi đến địa chỉ email tài khoản của bạn và đến các địa chỉ trong Email ban quản lý ở Bảng điều khiển chung. Bản tóm tắt cho biết:

• Đã sao lưu bao nhiêu: với mỗi thư mục, số email trong hộp thư của bạn, bao nhiêu email đã được sao lưu và tỷ lệ phần trăm. Các thư mục chưa hoàn tất được liệt kê trước.
• Kỳ này: số email đã sao lưu, lỗi và thời điểm sao lưu gần nhất
• Bản sao lưu của bạn đi đâu: từng điểm đến và trạng thái hoạt động, đang bắt kịp hay cần kết nối lại
• Gói và giới hạn của bạn: số email đã sao lưu hôm nay và tháng này so với giới hạn gói của bạn, bản sao lưu được giữ trong bao lâu, giới hạn khôi phục và số ngày mà một giới hạn đã tạm dừng việc sao lưu
• Email không thể sao lưu: từng email kèm thư mục và lý do

Đồng bộ và khôi phục vẫn gửi báo cáo riêng khi chạy, và các sự cố (một điểm đến ngừng hoạt động, bản sao lưu bị thiếu trên cloud của bạn) sẽ được gửi email một lần khi xảy ra.

• Ở đâu: mỗi hộp thư đều có một thư mục LOGS nằm trong thư mục riêng của bot, ví dụ _Mail2ERP/LOGS. Mỗi bot giữ thư mục riêng của mình.
• Nội dung gì: cùng những dòng như ở tab Nhật ký, mỗi dòng là một thư. Không có gì được gửi qua email — các dòng được ghi thẳng vào thư mục.
• Chưa đọc nghĩa là cần bạn xử lý: chỉ những dòng cần một quyết định của bạn mới đến ở trạng thái chưa đọc. Tất cả các dòng khác, kể cả cảnh báo, đến ở trạng thái đã đọc.
• Dọn dẹp: thư mục giữ 100 dòng mới nhất trong tối đa 30 ngày. Nhật ký đầy đủ vẫn nằm trong bảng điều khiển của bạn.
• An toàn ngay từ thiết kế: các thư nhật ký thật chỉ tồn tại bên trong những thư mục LOGS, không bao giờ nằm trong hộp thư đến của bạn, và trang xác nhận không bao giờ hỏi mật khẩu.
• Công tắc: Nhật ký trong hộp thư của bạn, trong danh sách tính năng của bot ở tab Điều khiển. Bật sẵn từ gói Personal.