BOTS4.me Supplier2ERP: Automatize ordens de compra

🎯 O sistema de extração de 3 níveis

O Supplier2ERP tenta primeiro o método mais económico e fiável, e só recorre à IA quando realmente precisa dela. Todos os documentos passam pelos mesmos três níveis, por ordem.

Nível	O que faz	Quando é executado
1	Ancoramento de códigos — encontra os seus códigos de produto no documento, cotejando-os com o seu próprio catálogo de artigos do ERP.	Tentado sempre primeiro. Sem necessidade de modelos — funciona desde o primeiro dia, com o formato de qualquer fornecedor.
2	Aprendizagem de padrões — as regras de extração são guardadas automaticamente depois de o formato de um fornecedor ser processado uma vez.	Utilizada automaticamente assim que o formato de um fornecedor já tiver sido visto antes — mais rápido, e sem IA.
3	Verificação por IA — lê o e-mail e os anexos para extrair ou confirmar os dados.	Só quando o ancoramento de códigos e os padrões aprendidos não bastam.

Os resultados retroalimentam a aprendizagem de padrões. Cada documento que o Supplier2ERP processa — incluindo aqueles em que a IA teve de ajudar — torna a confirmação seguinte desse mesmo fornecedor mais rápida e menos dependente de IA.

🔄 Como funciona o Supplier2ERP – fluxo visual

📧

Chega a confirmação
do fornecedor

→

🔍

Códigos de produto
encontrados

→

📋

Quantidades, preços e
datas lidos

→

⚖️

Comparados com a
sua ordem de compra

→

📊

Recebe
o Relatório

Os códigos são sempre localizados em relação ao seu próprio catálogo de artigos, pelo que as quantidades e os preços são lidos nas linhas à volta de cada código, em vez de numa posição de coluna fixa — é isto que permite ao Supplier2ERP funcionar já no primeiro e-mail de um fornecedor, antes de existir qualquer modelo para ele.

⚖️ Validação de diferenças – a sua rede de segurança

Todas as quantidades, preços e datas extraídos são comparados com a sua ordem de compra antes de se escrever seja o que for. Uma diferença pequena e esperável — do tipo que acontece todos os dias — pode ser aceite automaticamente. Qualquer coisa maior é-lhe assinalada e a ordem de compra é deixada intacta até a rever.

Os valores extraídos também são sujeitos a uma verificação de coerência por si mesmos: uma quantidade negativa ou um preço absurdo nunca chegam ao seu ERP, haja ou não confirmação.

O e-mail permanece visível enquanto decide. Uma confirmação com uma diferença assinalada permanece por ler — na sua INBOX ou em _Supplier2ERP/MANUAL, se tiver chegado através de _Supplier2ERP/IMPORTAR. A revisão pendente nunca fica esquecida.

🚀 Primeiros passos

Ligue a sua caixa de correio no painel. O Supplier2ERP monitoriza-a à procura de confirmações de fornecedores recebidas. Ou adicione a BOTS4.me Mailbox e reencaminhe as confirmações para nós — veja Reencaminhar para nós abaixo.
Ative o Supplier2ERP. Começa em DEMO — lê as confirmações dos seus fornecedores e comunica o que atualizaria; nada é escrito no seu ERP. Sem caixa de correio, lê as confirmações que reencaminhar para a BOTS4.me Mailbox.
Indique ao Supplier2ERP que fornecedores deve importar. Assim que o seu ERP estiver ligado, identifica os fornecedores com ordens de compra em aberto e envia-lhe a lista por e-mail; os contactos configurados apenas como fornecedores no seu ERP também são lidos. Para qualquer outro fornecedor, arraste um dos respetivos e-mails para _Supplier2ERP/IMPORTAR — a pasta aparece após a primeira execução. Nada é importado de qualquer outro remetente.
Defina os seus limiares de tolerância — qual a dimensão de diferença de preço ou quantidade que pode ser aceite automaticamente antes de ser assinalada.
Ligue o seu ERP. Ainda em DEMO, as confirmações reais são cotejadas com ordens de compra reais, mas não é escrito nada.
Reveja alguns relatórios. O que vê é exatamente o que mudaria assim que passasse a produção.
Mude o Modo para LIVE (com Atualizações do ERP ativadas). A partir desse momento, as quantidades, os preços e as datas confirmados atualizam automaticamente as suas ordens de compra.

⚙️ Referência das Definições do Painel

Funcionalidades principais

Definição	Plano	O que faz
Correspondência com o ERP	Personal	Coteja os dados extraídos do fornecedor com as ordens de compra existentes, utilizando números de encomenda, códigos de produto e informações do fornecedor.
Relatórios por e-mail	Todos os planos	Como fica a saber das confirmações processadas sem problemas, incluindo as confirmadas exatamente como encomendadas: Após cada confirmação, Um e-mail por execução, um Resumo diário ou um Resumo semanal. Os resumos listam cada fornecedor, encomenda e linha de encomenda do período, com uma cópia em Excel, e indicam-no quando não chegou nada. As confirmações que precisam da sua atenção são-lhe sempre enviadas por e-mail de imediato.
Atualizações no ERP	Personal	Escreve de volta no seu ERP as quantidades e os preços confirmados. Desativado significa só leitura: as diferenças são apenas comunicadas, mesmo em LIVE.
Extração por modelos	Personal	Utiliza modelos aprendidos a partir de e-mails anteriores do mesmo fornecedor para uma extração mais rápida e precisa.
Alertas diários de atraso	Todos os planos	Uma vez por dia, envia por e-mail as entregas atrasadas ou em risco. Escolha Desligado, Apenas pedidos confirmados pelo fornecedor (os pedidos cuja confirmação do fornecedor o Supplier2ERP processou) ou Todas as ordens de compra em aberto — todos os pedidos em aberto no seu ERP, mesmo sem confirmação por e-mail, mais um resumo semanal (a partir do plano Personal).
Extração de recurso com IA	Personal	Quando o ancoramento de códigos e os padrões aprendidos não encontram produtos, a IA lê o e-mail e os anexos como último recurso (faturado por utilização).
Ficheiros PDF digitalizados	Personal	Lê por OCR as confirmações de fornecedores que chegam como digitalização ou fotografia em vez de texto. Desligado significa que uma confirmação digitalizada é comunicada para introdução manual em vez de ser lida.
Pré-processamento	Family	Lê a partir de uma pasta de fila oculta gerida pelo AutoSPAM em vez da sua INBOX. Requer o AutoSPAM com o pré-processamento ativado.
Atualizar quantidades automaticamente	Family	Permite que as diferenças de quantidade confirmadas sejam escritas automaticamente. Desativado significa que as diferenças são comunicadas mas nunca aplicadas.
Atualizar preços automaticamente	Business	Permite que as diferenças de preço confirmadas sejam escritas automaticamente. Desativado significa que as diferenças são comunicadas mas nunca aplicadas.
Recompra automática	Business	As quantidades recusadas, reduzidas ou atrasadas são propostas como uma encomenda em rascunho de um fornecedor alternativo do mesmo produto.
Recompra: encomendas reais	Enterprise	Cria efetivamente as encomendas de recompra em rascunho no seu ERP, em vez de apenas as comunicar. Não tem efeito a menos que a Recompra automática também esteja ativada.

Parâmetros de tolerância e de relatórios

Definição	Predefinição	O que faz
Máx. de diferenças por artigo	5 artigos	Quantas linhas de encomenda podem diferir da confirmação antes de toda a encomenda ser assinalada para revisão manual em vez de ser atualizada automaticamente.
Variação máx. de preço/quantidade	15%	A maior alteração aceitável, em percentagem, para o preço ou a quantidade de uma única linha. Qualquer coisa maior é assinalada para revisão.
Horizonte de risco de entrega	7 dias	Uma data de entrega confirmada dentro deste número de dias é considerada em risco e aparece nos alertas diários de atraso antes de estar realmente atrasada.
Retrospetiva do relatório de atrasos	90 dias	As ordens de compra anteriores a este prazo não são vigiadas quando Alertas diários de atraso está definido como Todas as ordens de compra em aberto.
Enviar relatórios de encomendas atualizadas para	—	Quem recebe os relatórios das confirmações de fornecedores processadas sem problemas e o resumo diário ou semanal. Separe os endereços por vírgula; vazio significa o e-mail da sua conta.
Enviar confirmações que precisam de tratamento manual para	—	Quem recebe o relatório de uma confirmação aplicada só em parte, com falha ou à espera da sua verificação. Enviado sempre de imediato, seja qual for a opção escolhida em Relatórios por e-mail. Separe os endereços por vírgula; vazio significa o e-mail da sua conta.
Enviar relatórios de entregas atrasadas para	o e-mail da sua conta	Quem recebe os relatórios de entregas atrasadas e de recompras. Separados por vírgulas. Se ficar vazio, o relatório de entregas atrasadas vai para o e-mail da sua conta e para os e-mails da direção.

🛡️ Modos de acesso

Três modos permitem-lhe testar ao seu ritmo, cada um dando ao Supplier2ERP um pouco mais de acesso do que o anterior.

Modo	Acesso	O que acontece
Demo Sandbox	Nenhuma	Apenas documentos de fornecedor de exemplo, em BOTS4.me/demo. Sem necessidade de ligação ao ERP.
Modo Demo	Caixa de correio + leitura de ERP	As confirmações reais são cotejadas com ordens de compra reais. Não é escrito nada — os relatórios mostram exatamente o que mudaria.
Modo Live	Caixa de correio + leitura e escrita de ERP	Automatização completa: as confirmações são processadas e as ordens de compra são atualizadas automaticamente.

⌛ Entregas atrasadas e recompra automática

Duas funcionalidades olham para além da confirmação que acabou de receber, para as ordens de compra que ainda aguardam uma.

Alertas diários de atraso

Um e-mail diário enumera as linhas de ordem de compra que estão atrasadas, ou prestes a incumprir a sua data de entrega confirmada dentro do seu horizonte de risco. Escolhe quais os pedidos vigiados: apenas aqueles cuja confirmação do fornecedor o Supplier2ERP processou, ou todos os pedidos em aberto no seu ERP — incluindo os pedidos cujo fornecedor nunca chegou a enviar confirmação. Os atrasos vêm à luz antes de chegarem à sua linha de produção.

Recompra automática

Quando um fornecedor recusa ou reduz uma quantidade confirmada, ou uma entrega fica atrasada, a quantidade em falta pode ser proposta como uma ordem de compra em rascunho de um fornecedor alternativo do mesmo produto. Isto começa em modo de simulação: a proposta é apenas comunicada por e-mail. Ativar Encomenda em vivo de recompra cria a encomenda em rascunho no seu ERP para a sua revisão — nunca é confirmada automaticamente.

📊 Como Ler o Relatório

✅ Sucesso

Confirmações totalmente cotejadas e, no Modo de automatização, já aplicadas à sua ordem de compra.

⚠️ Parcial

Algumas linhas coincidiram, outras diferiram além da sua tolerância ou não puderam ser lidas — assinaladas para a sua revisão.

❌ Falhado / Ignorado

Não foi extraído nada utilizável, ou o e-mail nem sequer era uma confirmação de fornecedor — fica na sua INBOX ou é movido para _Supplier2ERP/MANUAL, se tiver chegado através de _Supplier2ERP/IMPORTAR.

❓ Resolução de Problemas

O que vê	O que significa
Uma confirmação não foi cotejada com nenhuma ordem de compra	O ancoramento de códigos não encontrou nenhum código de produto que reconhecesse do seu catálogo do ERP — verifique se os códigos do documento existem mesmo no seu ERP.
Foi comunicada uma alteração de quantidade ou preço mas não foi aplicada	Ou a Atualização automática de quantidades / Atualização automática de preços está desativada, ou a alteração é maior do que o seu limiar de Alteração máxima de preço/quantidade.
Foi assinalada toda a encomenda em vez de apenas uma linha	Diferiram mais linhas do que as permitidas pela sua definição de Diferenças máximas de artigos.
Foi comunicada uma encomenda de recompra mas nunca foi criada	Isso deve-se à Encomenda em vivo de recompra estar desativada — a Recompra automática assume por predefinição apenas a simulação.
O formato de um fornecedor continua a passar pela IA sempre	A aprendizagem de padrões guarda um modelo depois de um formato ser visto uma vez; se continuar a falhar, o layout pode estar a variar o suficiente entre e-mails para que não se encontre nenhum padrão estável.

📨 Reencaminhar para nós — sem necessidade de ligar uma caixa de correio

Não precisa de ligar nenhuma caixa de correio. Em BOTS4.me/bots → Definições → Supplier2ERP, clique em Adicionar origem e adicione a BOTS4.me Mailbox — um clique, nada para ligar, sem palavra-passe. Depois reencaminhe e-mails para supplier2erp@bots4.me. Enquanto o Modo Demo estiver ativo, recebe uma pré-visualização por e-mail; quando o desativar, o Supplier2ERP atualiza a ordem de compra no seu ERP a sério. Assim, só precisamos de acesso ao seu ERP, nunca à sua caixa de correio.

Quem pode reencaminhar: defina-o em Supplier2ERP → Controlo → Reencaminhar para nós – aceitar e-mail de. Vazio: apenas o endereço de e-mail da sua conta. Preenchido: exatamente os endereços que escrever (até 6) — substituem o endereço da sua conta, por isso adicione-o também se também reencaminhar.

Antes de qualquer coisa ser escrita no seu ERP, verificamos se o e-mail veio mesmo do seu endereço (DKIM). Quando o seu fornecedor de correio não assina o correio de saída, confirma o e-mail uma vez com um clique. Cada e-mail reencaminhado é eliminado da nossa caixa de correio logo após o processamento — no máximo 7 dias depois, se não puder ser processado. Use-o enquanto nos avalia, ou definitivamente, se preferir nunca partilhar o acesso à sua caixa de correio.

O mesmo e-mail reencaminhado duas vezes é processado apenas uma vez. Com o Modo Demo desativado, o remetente recebe por e-mail um breve recibo após cada e-mail reencaminhado: processado, ou não processado e onde ver porquê.

📬 Registos na sua caixa de correio

            Onde: cada caixa de correio recebe uma pasta LOGS dentro da pasta do próprio bot, por exemplo _Mail2ERP/LOGS. Cada bot tem a sua.
O quê: as mesmas linhas do separador Registos, uma mensagem por linha. Nada é enviado por e-mail — as linhas são escritas diretamente na pasta.
Por ler significa que precisa de si: só chegam por ler as linhas que exigem a sua decisão. Todas as outras linhas, avisos incluídos, chegam já lidas.
Botões de um clique: as linhas sobre um e-mail têm os mesmos botões que o painel. Um botão que arquiva o e-mail tem o nome da pasta para onde o envia, por exemplo PERMITIR ou SPAM. Um botão abre uma curta página de confirmação, sem necessidade de iniciar sessão, e funciona durante 7 dias. O resultado chega como uma nova linha, com um botão para anular quando existe.
Decida a partir do registo: uma linha que precisa da sua decisão mostra também os nomes dos anexos do e-mail e as suas primeiras linhas, pelo que raramente precisa de abrir o próprio e-mail.
Manutenção: a pasta guarda as últimas 100 linhas durante um máximo de 30 dias. O registo completo permanece no seu painel.
Seguro desde a conceção: as mensagens de registo genuínas existem apenas dentro das pastas LOGS, nunca na sua caixa de entrada, e a página de confirmação nunca pede uma palavra-passe.
Interruptor: Registos na sua caixa de correio, na lista de funcionalidades do bot no separador Controlo. Ativo por predefinição a partir do plano Personal.

          

❓ Perguntas frequentes

💡 As pastas que começam por _ (p. ex. _Supplier2ERP) são criadas automaticamente pela aplicação — não as renomeie nem as elimine.

Que formatos de documento são suportados?

PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx), HTML, texto do corpo do e-mail e imagens através de OCR — praticamente qualquer formato que um fornecedor envie.

Com que ERP funciona?

Odoo, ERPNext, Zoho, Dolibarr, Business Central online, QuickBooks Online, Xero e SAP Business One, cada um com a sua própria estratégia de atualização — por lotes, encomenda inteira ou artigo individual. Qualquer outro ERP com API é ligado mediante pedido.

Como encontra os meus códigos de produto sem um modelo?

O ancoramento de códigos procura no documento códigos que existam no seu próprio catálogo do ERP e, a seguir, lê a quantidade e o preço à volta de cada um que encontra. Não é necessário nenhum modelo para o primeiro e-mail de um fornecedor.

E se os preços ou as quantidades diferirem da minha encomenda?

As pequenas diferenças dentro da sua tolerância podem ser aceites automaticamente; as maiores são assinaladas e a atualização é omitida até as rever. O e-mail de confirmação permanece por ler — na sua INBOX ou em _Supplier2ERP/MANUAL, se tiver chegado através de _Supplier2ERP/IMPORTAR — para que a revisão pendente seja visível de relance.

Aprende o formato de um fornecedor?

Sim. Depois de processar uma vez o formato de um fornecedor, as regras de extração são guardadas. Os documentos futuros do mesmo fornecedor são processados mais depressa, sem precisar de IA.

Para onde vão os e-mails assinalados ou falhados?

Permanecem por ler na sua INBOX para não lhe escaparem — ou, se tiverem chegado através de _Supplier2ERP/IMPORTAR, são movidos para _Supplier2ERP/MANUAL. As confirmações processadas com êxito são arquivadas em _Supplier2ERP/PROCESSADO.

O Supplier2ERP ignorou uma confirmação. Posso fazê-lo tentar de novo?

Sim. Arraste o e-mail para _Supplier2ERP/IMPORTAR e será lido na próxima execução — no Modo de automatização, mesmo que já tenha sido tentado sem sucesso. A partir daí, o Supplier2ERP importa também tudo o que vier desse remetente, e o remetente é marcado como fornecedor para que o Mail2ERP o ignore. A pasta é criada automaticamente enquanto o Supplier2ERP estiver ativo.

Não quero que o Supplier2ERP importe um fornecedor específico. Como o impeço?

Arraste um e-mail desse fornecedor para _Supplier2ERP/NAO_IMPORTAR. A partir da próxima execução, o Supplier2ERP deixa de importar o que quer que seja desse remetente e o e-mail volta para a sua INBOX (ou para _Supplier2ERP/MANUAL quando a opção Separar fornecedores está ativada). O remetente continua marcado como fornecedor, pelo que o Mail2ERP também não o importa. Os relatórios de atraso e as recompras para esse fornecedor continuam a funcionar. Para anular, arraste um e-mail do mesmo remetente para _Supplier2ERP/IMPORTAR.

Posso testar sem afetar o meu ERP?

Sim. Em DEMO, o Supplier2ERP lê as suas ordens de compra mas não escreve nada, com relatórios completos que mostram o que mudaria. Primeiro mês gratuito.

Funciona com o Mail2ERP?

Sim. O Mail2ERP trata dos pedidos recebidos dos clientes no lado das vendas; o Supplier2ERP trata das confirmações recebidas dos fornecedores no lado das compras. Ambos vigiam a sua caixa de correio.

Isto usa IA? Não temos autorização para a usar.

Defina o Modo de IA como Desativado e não será invocado nenhum modelo de linguagem nem enviado nenhum documento a um fornecedor de IA. As confirmações que listam os seus códigos de produto com quantidades numa tabela legível são lidas normalmente, cotejando-as com o catálogo do seu ERP. Os formatos escaneados ou incomuns são-lhe remetidos para introdução manual em vez de serem adivinhados. Se a sua equipa de conformidade precisar disto por escrito, peça-nos e confirmá-lo-emos para o seu processo.

Como trata as datas de entrega?

O Supplier2ERP extrai as datas de entrega confirmadas do documento e atualiza as linhas correspondentes da sua ordem de compra. Suporta vários formatos de data.

🔒 O que o Supplier2ERP nunca fará

Escrever no seu ERP enquanto está em DEMO.
Criar uma encomenda de recompra em vivo, a menos que a Encomenda em vivo de recompra esteja ativada — a predefinição é apenas um relatório.
Cotejar um documento com uma ordem de compra sem verificar primeiro os códigos de produto com o seu próprio catálogo.
Aplicar uma alteração de preço ou quantidade além da tolerância que definiu, sem a assinalar para revisão.
Confirmar uma encomenda de recompra em seu nome — é sempre criada como rascunho.
Esconder-lhe uma confirmação assinalada ou ilegível — permanece por ler na sua INBOX ou em _Supplier2ERP/MANUAL.